Tudo sobre o Departamento Pessoal: funções, estrutura e estratégias

Apesar de se relacionarem de forma complementar, as funções do Departamento Pessoal e do setor de Recursos Humanos são diferentes.

Afinal, o Departamento Pessoal dá conta de todas as rotinas referentes à gestão burocrática das pessoas colaboradoras (como, por exemplo, folha de pagamento e férias).

A partir disso, é simples entender a importância que esse departamento tem na experiência da pessoa colaboradora. Mas não por menos, as atividades do Departamento Pessoal devem andar lado a lado às estratégias de RH.

Para entender melhor o que significa departamento pessoal e saber mais sobre esse setor, este artigo vai explicar o que é o DP, quais são as suas funções e a sua importância para a organização.

O que é Departamento Pessoal (DP)

O Departamento Pessoal é o setor responsável por cuidar das rotinas burocráticas das pessoas colaboradoras em todas as etapas do contrato do trabalho: da admissão até o procedimento demissional e o pagamento das verbas rescisórias.

Neste contexto, o objetivo central do DP é cumprir toda legislação e normas trabalhistas e garantir o gerenciamento correto das questões burocráticas do contrato de trabalho.

VEJA TAMBÉM:

• A importância da gestão de recursos humanos para empresas da área de tecnologia
• Tudo sobre RH ágil: das características aos benefícios para a empresa
• Os impactos do Employee Value Proposition (EVP) para as empresas

Assim, dentre as atividades do DP estão:

• Documentação da admissão da pessoa colaboradora;
• Exame demissional;
• Folha de pagamento;
• Pagamento de férias, 13º salário e todos os direitos trabalhistas;
• Pagamento de benefícios;
• Gestão de licenças e atestados;
• Apuração de registro de controle de jornada de trabalho;
• Pagamento de comissões;
• Escala de jornadas de trabalho;
• Procedimento de demissão;
• Pagamento das verbas rescisórias.

Ou seja, absolutamente todas as burocracias referentes a uma pessoa colaboradora. Sendo assim, as atividades do DP se baseiam pelas legislações e normativas do Ministério do Trabalho, da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelas convenções do Sindicato.

Diferença entre RH e Departamento Pessoal

É bastante comum que as pessoas usem esses termos como sinônimos, como se fossem nomes diferentes para tratar sobre a mesma área da empresa.

No entanto, ainda que sejam conectados e dependentes entre si, existem diferenças entre as funções do RH e Departamento Pessoal. A principal diferença entre eles refere-se ao foco das atividades.

Em primeiro lugar, o foco do setor de RH é atuar, de forma estratégica, na gestão de pessoas. Ou seja, o RH se dedica às ações de planejamento e execução de políticas de atração e seleção, desenvolvimento e retenção de talentos.

Então, o RH tem a responsabilidade de:

• Mediar conflitos;
• Promover a diversidade e a inclusão na empresa;
• Definir programas de treinamento e desenvolvimento;
• Fazer avaliações de desempenho;
• Atuar para o fortalecimento da cultura organizacional. Em resumo, o setor de RH tem a responsabilidade de promover as relações humanas dentro da empresa e estimular a potencialidade das pessoas colaboradoras dentro de um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

O Departamento Pessoal, por sua vez, atua na operação de processos burocráticos referentes às pessoas colaboradoras. Isto é, no alinhamento das atividades das pessoas colaboradoras às normas legais, como veremos a seguir.

Quais as funções do Departamento Pessoal

As funções do Departamento Pessoal referem-se a todas as rotinas burocráticas das pessoas colaboradoras, especialmente no que diz respeito ao cumprimento de legislações trabalhistas.

Desse modo, tendo em mente o que é o Departamento Pessoal, é possível dividir suas funções em três momentos específicos do contrato de trabalho: a admissão, o desenvolvimento do trabalho e a demissão. Confira a seguir, algumas as principais rotinas do departamento pessoal:

Admissão

Em primeiro lugar, as funções do DP referem-se à admissão de pessoas colaboradoras — após o processo de atração e seleção ter sido finalizado no setor de RH.

O DP, nesse ponto, é responsável por todos os assuntos burocráticos relativos às normas e regras de contratação de pessoas: exame admissional, redação de contrato de trabalho e documentações.

Desenvolvimento do trabalho

Durante o contrato de trabalho, o setor de DP é responsável por todas as rotinas de controle de frequência e jornadas de trabalho e remunerações.

Sendo assim, é esse setor que faz os cálculos de remuneração, para incluir todos os encargos e benefícios das pessoas colaboradoras. E, em seguida, na data correta, deve fazer o pagamento.

Além disso, o DP também faz a gestão de ausências, licenças, atestados e férias das pessoas colaboradoras.

Demissão de pessoas

Por fim, ele também é o setor responsável por atuar nos procedimentos burocráticos da rescisão do contrato de trabalho. Ou seja, desenvolver todos os processos para o desligamento de pessoas colaboradoras.

Isso inclui, dentre tantas atividades, o cálculo do valor da rescisão, o pagamento de FGTS, férias e todos os benefícios, além de exames demissionais, e outras atividades que a legislação prevê.

Qual a estrutura do Departamento Pessoal

A estrutura de cargos e funções do Departamento Pessoal depende do tamanho e da área de atuação da empresa. No entanto, é importante ressaltar que para cada cargo no DP existe um tipo de exigência e um rol de atividades.

Assim como em todos os setores, o grau do cargo varia de acordo com o nível de responsabilidade, de conhecimento e de experiência nas funções.

De maneira geral, um setor de DP compreende:

Pessoa gestora ou gerente de DP

A pessoa gestora ou gerente do Departamento Pessoal é quem tem o maior domínio de todas as áreas para fazer a gestão das equipes e propor soluções para os principais problemas.

É, portanto, o porto-seguro das outras pessoas colaboradoras do setor, a quem elas vão recorrer em situações de dúvidas ou problemas.

Analista de DP

A pessoa analista de Departamento Pessoal é o maior suporte para a pessoa gestora. Não por menos, normalmente é uma pessoa que tem conhecimento aprofundado sobre as rotinas e as legislações.

Sendo assim, planeja e executa atividades de maior complexidade. Mesmo assim, as suas atividades podem ser submetidas ao acompanhamento ou à revisão da pessoa gestora.

Assistente

A pessoa assistente do Departamento Pessoal participa de atividades complexas e tem autonomia para planejar e executar tarefas menores.

Na maior parte do tempo, é possível que seja acompanhada e orientada quanto às especificidades das normas trabalhistas.

Auxiliar

A pessoa auxiliar do Departamento Pessoal é responsável por oferecer suporte a todas as áreas. É comum que seja, portanto, solicitada para fazer tarefas mais mecânicas como, por exemplo, escanear documentos, arquivar fichas e preencher dados em planilhas.

Como organizar um setor de DP?

A organização de um setor de Departamento Pessoal é fundamental para garantir que as operações relacionadas às pessoas colaboradoras, folha de pagamento, benefícios e conformidade com a legislação trabalhista sejam executadas de forma eficiente e precisa. Por isso, é fundamental seguir alguns passos importantes para ajudar na organização de um setor de DP:

• Estabeleça políticas e procedimentos: crie um manual de políticas e procedimentos de DP que descreva em detalhes as diretrizes para o processamento da folha de pagamento, a gestão de benefícios, a contratação, a demissão, entre outros. Certifique-se de que todas as pessoas da equipe estejam cientes e sigam essas políticas.

• Defina responsabilidades e funções: atribua responsabilidades claras para cada colaborador e colaboradora que compõem a equipe de DP.

• Mantenha registros precisos: organize e mantenha registros atualizados de todas as pessoas colaboradoras, incluindo informações pessoais, registros de horas trabalhadas, histórico de aumento salarial e qualquer outra documentação relevante.

• Automatize processos: considere o uso de softwares de gestão de DP para automatizar tarefas como o cálculo da folha de pagamento, o registro de horas trabalhadas e o controle de benefícios. Isso ajuda a reduzir erros e economizar tempo.

• Garanta conformidade legal: mantenha-se a par das leis trabalhistas e regulamentos locais para garantir que todas as práticas de DP estejam em conformidade. Isso inclui o cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

• Treine sua equipe: forneça treinamento regular à equipe de DP para manter todas as pessoas informadas sobre as mudanças nas regulamentações e políticas internas.

• Comunique-se efetivamente: mantenha uma comunicação aberta e eficaz com outros departamentos, como Recursos Humanos, Finanças e Jurídico, para garantir que todas as partes estejam alinhadas e que as informações sejam compartilhadas conforme necessário.

• Realize auditorias internas regularmente: isso é importante para identificar possíveis problemas ou erros nos processos de DP e evitar complicações futuras.

• Garanta a segurança de dados: certifique-se de que os dados dos colaboradores e colaboradoras estejam seguros e protegidos. Isso inclui a conformidade com regulamentações de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) se aplicável.

Além destes pontos, também é importante estar disponível aos feedbacks e procurar constantemente maneiras de melhorar os processos de DP. A organização de um setor de DP é uma tarefa contínua que requer dedicação à precisão e à conformidade.

Quanto é o salário do profissional de Departamento Pessoal?

Os salários de profissionais do setor de Departamento Pessoal podem variar bastante devido a diversos fatores, tais como: setor, porte da empresa, região geográfica, nível de experiência e a complexidade das responsabilidades atribuídas. Além disso, os salários também podem ser afetados pelas características específicas do mercado de trabalho em um determinado momento.

A média salarial de Assistente De Departamento Pessoal é de R$ 3.300 por mês no Brasil, de acordo com o portal da Glassdor. Essa remuneração pode variar entre R$ 1.100 e R$ 7.800.

Já para o cargo de Gerente de Departamento Pessoal, o salário médio é de R$ 4.075,63, podendo variar entre R$ 3.021,00 e R$ 9.441,62 no mercado de trabalho brasileiro, segundo o portal do Salario.com.br, que conta com dados oficiais do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Mercado de Trabalho na área de DP

O mercado de trabalho na área de Departamento Pessoal (DP) é geralmente estável e demanda profissionais com qualificação para lidar com tarefas relacionadas a folha de pagamento, benefícios, conformidade regulatória e questões trabalhistas.

A automação de processos está se tornando mais comum, mas a necessidade de expertise em regulamentações trabalhistas e habilidades de comunicação eficaz continua bastante demandada, além da atualização constante a respeito das leis vigentes.

O mercado pode variar conforme a região geográfica e a economia local, mas, em geral, oferece oportunidades sólidas para profissionais em diferentes níveis de experiência e está em constante crescimento no mercado.

O que estudar para trabalhar no Departamento Pessoal?

Para trilhar uma carreira no Departamento Pessoal, você pode buscar cursos específicos na área, que forneçam conhecimentos e habilidades necessárias para a função.

A seguir, listamos algumas opções de cursos relevantes que te podem ajudar a construir uma base sólida, desde cursos de graduação, até cursos livres e certificações:

• Curso Técnico em Recursos Humanos: geralmente abrange os princípios fundamentais do RH, incluindo tópicos relacionados ao DP, como folha de pagamento, benefícios e processos de admissão e demissão.
• Curso de Departamento Pessoal: atualmente, já existem muitas instituições que oferecem cursos específicos em DP, que abordam aspectos práticos, como cálculo de folha de pagamento, legislação trabalhista, gestão de benefícios e administração de registros.
• Curso de folha de pagamento: essa é um curso mais direcionada, para quem deseja obter uma compreensão mais detalhada do processo de folha de pagamento, incluindo cálculos, impostos, deduções e uso de software de folha de pagamento.
• Curso de Legislação Trabalhista: ideal para quem deseja adquirir um conhecimento sólido das leis trabalhistas, fundamental no DP. Um curso dedicado a esse tópico, ajudará a entender os regulamentos mais relevantes além das atualizações mais recentes.
• Curso de Administração de Benefícios: esse tipo de curso aborda especificamente a gestão de benefícios, tais como plano de saúde, previdência privada e vale-refeição, incluindo como administrar esses programas de maneira eficaz.
• Curso de Comunicação e Relações Interpessoais: uma boa comunicação é fundamental para o DP. Por isso, um curso que desenvolva habilidades de comunicação pode ser muito útil. Conheça o curso de Formação em Comunicação, da Alura.
• Curso de software de folha de pagamento: conhecer e saber utilizar os softwares específicos para folha de pagamento, é essencial para profissionais que querem manter a competitividade no mercado. Considere fazer um curso dedicado a esse programa para dominar suas funcionalidades.
• Certificações Profissionais: algumas organizações e associações de RH oferecem certificações em DP, como a Certificação de Profissional de Departamento Pessoal (CPP), que pode ser valiosa para aprimorar seu currículo.
• Cursos de educação continuada: o setor de Departamento Pessoal está em constante mudança devido às atualizações nas regulamentações e tecnologias. Portanto, considere cursos de educação continuada para se manter por dentro das atualizações do mercado.
• Graduação em Recursos Humanos ou Administração de Empresas: se você estiver planejando uma carreira de longo prazo em RH e DP, uma graduação em Recursos Humanos ou Administração de Empresas pode ser uma opção valiosa.

Lembre-se de que a escolha de cursos específicos dependerá dos requisitos da posição que você pretende e das áreas em que deseja se aprofundar. Além disso, a experiência prática, como estágios ou trabalhos relacionados a RH, ou DP, pode ser tão importante quanto a educação formal na preparação para essa carreira.

Qual a importância do Departamento Pessoal nas empresas

Antes de mais nada, a grande importância do DP nas empresas é garantir o cumprimento das leis trabalhistas e, portanto, evitar gastos e problemas.

No entanto, o DP é responsável por organizar e fazer a gestão de todas as rotinas burocráticas referentes às pessoas colaboradoras (que são o bem mais valioso da empresa).

Além do mais, a atuação do DP nos processo de onboarding e offboarding também tem uma importância significativa, especialmente para a reputação e a atratividade da empresa:

Onboarding

O processo de onboarding é o plano de ações estratégicas para integrar uma pessoa colaboradora às atividades e às demais pessoas da empresa.

O objetivo central desse processo é acolher e ajudar a pessoa colaboradora no período de adaptação. Neste cenário, o setor do DP é indispensável para criar maior agilidade e melhorar a experiência das pessoas.

Offboarding

O Offboarding é o processo de quando as pessoas colaboradoras estão deixando a empresa. Ou seja, é o que acontece nas etapas de desligamento da pessoa colaboradora.

Assim como no onboarding, esse processo é fundamental para promover o acolhimento das pessoas e prepará-la para a transição para uma nova etapa da sua vida.

A atuação ágil e assertiva das pessoas do DP no processo de desligamento colabora para a manutenção da reputação da empresa e para o aumento da atratividade de novos talentos.

Métricas do Departamento Pessoal

Assim como os outros setores, o Departamento Pessoal tem acesso a diversos dados numéricos que sinalizam informações importantes sobre a organização.

As duas principais métricas do DP são:

Turnover

O turnover é a taxa que mede a rotatividade de pessoas colaboradoras em uma empresa, a partir da relação entre o número de demissões e de novas contratações, em um determinado período.

Essa métrica pode ser mensurada de forma anual ou mensal e pode considerar apenas uma área específica ou a empresa inteira.

Vários fatores podem influenciar no turnover como, por exemplo, a competitividade do mercado, o crescimento ou a retração da empresa, as aposentadorias e os afastamentos, entre outros.

Absenteísmo

O absenteísmo, por sua vez, refere-se à taxa de ausências no trabalho. De forma geral, essa é uma taxa que também demonstra desmotivação ou pode estar relacionada às condições de saúde das pessoas colaboradoras.

O cálculo dessa métrica se baseia, portanto, na quantidade de faltas injustificadas e de atestados médicos em um período de tempo

Como a tecnologia pode ajudar o departamento pessoal?

A tecnologia desempenha um papel fundamental na modernização e eficiência do Departamento Pessoal. Ela pode oferecer uma série de benefícios, tornando os processos mais ágeis, precisos e acessíveis, por meio da:

• Automação de tarefas repetitivas;
• Armazenamento seguro de dados das pessoas colaboradoras;
• Gerenciamento de folha de pagamento;
• Recrutamento online;
• Treinamento à distância;
• Aprimoramento na comunicação interna.

Além disso, a tecnologia permite análises de dados mais precisas para tomar decisões estratégicas relacionadas à gestão de recursos humanos. No tópico a seguir, listamos algumas das ferramentas mais comumente utilizadas para auxiliar o setor de DP.

Principais ferramentas do departamento pessoal

O departamento pessoal utiliza várias ferramentas e sistemas para gerenciar as atividades relacionadas à gestão de recursos humanos de uma organização. Alguns dos principais tipos de ferramentas incluem:

• Softwares de folha de pagamento: ferramentas como o ADP, o Gusto e o SAP SuccessFactors ajudam a calcular e gerenciar os pagamentos dos funcionários e funcionárias, incluindo salários, impostos, benefícios e descontos.
• Sistemas de Gerenciamento de Recursos Humanos (HRMS): plataformas como o Workday, o BambooHR e o Oracle HCM Cloud, auxiliam na administração completa do ciclo de vida das pessoas colaboradoras, desde a sua contratação até a aposentadoria.
• Sistemas de gestão de ponto e frequência: soluções como o Kronos e o TSheets permitem o rastreamento preciso das horas trabalhadas pelos funcionários e funcionárias, ajudando no controle de presença, horas extras e folgas.
• Ferramentas de recrutamento e seleção: plataformas como o LinkedIn Recruiter, o Workable e o Greenhouse, auxiliam na identificação, seleção e contratação de novos talentos.
• Sistemas de gestão de benefícios: ferramentas como o Zenefits e o Gusto ajudam na administração de benefícios, como plano de saúde, seguro de vida e previdência privada.
• Sistemas de avaliação de desempenho: plataformas como o 360-Degree Feedback e o Lattice, permitem realizar a avaliação contínua do desempenho das pessoas colaboradoras e o estabelecimento de metas.
• Ferramentas de treinamento e desenvolvimento: plataformas de e-learning, como o Moodle e o Coursera for Business, podem ser usadas para oferecer treinamento online aos funcionários e funcionárias da organização.
• Sistemas de comunicação interna: ferramentas como o Slack, o Microsoft Teams e o Zoom, facilitam a comunicação entre os membros da equipe e a distribuição de informações internas.
• Softwares de gerenciamento de documentos: soluções como o Microsoft SharePoint e o Google Drive, permitem o armazenamento seguro e o compartilhamento de documentos relacionados aos colaboradores e colaboradoras, como contratos e registros pessoais.
• Sistemas de análise de dados: plataformas de análise, como o Tableau e o Power BI, ajudam o departamento pessoal a extrair insights úteis dos dados de RH para tomar decisões estratégicas. Essas são apenas algumas das principais ferramentas utilizadas pelo departamento pessoal para otimizar suas operações e fornecer suporte eficiente à gestão de recursos humanos em uma organização. A escolha das ferramentas pode variar conforme as necessidades específicas da empresa e o tamanho da equipe de DP.

Employee Experience, DP e RH estratégico: porque investir na experiência das pessoas

Para começar a entender essa relação, é importante compreender o conceito de Employee Experience.

A tradução literal, em português, do termo significa “experiência da pessoa colaboradora”. De forma geral, as estratégias de Employee Experience compreendem um plano de ações para melhorar a experiência das pessoas colaboradoras dentro do contexto organizacional.

Nessa perspectiva, a experiência das pessoas colaboradoras é melhor, por exemplo, quando o ambiente de trabalho é saudável e agradável, quando a cultura organizacional é respeitosa e inclusiva, quando os salários e os benefícios são atrativos e pagos corretamente.

Leia também: Como melhorar o clima organizacional na sua empresa

Então, toda experiência das pessoas colaboradoras tem relação com as rotinas estratégicas de RH e com as ações burocráticas do DP.

O resultado principal de uma experiência positiva é a fidelização de pessoas colaboradoras junto às organizações, criando um ambiente que contribui para a retenção de talentos e diminuição da rotatividade de funcionários.

De acordo com o relatório da The Josh Bersin Company, empresas que desenvolvem um Employee Experience positivo possuem:

• 2,2x mais chances de superar a meta financeira;
• 2,4x mais chances de encantar pessoas consumidoras;
• 4,3x mais chances de inovar com eficiência;
• 5,1x mais chances de criar um senso de pertencimento, engajar e reter talentos.

Sendo assim, o Departamento Pessoal é importante para dar vida às estratégias de RH e para melhorar o Employee Experience, especialmente para contribuir para a imagem da empresa no mercado de profissionais e impactar na atratividade de talentos.

Quer saber mais sobre o mercado de tecnologia e educação corporativa? Receba a newsletter da Alura Para Empresas com insights mensais, direto em sua caixa de entrada!