Quais são os 5 subsistemas de RH e quais suas funções

As preocupações de lideranças de RH não se destinam exclusivamente a um ponto específico da gestão de pessoas. Há diversos subsistemas de RH que despertam a atenção de profissionais.

Além de se preocuparem com o recrutamento e a admissão de pessoas, devem se preocupar com a produtividade, com as metas e com o desenvolvimento da equipe.

Dentre tantos outros, o maior desafio é fazer com que as atividades das pessoas colaboradoras sejam ágeis o suficiente para atender às necessidades de um mundo VUCA/BANI (em que predominam características de volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade).

Em outras palavras, o RH precisa adotar estratégias para garantir a produtividade e o desenvolvimento do time, em um contexto que exige constante e rápida adaptação.

O desafio é ainda maior para as empresas que atuam em mercados marcados pela escassez de talentos, alto turnover e período de crise como o de tecnologia.

Nessa perspectiva, um olhar especial para a gestão de pessoas pode ser a chave para solucionar esses problemas, como forma de trazer uma visão mais analítica e menos operacional para esse setor.

Esse artigo vai te ajudar a entender o que é e quais são os subsistemas de RH e qual é a importância da mentalidade de gestão de pessoas para a empresa.

O que são subsistemas de RH

A gestão de pessoas é um conjunto de atividades cujo objetivo é desenvolver as pessoas colaboradoras da empresa. O objetivo central é aprimorar a comunicação, manter a motivação, diminuir o turnover e melhorar a retenção de talentos.

Antes de mais nada, para compreender o que são os subsistemas de RH, deve-se entender que a área de recursos humanos compreende várias funções diferentes e complementares.

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Essas funções têm uma repercussão paradoxal dentro do setor: ao mesmo tempo que é difícil pensar como uma única estrutura, essas funções se conectam e impactam na qualidade do processo como um todo.

Nessa perspectiva é que Idalberto Chiavenato, relevante consultor administrativo do país, elaborou o conceito de subsistemas de RH.

Em termos gerais, trata-se de 5 categorias que agrupam as funções mais importantes do departamento a partir dos objetivos de cada uma.

Na definição de Chiavenato:

"Os cinco subsistemas formam um processo global e podem ser mantidos por meio do qual as tarefas são mantidas e atraídas, aplicadas em tarefas suas pessoas elaboradas e monitorizadas pela organização."

Aplicação da Teoria dos Sistemas no setor de RH

Uma boa forma de entender os subsistemas de RH é a partir da Teoria dos Sistemas. A ideia fundamental dessa Teoria é que todo setor de uma empresa é um sistema dividido em partes.

O foco, no entanto, não está nas características das partes, mas na forma como elas se organizam e interagem entre si de forma dinâmica e constante. Ou seja: a ênfase está na interdependência das partes do sistema.

Em outras palavras, parte-se do pressuposto de que o setor de RH é um sistema. E que, portanto, é dividido em subsistemas que atuam para alcançar objetivos específicos dentro de um único processo.

Nesse contexto, cada subsistema do RH atua em uma parte das tarefas do setor de RH e impacta diretamente na atuação dos outros subsistemas.

Quais são os 5 subsistemas de RH

Pois bem. Como você já sabe, na perspectiva de Chiavenato, todas as atividades referentes à gestão de pessoas, em razão de suas características específicas, não podem se reunir em um único escopo.

Afinal de contas, não há um único procedimento que dê conta de resolver todas as questões referentes às pessoas colaboradoras da empresa: desde a seleção e a admissão até o desligamento.

Do mesmo modo, todas as funções referem-se a uma única finalidade que é pensar a gestão de pessoas de forma estratégica que se alinhe aos objetivos do negócio.

Sendo assim, separam-se as atividades do setor de RH em 5 pilares distintos (e, ao mesmo tempo, complementares), quais sejam:

1. Provisão de recursos humanos

O primeiro subsistema refere-se à provisão de recursos humanos. Ou seja: o ato de “prover” significa buscar e providenciar pessoas profissionais para ocupar os cargos da empresa.

Em outras palavras, o subsistema de provisão de recursos humanos é responsável por elaborar os processos de recrutamento e seleção de pessoas colaboradoras para a empresa.

Nesse contexto, sabe-se que a provisão de pessoas colaboradoras só obtém êxito a partir do desencadeamento de algumas etapas essenciais ao processo.

Em primeiro lugar, deve-se entender quais são as reais necessidades de cada área. A partir disso, é possível mapear as características ideais e traçar um perfil de profissional para ocupar o cargo.

Só depois de cumprir as duas primeiras etapas é que é possível definir um formato de processo seletivo: onde e como divulgar a vaga e quais serão as etapas e os testes, por exemplo.

Algumas perguntas podem contribuir para que os processos de recrutamento e seleção sejam mais estratégicos e inteligentes. Pode-se considerar as seguintes questões:

• Na empresa já existe alguma pessoa colaboradora que atenda a esse perfil?
• É necessário buscar talentos fora da empresa?
• Qual será o custo desse novo cargo?
• Quais as habilidades e capacidades técnicas a pessoa deve ter?
• Quais as características pessoais espera-se que a pessoa tenha?
• Qual é o melhor formato para o primeiro contato com a pessoa: entrevista presencial ou em vídeo? dinâmica em grupo?

Como faz parte do processo de admissão de pessoas colaboradoras, esse subsistema é fundamental para que a jornada de profissionais dentro da empresa permaneça com qualidade.

2. Aplicação de Pessoas

O segundo subsistema refere-se à inserção da pessoa colaboradora no contexto da empresa. Isto é, o onboarding das pessoas colaboradoras na organização.

Sendo assim, é o momento em que devem ficar claras todas as informações importantes sobre a função da pessoa: quais serão as suas atividades, onde é o posto de trabalho, quais são os sistemas necessários e as respectivas senhas, qual é o salário e os benefícios e daí em diante.

Além disso, deve-se fazer a apresentação das pessoas da equipe e integrar a nova pessoa colaboradora à cultura organizacional.

3. Manutenção de pessoas

O subsistema de manutenção de pessoas é a fase de retenção de talentos, essencial para diminuição de percentuais de turnover da empresa.

É, portanto, a próxima etapa do ciclo: depois de identificar a melhor pessoa dentro do perfil ideal e inseri-la no contexto da empresa, deve-se manter quem está apresentando bons resultados.

Nesse ponto, é fundamental fornecer reconhecimento profissional e garantir uma cultura de feedback para manter a motivação das pessoas em dia.

Além do mais, pode-se investir em planos de carreiras, benefícios e bonificações atraentes e propor reajustes salariais de acordo com o tempo na empresa.

4. Monitoramento de pessoas

O subsistema de monitoramento de pessoas refere-se ao olhar analítico sobre os perfis e os resultados das pessoas colaboradoras, através do uso de dados.

Esse tipo de controle acontece, portanto, com a organização e o acompanhamento de todos os dados das pessoas: tanto em relação ao desempenho, como banco de horas e documentos pessoais, por exemplo.

A métrica referente ao acompanhamento individual de pessoas colaboradoras pode ser feita através de recursos e ferramentas tecnológicas, como People Analytics, além de sistemas de monitoramento de performance e avaliações de desempenho.

Quando eficiente e condizente com a realidade da empresa, o subsistema de monitoramento otimiza o trabalho de outros setores e facilita o acesso às informações das pessoas colaboradoras.

5. Desenvolvimento de pessoas

Por fim, o subsistema de desenvolvimento de pessoas é responsável por dois pontos importantes para a empresa: em primeiro lugar, manter a motivação das pessoas colaboradoras e, ao mesmo tempo, prepará-las para auxiliar no crescimento da empresa.

O especialista Josh Bersin, em seu Guia Definitivo para o Aprendizado, afirmou que “cuidar da carreira das pessoas começa com o cuidado com o desenvolvimento de suas habilidades”.

A partir do desenvolvimento de pessoas, as empresas podem encontrar novas estratégias para continuar crescendo dentro de seu segmento de atuação e atrair e reter seus talentos.

É por isso que o trabalho do RH nessa fase é identificar quais são as capacitações necessárias para o desenvolvimento das pessoas colaboradoras, quais são as questões problemáticas e como resolvê-las.

É importante pensar que as qualificações nem sempre se resumem às habilidades técnicas (ou hard skills), mas também às competências comportamentais que podem contribuir para atuação profissional (soft skills).

Um exemplo disso são treinamentos e estratégias de educação corporativa para desenvolver habilidades de liderança ou comunicação não-violenta.

Importância da gestão de recursos humanos

Os subsistemas de RH demonstram que o setor de Recursos Humanos não é apenas sobre contratar e demitir pessoas, mas sobre gerenciar todas as perspectivas que envolvem a equipe.

Nesse ponto, deve-se destacar que essa área é um dos setores que mais influencia nos resultados da empresa. Afinal de contas, as pessoas colaboradoras estão (literalmente) com o crescimento do negócio em suas mãos.

Nesse contexto, vê-se que a divisão do RH em subsistemas possibilita um panorama geral sobre todos os processos de gestão de pessoas e, principalmente, sobre o andamento e desenvolvimento da equipe.

A partir disso, é possível identificar com mais assertividade e rapidez quais são os problemas que estão impossibilitando que as equipes e as pessoas colaboradoras (em sentido individual) se desenvolvam e trabalhem em seus potenciais máximos.

E, como consequência, abre-se uma brecha para novas oportunidades de crescimento para o próprio negócio.

É por isso que deve-se pensar na gestão de pessoas de forma estratégica e analítica, considerando a integração e o alinhamento de todos os subsistemas do RH.

Quando as atividades de gestão de pessoas se dividem e, ao mesmo tempo, são interconectadas entre si, pode-se aproveitar dos seguintes benefícios:

• Decisões de gestão de pessoas mais estratégica e analítica;
• Diminuição de doenças ocupacionais, especialmente decorrentes de sobrecarga de trabalho (a partir da melhor distribuição de tarefas);
• Processos de recrutamento e seleção de pessoas com foco nas necessidades reais da equipe;
• Maior agilidade e menos burocracia nos processos de contratação de pessoas;
• Maior engajamento entre as equipes;
• Maior produtividade e evolução das pessoas colaboradoras;
• Redução das taxas de turnover;
• Controle mais eficiente do desempenho das pessoas colaboradoras.

Por último, assim como na implementação de um RH ágil, o setor de gestão de pessoas também se torna mais preciso e mais otimizado. Como consequência, se alinha aos objetivos centrais do negócio e promove mais crescimento para a empresa.

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Referências

1. CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos: o capital humano das organizações. Editora Atlas: São Paulo, 2020.