Por que estruturar um processo de Offboarding na sua empresa

Neste artigo você verá como um bom Offboarding impacta o seu Employer Branding: do offboarding ao onboarding, como criar uma boa Employee Experience, como a empresa deve agir no desligamento e dicas para aplicar na organização.

Considerando que o capital humano é de extrema importância para as empresas, compreendemos que todas as etapas da jornada do colaborador são fundamentais para garantir uma boa experiência aos profissionais.

Dessa forma, o processo de offboarding é muito relevante para as empresas. Afinal, é nesse momento que o (a) profissional deixa de fazer parte da organização. Por isso, é fundamental que ele seja bem feito para que as pessoas se sintam valorizadas, e sintam que seu trabalho e seu tempo de contribuição com a organização são reconhecidos.

Vale lembrar que um processo de offboarding de sucesso, também contribui para que a imagem da marca empregadora não seja prejudicada. Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

Onboarding x Offboarding

Ao contrário do que muita gente pensa, um processo de recrutamento e seleção não é compreendido apenas pela atração de talentos, seleção, entrevista, entre outras etapas. Também fazem parte desse processo, ações como o onboarding e offboarding de colaboradores e colaboradoras, essencial para a retenção de talentos e fortalecimento da marca empregadora.

Ambos os processos são fundamentais para promover o acolhimento aos profissionais, seja na sua integração na organização ou no seu desligamento. Eles são importantes para garantir o sucesso de colaboradores e colaboradoras em toda a sua jornada.

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Cabe ao setor de RH trabalhar em soluções para que todas as etapas da jornada de cada profissional seja positiva. Isso inclui também, pensar em como realizar sua acolhida na empresa e até mesmo seu desligamento, quando for o caso. Entenda melhor a seguir o que é onboarding e offboarding.

O que é onboarding em RH?

O onboarding é o processo que introduz novos colaboradores e colaboradoras na empresa, transmitindo seus valores, cultura organizacional e objetivos. Já o offboarding é o processo oposto, que ocorre quando o colaborador ou a colaboradora está deixando a empresa, é, portanto, a etapa de demissão.

O termo em inglês “onboarding” pode ser traduzido para o português como “integração”, ou ainda “embarcar”. Uma vez que o processo de onboarding consiste em receber a pessoa na empresa e fazer com que ela se sinta em casa, faz sentido o termo fazer alusão a embarcar, ou entrar a bordo da organização.

Essa prática tem como objetivo proporcionar uma boa recepção ao novo talento, estimular sua socialização e motivá-lo a fazer parte do time. Ações como essa, tornam o processo mais humano, melhora o engajamento das pessoas e ajuda a reter talentos.

Um onboarding bem-sucedido começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, e compreende o processo de seleção, contratação e uma boa comunicação sobre o que esperar da empresa e do novo cargo.

Esse processo é importante para transmitir com clareza as responsabilidades das pessoas em suas novas funções, para compreenderem como seus objetivos se encaixam na estratégia da empresa. Além disso, ele é fundamental para garantir que o profissional se sinta acolhido por toda a equipe, a fim de garantir um bom ambiente de trabalho.

Um onboarding bem-sucedido começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, e compreende o processo de seleção, contratação e uma boa comunicação sobre o que esperar da empresa e do novo cargo.

Esse processo é importante para transmitir com clareza as responsabilidades das pessoas em suas novas funções, para que compreenderem como seus objetivos se encaixam na estratégia da empresa. Além disso, ele é fundamental para garantir que o profissional se sinta acolhido por toda a equipe, a fim de garantir um bom ambiente de trabalho.

O que é Offboarding?

Já o offboarding é o processo oposto, que ocorre quando o colaborador ou a colaboradora está deixando a empresa, é, portanto, a etapa de demissão. Como o termo em inglês sugere, podemos traduzir “offboarding” para o português como “desembarque”, que é exatamente o que acontece.

O processo de offboard é importante, pois ajuda o colaborador ou a colaboradora a se preparar para a transição para uma nova etapa de sua vida. Vale lembrar que é importante que a empresa transmita um feedback a respeito do seu desempenho, além de deixar claros os motivos do seu desligamento.

Também faz parte do offboarding fornecer recursos para ajudar profissionais a se prepararem para sua próxima etapa, seja ela uma nova empresa ou uma nova carreira.

O processo de employee offboarding vai muito além de saber como fazer um desligamento de forma humana. Em uma gestão de pessoas eficiente, é fundamental adotar estratégias assertivas para tornar a saída das pessoas um processo menos desgastante.

Em um cenário em que, segundo dados do IBGE, 8,6 milhões de pessoas estavam desempregadas no 4º trimestre de 2022 no Brasil, é comum que em situações de desligamento da empresa, as pessoas tenham medo do futuro.

Por isso, também faz parte de um bom processo de offboarding, a empresa prestar apoio e a orientação para que o (a) profissional consiga se recolocar rapidamente no mercado de trabalho, sem sofrer maiores impactos em sua carreira e vida pessoal.

Qual a importância do Offboarding para o Employer Branding?

O desligamento de colaboradores e colaboradoras pode ser um processo trabalhoso e demorado, mas é importante que ele seja feito da melhor maneira possível. Isso não só ajudará a proteger a reputação da sua empresa, como também poderá ajudar a atrair novos talentos.

Durante muito tempo o foco das empresas se manteve apenas no processo de contratação. Contudo, com as constantes mudanças no mercado de trabalho, as organizações têm adotado um modelo mais completo, que compreende a relevância do processo de desligamento de profissionais.

Imagine, por exemplo, que ocorre uma demissão na sua empresa sem o devido feedback. A pessoa, frustrada com o processo, comunica seus sentimentos em uma postagem no LinkedIn que, em poucos segundos, viraliza. Agora, imagine outras pessoas lendo o ocorrido e pensando: "será que vale a pena em que entrar para essa empresa, passar por todo um processo de recrutamento e seleção e ter uma experiência ruim como esta?".

Infelizmente, isto é algo a se pensar sobretudo em mercados que concorrem por profissionais como na área de tecnologia. A reputação da empresa pode definir a facilidade ou a dificuldade em encontrar bons profissionais.

Veja, agora, como sua empresa pode criar uma experiência mais positiva para as pessoas e para o Employer Branding:

1. Cultura de Feedbacks

Para que o processo de offboarding tenha sucesso, é fundamental estimular uma cultura de feedback, em que os profissionais sintam que podem falar abertamente sobre o que estão gostando e não gostando no trabalho.

As empresas também precisam ter canais de comunicação abertos para que colaboradores e colaboradoras possam expressar suas opiniões, além de contar com processos de gerenciamento de conflitos e problemas de comportamento.

2. Employee Experience (Experiência do colaborador e da colaboradora)

Outro passo importante é pensar na experiência dos colaboradores e colaboradoras com a marca da sua empresa (Employee Experience), que começa desde a jornada de trabalho.

É importante, por exemplo, fazer uma boa gestão do tempo de trabalho, pois com a rotina atual, muitas pessoas estão trabalhando mais horas do que o necessário e isso pode causar estresse e exaustão. Para lidar com isso, as empresas devem ter um plano que vise garantir o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional de seus funcionários e funcionárias.

Por fim, é importante lembrar que o Employer Branding se faz a partir da percepção dos profissionais a respeito da organização. Dessa forma, o desligamento de uma pessoa não significa necessariamente o fim da relação profissional.

Isso porque as empresas podem (e devem) manter o contato com ex-colaboradores e ex-colaboradoras, a fim de contribuir com sua recolocação no mercado, fazer uma avaliação positiva no seu LinkedIn, por exemplo, entre outras ações, quando possível.

Além disso, um bom offboarding ajuda a estabelecer um bom relacionamento com um profissional que pode acabar indicando outros talentos para a empresa, além de contribuir transmitindo uma imagem positiva da organização.

Como a empresa deve agir no Offboarding

O primeiro passo é identificar os motivos pelos quais a pessoa está deixando a empresa, se é uma demissão voluntária ou se partiu da organização. A partir daí, é importante elaborar um plano de ação para dar suporte ao colaborador durante esse processo.

É importante também manter um diálogo aberto com o profissional, e oferecer todo o apoio necessário para que ele se sinta valorizado pelo tempo que permaneceu na organização.

Confira, a seguir, algumas dicas de como agir no processo de offboarding da sua organização:

• Tenha cuidado com toda a parte burocrática do desligamento, garantindo toda que a documentação esteja certa e que os direitos do (a) profissional sejam cumpridos em sua totalidade, sem deixar nenhuma pendência;
• Mapeie todo esse processo e aponte quem da equipe é responsável por cada ação para que nenhum ponto passe despercebido;
• Procure se comunicar com clareza, para evitar conflitos durante o desligamento, a fim de não prejudicar o processo do (a) profissional nem a imagem da empresa.
• Tenha empatia com o (a) colaborador (a) que está sendo desligado, pois trata-se de um momento que pode não ser tão fácil de lidar para a maioria das pessoas;
• Realize uma entrevista de desligamento eficiente, dando espaço para um feedback mútuo, que irá proporcionar uma visão melhor das condições de trabalho dentro da empresa.

Como escreve Chiavenato:

"A entrevista de desligamento constitui um dos meios de controlar e medir os resultados da política de RH desenvolvida pela organização. Costuma ser o principal meio de diagnosticar as causas da rotatividade de pessoal".

Portanto, aproveite também para coletar dados que podem ser preciosos à boa experiência de colaboradores e colaboradoras.

Como aumentar a satisfação dos colaboradores com o processo de offboarding?

Um dos primeiros passos fundamentais para um offboarding de sucesso, é saber o que é importante para profissionais e, a partir daí, criar uma experiência personalizada. Vale lembrar que é importante que a experiência de offboarding seja tão boa quanto a de onboarding. Afinal, o objetivo é manter as pessoas felizes e motivadas na empresa.

Uma das formas de fazer isso é oferecer um programa de offboarding bem estruturado. Além disso, é importante manter o diálogo aberto durante todo o processo, podendo até mesmo realizar um follow-up após sua saída da empresa, o que pode ser feito através de e-mail, mensagem, entre outros canais.

O objetivo é garantir que a pessoa se sinta bem durante o processo de offboarding. Para isso, aposte em algumas boas práticas de onboarding, adotando ações como:

• Saber como comunicar a demissão de um funcionário ou funcionária de forma humana, utilizando uma linguagem adequada e clara;
• Oferecer um feedback sincero e construtivo sobre o tempo em que o (a) profissional esteve na organização;
• Deixar claro que a decisão de saída foi tomada de forma conjunta e que todos os esforços foram feitos para manter o (a) profissional na organização;
• Prestar auxílio no processo de recolocação no mercado, ajudando a elaborar um plano de carreira, caso queira permanecer trabalhando na área;
• Oferecer uma carta de recomendação que conste toda a jornada da pessoa durante o tempo em que fez parte da organização;
• Manter o diálogo aberto e oferecer todo o apoio necessário para que o (a) profissional se sinta valorizado (a) pelo tempo que permaneceu na empresa.

Dicas de como realizar o offboarding na sua empresa

Como vimos, o offboarding é o método que cuida do processo de desligamento de colaboradores e colaboradoras. Ele pode ser motivado por uma série de razões, como mudança de cargo, aposentadoria ou demissão (voluntária ou involuntária).

Seja qual for o motivo, é importante que o offboarding seja feito de forma adequada, para garantir que a pessoa saia da empresa com uma boa impressão e uma experiência positiva.

Confira, abaixo, algumas dicas de como fazer um offboarding assertivo na sua empresa:

1. Treine as lideranças para a comunicação no offboarding

Seja qual for o motivo da saída do colaborador ou da colaboradora, é importante que a decisão seja comunicada à equipe assim que for tomada. Isso ajuda a evitar rumores e especulações desnecessários.

Da mesma foram, após comunicar a decisão à equipe, é importante que se faça uma reunião para discutir a situação e esclarecer quaisquer dúvidas. Nessa reunião, também é importante deixar claro quais serão as responsabilidades da equipe após a saída daquele colaborador ou daquela colaboradora.

Prepare, então, as lideranças da sua empresa para trabalharem a comunicação no offboarding, garantindo que o processo seja claro tanto para as pessoas que saem quanto para as pessoas que ficam.

2. Prepare um plano de transição

O plano de transição é importante para garantir que as responsabilidades de quem foi desligado sejam devidamente transferidas para outras pessoas. Esse plano deve ser detalhado e deve conter todas as informações necessárias para que a transição seja feita da melhor forma possível.

Crie processos padronizados para toda a empresa, mas também converse com as lideranças para apoiá-las nesse processo de mudança.

3. Ofereça um feedback construtivo

Independentemente do motivo da saída de um colaborador ou uma colaboradora, é importante oferecer um feedback construtivo, pois ele pode ser útil para esse profissional no futuro e também pode contribuir para melhorar a cultura organizacional.

Há diversas metodologias de feedback estruturado que podem ser úteis a este momento. Ofereça treinamentos, desse modo, não apenas aos líderes, mas a toda a empresa.

O processo de offboarding é muito importante para as organizações e deve ser bem feito para que as pessoas se sintam valorizadas pelo tempo que permaneceram na empresa, e também para que a imagem da organização não seja prejudicada.

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REFERÊNCIAS

1. CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos: o capital humano das organizações. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2020.