Trello: o que é, como funciona e os principais recursos

Introdução: Trello e Produtividade
Para entendermos por que seu time precisa conhecer o Trello, vamos conhecer a Maria, que já realizou alguns trabalhos de maneira individual, mas foi contratada para trabalhar em equipe na empresa Bytestore. Ela e seu time têm algumas dúvidas sobre como dividir as tarefas de um projeto, definir prazos, responsáveis e priorizar o que é mais importante a ser executado.
Ao pesquisarem sobre ferramentas para aumentar a produtividade, as pessoas da equipe de Maria encontraram o Trello. Descobriram que ele pode ser usado para facilitar o gerenciamento de projetos, e melhorar a forma de lidar com o fluxo de informações e a gestão dos negócios. Assim, para ajudarmos a Maria, vamos aprender mais sobre essa ferramenta e entender as vantagens de usá-la na sua equipe.
Observação: o exemplo de Maria se aplica tanto para quem está na primeira interação com o Trello, quanto para pessoas mais experientes no assunto de produtividade.

O que é Trello? Conhecendo a ferramenta
O Trello é uma ferramenta que oferece um plano gratuito para organizar desde nossas tarefas pessoais até demandas coletivas de uma equipe. Ele possibilita que criemos quadros com listas e adicionemos nelas cartões – ou cards, como costumamos dizer no dia a dia – com itens e tarefas, que são úteis para organizar times e atividades específicas para um determinado conjunto de pessoas.
Vamos conferir na prática como funciona um quadro e encontrar as melhores funcionalidades para Maria e a sua equipe. Na imagem abaixo, temos um exemplo de um quadro de atividades estruturado no Trello.

Trello: como funciona os quadros
Quadro do Trello e o Método Kanban
No quadro do Trello, temos as seguintes colunas, ou etapas das atividades:
- Backlog;
- A fazer;
- Em andamento;
- Concluído.
Esta divisão contribui para a gestão visual, facilitando o acompanhamento das tarefas por meio de cards móveis que contêm a descrição de cada atividade e de evolução de projeto.
Assim, se um membro do time de Maria escolher uma atividade para fazer, esta pessoa deve mover o card, seguindo o fluxo de trabalho utilizado no Kanban.
O card inicia na coluna Backlog, e, à medida que é atualizado, transita pelas colunas de A Fazer, Em Andamento e, por fim, Concluído. Essa é uma forma de acompanhar o andamento do fluxo de atividades e suas respectivas informações, como demostrado no GIF a seguir:

Vantagens do Trello
Como essa ferramenta pode melhorar o dia a dia da equipe que Maria faz parte?
Uma grande vantagem do Trello para o trabalho em equipe são as atualizações colaborativas em tempo real. Então, se a Maria realizar uma mudança no quadro, todos os outros membros poderão acompanhar essa atualização de imediato. Tudo isso, apenas olhando o quadro, que mostra de forma resumida o andamento do projeto. Cada card também contém o histórico de alterações realizadas pelos membros.
Além disso, o Trello possui diversas funcionalidades para organização, como o uso de datas, lembretes e notificações para cartões de atividades, etiquetas, ingresso de membros, checklists e power-ups, como podemos observar na imagem abaixo:

Outra grande vantagem do Trello, é que ele pode ser utilizado em diferentes contextos, não apenas para a situação da Maria e equipe.
Portanto, cabe a você decidir quais funcionalidades fazem mais sentido para você no seu dia a dia.
Funcionalidades do Trello
1. Datas, lembretes e notificações
Por trabalhar constantemente com prazos, é interessante para o time de Maria ter fácil visualização do que está em espera, em execução e entregue. Isso é útil para evitar atrasos que possam atrapalhar o time no objetivo de concluir uma determinada tarefa.
O Trello permite que você determine uma data de início e uma data de entrega daquela tarefa, e também quando uma pessoa do time deverá receber um lembrete sobre o prazo da atividade.
2. Etiquetas
Com o Trello você pode adicionar etiquetas para categorizar as tarefas que foram criadas. Essas etiquetas podem possuir nomes e cores diferentes, auxiliando a equipe na organização de suas atividades.
3. Membros
O time da Maria trabalha com uma divisão de atividades por pessoa. E no Trello, utilizando a funcionalidade de Membros, é possível atribuir determinada tarefa a uma ou mais pessoas específicas do time.
Quando Maria ingressa em um card como membro, ela também recebe notificações por e-mail ou pelo aplicativo para dispositivos móveis do Trello, de quaisquer alterações que sejam feitas no card, sendo útil também para acompanhar o andamento daquela tarefa quando esta for compartilhada com mais pessoas.
4. Checklists
Os checklists são utilizados quando o time da Maria precisa detalhar os passos de uma tarefa e/ou sequências de ações que precisam ser marcadas como concluídas. Considere o exemplo da imagem acima.
No caso da produção do artigo, essa tarefa pode ser dividida em três partes: criação, revisão e publicação. Cada parte seria um item a ser concluído no checklist. O Trello também permite a criação de vários checklists no mesmo cartão.
5. Power-Ups
Uma outra funcionalidade do Trello são os power-ups, ou Superpoderes, que integram em um só local, nesse caso, o Trello. As ferramentas que o time da Maria já utilizava de outras maneiras, como: Calendários, Cronômetros, Agenda, Contadores, entre outros, agora estão disponíveis e tornam o trabalho em equipe muito mais fluido.
Também é possível escolher quais e quantos power-ups adicionar. Alguns exemplos relacionados às atividades associadas a Maria que podem ser feitos com os power-ups são:
- Criar um calendário para visualizar todas as datas de entrega dos seus cards;
- Exibir e anexar seus arquivos do Google Drive;
- Criar votações nos cards em tempo real;
- Automatizar tarefas;
- Adicionar detalhes visuais para personalizar os quadros;
- E muito mais!
Mas lembre-se que nem todos os power-ups são gratuitos, então é importante conferir para cada uso.
Outros recursos interessantes
Compartilhamento de documentos
O Trello possui a grande vantagem de aceitar diferentes formas de anexo, onde você pode disponibilizar no card da sua tarefa diferentes documentos em vários formatos, seja ele pdf
, mp4
, png
, dentre outros. Assim, todos do time conseguem ver os documentos envolvidos no projeto que você está trabalhando.
O limite de espaço para armazenamento varia de acordo com o plano utilizado. Confira as informações de planos disponíveis no Trello, com respectivos preços e permissões.
Comentários
Através dos comentários dentro de cada card as ações podem ser documentadas, de forma que informações sobre o projeto não sejam perdidas.
Menções
As menções são importantes para fazer chamadas de atenção para um membro ou conjunto de pessoas específicas. Ao se utilizar o caractere @
seguido do nome de usuário, o membro recebe uma notificação para aquele local. No Trello, você pode fazer menções nos cards, checklists e comentários.
Filtros e atalhos
O filtro é uma ferramenta útil para consulta de cards no Trello, onde é possível verificar de forma rápida os cards que envolvem determinadas palavras-chave, membros, datas de entrega, etiquetas e muito mais.
O Trello também disponibiliza atalhos que podem facilitar o filtro de cards, entre outras ações.
Conclusão
Nesse artigo, você conheceu um pouco sobre como o Trello pode auxiliar no trabalho de pessoas desenvolvedoras como a Maria, e também viu poderosos recursos para dividir as tarefas de um projeto, definir prazos, delegar responsabilidades e priorizar o que é mais importante a ser executado em equipe.
Além disso, também vimos que o Trello pode ser aplicado em diferentes contextos e situações, devido à grande quantidade de funcionalidades disponíveis e também à sua flexibilidade de operação, que pode auxiliar no dia a dia tanto de uma pessoa, de um projeto, quanto de uma equipe inteira de trabalho.
Produtividade e as Ferramentas para a sua Carreira
E o aprendizado não para por aqui! Para continuar evoluindo seus estudos sobre produtividade, deixamos como indicação o Podcast do Hipsters Tech sobre Trello e outras ferramentas de produtividade, que conta um pouco mais sobre organização e sobre algumas outras ferramentas, inclusive o Trello.
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Estou muito feliz que você tenha chegado até aqui. Te convido a participar da nossa comunidade no Discord para aprendermos e crescermos juntos! Espero que curta os próximos passos da sua jornada e até a próxima.
Agradecimentos Especiais
Iasmin Araújo, Jhoisnáyra Vitória, Emerson Laranja e Marcus Almeida pelas trocas de ideias, sugestões de melhorias e grande apoio prestado durante a escrita deste artigo.