Introdução: Trello e Produtividade
Para entendermos por que seu time precisa conhecer o Trello, vamos conhecer a Maria, que já realizou alguns trabalhos de maneira individual, mas foi contratada para trabalhar em equipe na empresa Bytestore. Ela e seu time têm algumas dúvidas sobre como dividir as tarefas de um projeto, definir prazos, responsáveis e priorizar o que é mais importante a ser executado.
Ao pesquisarem sobre ferramentas para aumentar a produtividade, as pessoas da equipe de Maria encontraram o Trello. Descobriram que ele pode ser usado para facilitar o gerenciamento de projetos, e melhorar a forma de lidar com o fluxo de informações e a gestão dos negócios. Assim, para ajudarmos a Maria, vamos aprender mais sobre essa ferramenta e entender as vantagens de usá-la na sua equipe.
Observação: o exemplo de Maria se aplica tanto para quem está na primeira interação com o Trello, quanto para pessoas mais experientes no assunto de produtividade.
O que é Trello? Conhecendo a ferramenta
O Trello é uma ferramenta que oferece um plano gratuito para organizar desde nossas tarefas pessoais até demandas coletivas de uma equipe. Ele possibilita que criemos quadros com listas e adicionemos nelas cartões – ou cards, como costumamos dizer no dia a dia – com itens e tarefas, que são úteis para organizar times e atividades específicas para um determinado conjunto de pessoas.
Vamos conferir na prática como funciona um quadro e encontrar as melhores funcionalidades para Maria e a sua equipe. Na imagem abaixo, temos um exemplo de um quadro de atividades estruturado no Trello.
Trello: como funciona os quadros
Quadro do Trello e o Método Kanban
No quadro do Trello, temos as seguintes colunas, ou etapas das atividades:
- Backlog;
- A fazer;
- Em andamento;
- Concluído.
Esta divisão contribui para a gestão visual, facilitando o acompanhamento das tarefas por meio de cards móveis que contêm a descrição de cada atividade e de evolução de projeto.
Assim, se um membro do time de Maria escolher uma atividade para fazer, esta pessoa deve mover o card, seguindo o fluxo de trabalho utilizado no Kanban.
O card inicia na coluna Backlog, e, à medida que é atualizado, transita pelas colunas de A Fazer, Em Andamento e, por fim, Concluído. Essa é uma forma de acompanhar o andamento do fluxo de atividades e suas respectivas informações, como demostrado no GIF a seguir:
Vantagens do Trello
Como essa ferramenta pode melhorar o dia a dia da equipe que Maria faz parte?
Uma grande vantagem do Trello para o trabalho em equipe são as atualizações colaborativas em tempo real. Então, se a Maria realizar uma mudança no quadro, todos os outros membros poderão acompanhar essa atualização de imediato. Tudo isso, apenas olhando o quadro, que mostra de forma resumida o andamento do projeto. Cada card também contém o histórico de alterações realizadas pelos membros.
Além disso, o Trello possui diversas funcionalidades para organização, como o uso de datas, lembretes e notificações para cartões de atividades, etiquetas, ingresso de membros, checklists e power-ups, como podemos observar na imagem abaixo:
Outra grande vantagem do Trello, é que ele pode ser utilizado em diferentes contextos, não apenas para a situação da Maria e equipe.
Portanto, cabe a você decidir quais funcionalidades fazem mais sentido para você no seu dia a dia.
Funcionalidades do Trello
1. Datas, lembretes e notificações
Por trabalhar constantemente com prazos, é interessante para o time de Maria ter fácil visualização do que está em espera, em execução e entregue. Isso é útil para evitar atrasos que possam atrapalhar o time no objetivo de concluir uma determinada tarefa.
O Trello permite que você determine uma data de início e uma data de entrega daquela tarefa, e também quando uma pessoa do time deverá receber um lembrete sobre o prazo da atividade.
2. Etiquetas
Com o Trello você pode adicionar etiquetas para categorizar as tarefas que foram criadas. Essas etiquetas podem possuir nomes e cores diferentes, auxiliando a equipe na organização de suas atividades.
3. Membros
O time da Maria trabalha com uma divisão de atividades por pessoa. E no Trello, utilizando a funcionalidade de Membros, é possível atribuir determinada tarefa a uma ou mais pessoas específicas do time.
Quando Maria ingressa em um card como membro, ela também recebe notificações por e-mail ou pelo aplicativo para dispositivos móveis do Trello, de quaisquer alterações que sejam feitas no card, sendo útil também para acompanhar o andamento daquela tarefa quando esta for compartilhada com mais pessoas.
4. Checklists
Os checklists são utilizados quando o time da Maria precisa detalhar os passos de uma tarefa e/ou sequências de ações que precisam ser marcadas como concluídas. Considere o exemplo da imagem acima.
No caso da produção do artigo, essa tarefa pode ser dividida em três partes: criação, revisão e publicação. Cada parte seria um item a ser concluído no checklist. O Trello também permite a criação de vários checklists no mesmo cartão.
5. Power-Ups
Uma outra funcionalidade do Trello são os power-ups, ou Superpoderes, que integram em um só local, nesse caso, o Trello. As ferramentas que o time da Maria já utilizava de outras maneiras, como: Calendários, Cronômetros, Agenda, Contadores, entre outros, agora estão disponíveis e tornam o trabalho em equipe muito mais fluido.
Também é possível escolher quais e quantos power-ups adicionar. Alguns exemplos relacionados às atividades associadas a Maria que podem ser feitos com os power-ups são:
- Criar um calendário para visualizar todas as datas de entrega dos seus cards;
- Exibir e anexar seus arquivos do Google Drive;
- Criar votações nos cards em tempo real;
- Automatizar tarefas;
- Adicionar detalhes visuais para personalizar os quadros;
- E muito mais!
Mas lembre-se que nem todos os power-ups são gratuitos, então é importante conferir para cada uso.
Outros recursos interessantes
Compartilhamento de documentos
O Trello possui a grande vantagem de aceitar diferentes formas de anexo, onde você pode disponibilizar no card da sua tarefa diferentes documentos em vários formatos, seja ele pdf, mp4, png, dentre outros. Assim, todos do time conseguem ver os documentos envolvidos no projeto que você está trabalhando.
O limite de espaço para armazenamento varia de acordo com o plano utilizado. Confira as informações de planos disponíveis no Trello, com respectivos preços e permissões.
Comentários
Através dos comentários dentro de cada card as ações podem ser documentadas, de forma que informações sobre o projeto não sejam perdidas.
Menções
As menções são importantes para fazer chamadas de atenção para um membro ou conjunto de pessoas específicas. Ao se utilizar o caractere @ seguido do nome de usuário, o membro recebe uma notificação para aquele local. No Trello, você pode fazer menções nos cards, checklists e comentários.
Filtros e atalhos
O filtro é uma ferramenta útil para consulta de cards no Trello, onde é possível verificar de forma rápida os cards que envolvem determinadas palavras-chave, membros, datas de entrega, etiquetas e muito mais.
O Trello também disponibiliza atalhos que podem facilitar o filtro de cards, entre outras ações.
Conclusão
Nesse artigo, você conheceu um pouco sobre como o Trello pode auxiliar no trabalho de pessoas desenvolvedoras como a Maria, e também viu poderosos recursos para dividir as tarefas de um projeto, definir prazos, delegar responsabilidades e priorizar o que é mais importante a ser executado em equipe.
Além disso, também vimos que o Trello pode ser aplicado em diferentes contextos e situações, devido à grande quantidade de funcionalidades disponíveis e também à sua flexibilidade de operação, que pode auxiliar no dia a dia tanto de uma pessoa, de um projeto, quanto de uma equipe inteira de trabalho.
Produtividade e as Ferramentas para a sua Carreira
E o aprendizado não para por aqui! Para continuar evoluindo seus estudos sobre produtividade, deixamos como indicação o Podcast do Hipsters Tech sobre Trello e outras ferramentas de produtividade, que conta um pouco mais sobre organização e sobre algumas outras ferramentas, inclusive o Trello.
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Estou muito feliz que você tenha chegado até aqui. Te convido a participar da nossa comunidade no Discord para aprendermos e crescermos juntos! Espero que curta os próximos passos da sua jornada e até a próxima.
Agradecimentos Especiais
Iasmin Araújo, Jhoisnáyra Vitória, Emerson Laranja e Marcus Almeida pelas trocas de ideias, sugestões de melhorias e grande apoio prestado durante a escrita deste artigo.
