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“A sobrevivência a longo prazo de qualquer empresa depende da sua habilidade de entender e utilizar as forças técnicas e culturais que continuam a acelerar os ciclos de inovação.”
Assim escrevem Jez Humble, Joenne Molesky e Barry O’Reilly em seu livro Lean Enterprise: como empresas de alta performance inovam em escala.
Mídias sociais, transformação digital e inovações empresariais diversas marcam o processo de desenvolvimento de produtos e serviços.
Para atender às exigências do mercado e à expectativa de clientes, as organizações, então, precisam revisitar seus processos e implementar mecanismos que, de um lado, entreguem valor e qualidade, mas que, de outro, sejam viáveis em custos e velocidade.
Por essa razão, o sistema Lean atrai lideranças e profissionais, ao mesmo tempo em que gera qualidade de serviços e produtos, traz eficiência aos processos internos e coloca as pessoas no centro da inovação.
Neste artigo você terá uma visão geral da metodologia Lean: o que é, princípios do Lean Thinking, por que usar ferramentas Lean, metodologias ágeis e seu papel neste cenário, além de como aplicar a gestão Lean às empresas e seus impactos na cultura organizacional e em Business Agility.
O que é a metodologia Lean?
A metodologia Lean, baseada no modelo de produção enxuta da Toyota (TPS ou Toyota Production System), é uma abordagem de gestão que visa otimizar custos e tornar os processos mais eficientes, a partir da melhoria contínua, com foco na entrega de valor.
Como Humble, Molesky e O’Reilly nos contam, um dos principais aspectos do modelo de produção da Toyota era o trabalho em equipe. E por isso, a metodologia Lean também pode ser um diferencial para as empresas.
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Ao abordar o trabalho da fábrica da NUMMI, localizada na Califórnia, e os impactos do TPS nos seus resultados, eles relatam que:
“Os trabalhadores foram enviados para Toyota City, no Japão, para aprender o TPS. Em três meses, a fábrica da NUMMI estava produzindo carros quase impecáveis — entre os melhores da América em termos de qualidade, tão bons quanto os que vinham do Japão — a um custo muito menor do que a fábrica de Fremont havia conseguido. Lee tinha razão em sua hipótese de que ‘era o sistema que trazia problemas, não as pessoas’.”
Para isso, o modelo se apoia em uma cultura de alta confiança, na qual a gestão e a produção estão alinhadas ao objetivo de entrega de qualidade, conforme a demanda e em processo de melhoria contínua.
As pessoas, nessa perspectiva, não são apenas reprodutoras de um trabalho mecânico, mas peças fundamentais para a inovação e a entrega de produtos e serviços de qualidade.
Princípios do Lean Thinking
O pensamento Lean se baseia em 6 fatores, conforme também apontado no texto de Mark Edmead:
- Aumentar o valor entregue a pessoas consumidoras.
- Eliminar custos desnecessários.
- Trabalhar com uma gestão facilitadora.
- Envolver todas as pessoas colaboradoras dentro do processo e objetivo.
- Melhorar continuamente.
- Focar em objetivos de longo prazo.
A partir desses fatores, podemos definir os 5 princípios do Lean:
- Valores: como definidos por clientes.
- Fluxo de valor: tarefas e atividades necessárias para gerar valor.
- Fluxo contínuo: realização de atividades com o mínimo de interrupção.
- Produção puxada: entrega pautada pela demanda de clientes (o que a pessoa quer, quando quer).
- Perfeição: processo de melhoria contínua para entrega de valor com desperdício mínimo.
Veja o vídeo abaixo para entender melhor o que é Lean e a aplicação de seus princípios no contexto corporativo:
Por que usar a metodologia Lean?
Como explicam Jez Humble, Joenne Molesky e Barry O’Reilly:
“O valor a longo prazo de uma empresa não é capturado pelo valor de seus produtos e propriedade intelectual, mas sim por sua capacidade de aumentar continuamente o valor que ele fornece aos clientes — e para atrair novos clientes — por meio da inovação.”
Utilizar as metodologias Lean ou Lean manufacturing nas organizações, assim, contribui, primeiro, para a inovação. Contudo, não se trata de inovar por inovar. Trata-se, sim, de inovar em busca da entrega contínua de valor, levando a outra razão pela qual aplicar a gestão Lean: a relação com clientes.
Muito se tem falado sobre a importância da experiência de clientes (Customer Experience) na oferta de produtos e serviços.
Afinal, diante da alta competitividade do mercado, é a experiência que pauta a escolha entre uma opção ou outra. Essa experiência, entretanto, também se modifica, conforme as inovações mercadológicas e as mudanças sociais.
Sendo assim, os processos Lean contribuem para a qualidade do produto que chega a clientes.
Além disso, sobretudo quando aliada a metodologias ágeis, a gestão Lean oferece foco à cadeia de produção. Consequentemente, isso reflete em aumento de produtividade nas organizações.
Por fim, tendo em vista o objetivo de trazer eficiência aos negócios e reduzir custos, a metodologia Lean contribui na estruturação de processos que evitam o desperdício — de trabalho, de insumos e de dinheiro.
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13 Ferramentas de gestão Lean
É comum que a gestão Lean seja atrelada à utilização de metodologias ágeis. Dessa forma, as empresas podem construir fluxos de produção e melhoria contínua na velocidade exigida pela entrega de valor.
Metodologias como Kanban, stand-up, programação em par são exemplos adotados por diversas organizações.
São ferramentas Lean bastante citadas:
1. 5S (Seiri; Seiton; Seiso; Seiketsu; Shitsuke)
Metodologia para organização e limpeza do local de trabalho:
- Seiri (Senso de Utilização) separa o necessário do desnecessário.
- Seiton (Senso de Ordenação) organiza cada item em seu lugar.
- Seiso (Senso de Limpeza) mantém o ambiente limpo.
- Seiketsu (Senso de Padronização) define padrões para os 3S anteriores.
- Shitsuke (Senso de Disciplina) internaliza os 5S como hábito.
2. A3
Relatório conciso de uma página para resolução de problemas, planejamento ou propostas. Facilita a comunicação e o compartilhamento de informações, seguindo uma estrutura lógica.
3. Andon
Sistema visual (luzes, quadros) que sinaliza problemas ou anormalidades em tempo real, o que permite ação imediata.
4. Gemba
O local real onde o trabalho acontece. Enfatiza a importância de ir ao Gemba para observar, entender e resolver problemas na fonte.
5. Heijunka
Nivelamento da produção, misturando produtos diferentes e ajustando o volume para criar um fluxo de trabalho mais uniforme e reduzir variações.
6. Jidoka
Automação com um toque humano. As máquinas param automaticamente ao detectar um problema. Isso permite que os(as) operadores(as) se concentrem na prevenção e solução de causas-raiz.
7. JIT (Just in Time)
Produzir apenas o necessário, quando necessário e na quantidade necessária. Minimiza o estoque, reduz desperdícios e melhora o fluxo de produção.
8. Kanban
Sistema de controle visual que utiliza cartões para gerenciar o fluxo de materiais e a produção. Os cartões sinalizam a necessidade de reabastecimento, o que evita excessos ou falta de estoque.
9. Kaizen
Melhoria contínua através de pequenas mudanças incrementais. Envolve todos os colaboradores e colaboradoras na identificação e implementação de melhorias.
10. KPIs (Key Performance Indicators)
Métricas-chave que medem o progresso em direção aos objetivos. Permitem monitorar o desempenho e identificar áreas que precisam de melhoria.
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11. PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Ciclo de melhoria contínua:
- Plan (Planejar) define metas e métodos.
- Do (Fazer) implementa o plano.
- Check (Verificar) avalia os resultados.
- Act (Agir) padroniza as melhorias ou corrige os problemas.
12. SMED (Single Minute Exchange of Die)
Técnica para reduzir o tempo de setup de máquinas e equipamentos. Permite produzir lotes menores e aumentar a flexibilidade.
13. TPM (Total Productive Maintenance)
Manutenção produtiva total. Envolve todos os funcionários e funcionárias na manutenção e melhoria dos equipamentos, visando aumentar a disponibilidade e reduzir paradas não planejadas.
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Como usar Lean nas empresas?
Utilizar a metodologia Lean nas empresas requer, primeiro, entender o que é valor. O conceito de valor varia conforme o público e o nicho, e a pesquisa com clientes é a melhor saída.
Por isso, também, as áreas de UX (User Experience) e CX (Customer Experience) são tão relevantes. Elas podem oferecer insights, por exemplo, sobre o que as pessoas que já são clientes gostariam de receber.
No entanto, sempre vale lembrar da importância de pesquisas de mercado e Business Intelligence. O ideal é utilizar dados internos e externos para tomar decisões assertivas acerca da entrega de valor aos clientes.
A partir da definição de valor, é hora de analisar os processos e identificar os gargalos, seja em qualidade, seja em agilidade, em um processo de melhoria contínua.
Investir no conhecimento em Data Science para todas as áreas da empresa é uma sugestão que facilita a correlação de conhecimentos, dados e informações do negócio.
Há um ponto, entretanto, requisito para que todas essas mudanças sejam efetivas e para que o processo se mantenha: mudar a cultura organizacional.
Cultura organizacional pautada pelo desenvolvimento contínuo
Implementar a metodologia Lean nas empresas envolve mudar o mindset e adotar uma cultura organizacional pautada pelo desenvolvimento contínuo.
Sobre isso, Jez Humble, Joenne Molesky e Barry O’Reilly afirmam que:
“A chave para se criar uma empresa enxuta é permitir que as pessoas possam resolver os problemas dos clientes de forma alinhada à estratégia da organização. Para isso, espera-se que as pessoas sejam capazes de tomar decisões locais coerentes com a estratégia — que, por sua vez, é extremamente dependente do fluxo de informações, incluindo ciclos de feedback.”
Construir uma cultura organizacional aberta ao desenvolvimento permite a melhoria dos processos e dos produtos, o que garante também a flexibilidade exigida por um cenário de constantes mudanças. E inclusive, contribui para a antecipação de demandas, conforme os desejos das pessoas consumidoras.
Business Agility
O foco em qualidade e na criação de fluxos de entrega de valor também andam em conjunto aos princípios de Business Agility.
Se o foco da metodologia Lean é melhorar continuamente para entregar valor a clientes, quando e como as pessoas desejam, as empresas, então, precisam também se adaptar aos contextos na velocidade desejada por essas pessoas.
Implementar um processo que entrega valor, portanto, requer pensar em mecanismos que agilizem a tomada de decisão, a experimentação e a inovação.
Por fim, utilizar a gestão Lean nas empresas vem também de incentivar o aprendizado contínuo na busca pela entrega do melhor valor às pessoas. Quanto mais as pessoas se desenvolvem, mais se capacitam para prever cenários, antecipar demandas e entregar qualidade.
Quais os possíveis desafios na implementação do Lean?
Como vimos, implementar a filosofia Lean pode trazer uma série de benefícios para as empresas, mas também exige atenção e planejamento para superar alguns desafios comuns.
Afinal, mudar a cultura organizacional, eliminar velhos hábitos e implementar novas formas de trabalho nem sempre é uma tarefa fácil. Vejamos a seguir, os principais desafios na implementação do Lean.
1. Resistência à mudança
As pessoas tendem a resistir a mudanças, principalmente quando estão acostumadas com uma forma de trabalhar há muito tempo. A implementação do Lean exige uma mudança de mentalidade, com foco em eliminar desperdícios, otimizar processos e buscar a melhoria contínua.
Essa mudança pode ser desafiadora e requer uma gestão eficiente da resistência, com comunicação transparente, treinamento e envolvimento das pessoas colaboradoras.
2. Falta de comprometimento da liderança
O sucesso da implementação do Lean depende do comprometimento da liderança. Se as pessoas líderes não estiverem engajadas e não derem o exemplo, as mudanças não serão sustentáveis. É fundamental que a liderança compreenda e abrace os princípios do Lean, liderando pelo exemplo e incentivando a participação de todos.
Leia também: Como ser uma liderança colaborativa para sua equipe
3. Dificuldade em mudar a cultura organizacional
A cultura organizacional é como a “personalidade” da empresa, e mudá-la pode ser um processo complexo e demorado. O Lean exige uma cultura de colaboração, busca por melhoria contínua e foco no(a) cliente. Se a empresa tiver uma cultura muito rígida, hierárquica ou resistente a mudanças, a implementação do Lean pode ser mais desafiadora.
4. Falta de foco nos processos
Muitas empresas focam apenas nos resultados, sem dar a devida atenção aos processos. O Lean parte do princípio de que processos eficientes geram resultados positivos. É essencial que as empresas mapeiem e analisem seus processos, identifiquem desperdícios e implementem melhorias contínuas.
5. Dificuldade em definir o valor para o cliente
Definir o valor do ponto de vista do(a) cliente nem sempre é uma tarefa fácil. O que é valor para uma pessoa pode não ser para outra. Por isso, é preciso entender as necessidades e expectativas dos(as) clientes, e adaptar os produtos e serviços para atendê-las da melhor forma possível.
6. Falta de treinamento e capacitação
A implementação do Lean exige conhecimento e habilidades específicas. É fundamental que os colaboradores e colaboradoras recebam treinamento para utilizar as ferramentas e técnicas do Lean, para poderem aplicar os conceitos, na prática, e contribuir para a melhoria dos processos.
7. Dificuldade em manter a disciplina
A implementação do Lean é um processo contínuo, que exige disciplina e comprometimento de todas as pessoas. É comum que as empresas comecem com entusiasmo, mas com o tempo deixem de seguir as práticas e os princípios do Lean. É importante criar mecanismos para manter a disciplina e garantir a sustentabilidade das mudanças.
Tire suas dúvidas sobre a Metodologia Lean
A Metodologia Lean tem ganhado cada vez mais empresas adeptas, por otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência das organizações.
No entanto, ela ainda gera muitas dúvidas por ser uma abordagem inovadora. A seguir, respondemos algumas perguntas frequentes para te ajudar a entendê-la melhor.
Quais são as três maneiras de usar o Lean hoje?
Fluxo contínuo: identificar e eliminar desperdícios nos processos de produção e entrega de serviços, garantindo que os produtos e serviços sejam entregues aos clientes de forma rápida e eficiente.
Puxar a produção: produzir apenas o que é necessário, quando é necessário, evitando a sobreprodução e o desperdício de recursos.
Kaizen: melhoria contínua dos processos, buscando sempre eliminar desperdícios e aumentar a eficiência.
Quais os 7 métodos utilizados pela Toyota?
A Toyota utiliza 7 métodos (vistos anteriormente), em conjunto, para criar um sistema de produção enxuto e eficiente, que reduz custos, melhora a qualidade, aumenta a flexibilidade e garante a satisfação do(a) cliente. São eles:
- Jidoka.
- Just-in-time (JIT).
- Kaizen.
- Heijunka (nivelamento da produção).
- Kanban (sistema visual).
- Andon (sistema de alerta).
- Genchi Genbutsu (ir e ver).
Quais são os 8 desperdícios do Lean?
Os 8 desperdícios do Lean, também conhecidos como “muda”, são:
- Transporte: movimentação desnecessária de materiais.
- Estoque: excesso de materiais, produtos em andamento ou acabados.
- Espera: pessoas ou máquinas ociosas aguardando.
- Movimentação: movimentos desnecessários de pessoas.
- Superprodução: produzir mais do que o necessário.
- Processamento: etapas desnecessárias no processo.
- Defeitos: produtos ou serviços que não atendem aos requisitos.
- Talento não utilizado: subutilização das habilidades das pessoas colaboradoras.
Qual a diferença entre Lean e Six Sigma?
Lean foca na eliminação de desperdícios para otimizar o fluxo de valor, enquanto Six Sigma busca reduzir a variabilidade nos processos para melhorar a qualidade e a consistência.
A metodologia Lean usa métodos visuais como mapeamento de fluxo de valor, enquanto Six Sigma emprega ferramentas estatísticas e o ciclo DMAIC. Lean prioriza a velocidade e a eficiência, enquanto Six Sigma se concentra na precisão e na redução de defeitos.
Muitas vezes, as duas metodologias são combinadas no “Lean Seis Sigma” para alcançar o melhor dos dois mundos.
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Leia também: Como desenvolver a alta performance das pessoas colaboradoras?
Referências
- HUMBLE, Jez; MOLESKY, Joenne Molesky; O’REILLY, Barry. Lean enterprise: como empresas de alta performance inovam em escala. São Paulo: Casa do Código, 2017.
