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A gestão de pessoas é um conjunto de atividades cujo objetivo é desenvolver as pessoas colaboradoras da empresa. O propósito central é aprimorar a comunicação, manter a motivação, diminuir o turnover e melhorar a retenção de talentos.
Atualmente, as preocupações das lideranças de RH não se restringem exclusivamente a um ponto específico da gestão de pessoas.
Diversos subsistemas de RH despertam a atenção de profissionais. Além de considerarem a atração e a seleção de pessoas, também é essencial focarem na produtividade, nas metas e no desenvolvimento da equipe.
Dentre muitos desafios, um dos maiores é garantir que as atividades das pessoas colaboradoras sejam suficientemente ágeis para atender às demandas de um mundo VUCA/BANI — caracterizado pela volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade.
Em outras palavras, o RH precisa adotar estratégias para garantir a produtividade e o desenvolvimento do time em um contexto que exige constante e rápida adaptação.
Esse desafio é ainda maior para empresas que atuam em mercados onde a escassez de talentos, o turnover e os períodos de crise são constantes, como o setor de tecnologia.
Nessa perspectiva, um olhar atento para a gestão de pessoas pode ser a chave para solucionar esses problemas, como forma de trazer uma visão mais analítica e menos operacional para esse setor.
A partir dessas questões, este artigo te ajudará a entender o que é e quais são os subsistemas de RH e suas funções, além da importância da mentalidade de gestão de pessoas para a empresa. Acompanhe!
O que são subsistemas de RH?
Para compreender o que são os subsistemas de RH, é preciso entender, primeiramente, que a área de Recursos Humanos compreende várias funções diferentes e complementares.
Essas funções têm uma repercussão paradoxal dentro do setor: ao mesmo tempo que é difícil pensar como uma única estrutura, elas se conectam e impactam na qualidade do processo como um todo.
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É nessa perspectiva que o consultor administrativo, Idalberto Chiavenato, relevante consultor administrativo do país, elaborou o conceito de subsistemas de RH.
Em termos gerais, trata-se de 5 categorias que agrupam as funções mais importantes do departamento a partir dos objetivos de cada uma.
Na definição de Chiavenato:
"Os cinco subsistemas formam um processo global e dinâmico pelo qual as pessoas são captadas e atraídas, aplicadas em suas tarefas, mantidas na organização, desenvolvidas e monitoradas pela organização”.
Aplicação da Teoria dos Sistemas no setor de RH
Uma boa forma de entender os subsistemas de RH é a partir da Teoria dos Sistemas. Nessa abordagem, o setor de RH é visto como um sistema composto por partes interdependentes.
O foco não é apenas nas características de cada parte, mas na interação dinâmica entre elas, essencial para o funcionamento do todo. Assim, cada subsistema de RH atua em uma área específica e influencia diretamente as demais, contribuindo para os objetivos gerais do setor — de forma integrada.
Subsistemas de RH: quais são?
Como vimos, na perspectiva de Chiavenato, todas as atividades referentes à gestão de pessoas não podem se reunir em um único escopo. Afinal, não há um único procedimento que dê conta de resolver todas as questões referentes às pessoas colaboradoras da empresa:
Do mesmo modo, todas as funções referem-se a uma única finalidade, a qual é: pensar a gestão de pessoas de forma estratégica para que se alinhe aos objetivos do negócio.
Por conta disso, Chiavenato separou as atividades do setor em 5 subsistemas de RH, que você confere a seguir:
1. Provisão de Recursos Humanos
O subsistema de provisão de Recursos Humanos envolve a busca por profissionais com qualificação para ocupar os cargos da empresa, englobando as etapas de recrutamento e seleção. Esse processo começa pela identificação das necessidades específicas de cada área e pelo mapeamento das características ideais para o perfil de cada cargo.
Após definir essas etapas iniciais, o próximo passo é planejar o processo seletivo: onde e como divulgar a vaga, quais serão as etapas e os testes. Veja algumas perguntas estratégicas que podem otimizar esse processo:
Já existe alguém na empresa que atenda ao perfil?
É necessário buscar talentos externamente?
Qual será o custo desse novo cargo?
Quais são as habilidades técnicas e competências comportamentais necessárias?
Qual o formato ideal para o primeiro contato: entrevista presencial, vídeo ou dinâmica em grupo?
Como parte essencial do processo de admissão, esse subsistema contribui para uma jornada de qualidade das pessoas dentro da empresa.
2. Aplicação de pessoas
Esse subsistema diz respeito à inserção da pessoa colaboradora na empresa, ou seja, o onboarding. Esse é o momento em que, após a pessoa ser selecionada, são apresentadas as informações essenciais sobre o cargo, como atividades, local de trabalho, sistemas, senhas, salário e benefícios.
Além disso, o onboarding inclui a apresentação da equipe e a integração do novo colaborador ou colaboradora à cultura organizacional para promover uma adaptação eficiente e alinhada com os valores da empresa.
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3. Manutenção de pessoas
O subsistema de manutenção de pessoas foca na retenção de talentos, essencial para reduzir o turnover da empresa. Após integrar a pessoa colaboradora adequadamente, também é importante manter aquelas que demonstraram bom desempenho.
Para isso, são importantes: o reconhecimento profissional, uma cultura de feedback e a motivação constante. Investir em planos de carreira, benefícios, bonificações atraentes e reajustes salariais, conforme o tempo de empresa, também contribui para manter as equipes engajadas e alinhadas aos objetivos do negócio.
4. Monitoramento de pessoas
Já o monitoramento de pessoas é o olhar analítico sobre os perfis e resultados das pessoas colaboradoras, feito por meio da análise de dados. Esse controle abrange o acompanhamento de informações como desempenho, banco de horas e documentos pessoais.
Ferramentas tecnológicas, como People Analytics, sistemas de monitoramento de performance e avaliações de desempenho, facilitam o acompanhamento individual. Além disso, um monitoramento eficiente otimiza o trabalho de outros setores e torna as informações facilmente acessíveis e úteis para a tomada de decisões estratégicas.
5. Desenvolvimento de pessoas
O subsistema de RH desenvolvimento de pessoas tem duas funções-chave: manter a motivação das pessoas colaboradoras e prepará-las para impulsionar o crescimento da empresa.
Como destaca o especialista Josh Bersin, em seu Guia Definitivo para o Aprendizado, “cuidar da carreira das pessoas começa no cuidado com o desenvolvimento de suas habilidades.”
Investir no desenvolvimento ajuda a empresa a crescer em seu segmento e a atrair e reter talentos.
Nessa fase, o RH identifica as capacitações necessárias para o aprimoramento dos colaboradores e colaboradoras, incluindo tanto Hard Skills quanto Soft Skills.
Alguns exemplos incluem treinamentos e programas de educação corporativa para desenvolver habilidades de liderança e comunicação, essenciais para o sucesso profissional e alinhamento com os valores da empresa.
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Quais são as funções dos subsistemas de RH?
Os subsistemas de RH desempenham funções que abrangem desde a busca e a contratação de novos talentos, até o desenvolvimento e a retenção das pessoas colaboradoras.
Eles atuam para garantir que a empresa tenha as pessoas certas nas posições certas, promovendo um processo de integração adequado para facilitar a adaptação de novos talentos à cultura organizacional.
Além disso, esses subsistemas asseguram um acompanhamento contínuo do desempenho e do desenvolvimento das pessoas, promovendo avaliações de performance e fornecendo feedbacks regulares para orientar melhorias.
O foco também inclui motivação e retenção, oferecendo planos de carreira, treinamentos, e benefícios atrativos.
Por fim, esses subsistemas ajudam a manter um ambiente de trabalho positivo e produtivo, alinhando o crescimento individual ao crescimento organizacional, além de fortalecer a equipe para enfrentar desafios internos e externos.
Quer entender mais sobre conceitos de RH para tornar os processos da sua empresa mais otimizados? Assista à live “RH Ágil: estratégia ou sobrevivência em gestão de pessoas?” e saiba mais sobre o tema.
Importância da gestão de Recursos Humanos
Os subsistemas de RH são a chave para uma gestão de pessoas estratégica e eficiente, que impacta diretamente nos resultados da empresa. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o RH vai muito além de contratar e demitir: ele engloba todos os aspectos relacionados à equipe, desde o recrutamento e seleção até o desenvolvimento e retenção de talentos.
A divisão do RH em subsistemas interconectados, como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, remuneração e benefícios, avaliação de desempenho e relações trabalhistas, permite uma visão completa e organizada de todos os processos. Essa estrutura facilita a identificação de gargalos, o desenvolvimento de soluções mais eficazes e a tomada de decisões estratégicas.
Com uma gestão de pessoas mais analítica e organizada, a empresa colhe diversos benefícios, como:
- Prevenção de doenças ocupacionais e atenção à saúde mental das pessoas colaboradoras, graças à melhor distribuição de tarefas, evitando condições como o burnout, por exemplo.
- Recrutamento e seleção mais assertivos, atraindo profissionais mais alinhados(as) à cultura e às necessidades da empresa.
- Processos mais ágeis e menos burocráticos que otimizam tempo e recursos.
- Mais engajamento e produtividade, criando um ambiente de trabalho positivo e motivador.
- Redução do turnover e retenção de talentos, diminuindo os custos com rotatividade.
- Gestão de desempenho mais eficiente, acompanhando o desenvolvimento individual e fornecendo feedback constante.
Em resumo, os subsistemas de RH permitem que a gestão de pessoas seja mais alinhada aos objetivos estratégicos da empresa, impulsionando o crescimento do negócio e criando um ambiente de trabalho mais positivo.
Leia também: Liderança e Saúde Mental — como equilibrar resultados e bem-estar?
O que são dados nos subsistemas de RH?
Os dados desempenham um papel cada vez mais importante em todos os subsistemas de gestão de pessoas, transformando o RH de uma área operacional para um setor analítico.
Eles são a base para uma gestão mais estratégica, preditiva e humanizada, o que permite que o setor não somente reaja a problemas, mas os antecipe, otimize investimentos, crie experiências mais personalizadas para as pessoas colaboradoras e impulsione o sucesso da empresa.
Entenda melhor a seguir, como os dados funcionam nos principais subsistemas de RH:
Dados na provisão de RH
Neste subsistema, os dados permitem analisar a eficácia dos canais de recrutamento, o perfil das pessoas candidatas que têm sucesso na empresa, o tempo médio para preencher vagas e a taxa de retenção de novos contratados ou contratadas.
Com o uso de dados, o RH pode otimizar as estratégias de atração de talentos, reduzir custos de recrutamento, identificar vieses no processo seletivo e contratar profissionais mais alinhados(as) à cultura e às necessidades da organização.
Dados na aplicação de pessoas
Podem ser utilizados para monitorar o processo de onboarding (integração), o tempo de adaptação do novo colaborador ou colaboradora, seu desempenho inicial em suas tarefas e o alinhamento com as expectativas da função.
Os dados ajudam a aprimorar o processo de integração, garantindo que a pessoa colaboradora se sinta bem-vinda e produtiva mais rapidamente, e a alocar pessoas nas funções onde seu potencial será melhor aproveitado.
Dados no desenvolvimento de pessoas
Neste subsistema, é possível coletar dados sobre as lacunas de habilidades dos colaboradores e colaboradoras, a eficácia dos treinamentos, o progresso em Planos de Desenvolvimento Individual (PDIs) e as tendências de aprendizado.
Isso permite personalizar trilhas de aprendizado, medir o ROI (Retorno sobre Investimento) dos treinamentos, identificar futuros(as) líderes e garantir que a força de trabalho tenha as competências necessárias para os desafios futuros.
Dados na manutenção de pessoas
É possível utilizar dados para analisar salários e benefícios e garantir mais competitividade, monitorar a satisfação das pessoas colaboradoras com o ambiente de trabalho (eNPS e pesquisas de clima), e acompanhar indicadores de saúde e bem-estar (absenteísmo, afastamentos e outros).
Isso ajuda a criar pacotes de remuneração e benefícios mais atrativos e justos, identificar e resolver problemas que afetam o bem-estar e a qualidade de vida no trabalho, e reduzir o turnover.
Dados no monitoramento de pessoas
Os dados podem ser utilizados para avaliar o desempenho individual e coletivo, monitorar o cumprimento de metas, identificar comportamentos de alto e baixo rendimento e garantir a conformidade com políticas e regulamentações.
Isso fornece uma visão clara do desempenho da organização, permite identificar talentos e problemas de forma proativa, apoia decisões de promoção e desligamento, e assegura a conformidade legal e ética das práticas de RH.
Leia também: Como e por que usar análise de dados no RH da minha empresa?
Tecnologia e inovação nos subsistemas de RH
A tecnologia e a inovação chegaram para revolucionar os subsistemas de RH, tornando a gestão de pessoas ainda mais estratégica, eficiente e humanizada. Ao adotar um RH Tech, o setor não somente acompanhará as tendências, mas também as utilizará para impulsionar o crescimento da empresa e o desenvolvimento das pessoas colaboradoras.
Entenda como a tecnologia pode transformar alguns âmbitos do RH:
- Recrutamento e seleção: para o subsistema de recrutamento e seleção, plataformas online, Inteligência Artificial e análise de dados facilitam a busca por talentos, automatizam tarefas e tornam o processo mais ágil e assertivo — dando adeus às pilhas de currículos e filtros manuais.
- Treinamento e desenvolvimento: ambientes virtuais de aprendizagem, gamificação e microlearning, ajudam a personalizar o desenvolvimento de cada pessoa colaboradora, engajando o aprendizado e o tornando mais eficaz.
- Remuneração e benefícios: softwares de gestão e plataformas online automatizam cálculos, simplificam a administração de benefícios e oferecem soluções personalizadas para cada pessoa colaboradora.
- Avaliação de desempenho: ferramentas online, dashboards e análises de dados permitem avaliações mais frequentes, feedback contínuo e uma visão clara do desempenho individual e da equipe. Assim, é possível fazer um acompanhamento constante e transparente com mais agilidade.
- Relações trabalhistas: sistemas de gestão de documentos, plataformas de comunicação interna e chatbots agilizam processos, melhoram a comunicação e fortalecem o relacionamento entre empresa e as equipes.
Com a tecnologia, o RH se torna mais estratégico, dedicando mais tempo à análise de dados, ao desenvolvimento de talentos e à criação de uma cultura organizacional mais inovadora e engajadora. É a humanização e a tecnologia trabalhando juntas para impulsionar o sucesso da empresa!
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Qual o papel da IA no RH e seus subsistemas?
Não é novidade que o uso da Inteligência Artificial (IA) no RH é cada vez mais comum, sendo utilizado para otimizar cada um dos seus subsistemas e transformar a gestão de pessoas em uma área mais estratégica e eficiente.
A IA atua como uma aliada, automatizando tarefas, fornecendo insights e personalizando a experiência das pessoas colaboradoras. Entenda de que formas ela pode ajudar, na prática:
Ferramentas de IA podem automatizar a triagem de currículos, identificar as pessoas candidatas mais adequadas para vagas com base em análise de competências e cultura.
Pode conduzir entrevistas preliminares por meio de chatbots ou análise de vídeo, ou ainda prever quais canais de recrutamento trarão os melhores talentos.
A IA pode personalizar a jornada de onboarding para novas pessoas colaboradoras, sugerindo treinamentos e recursos relevantes com base no seu perfil e função.
Pode auxiliar na alocação de talentos em projetos, identificando as melhores combinações de habilidades para equipes de alta performance.
Com a IA é possível criar trilhas de aprendizagem personalizadas para cada pessoa colaboradora, recomendando cursos e conteúdos com base em suas habilidades atuais, lacunas identificadas e objetivos de carreira.
Ela também pode identificar habilidades emergentes no mercado e prever necessidades futuras de capacitação.
A IA pode analisar dados de mercado para otimizar as estratégias de remuneração e benefícios, garantindo que sejam competitivas.
Ela pode analisar dados de desempenho para identificar padrões, prever o risco de turnover, e auxiliar na avaliação de performance de forma mais objetiva.
Em resumo, o uso de IA no RH permite que os(as) profissionais da área se concentrem em aspectos mais estratégicos e humanos, enquanto a tecnologia cuida das tarefas repetitivas e da análise de grandes volumes de dados.
Isso impulsiona a eficiência, a personalização e a capacidade preditiva do RH, tornando-o um diferencial competitivo para as organizações.
Leia também: Letramento em IA — o que é e por que sua empresa precisa desenvolver essa competência?
Desafios enfrentados pelos subsistemas de RH
Mesmo com a tecnologia e a inovação como aliadas, cada subsistema de RH ainda enfrenta desafios que exigem atenção e criatividade para garantir uma gestão de pessoas eficiente e humanizada. Afinal, lidar com pessoas é sempre uma tarefa complexa e em constante mudança.
Confira os principais desafios enfrentados pelo setor:
Recrutamento e seleção
Atrair e reter talentos é um desafio constante, especialmente pela escassez de especialistas no mercado.
O RH também precisa garantir processos seletivos mais justos, equitativos e inclusivos, além de se adaptar ao trabalho remoto e híbrido, utilizando novas ferramentas e oferecendo oportunidades atrativas para as pessoas candidatas.
Treinamento e desenvolvimento
Desenvolver programas de treinamentos eficazes e engajadores, que utilizem metodologias personalizadas, é um desafio constante para o RH. Também é preciso mensurar a efetividade do aprendizado e o retorno sobre o investimento, demonstrando o impacto no desempenho individual e nos resultados da empresa.
Além disso, o RH precisa preparar as pessoas para o futuro do trabalho, com foco em habilidades como adaptabilidade e aprendizagem contínua, acompanhando as rápidas mudanças tecnológicas. Isso pode ser um grande desafio, principalmente para grandes organizações.
Avaliação de desempenho
Ressignificar a visão tradicional da avaliação como um processo punitivo e burocrático, transformando-a em uma ferramenta de desenvolvimento contínuo. Implementar uma cultura de feedback transparente e construtiva, que promova o diálogo e o crescimento individual é o ideal.
Leia também: Quais as melhores formas de fazer feedbacks 360º?
Engajamento e clima organizacional
Manter o engajamento e a motivação dos times é um grande desafio em um ambiente de trabalho cada vez mais dinâmico e incerto. Além disso, lidar com problemas relacionados à saúde mental no trabalho, como o burnout, oferecendo suporte e recursos para as pessoas colaboradoras cuidarem de seu bem-estar, também é um desafio prioritário para melhorar o clima organizacional.
Remuneração e benefícios
Criar um sistema de remuneração justo e competitivo, que reconheça o desempenho, além de oferecer benefícios flexíveis e personalizados, que atendam às necessidades individuais das pessoas colaboradoras, pode parecer difícil, inicialmente. No entanto, é um fator decisivo para a atração e retenção de talentos.
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7 dicas para incorporar os subsistemas de RH na sua empresa
Agora que você já sabe quais subsistemas de RH existem, como funcionam, quais os desafios e como a tecnologia pode ajudar, entenderemos como uma empresa pode incorporar os subsistemas em sua rotina e colher os frutos de uma gestão de pessoas mais estratégica e eficiente:
1° passo: mapeie os processos atuais
Comece entendendo como a gestão de pessoas funciona atualmente na sua empresa. Identifique os processos existentes em cada área, os pontos fortes e fracos, e as necessidades de cada etapa.
2° passo: defina objetivos e metas
Estabeleça objetivos claros e mensuráveis para cada subsistema, alinhados à estratégia da empresa. O que você quer alcançar com a implementação dos subsistemas? Aumento da [retenção de talentos](https://www.alura.com.br/empresas/artigos/gestao-de-talentos? Melhora no clima organizacional? Redução de custos?
3° passo: estruture cada subsistema
Com base no mapeamento e nos objetivos definidos, defina as etapas, as pessoas responsáveis e as ferramentas para cada subsistema. Desenhe o fluxo dos processos, desde o recrutamento até o desligamento, garantindo que cada etapa seja clara e eficiente.
4° passo: invista em tecnologia
Como mencionamos, a tecnologia é uma grande aliada na gestão de pessoas. Portanto, explore softwares de RH, plataformas de recrutamento online, ferramentas de avaliação de desempenho e outros sistemas de gestão de pessoas, principalmente os que usam Inteligência Artificial.
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5° passo: comunique e treine a equipe
Comunique as mudanças aos setores da sua empresa, explicando os benefícios da nova estrutura e como cada pessoa se encaixa nesse processo. Ofereça treinamentos para os times estarem preparados para utilizar as novas ferramentas e processos.
6° passo: integre os subsistemas
Lembre-se que os subsistemas de RH devem funcionar de forma integrada e complementar. Então, garanta que as informações e os dados sejam compartilhados entre as áreas, promovendo uma visão holística da gestão de pessoas.
7° passo: monitore e avalie os resultados
Acompanhe de perto os resultados da implementação dos subsistemas de RH, utilizando indicadores de desempenho para cada área. Avalie periodicamente os processos, faça ajustes quando necessário e celebre os sucessos.
Ao seguir essas dicas, sua empresa estará no caminho certo para construir uma gestão de pessoas mais estratégica, eficiente e humanizada, que contribui para o sucesso do negócio e o desenvolvimento das pessoas colaboradoras.
E se precisar de ajuda para alcançar essa nova forma de lidar com os subsistemas de RH e a gestão de pessoas, saiba que, com a Alura + FIAP Para Empresas, sua organização pode ter a parceria estratégica e educacional necessária para implementar essas mudanças.
Com o programa da Alura, montaremos em conjunto uma estratégia, com treinamentos e cursos profissionalizantes, focada em resultados e em tecnologia, para que sua empresa tenha mais produtividade, um RH mais humanizado e profissionais mais engajados(as).
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Referências
- CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos: o capital humano das organizações. Editora Atlas: São Paulo, 2020.
