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Autores: Marcelo Cruz e Paulo Calanca
Introdução ao método OKR
Gerenciar projetos, times, tarefas ou negócios costuma sempre ser algo desafiador, pois envolve trabalhar com mudanças constantes e tentativas de previsões de um futuro incerto.
E é justamente pensando em adotarmos um mecanismo eficaz para lidar com as variadas mudanças e incertezas, mantendo o foco em metas que gerem resultados e entregas de valores, que podemos pensar na adoção de um sistema de metas.
Isso possibilita registrarmos e acompanharmos o grau de sucesso dessas metas, que podem ser: curtas, simples e dinâmicas. Por isso, falaremos hoje a respeito do que é OKR, exemplos, como fazer e aplicar no seu negócio ou vida pessoal.
O que significa OKR?
Nesse contexto de seleção de um sistema de metas, surge a possibilidade de adotarmos os OKRs (Objective and Key Results) que podemos traduzir para “Objetivos e resultados-chave”. Então, vamos descobrir neste artigo o que são OKRs e alguns exemplos de como podem ser aplicados em organizações.
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Crescimento do uso do OKR
OKR é um sistema de metas que ganhou fama por ajudar as empresas a definir e medir os objetivos de forma simples e direta. Mas ele ganhou essa fama após ser adotado pelo Google e, desde então, os OKRs vêm impactando no grande crescimento da empresa.
Outras empresas e startups também começaram a utilizar esse sistema como base para a gestão e as estratégias dos seus negócios. Entretanto, os OKRs não se limitam a empresas, pois as pessoas também podem utilizá-lo para projetos pessoais.
O que é OKR?
Andrew Grove, ex-CEO da Intel, criou esse sistema de metas para traçar os objetivos do negócio e acompanhá-los ao longo do tempo.
OKR é uma abordagem de gerenciamento ágil baseada em metas desafiadoras e resultados mensuráveis. Ele foi projetado para responder às mudanças e orientar as pessoas na direção de seus objetivos, facilitando a medição dos resultados de forma clara e transparente para todos.
Para estabelecermos um bom entendimento de OKR, vamos abordar 3 conceitos centrais: o conceito de objetivos, o de Key Results e de iniciativas.
Conceitos centrais dos OKRs
Estes conceitos são essenciais para quem utiliza OKR, por isso, é importante entendermos como eles se relacionam, como se complementam e como podem ser úteis para você ou para o seu negócio.
Objetivos
A ideia dos objetivos é transmitir o que tem que ser feito. Por exemplo, podemos ter o seguinte objetivo:
- “Ser reconhecido como a maior plataforma de cursos online do mercado".
Perceba que ele começa com um verbo, e isso é muito importante quando vamos criar um objetivo. O objetivo é algo qualitativo, ou seja, refere-se à qualidade do que estamos tentando alcançar, como sua descrição, impressões e pontos de vista. Além disso, ele deve ser apenas uma frase curta e simples.
Key Results (Resultados-Chave)
Ao contrário dos objetivos, que são qualitativos, os Resultados-Chave são quantitativos, pois precisamos mensurá-los. Para fazermos isso, temos que aliar os objetivos aos resultados-chave.
A estrutura de um resultado-chave segue o seguinte padrão, por exemplo:
- “Aumentar o número de clientes em 20%”.
Note que estamos utilizando o verbo “aumentar”, com a ideia de mensurar o número de clientes, ou seja, queremos sair do valor inicial, que é o número de clientes atual, para o valor final, onde queremos chegar, que é um aumento de 20%.
Iniciativas
Para que possamos atingir esses resultados-chave, precisamos realizar algumas iniciativas. Novamente, vamos utilizar o KR de exemplo:
- “Aumentar o número de clientes em 20%”.
Podemos propor algumas iniciativas para atingi-lo, como:
- “fazer 3 comerciais na televisão” ou "divulgar novos lançamentos de conteúdo 1 vez por semana nas redes sociais”.
É importante ressaltar aqui a diferença das iniciativas para os KRs. Nenhuma das iniciativas que iremos realizar garante que vamos atingir o resultado-chave esperado. O KR é a própria garantia do resultado, pois é nele que está o foco, o que devemos alcançar, as iniciativas são apenas uma forma de ajudar a alcançá-lo.
Qual a relação entre OKR e KPI?
OKR (Objectives and Key Results) e KPI (Key Performance Indicator) são conceitos relacionados, mas servem a propósitos diferentes dentro de uma estratégia de gestão e monitoramento de desempenho.
As principais diferenças entre OKR e KPI estão relacionadas com:
- Propósito: enquanto o OKR é focado no estabelecimento e alcance de metas estratégicas, o KPI é focado na medição contínua e específica do desempenho em áreas operacionais críticas.
- Natureza: o OKR é mais orientado para o qualitativo, estabelecendo direções estratégicas, já o KPI mais orientado para o quantitativo, medindo o desempenho em termos de números ou percentuais.
- Abordagem Temporal: enquanto o OKR é definido em ciclos, como trimestres, para direcionar a execução de metas estratégicas a curto prazo, o KPI tem um monitoramento contínuo, muitas vezes em tempo real, para avaliar o desempenho operacional constante.
Embora tenham propósitos diferentes, OKR e KPI podem estar relacionados, uma vez que os resultados-chave nos OKRs podem se tornar KPIs quando medem o progresso em direção aos objetivos.
Muitas empresas utilizam os dois simultaneamente, para garantir um avanço equilibrado em direção às metas estratégicas e operacionais.
Para que serve o OKR?
O sistema OKR é muito usado em empresas do mundo todo para definir metas e medir o progresso em direção a essas metas. Mas, além disso, o OKR também serve para:
- Alinhar objetivos: ele ajuda a alinhar os esforços de toda a organização em direção aos objetivos estratégicos. Os objetivos são definidos em todos os níveis da organização, desde a liderança até as equipes individuais, garantindo uma unidade de pensamento.
- Promover mais transparência: o sistema OKR promove a transparência, pois os objetivos e os resultados-chave são compartilhados entre todas as pessoas da equipe. Dessa forma, o time todo pode compreender as metas da organização e de que forma seu trabalho contribui para esses objetivos.
- Definir prioridades: ao limitar o número de objetivos e resultados-chave que uma equipe ou pessoa pode ter em um determinado período, o OKR ajuda a definir prioridades e a concentrar esforços nas atividades mais importantes.
- Mensurar o desempenho e o progresso: os resultados-chave proporcionam indicadores específicos e mensuráveis, que ajudam a avaliar o progresso em direção aos objetivos. Isso facilita a avaliação do desempenho individual, da equipe e da organização como um todo.
- Promover a adaptação e o aprendizado contínuo: O OKR incentiva uma mentalidade de aprendizado contínuo e adaptação. Se os resultados-chave não estão sendo alcançados, as equipes podem ajustar suas estratégias para melhorar o desempenho e atingir os objetivos.
- Engajar e motivar: ao envolver os membros da equipe na definição de objetivos desafiadores e mensuráveis, o OKR pode aumentar o engajamento e a motivação. O estabelecimento de metas significativas e alcançáveis pode inspirar um senso de propósito e realização.
- Proporcionar mais agilidade organizacional: o OKR é compatível com metodologias ágeis, favorecendo a agilidade e a capacidade de adaptação a mudanças rápidas no ambiente de negócios.
OKR: Exemplos de como construir um
Para entender como definir OKRs e fixar os conceitos abordados, vamos criar os objetivos e resultados-chave de uma empresa fictícia de equipamentos eletrônicos que se chama ByteStore.
Objetivo
Primeiramente, vamos estabelecer o objetivo da ByteStore.
Por exemplo:
- Fazer da minha empresa uma referência no mercado.
Key Results
Agora que temos nosso objetivo, vamos pensar nos nossos Key Results.
Por exemplo:
- KR 1: Aumentar a participação nossa empresa no mercado em 20%
- KR 2: Crescer o número de clientes em 15%
- KR 3: Ter presença em 4 estados brasileiros
Podemos perceber que cada KR trabalha com um indicador diferente. No KR 1, estamos nos referindo à participação da nossa empresa no mercado; no KR 2, ao número de clientes; no KR3, à presença em nível nacional. A partir destes indicadores, podemos guiar nossos KRs.
Iniciativas
O próximo passo é pensar nas iniciativas a serem realizadas para dar suporte ao atingimento desses resultados. Por exemplo, para o KR 1, “realizar 2 propagandas direcionadas”; para o KR 2, podemos “abordar 30 pessoas no LinkedIn”; para o KR 3, podemos realizar 2 pesquisas de público-alvo em outros estados por mês.
Acompanhamento de resultados
Para realizar o acompanhamento dos resultados, podemos fazer uma reunião chamada de Check-in, onde são apresentados feedbacks em relação aos OKRs. Eles podem ser semanais, caso o OKR seja mensal, ou a cada 15 dias, caso o OKR seja trimestral, podendo mudar de acordo com cada equipe ou a realidade de sua empresa.
Resumo do Exemplo de OKR
Neste exemplo, vimos que cada um dos 3 conceitos centrais (Objetivos, Resultados-chave e Iniciativas), além do Check-in, foram abordados na prática, de forma que cada um se relaciona com os demais. Mas você pode estar se perguntando:
“Afinal, como isso impacta minha empresa?”
É o que veremos a seguir.
Por que o OKR é importante? Os impactos no seu projeto
Aplicando OKR em sua empresa ou na sua vida, você pode obter melhorias nos seguintes aspectos:
- Melhor comunicação entre os departamentos da empresa, diminuindo o tempo de resposta com que as informações transitam entre eles;
- Facilidade na tomada de decisão de negócio, pois toda a equipe tem conhecimento dos objetivos e resultados-chave desde o início;
- Toda empresa alinhada, caminhando para o mesmo lado, ou seja, focada em atingir um mesmo objetivo maior;
- Constância e fluidez nos Planejamentos, possibilitando, se necessário, através de feedbacks, mudanças, adequação ou readaptação conforme a necessidade;
- Estímulo na produtividade das equipes, por meio do estabelecimento de metas que desafiam os colaboradores e colaboradoras.
É importante dizer que a cultura de implementação de OKR não é uma estrutura de comando e controle, onde existem regras e você deverá apenas obedecer e será microgerenciado em relação a isso. Pelo contrário, a sua equipe poderá influenciar nos objetivos e propor resultados-chave e iniciativas, assim, todas as pessoas contribuirão para que eles sejam alcançados.
Como medir o OKR
A medição de OKRs envolve o acompanhamento e avaliação contínuos do progresso em direção aos objetivos estabelecidos. Algumas das principais etapas para medir os OKRs são:
- Definir resultados-chave mensuráveis (Key Results): certifique-se de que os resultados-chave sejam quantificáveis e mensuráveis. Eles devem representar marcos específicos e objetivos tangíveis que indicam o progresso em direção ao objetivo.
- Estabelecer métricas claras: associe métricas específicas a cada resultado-chave. Essas métricas devem ser claras, objetivas e passíveis de serem medidas ao longo do tempo.
- Utilizar ferramentas de acompanhamento: implemente ferramentas de acompanhamento para monitorar o progresso. Pode ser um sistema de gerenciamento de projetos, planilhas compartilhadas ou software específico de OKR que permita a atualização regular do status.
- Estabelecer frequência de revisão: determine a frequência com que os OKRs serão revisados. É importante realizar reuniões regulares para avaliar o desempenho, identificar desafios e fazer ajustes conforme necessário.
- Usar métricas qualitativas e quantitativas: além de métricas quantitativas, procure incluir métricas qualitativas que gerem insights adicionais sobre o progresso, que podem ser feedbacks de clientes, pesquisas de satisfação ou outros indicadores qualitativos relevantes.
- Avaliar o alcance dos resultados-chave: avalie se os resultados-chave foram atingidos conforme planejado. Isso envolve comparar as métricas reais com as metas estabelecidas e entender se os objetivos foram alcançados.
- Avaliar o impacto nos objetivos globais: considere como o progresso em cada OKR contribui para os objetivos gerais da organização. A estratégia holística envolve entender como os diferentes elementos se conectam para alcançar os resultados desejados.
Ao seguir essas etapas, é possível medir efetivamente os OKRs, garantindo que estejam no caminho certo para alcançar seus objetivos estratégicos.
Dicas de como aplicar OKR na empresa
Para aplicar OKR com eficiência no seu negócio ou projeto, você pode seguir essas dicas:
- Escolha objetivos desafiadores, para que, no caminho, sua equipe possa pensar em soluções criativas para alcançá-los;
- Evite objetivos muito amplos, pois podem tirar o foco da equipe;
- Escolha resultados-chave que possam ser mensurados em percentual, número ou tabela. Lembre-se: os KRs são indicadores quantitativos;
- Pense sempre em alinhamentos e provocações e evite fazer um "comando e controle" de metas, para não correr o risco das pessoas envolvidas no atingimento da meta acabarem não engajando e, por consequência, não cumprindo a meta.
Benefícios do OKR
A adoção de um sistema de metas como o OKR é capaz de nos ajudar a lidar com um ambiente incerto e dinâmico, por meio de metas que estimulam resultados e valores.
Pessoas que utilizam OKRs têm maiores chances de se tornarem mais produtivas e criativas, além de conseguirem medir melhor seus resultados e realizar o acompanhamento dos seus objetivos.
Cursos de OKR
Agora que você sabe o que é OKR, como funciona e o impacto que ele pode trazer para um projeto ou uma empresa, você pode começar a implementar esse sistema em sua vida ou negócio para potencializar o desenvolvimento de um bom planejamento.
Se você gostou desse conteúdo, indicamos os cursos:
- OKR: construindo metas ágeis, que te ajudará a consolidar ainda mais seus conhecimentos sobre o assunto;
- OKR: direcionando seu negócio para resultados para te guiar na elaboração dos OKRs de sua empresa.
OKRs funcionam?
Para ouvir, te indicamos o Podcast OKRs Funcionam?, no qual o CEO da Alura, Paulo Silveira, juntamente com outros participantes, respondem a essa pergunta:
Desejamos a você sucesso na aplicação dos OKRs, bons estudos e nos vemos nos próximos artigos.
Agradecimentos Especiais
Gabrielle Ribeiro, Jane Nogueira e Vinicius Louzada pelas trocas de ideias, sugestões de melhorias e grande apoio prestado durante a escrita deste artigo.
