Princípios e Benefícios da Gestão do Conhecimento

A gestão do conhecimento é um conjunto de métodos e tecnologias que visam gerenciar de forma eficaz os recursos internos de conhecimento da organização, a fim de aumentar sua competitividade e melhorar o desempenho econômico das empresas.

O conhecimento como tal é uma “propriedade” das pessoas. Contudo, para que ele não seja perdido, precisa ser transmitido entre as equipes, ou seja, as informações precisam ser transferidas de uma pessoa para as outras.

Isso pode ser feito de várias formas e através de diversos canais (escrito, oral ou visual). Mas é importante lembrar que os diferentes métodos de transmissão de conhecimento possuem também certas vantagens e desvantagens.

Nas condições atuais, o principal objetivo da gestão do conhecimento nas organizações é criar a chamada “organização do conhecimento” — que visa desenvolver uma estratégia clara que crie uma vantagem competitiva baseada em seus próprios recursos internos.

Em essência, o sistema de gestão do conhecimento (SGC) deve incluir as tarefas de gerenciamento de fluxos de informação e conhecimento, desenvolvendo novos modelos para a condução de processos comerciais e critérios de avaliação das atividades de colaboradores e colaboradoras.

Se você quer aplicar essa estratégia em sua empresa, mas não sabe por onde começar, continue a leitura deste artigo e entenda mais sobre o que é gestão do conhecimento, os impactos de um bom gerenciamento na área da tecnologia, seus princípios, estruturas e outros pontos relevantes para criar um SGC.

Gestão do conhecimento: o que é?

Como já introduzimos, a gestão do conhecimento é uma prática estratégica que visa promover a eficiência e inovação dentro das organizações. Ela pode ser entendida como o conjunto de práticas e técnicas voltadas para a identificação, captura, armazenamento, recuperação e disseminação do conhecimento existente na empresa.

Ao adotar uma abordagem estratégica de gestão do conhecimento, as empresas podem, assim, impulsionar sua competitividade e adaptabilidade no mercado. Além de não perder informações importantes que podem servir como base para insights e tomadas de decisões da organização.

Isto inclui, então, planos de educação corporativa, nivelamento de times, como lidar com débitos técnicos, mas também a capacitação de pessoas. Dessa maneira, elas fortalecem sua capacidade de atuação, tornando-se mais ágeis e preparadas para enfrentar os desafios do ambiente corporativo em constante evolução.

Além disso, a gestão do conhecimento envolve a criação de bancos de dados, repositórios e plataformas digitais que armazenam e compartilham informações relevantes para a organização. Isso facilita o acesso rápido ao conhecimento e estimula a colaboração entre os colaboradores e colaboradoras.

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Quais são as 4 etapas do processo de gestão do conhecimento?

Um dos modelos mais adotados de gestão do conhecimento é o modelo SECI, um framework desenvolvido por Nonaka e Takeuchi na década de 90. Esse framework parte da diferenciação e relação entre conhecimento tácito e explícito.

Segundo o modelo, então, a gestão do conhecimento passa por 4 etapas:

• 1° etapa: socialização (S).
• 2° etapa: externalização (E).
• 3° etapa: combinação (C).
• 4° etapa: internalização (I).

A socialização é a etapa de compartilhamento do conhecimento tácito entre os próprios times da organização. Isso contribui na relação cotidiana, mas também interações com clientes ou brainstormings.

A segunda etapa, de externalização, é um momento de diálogo e reflexão, na relação de uma pessoa com o grupo. Portanto, aqui falamos de um conhecimento que se torna explícito. A partir do momento em que o conhecimento tácito é compartilhado ou externalizado, as pessoas podem desenvolver novos conceitos.

A combinação, terceira etapa do processo de gestão do conhecimento, é a sistematização e aplicação do conhecimento explícito. Além disso, é o momento de informação do conhecimento, do grupo para a organização.

Por fim, a internalização, última etapa, é o aprendizado dos novos conhecimentos, da organização para as pessoas. Os conhecimentos explícitos sistematizados pela organização tornam-se, assim, conhecimentos tácitos. E as pessoas começam a aplicar em seu dia-a-dia, dando início, novamente, ao ciclo.

Tipos de gestão do conhecimento

A partir desse modelo e da compreensão do que é o conhecimento tácito e o explícito, podemos falar, então, de 4 tipos de gestão do conhecimento:

• 1. Gestão do conhecimento tácito: valoriza a aprendizagem prática e o conhecimento adquirido ao longo do tempo. É difícil de ser formalizado ou documento pelas empresas, mas existem estratégias para a organização incentivar o compartilhamento desse conhecimento, como em comunidades de aprendizagem, reuniões de brainstorming, mentorias e outras interações.
• 2. Gestão do conhecimento explícito: este conhecimento, já explícito e articulado, pode ser documentado por meio de arquivos formais, internos ou externos, manuais, relatórios e bases de dados. O desafio da empresa é criar, organizar e disseminar esse conhecimento para que pessoas colaboradoras o apliquem.
• 3. Gestão do conhecimento social: o enfoque é a colaboração e o compartilhamento do conhecimento entre as pessoas na empresa. Para isso, a organização pode adotar redes sociais ou plataformas internas, onde haja um estímulo à troca de ideias e construção coletiva do conhecimento.
• 4. Gestão do conhecimento tecnológico: nesse tipo de gerenciamento do conhecimento, utilizam-se tecnologias da informação para capturar, armazenar e disseminar o conhecimento. É o caso, por exemplo, de sistemas de gestão de documentos, intranets, bases de dados e ferramentas de busca.

Ao compreender os diferentes tipos de gestão do conhecimento, você e sua empresa podem escolher a abordagem mais adequada às suas necessidades e características. Com a gestão efetiva do conhecimento, as empresas podem otimizar a utilização de seu capital intelectual, melhorar a inovação, aumentar a produtividade, impulsionar seu sucesso no mercado e até criar soluções com IA com base em seus próprios dados.

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Princípios da gestão do conhecimento

O conhecimento é o ativo mais valioso de uma empresa. Uma organização que pode administrar seu conhecimento coletivo terá uma vantagem competitiva sobre negócios que não o fazem. Nela, o conhecimento é criado e compartilhado, e as pessoas criam valor a partir disso. Portanto, suas experiências devem ser explicitadas para que outras pessoas possam se beneficiar delas.

As experiências são armazenadas na mente, já os dados e as informações em geral, são armazenados em computadores… Contudo, ambos só podem gerar valor quando estão conectados uns aos outros, pois é preciso saber gerenciar as informações através do know-how (conhecimento prático) de profissionais.

O aprendizado precede e segue a ação, pois assegura que haja uma compreensão compartilhada do que precisa ser feito e o porquê. Ele segue a ação já que assegura que as lições aprendidas sejam transmitidas ao sistema, eliminando assim a “amnésia organizacional” ou o esquecimento de dados.

Veja, por exemplo, os riscos de uma falha na transmissão de know-how em equipes de TI. Caso uma pessoa faça um código sem aplicar as boas práticas do time e saia da empresa, muito conhecimento pode ser perdido nesse processo, prejudicando trabalhos posteriores.

Desse modo, os princípios da gestão do conhecimento são:

1. Inteligência competitiva

A inteligência competitiva é o processo de coleta de informações sobre seus concorrentes, com o objetivo de compreender seu modelo de negócios, estratégia e tática. Isto permite analisar o mercado e tomar decisões comerciais mais assertivas, baseadas em dados. Assim, ela é uma parte integrante e significativa do plano estratégico de qualquer organização.

2. Gestão de competências

Nos negócios, a gestão de competências é a prática de identificar as habilidades necessárias para desempenhar efetivamente um trabalho e garantir que as pessoas tenham essas skills. Atualmente, muitas organizações expandem esse conceito para incluir Soft Skills necessárias para que colaboradores e colaboradoras estejam mais satisfeitos e engajados com as funções que desempenham.

Essas competências podem incluir:

• Conhecimento: o que se sabe sobre determinado assunto, seja de forma técnica (Hard Skills) ou prática.
• Habilidades: diz respeito ao quão bem alguém executa uma tarefa. Isso pode incluir o conhecimento de procedimentos (know-how) e outras competências pessoais, como a habilidade de gerenciar conflitos, por exemplo.
• Características: qualidades pessoais que afetam a eficácia de alguém em seu trabalho, como, por exemplo, autoconfiança ou capacidade de solução de problemas, que são consideradas Soft Skills.

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3. Gestão do capital intelectual

Gestão do conhecimento é mais que apenas gerir o conhecimento, trata-se também de promover uma cultura de aprendizado — um ambiente em que o conhecimento possa crescer e florescer. A gestão do capital intelectual é uma das maneiras pelas quais as empresas fazem isso.

O capital intelectual é definido como a soma dos conhecimentos e habilidades de todas as partes interessadas dentro de uma organização. Isto inclui não apenas a experiência de profissionais, mas também como interagem com clientes, fornecedores(as) e como se relacionam entre si, refletindo a própria cultura organizacional.

O capital intelectual de uma empresa consiste em quatro componentes principais:

• Capital humano: conhecimento e habilidades individuais de colaboradores e colaboradoras.
• Capital estrutural: processos, políticas, procedimentos e sistemas internos da empresa.
• Capital do cliente: patrimônio da marca.
• Capital de relacionamento: relacionamentos entre todas as partes envolvidas.

4. Gestão da informação

A gestão do conhecimento e da informação é um dos princípios mais importantes, pois a informação é um dado processado e tem valor para o usuário(a). O conhecimento, por sua vez, surge da compreensão dessa informação e da aplicação prática dessa sabedoria, o que gera a capacidade de utilizá-lo de forma eficaz.

5. Educação corporativa

Como resultado, a gestão do conhecimento tornou-se um aspecto importante da educação corporativa e do desenvolvimento contínuo de equipes, principalmente em tecnologia.

Isto porque a gestão do conhecimento é um processo que facilita o aprendizado e o desenvolvimento, melhora o desempenho de colaboradores e colaboradoras, mas também melhora o desempenho geral da empresa.

Qual é o principal objetivo da gestão do conhecimento?

O principal objetivo da gestão do conhecimento é maximizar o valor do conhecimento disponível em uma organização, promovendo sua criação, compartilhamento, armazenamento e utilização estratégica.

Ao gerir o conhecimento de forma eficiente, as empresas buscam alcançar uma série de benefícios e metas, como mais inovação, qualidade de produtos e serviços, além de eficiência operacional.

Como estruturar um sistema de gestão do conhecimento

Até agora, mostramos os quatro benefícios da gestão do conhecimento: capitalização do conhecimento, melhoria da produtividade, serviço ao cliente melhorado e redução de custos. A seguir, discutiremos como você pode estruturar um sistema de gestão do conhecimento na sua empresa:

Crie uma equipe de gestão do conhecimento

Ainda que seu negócio seja pequeno e esteja começando, é importante envolver o mais cedo possível as pessoas que estão mais entusiasmadas ou que investiram na gestão do conhecimento.

Comece fazendo uma lista de todas as pessoas que lhe vierem à mente. Você também pode utilizar o organograma de sua organização para verificar quais profissionais mais se alinham a essas tarefas.

Desenvolva uma estratégia de gestão do conhecimento

Agora que você já tem uma equipe definida (ou mesmo que não tenha), comece a analisar que tipo de sistemas de gestão do conhecimento (SGC) estão sendo utilizados por outras empresas e considere qual pode funcionar melhor para sua organização.

Você pode descobrir que vários tipos de sistemas de GC trabalham bem juntos para atingir seus objetivos. Comunidades de prática, por exemplo, grupos que compartilham recursos uns com os outros, podem ser muito úteis se emparelhados com uma intranet ou sistema de gerenciamento de aprendizagem que conecta essas pessoas e torna seus recursos compartilhados mais acessíveis a todos na organização.

Crie um sistema de gestão do conhecimento

Uma vez desenvolvida uma estratégia de como seu o seu sistema será estruturado, comece a implementar essas mudanças dentro de sua empresa para que todas as pessoas colaboradoras possam começar a usá-las imediatamente.

Tenha em mente que este processo pode levar vários meses ou até mesmo anos antes de ser totalmente concluído. Uma maneira de fazer isso de forma eficaz é criar um manual interno que contemple os diferentes tipos de tarefas que podem ser realizadas durante suas primeiras semanas de trabalho e nas demais.

Este documento, servirá tanto como uma ferramenta de onboarding para novas contratações, quanto como material de referência para profissionais relembrarem o funcionamento de determinados processos que fazem parte da cultura da empresa.

Ferramentas de gestão do conhecimento que podem te ajudar

Existem várias ferramentas disponíveis que podem auxiliar na gestão do conhecimento dentro de uma organização. Essas ferramentas ajudam a capturar, organizar, compartilhar e acessar o conhecimento de forma eficiente. Abaixo, estão algumas das principais ferramentas de gestão do conhecimento:

• sistemas de gestão de documentos;
• intranets corporativas;
• bases de dados e sistemas de informação;
• redes sociais corporativas;
• ferramentas de gestão da aprendizagem;
• sistemas de busca e indexação.

Além dessas ferramentas de gerenciamento do conhecimento, a sua empresa pode investir em plataformas de capacitação de pessoas para criar os conhecimentos necessários aos objetivos da organização. Neste artigo, por exemplo, listamos os benefícios da Alura Para Empresas na gestão do conhecimento de empresas.

Benefícios da gestão do conhecimento

Implantar a gestão do conhecimento representa, além de um desafio, também agregar valor e benefícios para a empresa, como maior eficiência, tomada de decisões mais assertivas, custos reduzidos, melhor aprendizado e desenvolvimento, atendimento ao cliente e colaboração.

Além dessas vantagens corporativos, aplicações específicas da tecnologia de gestão do conhecimento podem trazer outros pontos positivos, como:

• Mais inovação, devido à capacidade de encontrar mais facilmente especialistas ou áreas com necessidade de inovação.
• Produtos e serviços de melhor qualidade, devido ao uso mais eficaz do conhecimento sobre boas práticas de projeto e produção.
• Melhora no aprendizado organizacional, pois é possível aplicar as lições aprendidas da experiência.
• Aumento da produtividade organizacional.
• Reflexos em Business Agility.
• Maior flexibilidade e adaptabilidade às mudanças.
• Melhoria da comunicação interna.
• Redução do tempo de resposta às solicitações dos clientes.
• Se a empresa criar uma IA com bases nos dados da gestão do conhecimento, também é possível gerar insights por meio de análises do histórico da empresa, automatizar processos e encontrar os pontos fracos e fortes da organização com mais agilidade.

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Como aplicar a gestão do conhecimento na sua empresa?

Para implementar a gestão do conhecimento em sua empresa, é importante seguir algumas etapas fundamentais. Primeiramente, avalie a cultura organizacional. Entenda se ela valoriza a colaboração, o compartilhamento de conhecimento e a aprendizagem contínua. Em seguida, mapeie o conhecimento existente na empresa, identificando áreas-chave de expertise. Capture e documente esse conhecimento de forma organizada e acessível.

Promova o compartilhamento ativo do conhecimento por meio de canais de comunicação e ferramentas adequadas. Estimule discussões, reuniões, mentorias e programas de tutoria. Além disso, invista em programas de desenvolvimento e capacitação para promover o aprendizado contínuo dos colaboradores e colaboradoras.

Utilize tecnologias apropriadas, como sistemas de gestão de documentos e intranets, para facilitar o acesso e o compartilhamento do conhecimento. Enfim, monitore e avalie os resultados por meio de métricas e indicadores estabelecidos. Esteja aberto a feedbacks das pessoas colaboradoras e promova uma cultura de melhoria contínua.

Qual a importância da gestão do conhecimento nas organizações?

A implementação da gestão do conhecimento é um processo contínuo que, quando bem executado, impulsiona a inovação, a eficiência operacional e a vantagem competitiva da empresa.

Para as organizações tirarem o melhor proveito do seu capital intelectual, é preciso desenvolver uma cultura de aprendizado e desenvolvimento contínuo. Isso significa que todos os profissionais da empresa precisam se envolver e se comprometer com o processo de geração, compartilhamento e aplicação do conhecimento.

Além disso, é importante que as empresas criem um sistema de gestão da informação e do conhecimento eficiente, que ajude a identificar os principais problemas e necessidades de colaboradores e colaboradoras, além de oferecer soluções personalizadas.

Para isso, sua empresa pode contar com a parceria estratégica e educacional da Alura Para Empresas. Nossos especialistas estão aptos a criar uma solução personalizada e com foco em resultados para que o seu negócio crie uma gestão do conhecimento eficiente com o uso da tecnologia.

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