Produtividade: Responder email, fazer reunião ou trabalhar?

Na empresa existem três coisas que posso fazer: responder emails, fazer reunião ou trabalhar. E assim segue a piada...

Claro que, na verdade, responder um email é uma pequena parte da execução de uma tarefa. Assim como adoro reuniões que são na verdade um trabalho em par ou uma revisão de algum conteúdo que foi criado anteriormente.

Depois de responder 30 emails, 30 mensagens diretas e 4 reuniões ou pareamentos, quando vou escrever um post no blog? Definir a ementa de um curso novo? Bolar a idéia de um novo livro ou testar uma tecnologia? Quando vou produzir algo diretamente palpável?

A categorização que escolhi entre "fazer algo palpável" e "colaborar com outros" foi proposital. A maior parte do meu dia passo colaborando com outros em algo que eles estão fazendo uma vez que sou responsável pela qualidade do conteúdo criado para o Alura. E sou chato.

Mas e esse vazio que sinto? As "minhas" tarefas que não executei? Como encontrar tempo para tudo isso sendo que o dia continua com 24 horas sendo só 8 para meu trabalho direto.

A primeira técnica que quero compartilhar(comecei a usar em 2016) por idéia própria e é bem simples. Até o almoço eu colaboro, eu sento junto, converso com quem quiser conversar. Almoçei, voltei, coloco o fone de ouvido e o mundo agora é meu. Agora eu produzo, tenho meu produto em minhas mãos e só um foco.

Se você é um desenvolvedor, um designer, um jornalista ou qualquer outro profissional cujo tempo de pareamento e colaboração com outro profissional é importante, você já sabe: precisa de um tempo para colaborar. Mas sabe também que se entupir de reuniões e emails pode levar a produzir zero. Balanceie. Comece com uma regra fixa e só pense em flexibilizá-la bem pra frente, quando dominá-la.

Tudo bem Guilherme, de manhã colaboro com outros, puxo outros para opinarem no que fiz, faço as reuniões e opino no que eles estão fazendo. Chega a tarde e vou ter um único foco: minha produção direta.

Mas começa a pipocar mensagens na aba do meu email, pipocam notificações de mensagem privada no messenger da empresa (Slack alguém?), eu abro e desfoco do meu produto. De repente estou indo e vindo de uma aba pra outra. Além do Facebook, que não para de me pingar na aba. Ah, sem contar o o celular, piscando e vibrando com as mesmas notificações de email, messenger, facebook, whatsapp etc.

Como não me distrair com essas notificações e focar a tarde inteira produzindo?

A segunda dica que quero dar é de diminuir suas distrações. Feche a aba do facebook, do email e do messenger. Aliás, ao voltar do almoço você vai dar um único comando: ALT+F4 no windows ou COMMAND+Q no Mac. Feche o navegador. Abra novamente com uma única aba, a do seu trabalho atual.

Mas e o celular? Desativa todas as vibrações e vira ele pra baixo na mesa. Deixe-o voltado pra baixo, para que você não tenha como saber nem que horas são, nem se recebeu mensagem. Desconecte-se do mundo e dos outros. Não desligue o celular, você pode precisar em emergências, claro. Se o seu trabalho não envolve a internet, desligue o wifi. Se você é chato como eu, coloque a plaquinha do lado "reunião agora? só amanhã".

Em dois passos você terá o que todo profissional precisa: um momento de criatividade colaborativa, e um momento de criatividade solitária, reflexão e produção.

O segredo da produção em quantidade não está na qualidade extrema de um profissional, está na sua capacidade de focar. Desligue o que você não precisa. Desligue o que você não quer.

Você não quer aquela outra aba que está aí em cima. Fecha ela agora. Vira o seu celular pra baixo. Se como eu, você voltou do almoço, fecha tudo.

Abra uma aba e começa a produzir. Muito.

ps: tire a foto do seu celular virado pra baixo, de sua placa "reunião hoje, só amanhã" ou cabo de internet/wifi desconectado e compartilhe comigo no twitter com #produtividadedogui