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Metodologia Lean: por que e como usar na gestão

Redação Alura

Neste artigo você verá uma visão geral da metodologia Lean: o que é, princípios do Lean Thinking, por que usar, ferramentas lean e metodologias ágeis, além de como aplicar a gestão Lean às empresas e seus impactos na cultura organizacional e em Business Agility.

“A sobrevivência a longo prazo de qualquer empresa depende da sua habilidade de entender e utilizar as forças técnicas e culturais que continuam a acelerar os ciclos de inovação.”

Assim escrevem Jez Humble, Joenne Molesky e Barry O’Reilly em seu livro “Lean Enterprise: como empresas de alta performance inovam em escala.

Mídias sociais, transformação digital, inovações diversas marcam o processo de desenvolvimento de produtos e serviços.

Para atender às exigências do mercado e à expectativa de clientes, as organizações, então, precisam revisitar seus processos e implementar mecanismos que, de um lado, entreguem valor e qualidade, mas que, de outro, sejam viáveis, em custos e velocidade.

Por essa razão, a metodologia Lean atrai lideranças e profissionais. Ao mesmo tempo em que gera qualidade de serviços e produtos, traz eficiência aos processos internos e coloca as pessoas no centro da inovação.

pessoas aplicando a metodologia Lean ao trabalho através da ferramenta de Kanban

O que é a metodologia Lean

A metodologia Lean, baseada no modelo de produção enxuta da Toyota (TPS ou Toyota Production System), é uma abordagem de gestão que visa otimizar custos e tornar processos mais eficientes, a partir da melhoria contínua, com foco na entrega de valor.

Como Humble, Molesky e O’Reilly nos contam, um dos principais aspectos do modelo de produção da Toyota era o trabalho em equipe. E por isso, a metodologia Lean também pode ser um diferencial para as empresas.

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Ao abordar o trabalho da fábrica da NUMMI, localizada na Califórnia, e dos impactos do TPS nos seus resultados, eles relatam que:

“Os trabalhadores foram enviados para Toyota City, no Japão, para aprender o TPS. Em três meses, a fábrica da NUMMI estava produzindo carros quase impecáveis — entre os melhores da América em termos de qualidade, tão bons quanto os que vinham do Japão — a um custo muito menor do que a fábrica de Fremont havia conseguido. Lee tinha razão em sua hipótese de que ‘era o sistema que trazia problemas, não as pessoas’.”

Para isso, o modelo se apoia em uma cultura de alta confiança, em que a gestão e a produção estão alinhadas no objetivo de entrega de qualidade, conforme a demanda e em processo de melhoria contínua.

As pessoas, nessa perspectiva, não são apenas reprodutoras de um trabalho mecânico, mas peças fundamentais para a inovação e a entrega de produtos e serviços de qualidade.

Princípios do Lean Thinking

O pensamento lean se baseia em 6 fatores, conforme também trazido em texto de Mark Edmead:

  • Aumentar o valor entregue a pessoas consumidoras;
  • Eliminar custos desnecessários;
  • Trabalhar com uma gestão que é facilitadora;
  • Envolver todas as pessoas colaboradoras dentro do processo e objetivo;
  • Melhorar continuamente;
  • Focar em objetivos de longo prazo.

A partir desses fatores, podemos definir 5 princípios da metodologia lean:

  1. Valores: como definidos por clientes;
  2. Fluxo de valor: tarefas e atividades necessárias para gerar valor;
  3. Fluxo contínuo: realização de atividades com o mínimo de interrupção;
  4. Produção puxada: entrega pauta pela demanda de clientes (o que a pessoa quer, quando quer);
  5. Perfeição: processo de melhoria contínua para entrega de valor com desperdício mínimo.

Veja o vídeo abaixo para entender mais sobre os princípios da metodologia Lean no contexto corporativo:

Por que usar a metodologia Lean

Como explicam Jez Humble, Joenne Molesky e Barry O’Reilly:

“O valor a longo prazo de uma empresa não é capturado pelo valor de seus produtos e propriedade intelectual, mas sim por sua capacidade de aumentar continuamente o valor que ele fornece aos clientes — e para atrair novos clientes — por meio da inovação.”

Utilizar a metodologia Lean ou lean manufacturing nas organizações, assim, contribui, primeiro, para a inovação. Contudo, não se trata de inovar por inovar. Trata-se, sim, de inovar em busca da entrega contínua de valor, levando a outra razão pela qual aplicar a gestão lean: a relação com clientes.

Muito se tem falado sobre a importância da experiência de clientes (Customer Experience) na oferta de produtos e serviços. Afinal, diante da alta competitividade do mercado, é a experiência que pauta a escolha entre uma opção ou outra. Essa experiência, entretanto, também se modifica, conforme as inovações mercadológicas e as mudanças sociais.

Sendo assim, a metodologia Lean contribui para a qualidade do produto que chega a clientes.

Além disso, sobretudo quando aliada a metodologias ágeis, a gestão Lean oferece foco à cadeia de produção. Consequentemente, isso reflete em aumento de produtividade nas organizações.

Por fim, tendo em vista o objetivo de trazer eficiência aos negócios e reduzir custos, a metodologia Lean contribui na estruturação de processos que evitam o desperdício - de trabalho, de insumos e de dinheiro.

13 Ferramentas de gestão lean

É comum que a gestão lean seja atrelada à utilização de metodologias ágeis. Dessa forma, as empresas podem construir fluxos de produção e melhoria contínua na velocidade exigida pela entrega de valor.

Metodologias como Kanban, stand-up, programação em par são exemplos adotados por diversas organizações.

São 13 ferramentas lean bastante citadas:

  1. 5S (Seiri; Seiton; Seiso; Seiketsu; Shitsuke);
  2. A3;
  3. Andon;
  4. Gemba;
  5. Heijunka
  6. Jidoka;
  7. JIT (Just in Time);
  8. Kanban;
  9. Kaizen;
  10. KPIs (Key Performance Indicators);
  11. PDCA (Plan, Do, Check, Act);
  12. SMED (Single Minute Exchange of Die);
  13. TPM (Total Productive Maintenance);

Como usar Lean nas empresas

Utilizar a metodologia Lean nas empresas requer, primeiro, entender o que é valor.

O conceito de valor varia conforme o público e o nicho, e a pesquisa com clientes é a melhor saída.

Por isso, também, as áreas de UX (User Experience) e CX (Customer Experience) são tão relevantes. Elas podem oferecer insights, por exemplo, sobre o que as pessoas que já são clientes gostariam de receber.

No entanto, sempre vale lembrar da importância de pesquisas de mercado e Business Intelligence. O ideal é utilizar dados internos e externos para tomar decisões assertivas acerca da entrega de valor a clientes.

A partir da definição de valor, é hora de analisar os processos e identificar os gargalos, seja em qualidade, seja em agilidade, em um processo de melhoria contínua.

Investir no conhecimento em Data Science para todas as áreas da empresa é uma sugestão que facilita a correlação de conhecimentos, dados e informações do negócio.

Há um ponto, entretanto, requisito para que todas essas mudanças sejam efetivas e para que o processo se mantenha: mudar a cultura organizacional.

Cultura organizacional pautada pelo desenvolvimento contínuo

Implementar a metodologia Lean nas empresas envolve mudar o mindset e adotar uma cultura organizacional pautada pelo desenvolvimento contínuo.

Sobre isso, Jez Humble, Joenne Molesky e Barry O’Reilly afirmam que:

“A chave para se criar uma empresa enxuta é permitir que as pessoas possam resolver os problemas dos clientes de forma alinhada à estratégia da organização. Para isso, espera-se que as pessoas sejam capazes de tomar decisões locais coerentes com a estratégia — que, por sua vez, é extremamente dependente do fluxo de informações, incluindo ciclos de feedback.”

Construir uma cultura organizacional aberta ao desenvolvimento permite a melhoria dos processos e dos produtos, garantindo também a flexibilidade exigida por um cenário de constantes mudanças. E inclusive, contribui para a antecipação de demandas, de acordo com os desejos das pessoas consumidoras.

Business Agility

O foco em qualidade e na criação de fluxos de entrega de valor também andam em conjunto aos princípios de Business Agility.

Se o foco da metodologia Lean é melhorar continuamente para entregar valor a clientes, quando e como as pessoas desejam, as empresas, então, precisam também se adaptar aos contextos na velocidade desejada por essas pessoas.

Implementar um processo que entrega valor, portanto, requer pensar em mecanismos que agilizem a tomada de decisão, a experimentação e a inovação.

Por fim, utilizar a gestão Lean nas empresas vem também de incentivar o aprendizado contínuo na busca pela entrega do melhor valor às pessoas. Quanto mais as pessoas se desenvolvem, mais se capacitam para prever cenários, antecipar demandas e entregar qualidade.

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Referências

  1. HUMBLE, Jez; MOLESKY, Joenne Molesky; O’REILLY, Barry. Lean enterprise: como empresas de alta performance inovam em escala. São Paulo: Casa do Código, 2017.

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