Kanban: o que é, o Método Kanban, principais conceitos e como funciona no dia a dia

Kanban: o que é, o Método Kanban, principais conceitos e como funciona no dia a dia
Roberto Sabino
Roberto Sabino

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Introdução

Mesmo que você nunca tenha trabalhado ou estudado Kanban, se você trabalha com agilidade, é muito provável que já tenha ouvido alguma dessas frases:

  • “Comece pelo que você já tem”;
  • “Pare de começar e comece a terminar”;
  • “Kanban é um método e não um framework;
  • “Kanban e Scrum, é tudo a mesma coisa”;
  • “Kanban é uma metodologia ágil”;
  • “Você precisa limitar o trabalho em andamento”;
  • “Para que isso funcione, precisamos de uma política explícita”;
  • “Para ser ágil, é preciso trabalhar com um sistema puxado”.

Independentemente do seu nível de conhecimento de agilidade, ao final deste artigo você conseguirá entender cada uma dessas frases e saber identificar as que estão corretas, as que estão incorretas e aquelas que fazem parte do universo Kanban.

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O que é Kanban? E para que serve esse método?

Significado da palavra kanban

Primeiramente, precisamos definir que este artigo fala especificamente do Método Kanban e isso é importante porque kanban tem diversos significados diferentes.

Palavra japonesa

A palavra japonesa kanban significa “sinalização” ou “cartão” e poderia ser usada para fazer referência a um sistema de sinalização que utiliza cartões.

Quadro Kanban

Diversas metodologias e frameworks utilizados na agilidade, como o Scrum, por exemplo, utilizam-se de um quadro que podemos chamar “Quadro Kanban”, no qual temos alguns cartões que se deslocam pelo quadro, ou seja, alguns “kanbans”. Por isso, é fundamental ter em mente o que é Scrum e Kanban, para não se confundir.

Lean Manufacturing (ou sistema de produção Toyota)

No sistema de produção Toyota, idealizado pelo engenheiro Taiichi Ohno, nos anos 1950, a palavra kanban foi utilizada para referir-se à sinalização criada para permitir o uso do sistema puxado (detalharemos isso um pouco mais adiante).

Método Kanban

Em 2010, David J. Anderson criou o modelo Kanban para desenvolvimento de software, que combina elementos do pensamento Lean com o pensamento ágil no processo de desenvolvimento de software. Esse novo modelo foi batizado de Método Kanban. Tempos depois, o Método Kanban evoluiria para o uso com outros tipos de produtos, além de software.

Kanban: Método, Metodologia ou Framework?

David J. Anderson sugeriu convencionar o nome Método Kanban sempre com a palavra Kanban escrita com “K” maiúsculo. Isso na tentativa de diferenciar o Método Kanban dos outros significados da palavra kanban (com “k” minúsculo). Anderson descreveu esse método de trabalho no livro “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para o seu Negócio de Tecnologia”, publicado em 2010. Nesse mesmo ano, foi um dos criadores da Kanban University.

Nos materiais da Kanban University, como o Guia Oficial do Método Kanban (que pode ser baixado na própria página web em 17 idiomas, incluindo inglês, português e espanhol) sempre encontramos de forma clara a distinção entre o conceito de Método e Framework. Isso para que os praticantes do Método Kanban tenham clareza de que a função e a forma de implementação deste é um pouco diferente da implementação de um framework, como o Scrum, por exemplo.

Uma metodologia, por outro lado, é muito mais prescritiva e completa que um método ou um framework. Dessa forma, o Método Kanban claramente não pode ser considerado uma metodologia kanban.

Em resumo, o que é o Método Kanban?

Método Kanban é um conjunto de princípios e práticas que tem o objetivo de proporcionar uma evolução na forma que sua equipe (ou empresa) entrega valor nos serviços prestados. No Kanban, eliminamos os desperdícios e melhoramos a entrega contínua de valor através de um sistema puxado.

Embora a frase acima pareça apenas uma peça de marketing, há uma série de conceitos técnicos incluídos nessa explicação, os quais veremos em detalhes neste artigo.

Qual a principal característica do Kanban?

O Kanban se baseia em princípios e características específicas para melhorar a eficiência e a produtividade de uma organização. Vamos conhecer as principais características do Kanban e como elas contribuem para a melhoria dos processos.

  • Produção nivelada: o sistema Kanban visa equilibrar a demanda de trabalho em cada etapa do processo, evitando gargalos e assegurando que a quantidade de trabalho seja distribuída de maneira uniforme. Assim, é possível garantir um fluxo de trabalho leve, contínuo e sem sobrecargas;

  • Redução do tempo de preparação: o Kanban busca minimizar o tempo necessário para configurar e preparar uma tarefa ou processo. Ao reduzir os tempos de troca de ferramentas, configuração de máquinas e outros processos de preparação, é possível aumentar a eficiência e a capacidade de resposta do sistema, permitindo que mais trabalho seja concluído em menos tempo;

  • Layout de máquinas: ao projetar a disposição física de ferramentas como máquinas e equipamentos de trabalho, o Kanban tem o objetivo de otimizar o fluxo de trabalho e reduzir o desperdício. Reorganizando o layout de forma lógica e eficiente, é possível reduzir o tempo de deslocamento e o transporte de materiais, facilitando a execução das tarefas e evitando atrasos;

  • Padronização dos trabalhos: ao estabelecer procedimentos padronizados e claros para a execução de cada tarefa, é possível eliminar as variações e inconsistências, garantindo assim a qualidade e a consistência do trabalho realizado. Além disso, a padronização facilita a aprendizagem e o treinamento de novos membros da equipe, tornando a transição e a integração mais suaves;

  • Aperfeiçoamento contínuo das atividades: por meio da análise de dados e da identificação de oportunidades de otimização, o Kanban incentiva a busca constante por melhorias nos processos. Ao promover uma cultura de melhoria contínua, o Kanban estimula a equipe a identificar e a resolver problemas, eliminando desperdícios, reduzindo tempo de espera e aprimorando a eficiência do sistema.

Essas características trabalham em conjunto para otimizar os processos, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade, tornando o Kanban uma metodologia poderosa para organizações que buscam aprimorar seus fluxos de trabalho e alcançar resultados consistentes.

Quais são os dois tipos de Kanban?

Existem dois tipos principais de Kanban, o Kanban de Produção e o Kanban de Movimentação.

O Kanban de Produção é utilizado em ambientes de manufatura e fabricação. Os cartões representam os itens em diferentes etapas do processo produtivo. À medida que um item é concluído em uma etapa, o cartão correspondente é movido para a próxima etapa, sinalizando que a produção seguinte pode começar. Esse sistema de controle ajuda a equilibrar o fluxo de trabalho, evitando o acúmulo de estoque em etapas específicas e melhorando a eficiência geral da produção.

E o Kanban de movimentação, também conhecido como Kanban de transporte, é utilizado para controlar o fluxo de materiais, componentes ou produtos, entre diferentes locais ou departamentos. Ele é particularmente útil em empresas com múltiplos armazéns, linhas de produção ou pontos de distribuição. Nesse caso, os cartões Kanban são usados ​​para rastrear o movimento físico dos itens para garantir que haja material suficiente disponível em qualquer ponto do processo. Esse sistema visa evitar gargalos de material em áreas específicas, além de otimizar e reduzir atrasos na produção.

A utilização tanto do Kanban de produção quanto do Kanban de movimentação, facilita a sincronização do gerenciamento de estoque e da produção, permitindo operações mais eficientes, melhor controle dos fluxos de trabalho e resposta ágil às demandas do mercado.

Onde é recomendado usar Kanban?

O Kanban é uma metodologia versátil que pode ser aplicada em diversos contextos e setores. Sua abordagem visual e com foco no fluxo de trabalho, o tornam uma ferramenta eficaz para melhorar a gestão e a eficiência em diversas áreas, como:

  • Gestão de projetos;
  • Gestão de TI;
  • Desenvolvimento de software;
  • Gerenciamento de fluxo de produção;
  • Finanças;
  • Logística e cadeia de suprimentos;
  • Design;
  • Marketing; Atendimento ao cliente;
  • Gestão das atividades pessoais;
  • Gestão de fluxo de trabalho em escritórios.

Através do uso do Kanban, as organizações podem ganhar visibilidade, transparência e controle sobre suas atividades, resultando em uma maior produtividade e melhor gerenciamento de prazos. De forma geral, é recomendado utilizar esse sistema em qualquer contexto que envolva a gestão de tarefas, controle de fluxo de trabalho e melhoria da eficiência operacional, por ser um sistema visual e flexível.

Quais as vantagens do Kanban?

Já vimos diversas vantagens do sistema Kanban nos tópicos anteriores. Essa abordagem oferece benefícios significativos para o controle de processos, o aprimoramento da eficiência e a gestão de projetos. Aqui estão mais algumas das vantagens de utilizar o Kanban:

  1. Visualização do fluxo de trabalho: ao utilizar um quadro Kanban, os membros da equipe podem visualizar todas as tarefas, seus estágios e o andamento do trabalho. Essa representação visual permite que todos tenham uma visão geral do projeto, tornando mais fácil entender o progresso e identificar os gargalos;

  2. Dinamismo entre as pessoas: o Kanban promove maior dinamismo entre as pessoas ao incentivar a colaboração, a comunicação transparente e o trabalho em equipe. Através da visualização clara do fluxo de trabalho, todos os membros da equipe têm acesso às informações atualizadas, o que facilita a identificação de tarefas, prioridades e dependências;

  3. Ambiente colaborativo: o Kanban promove um ambiente de colaboração ao incentivar a clareza, a comunicação aberta e o trabalho em equipe, permitindo que todas as etapas do fluxo de trabalho sejam visualizadas e compartilhadas entre os membros do time. Isso cria uma base sólida para a colaboração, pois todas as pessoas têm acesso às informações atualizadas sobre as tarefas, prioridades e dependências;

  4. Autonomia: o Kanban estimula a autonomia e a responsabilidade individual, uma vez que cada pessoa é encorajada a contribuir ativamente para o sucesso do projeto, tomando decisões e agindo de acordo com as necessidades do fluxo de trabalho;

  5. Visibilidade dos impedimentos: o Kanban proporciona a visualização do processo, promovendo a identificação de forma rápida de quaisquer problemas ou obstáculos que possam surgir. Ao visualizar os problemas de forma tangível, a equipe pode tomar medidas imediatas para resolvê-los;

  6. Otimiza o tempo: através da visualização das tarefas e da limitação do trabalho em progresso, o Kanban ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho e a dispersão de esforços. E, com isso, a equipe pode concentrar seus esforços em concluir as atividades com agilidade;

  7. Planejamento diário eficiente: com a visualização do quadro Kanban, a equipe pode facilmente identificar quais tarefas estão prontas para serem iniciadas no dia, quais estão em progresso e quais foram concluídas. Isso facilita a organização e priorização das atividades diárias, garantindo que os recursos sejam alocados de maneira adequada e que as metas sejam alcançadas.

De forma geral, a utilização do Kanban oferece vantagens significativas, por proporcionar maior visibilidade e controle do fluxo de trabalho. Ao adotar o Kanban, as equipes podem aprimorar a produtividade e qualidade dos processos.

Por onde começar

O mais interessante de estudar o Método Kanban é que um dos seus princípios é: “Comece pelo que você faz agora” ou “Comece pelo que você já tem”. Seguindo esse princípio, é importante entender bem a metodologia, método ou framework que você já está utilizando.

Dessa forma, vamos começar o nosso estudo justamente conhecendo os conceitos de agilidade que estão relacionados ao Método Kanban e também são utilizados em outras metodologias ou frameworks.

  • Pensamento Lean (Lean Thinking): Filosofia de gestão inspirada em práticas e resultados do sistema Toyota. Seu foco é entregar mais valor às pessoas que adquirem um produto ou serviço, eliminando desperdícios e corrigindo problemas de maneira sistemática.

  • Pensamento Ágil (Agile Mindset): Podemos considerar como pensamento ágil o conjunto de valores e princípios trazidos pelo Manifesto Ágil, assinado em 2001.

  • Sistema Puxado (em oposição ao “Sistema Empurrado”): Uma das contribuições do engenheiro japonês Taiichi Ohno para o sistema Toyota, e consequentemente para o Pensamento Lean, é o trabalho com o sistema puxado em oposição ao sistema empurrado.

No primeiro tipo de sistema, um determinado serviço ou uma determinada etapa do trabalho só será executada quando o seu valor (seu resultado) for necessário para a linha de produção ou para a entrega de valor final do produto.

O tipo de trabalho com sistema puxado deu origem ao conceito de Just in Time (“somente na hora certa”), que mais tarde se popularizou na indústria e nos serviços.

Entrega de Valor

Mais que um produto ou um serviço, as pessoas querem receber valor. Esse valor é aquilo que faz com que elas paguem pelo produto, é o resultado desejado ao final do processo. Quando alguém aluga um carro ou pede um carro por aplicativo, por exemplo, essa pessoa não quer ter o carro em si, mas, sim, realizar um deslocamento. Neste caso, o deslocamento é o valor desejado.

Desperdícios

A partir do momento que começamos a visualizar o valor que devemos entregar, podemos considerar como um desperdício qualquer parte do processo ou do serviço que executamos e que não agrega uma parte desse valor final, mas nem todo desperdício é dispensável.

Breve história do Agile no Brasil - Hipsters Ponto Tech #295

Ouvir um pouco de:
Breve história do Agile no Brasil – Hipsters Ponto Tech #295

Principais assuntos deste episódio:

  • História do Agile;
  • Agile;
  • Scrum;
  • Kanban;
  • Lean;
  • Empresas e squads.

Participantes:

O Kanban substitui o Scrum?

Imagino que agora esteja muito mais fácil entender a frase que usamos para definir o Método Kanban no item Em Resumo, o que é o Método Kanban. Talvez seja o momento de reler a frase, tentando entender um pouco melhor. Volte lá e releia!

Após entender essa definição, normalmente a dúvida que surge é: o Kanban substitui o Scrum ou o complementa?

Resposta Teórica

A resposta para essa pergunta é um pouco mais complexa do que pode parecer. Na verdade, Kanban e Scrum são “coisas” diferentes.

Scrum é um framework leve que ajuda pessoas, times e organizações a gerar valor por meio de soluções adaptativas para problemas complexos (definição presente no Scrum Guide 2020.

Kanban é um método baseado no Pensamento Lean e no Pensamento Ágil, voltado a melhorar a execução dos serviços, entregar valor de maneira constante e evoluir continuamente o sistema de produção, através da resolução sistemática de problemas.

Resposta Prática

Na prática, grande parte das equipes faz uma escolha entre Scrum e Kanban de acordo com seu ambiente e suas necessidades. Contudo, muitas vezes essa decisão acaba sendo tomada por influência do que o criador da técnica de casos de uso, Ivar Jacobson, chamou de “Guerra dos Métodos”, a “propaganda” feita por cada um dos “métodos” (neste caso, “método” engloba framework e metodologia também) como sendo a “solução para todos os problemas”.

Minha opinião pessoal

A força do marketing do Framework Scrum é muito maior que a dos demais métodos utilizados em agilidade. Isso se deve em parte pela facilidade de compreender o framework, mesmo que sua aplicação correta seja extremamente complexa, e também pelos esforços dos criadores do Scrum em disponibilizar cursos e certificações.

Contudo, a facilidade de implantação do Método Kanban e os resultados mais rápidos, mesmo em times que conhecem pouco de agilidade, deveriam ser mais considerados. A escolha pode ser feita de maneira muito mais técnica, conhecendo com um pouco mais de profundidade tanto o Framework Scrum quanto o Método Kanban.

O que são métodos ágeis? #HipstersPontoTube

Quais são as 4 principais regras do Kanban?

O Kanban é uma metodologia de gestão que segue quatro principais regras para uma aplicação eficaz. Confira quais são as regras fundamentais para o funcionamento do sistema Kanban e para o alcance de seus benefícios:

1ª Regra - Começar com o que tem agora: a primeira regra do Kanban nos lembra que devemos começar reconhecendo o cenário atual. Isso significa que não há necessidade de uma reestruturação completa ou de mudanças grandiosas. Devemos entender o fluxo de trabalho existente, visualizá-lo em um quadro Kanban e identificar as etapas e atividades envolvidas. A partir do ponto em que estamos, podemos melhorar gradualmente, evitando interrupções e minimizando a resistência à mudança.

2ª Regra - Buscar mudanças graduais: o Kanban valoriza a evolução e o progresso contínuo. Em vez de grandes mudanças disruptivas, a metodologia favorece melhorias evolucionárias e incrementais. Assim, todos os colaboradores e colaboradoras devem concordar em buscar mudanças graduais e constantes, visando aprimorar o fluxo de trabalho e os processos. Essa abordagem promove uma cultura de aprendizado contínuo e adaptação às necessidades em constante mudança.

3ª Regra - Respeitar o processo atual, papéis, títulos e responsabilidades: o Kanban respeita e valoriza o conhecimento e as responsabilidades existentes. A terceira regra enfatiza que é importante respeitar o processo atual, os papéis, os títulos e as responsabilidades das pessoas envolvidas. O Kanban não impõe uma estrutura rígida, mas permite que as equipes trabalhem dentro do contexto e da cultura organizacional existentes. Essa abordagem favorece a colaboração e o engajamento, reconhecendo a experiência e o valor das pessoas envolvidas.

4ª Regra - Todas as pessoas Liderando: o Kanban promove a liderança em todos os níveis da organização, ou seja, proporciona a participação ativa de todas as pessoas envolvidas. Cada uma é incentivada a assumir a responsabilidade pelo seu trabalho, tomar decisões e contribuir para o sucesso geral do projeto. A liderança não é restrita a cargos formais, mas é encorajada em todos os níveis, permitindo a colaboração e o empoderamento de cada profissional.

Ao seguir essas quatro principais regras do Kanban: começar com o que é feito atualmente, buscar mudanças graduais e incrementais, respeitar o processo atual, papéis, títulos e responsabilidades, e promover a liderança em todos os níveis, as equipes podem implementar o Kanban de forma eficaz, promovendo uma cultura de melhoria contínua e aumentando a eficiência e a colaboração em seus processos de trabalho.

Quais são as três fases do Kanban?

De maneira geral, o sistema Kanban possui 3 fases diferentes. Conheça a seguir quais são elas e como elas funcionam:

To Do (A fazer): representa as tarefas ou itens que ainda estão por fazer. Essa é a primeira etapa do processo, na qual as demandas são registradas e priorizadas. As tarefas nesta fase podem estar esperando para serem iniciadas ou aguardando a disponibilidade de recursos. Essa coluna ou seção no quadro Kanban serve como um reservatório para futuras atividades.

Doing (Em andamento): nessa etapa, as tarefas antes pertencentes à coluna "To Do", são movidas para a coluna “Doing” e atribuídas aos membros da equipe. O trabalho então é iniciado e progride até sua conclusão. Essa coluna no quadro Kanban mostra as tarefas que estão sendo trabalhadas e em processo de execução. É importante limitar o número de tarefas em andamento, para evitar sobrecargas e manter o fluxo de trabalho equilibrado.

Done (Concluído): quando uma tarefa é finalizada, ela é movida para a coluna "Done" no quadro Kanban. Essa etapa representa o progresso alcançado e o trabalho realizado. A coluna "Done" serve como um indicador visual das tarefas que foram concluídas com sucesso. É uma fonte de motivação para a equipe, pois permite uma visão clara das realizações.

Essas três fases do Kanban - To Do, Doing e Done - proporcionam uma representação visual clara do fluxo de trabalho, além de ajudarem a equipe a acompanhar e gerenciar suas tarefas de forma eficaz, ao movimentar os quadros de atividadespelas fases do Kanban.

Conhecendo Melhor o Método Kanban

Agora é o momento de mergulharmos um pouco mais a fundo no Método Kanban e conhecermos melhor os seus detalhes. Faremos isso de uma maneira evolutiva, como o próprio método preconiza.

A primeira parte do estudo do Método Kanban consiste em compreender seus Princípios e Práticas, que nortearão toda a caminhada no aprendizado e na implantação deste método.

Gráfico de pizza dividido em três partes iguais. Na parte de cor verde lê-se Princípios da Gestão de mudanças, na parte rosa lê-se princípios da entrega de serviços e na parte azul lê-se práticas gerais. Existem setas no sentido horário que seguem as bordas de cada parte.

Quais são os Princípios do Kanban?

Princípios são direcionadores que nos ajudam a tomar decisões em relação aos desafios que aparecem no processo de implantação e utilização do método. São as diretrizes gerais que nos ajudam a saber que caminho seguir quando as dúvidas surgirem.

Podemos dividi-los em Princípios Focados na Gestão de Mudanças e Princípios Focados na Entrega de Serviços. A diferença entre eles é que a gestão de mudanças trata da própria evolução da utilização do método ao longo do tempo, enquanto o foco em entrega de serviços refere-se ao andamento do trabalho no dia a dia.

Imagine que você trabalha em uma equipe de manutenção de sistemas. A evolução do método é a melhoria contínua na forma como a equipe usa o método para trabalhar, enquanto a entrega de serviços é a própria execução das atividades de correção de bugs e melhorias.

Princípios da Gestão de Mudanças

O Kanban é um método “evolutivo” e “evolucionário”: o próprio método deve evoluir continuamente para melhorar a entrega de valor enquanto promove uma evolução do serviço prestado pela equipe que o utiliza. Esse conceito faz com que o Método Kanban seja de fácil implementação, porém, com foco em melhoria contínua.

Para manter essa evolução contínua do método, é necessário observar os princípios focados na gestão de mudanças, que são:

  • Comece pelo que você faz agora;
  • Obtenha acordos;
  • Encoraje atos de liderança em todos os níveis.

A observação destes princípios tem como objetivo facilitar a implementação do uso do método, mantê-lo em contínua evolução e, ao mesmo tempo, forçar seus e suas praticantes a estudarem e compreenderem melhor como o método interage com o seu ambiente e os problemas do dia a dia.

Princípios da Entrega de Serviços

Os princípios relacionados à entrega de serviços nos ajudam a monitorar o andamento do trabalho do time e a buscar o aumento do valor entregue.

Para manter o time focado nesse aumento de valor, seguimos os princípios:

  • Compreender e focar nas necessidades e expectativas dos e das clientes;
  • Deixar as pessoas colaboradoras se auto-organizarem;
  • Revisar regularmente seu sistema e suas políticas.

É normal que o trabalho do dia a dia do time gere alguns conflitos em decorrência de formas diferentes de pensar e resolver problemas. Observando estes princípios, fica mais fácil tomar as decisões que podem ajudar o time a trabalhar de forma mais coesa.

Como se aplica o método Kanban no dia a dia?

Uma dificuldade comum no uso dos princípios de qualquer método ou framework é que eles não respondem às perguntas do dia a dia. A forma correta de utilizar os princípios é pensar neles sempre que uma decisão tiver que ser tomada, e verificar se essa decisão de alguma maneira fere este princípio. Sempre que uma decisão ferir um princípio, devemos rejeitá-la e buscar uma forma mais adequada de resolver a situação.

Práticas do Kanban

Após conhecer os princípios, é necessário compreender as Práticas Gerais, para compreender de fato como o Kanban pode ser usado no dia a dia. Podemos dizer que essas práticas são ações concretas que devemos ter diariamente, ora como direcionadoras efetivas para as nossas ações, ora como exemplo para desenvolvermos nossas próprias práticas.

Neste ponto do nosso estudo, vale lembrar que o Método Kanban não é prescritivo, de maneira que muitas vezes é necessário desenvolvermos nossas próprias práticas ou até mesmo nossos próprios princípios, desde que respeitemos o que está definido nas bases do método.

A seguir, veremos cada uma das práticas, uma explicação da sua razão de existir e alguns exemplos de como montar um sistema Kanban.

1. Visualizar o Trabalho

Criar um modelo visual que reflita como a equipe trabalha e nos permita visualizar o trabalho em andamento, é uma das práticas gerais do Método Kanban. A ideia é materializar o trabalho intelectual.

Vale lembrar que o Método Kanban foi desenvolvido especificamente para o desenvolvimento de software e depois adaptado a outros tipos de serviços, sempre focado no trabalho intelectual.

É possível, inclusive, dizer que essa prática é essencial a ponto de o próprio nome do método refletir a criação de uma sinalização do trabalho para que o mesmo possa ser visualizado (lembre-se do significado da palavra kanban em japonês).

Quadro de cor cinza com o título “Exemplo de Quadro Kanban”. Ele está dividido em 6 colunas, da esquerda para direita, com cabeçalhos em fundo verde com os títulos, respectivamente, Backlog, Em análise, Fazendo, Testando, Em Piloto e Entregue. A coluna de backlog está na cor verde e as demais na cor branca.

A forma mais comum de visualizar o trabalho é criando um “quadro Kanban” e adicionando cartões nos quais possamos colocar as demandas que estão sendo trabalhadas, como na figura abaixo:

Kanban e o fluxo de trabalho – Hipsters #74

Ouvir um pouco de:
Kanban e o fluxo de trabalho – Hipsters #74

Principais assuntos deste episódio:

  • Metodologia Ágil;
  • Kanban (aprofundamento);
  • Fluxo de trabalho;
  • Dia a dia da agilidade e das empresas.

Participantes:

2. Limitar o Trabalho em Progresso (WIP)

A frase “Pare de começar, comece a terminar”, que vimos no começo do artigo, refere-se à prioridade de finalizar o trabalho que já está em andamento, em vez de começar um trabalho novo. O Trabalho em Progresso ou Work-in-Progress (WIP) é uma das mais importantes métricas do Método Kanban (falaremos detalhadamente sobre as métricas mais a frente).

O estudo das métricas dos times que acompanham a própria produtividade mostra que, quando o trabalho em progresso está muito alto (acima do limite ideal do time), a produtividade começa a declinar. Isso se deve, muitas vezes, à alta complexidade nas relações entre o time e à falta de foco nos serviços mais importantes naquele momento.

É comum que as equipes que começam a utilizar o método questionem se essa prática é realmente efetiva, mas, com o passar do tempo e a análise das métricas, costuma ficar bem claro que o aumento do WIP pode, sim, prejudicar a produtividade, caso exceda o limite ideal.

3. Gerenciar o Fluxo

O fluxo é o movimento do trabalho que pode ser facilmente observado através dos Quadros Kanbans e do uso de métricas. Quanto mais contínuo e previsível for o fluxo de trabalho, mais bem gerenciado ele estará.

As métricas são grandes aliadas na aferição da “saúde” do fluxo de trabalho, mas o próprio quadro pode mostrar um pouco desse fluxo visualmente. É aqui que a prática de gerenciar o fluxo apoia-se na de visualizar o trabalho. Importante destacar que as práticas se inter-relacionam e geram a base do método.

4. Tornar as Políticas Explícitas

Tudo o que se refere ao funcionamento do sistema Kanban pode ser considerado uma política:

  • Critérios para puxar/mover os itens;
  • Limites de WIP;
  • Classes de Serviços.

Tornar as políticas explícitas facilita a comunicação e a interação do time, de maneira que todas as regras a serem seguidas no dia a dia estarão claras e acessíveis a todas as pessoas.

5. Estabelecer Ciclos de Feedback

Estabelecer ciclos de feedback significa criar uma cadência de trabalho de forma a propiciar a evolução, não só do modo de trabalho, mas também da própria entrega dos serviços.

As cadências são normalmente marcadas por reuniões que definem o andamento daquele item. Podemos utilizar como exemplo a cadência do trabalho diário, que é feita por meio da Reunião do Time Kanban.

Essa reunião facilita a visualização do trabalho pelo time, destacando o serviço que está mais próximo de ser concluído e onde o time deve focar seus esforços naquele dia.

É importante destacar que, assim como todos os aspectos do Método Kanban, estabelecer cadências também depende do ambiente e das necessidades de cada time. Somente as dificuldades e as oportunidades do trabalho diário mostrarão, por exemplo, se o time deve ou não usar a cadência do time Kanban diariamente.

6. Melhorar Colaborativamente, Evoluir Experimentalmente

Entender os ciclos de melhoria contínua é um trabalho colaborativo que envolve todas as pessoas do time.

Porém, a equipe deve estabelecer um ambiente propício à experimentação e aos erros controlados. Ambientes hostis à experimentação dificultam os ciclos naturais de evolução.

Como Adotar o Método Kanban na Minha Equipe?

Quando entendemos adequadamente a filosofia do Método Kanban, torna-se um pouco mais fácil a implantação deste método. Um erro muito comum no momento de implantar o Kanban é compará-lo com o Framework Scrum.

Como já vimos, o Scrum é mais prescritivo e necessita de todos os seus elementos desde o primeiro dia da implantação para que o time funcione adequadamente. Já no caso do Método Kanban, “começamos pelo que já temos” e “evoluímos continuamente”.

Trocando em miúdos, começamos o dia zero praticamente trabalhando da mesma forma que já trabalhávamos antes, somente começando a aplicar os princípios e práticas do método de modo a evoluir o nosso formato de trabalho até chegar a um “Sistema Kanban Completo”.

Vamos estudar agora os principais pontos necessários para fazer uma implantação do Kanban em sua empresa ou equipe.

Passo 1: Entenda a Filosofia do Método

As práticas “Comece pelo que você já tem” e “Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente” são fundamentais para entender o primeiro passo na implantação do Método Kanban.

Quando entendemos que o Kanban nos fornece um conjunto de práticas e princípios que podem ser acoplados ao trabalho que já fazemos, sem que seja necessário fazer mudanças bruscas no início da implantação, tudo parece mais fácil. Além disso, tais mudanças serão implementadas gradualmente.

Infelizmente, a maioria das implantações segue o ritmo de um framework ou de uma metodologia, onde grandes alterações são feitas já no primeiro dia. Não cometa esse erro! Siga as práticas do próprio método.

Passo 2: Faça Diagnósticos

Utilize as práticas de visualizar o trabalho e gerenciar o fluxo para começar a identificar os pontos em que as primeiras alterações devem ser feitas. Simplesmente criando seu quadro Kanban e colocando o fluxo de trabalho à vista de todas as pessoas, os principais pontos de melhoria surgirão naturalmente.

Passo 3: Utilize Métricas

Detalharemos um pouco mais adiante as principais métricas utilizadas no Método Kanban, mas é importante que desde o primeiro momento de implantação o time tenha claro que “aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar”. Essa frase é de autoria de William Thomson, físico irlandês mais conhecido como Lord Kelvin, e é praticamente um mantra do Kanban.

A prática de gerenciar o fluxo do trabalho inclui medir o funcionamento desse fluxo para que seja possível evoluí-lo.

Passo 4: Comece a Formalizar as Políticas Explícitas

No início, o time está um pouco perdido com as novidades e é difícil formalizar as políticas de trabalho. Entretanto, com o passar do tempo, começa a ficar mais claro o funcionamento do dia a dia e as políticas podem ser detalhadas e formalizadas. Mantenha esse detalhamento por todo o ciclo de implantação.

Passo 5: Estabeleça Limites de WIP

Quando o time começa a ganhar um pouco mais de ritmo, é possível determinar alguns limites de Trabalho em Progresso (Work-in-Progress) e estabelecer limites formais. Esses limites de WIP, aliados à medição contínua, favorecem a melhoria do tempo de entrega e da vazão, que estudaremos um pouco mais à frente quando detalharmos as métricas.

Passo 6: Crie os Ciclos de Feedback

Somente após os primeiros desafios e os primeiros ajustes é possível começar a visualizar os ciclos de feedback. Provavelmente o seu time já tenha ciclos de feedback e reuniões periódicas sobre determinados assuntos, porém, agora o desafio é adequá-los à filosofia do Método Kanban.

Passo 7: Mantenha a Evolução Constante

Continue revisando os passos e evoluindo continuamente, buscando manter-se fiel às bases de princípios e práticas preconizadas pelo método.

Aprofundando seu Conhecimento: Básico

Se você chegou até aqui, parabéns! Você já conhece todos os elementos básicos do Método Kanban e entende com facilidade uma sequência básica de implantação.

Contudo, a implantação e o uso do método no dia a dia trarão vários desafios para os quais necessitamos de um conhecimento um pouco mais aprofundado. A partir deste ponto do nosso artigo, vamos estudar de maneira mais detalhada alguns pontos importantes.

Antes, porém, vamos verificar o que aprendemos.

01) Compartilhando o que você aprendeu

Uma das formas mais reconhecidas de aprender é compartilhando o seu conhecimento. Por isso, te convido a compartilhar conosco nas redes sociais, principalmente no LinkedIn, aquilo que você achou mais interessante até agora.

Você pode criar uma explicação rápida de uma das práticas do Método Kanban, por exemplo, e colocar a hashtag #AprendinoBlogdaAlura. Ah, não esquece de me marcar Roberto Sabino e marcar a Alura também. ;)

02) Curso na Plataforma da Alura

Para aprofundar-se no Método Kanban, recomendo o curso Kanban, Análises para Implementação que está disponível na plataforma.

Utilizando Métricas

Como já vimos, as métricas são fundamentais para a utilização e evolução do Método Kanban. Podemos usar diferentes tipos de métricas, a depender do nosso produto e do ambiente em que estamos. Contudo, algumas são amplamente usadas, pois, além de terem grande embasamento matemático, também trazem uma certa padronização para os diferentes praticantes do método.

Teoria das Filas

Um dos maiores suportes para o uso de métricas em Kanban é a teoria das filas, um ramo da matemática e da estatística que permite estudar o comportamento das filas de atendimento em sistemas simples e complexos.

Imaginemos, por exemplo, uma fila para comprar pão na padaria. Caso a padaria tenha duas filas, mas duas pessoas atendendo (uma para cada fila), o comportamento dessas filas será diferente de outra padaria onde há uma fila única e duas pessoas atendendo.

Claro que, para uma padaria, é quase óbvio que o melhor é ter uma fila única com um ou mais atendentes. Isso é tão natural que quase todas as padarias funcionam dessa forma.

Por outro lado, quando queremos pedir para fatiar frios, normalmente entramos em outra fila, já que o comportamento da fila para o pão é diferente do comportamento para a fila dos frios.

E quando temos que atender pessoas com prioridade, como idosos ou pessoas com alguma deficiência? Neste caso, normalmente temos uma “fila prioritária”.

Agora, imagine algumas situações específicas:

  1. Domingo pela manhã, muitas pessoas resolvem comprar pão: perceba que, se há uma demanda específica em uma única data, não vale a pena contratar mais pessoas, porque não haverá serviço (ou demanda) para elas fora daquele horário específico;

  2. Demanda prioritária alta: por alguma aleatoriedade que desconhecemos, a fila de atendimento prioritário fica maior que a fila “regular”. O que se pode fazer neste caso?

  3. Em um feriado, várias pessoas resolvem comprar pão e frios: imagine uma situação em que as duas filas estão acima da média e há uma correlação entre ambas. O que podemos fazer para agilizar o atendimento?

Com esses exemplos simples, já podemos perceber que há uma complexidade em dimensionar (para sistemas de filas mais complexos):

  • Qual “capacidade” devemos disponibilizar para atender às pessoas?
  • Nosso atendimento está dando “vazão” aos pedidos?
  • É necessário “criar” novas filas?
  • O “trabalho em progresso” está muito alto?

Sistema Kanban é um Sistema de Filas

Para compreender como a Teoria das Filas pode nos ajudar na implantação e operação do Método Kanban, é importante deixar claro que o Sistema Kanban é um Sistema de Filas. Muitas vezes, veremos referências ao Kanban como Sistema Kanban.

A diferença entre Método e Sistema é que o método é o conjunto de princípios e práticas que devemos respeitar para receber seus benefícios, enquanto o sistema se refere à operação feita com o método.

Se estivermos usando Kanban para criar uma nova funcionalidade de um aplicativo web, por exemplo, o nosso Sistema Kanban em operação corresponde a:

  • A forma como utilizamos o quadro;
  • Como interagimos com os membros do time;
  • A quantidade de serviços que estamos entregando;
  • A quantidade de Trabalho em Progresso que temos em média, entre outros aspectos do dia a dia.

Lei de Little

Desenvolvida por John Little no início dos anos 1960, a Lei de Little é uma das leis que compõem a teoria das filas e relaciona o número de clientes com o tempo médio despendido no sistema. Traduzindo para as métricas que vamos usar como base no Kanban, poderíamos dizer que:

Diagrama com título “Lei de Little (teoria das filas). Fundo amarelo, imagens em vermelho e texto em preto. A primeira imagem mostra setas em sentido horário fechando um ciclo, com o texto “lead time e tempo de atendimento”. Ao lado um sinal de igual. Ao lado um ícone representando uma fábrica com o texto WIP e Trabalho em andamento. Ao lado um sinal de divisão .Ao lado setas intercaladas para a direita com o texto Throughput e Tempo de vazão.

Para que cada um dos componentes dessa equação fique muito claro e que ele faça sentido, vamos estudar cada uma das métricas mais utilizadas no Kanban.

Métricas mais utilizadas no Kanban

Tempo de Atendimento (Lead Time)

Tempo de Atendimento ou Lead Time é o tempo que leva para que um pedido (serviço) que atingiu o chamado “ponto de compromisso” chegue até o final do Sistema Kanban, a última coluna do quadro, que normalmente é a coluna “Finalizado” ou “Entregue”.

Importante compreender que o ponto de compromisso é o momento do fluxo de trabalho em que o ou a cliente entende que o serviço está sendo executado e isso pode ser “combinado”.

Utilizando o quadro abaixo como exemplo:

Quadro de cor amarela com o título “Métricas com Kanban”. Ele está dividido em 6 colunas, da esquerda para direita, com cabeçalhos em fundo vermelho com os títulos, respectivamente, Backlog, Análise, Fazendo, Teste, Finalizado. A coluna de teste está subdividida em outras duas com os títulos “Aguardando” e “Testando”. A coluna de backlog está na cor vermelha e com 7 quadrados amarelos representando post-its. A coluna de Análise está na cor vermelha e com um quadrado amarelo tipo post-it em que está escrita a letra A. As outras colunas são brancas e estão vazias. Há uma seta apontada para a coluna de Análise indicando que ela é o ponto de compromisso.

Podemos combinar com nossos e nossas clientes que o ponto de compromisso é a coluna “Análise”.

Com isso, os serviços que estiverem em Backlog ainda não estão em andamento. A partir do momento que o cartão (requisição de serviço) estiver em Análise, começamos a contar o Lead Time ou Tempo de Atendimento.

Assim que o serviço for entregue e o cartão movido para a coluna “Finalizado”, fechamos a contagem do tempo.

Como fazer a contagem de tempo

Normalmente a contagem de tempo deve ser definida em uma política explícita que diga as regras de como esse tempo será contado. Deixo como exemplo a política que definimos no curso “Kanban Métricas”, que está disponível na plataforma:

  • Política de medição de lead time:

    1. O lead time será medido em dias úteis (DU);
    2. A data inicial será a “Data de Início de Análise”;
    3. A data final será a “Data de Finalizado”;
    4. Não será considerada a hora de início nem de fim;
    5. O tempo mínimo medido será um dia útil (1 DU);
    6. Serão indicadores os seguintes cycle times:
      • Desenvolvimento: começa na data inicial de Análise e termina na data inicial de Teste/Aguardando;
      • Teste: começa na data inicial de Teste/Aguardando e termina na data final de Teste/Aguardando.

Seguindo essa política, quando o cartão chegar à coluna “Análise” começaremos a contar o tempo em dias úteis. Ao chegar a “Finalizado”, encerramos a contagem.

Lembre-se: as métricas devem ser medidas várias vezes e gerar médias de contagem, já que de uma contagem isolada para outra pode haver muita diferença.

Algumas das medidas podem gerar pontos fora da curva por uma série de motivos.

A política também definiu 2 Tempos de Ciclo, que explico no item abaixo.

Tempo de Ciclo (Cycle Time)

Tempo de Ciclo ou Cycle Time é uma medida normalmente usada para contar o tempo gasto para executar uma das etapas do processo, como, por exemplo, o tempo de ciclo de análise. Poderíamos definir esse tempo como os dias úteis que o serviço permaneceu na etapa de análise.

Contudo, também podemos definir tempos de ciclo de etapas significativas do processo, como, no exemplo, a política apresentada acima.

Nela, um cartão deve ser medido desde o momento em que inicia a análise até chegar ao ponto de testes. Neste caso, o ciclo é importante porque reflete o trabalho da equipe de desenvolvimento até que o item fique disponível para a equipe de testes.

Use os tempos de ciclo para prover métricas importantes e melhorar o fluxo.

Trabalho em Progresso (Work-in-Progress)

Assim como vimos que umas das práticas do Método Kanban é limitar o trabalho em progresso, essa medida será uma importante métrica para a evolução de todo o sistema.

Trabalho em Progresso ou Work-in-Progress (WIP) muitas vezes é a chave para a evolução inicial da produtividade de um time que começa a usar o Kanban. Por definição, todo cartão que já atingiu o ponto de compromisso e ainda não está terminado é um Trabalho em Progresso. Além disso, pode-se contar WIP por coluna. Por ciclo, considerar o WIP médio e outras variações deste indicador.

Vazão (Throughput)

A Vazão ou Throughput, que também pode ser chamado de Taxa de Transferência Média, é a quantidade de serviços (cartões) finalizados em um período. Esta é uma importante métrica da velocidade com que o time entrega valor.

Agora, podemos entender a Lei de Little: O tempo médio de atendimento é igual ao trabalho em progresso médio, dividido pela vazão do sistema!

Conhecendo Melhor as Métricas

Para aprofundar-se no tema métricas, recomendo o curso Kanban, Evoluindo suas Entregas com Métricas que está disponível na plataforma.

Quadro Físico ou Quadro kanban Online?

Muitas vezes, o início de utilização do método é feito com um quadro físico (um quadro branco na parede) ou alguma outra forma de visualizar o trabalho.

Eu, particularmente, gosto dessa prática, porque começar um método novo e ainda utilizar uma ferramenta nova é muito desafiador e pode tirar o foco da melhoria do processo.

Com o passar do tempo, fica difícil utilizar métricas, emitir relatórios de produtividade e fazer comparações de métricas a partir de um quadro físico. Esses e outros pontos podem ser um indicativo de que está na hora de usar um quadro eletrônico, que também podem ser chamados de e-Kanban ou Kanban eletrônico.

A verdade é que as principais ferramentas de gestão de projetos e produtos do mercado dão suporte ao Método Kanban. Destaco abaixo 3 delas:

Trello

  • Empresa Criadora: Atlassian;
  • Nível de Dificuldade de Uso: Fácil;
  • Integrações: Power-Ups;
  • Indicação: Pequenas e Médias Empresas;
  • Site: site oficial do Trello

Métricas kanban no Trello | #AluraMais

Jira

  • Empresa Criadora: Atlassian;
  • Nível de Dificuldade de Uso: Alto;
  • Integrações: Altamente Customizável;
  • Indicação: Empresas Médias e Grandes;
  • Site: site oficial do Jira

Métricas kanban no Jira | #AluraMais

Azure

  • Empresa Criadora: Microsoft;
  • Nível de Dificuldade de Uso: Alto;
  • Integrações: Altamente Customizável;
  • Indicação: Empresas Médias e Grandes;
  • Site: site oficial da Azure

Como visualizar métricas kanban na ferramenta Azure | #AluraMais

Ciclos de Feedback (Cadências)

Outro aspecto que costuma surgir quando o Sistema Kanban já está evoluindo é a necessidade dos Ciclos de Feedback.

Como vimos no início do artigo, estabelecer ciclos de feedback é uma das práticas do Método e eles podem ser inseridos desde o início da implantação. No entanto, esses ciclos ficam cada vez mais necessários conforme o sistema evolui.

Diferentemente do Scrum, em que as cerimônias ou eventos são implantados desde o início e o foco é no evento em si, o Kanban preconiza um cuidado com todo o Ciclo de Feedback.

Um Ciclo de Feedback é um marcador de ritmo de trabalho, que normalmente acontece em forma de uma reunião. Por exemplo, o ciclo de feedback diário do time costuma ser feito pela Reunião do Time Kanban diária.

Essa reunião marca o ritmo diário de trabalho, analisando o andamento dos Trabalhos em Progresso e visualizando as ajudas que o time pode oferecer entre seus e suas integrantes para viabilizar a finalização mais rápida de cada uma das demandas.

No Kanban, as reuniões do ciclo de feedback também são chamadas Cadências.

A Kanban University, em seu Guia Oficial do Método Kanban, oferece uma visão básica das cadências, mas no e-book Kanban Essencial Condensado há uma explicação mais completa. Abaixo, a imagem com as cadências recomendadas:

Diagrama com o título “Sugestão de cadências” inserido em um retângulo de cor alaranjada. Subtítulo: Sugestão feita no e-book kanban essencial condensado, kanan university. Existem 7 quadros de cor alaranjada distribuídos pelo diagrama com os seguintes títulos, da esquerda para a direita e de cima para baixo: Análise Estratégica; Análise de Operações; Análise da Entrega de Serviços; Análise de Risco; Reunião de Reabastecimento; Reunião do Kanban; e Reunião de Planejamento da Entrega. Os quadros se conectam por setas verdes com o texto “Info” e vermelhas com o texto “altera”, apontando de um quadro para outro na seguinte ordem: Análise estratégica envia informações para Análise de Operações, Análise da Entrega de Serviços e Reunião de Reabastecimento, sendo alterada por todos esses três quadros; Análise de Operações recebe informações e altera Análise de Entrega de Serviços, assim como envia informações e é alterada pela Análise de Risco; Análise de Risco recebe informações e altera a Análise de Entrega de Serviços, além de enviar informações e ser alterada pela Reunião de Planejamento de Entrega; a Reunião de Planejamento de Entrega recebe informações e altera a Reunião do Kanban, que recebe informações e altera a Reunião de Abastecimento, ao mesmo tempo em que envia informações e é alterada pela Análise de Entrega de Serviços.

Papéis e Responsabilidades

Seguindo a prática de “Comece pelo que você faz hoje”, não há novos papéis quando começamos a trabalhar com o Kanban. Contudo, dois papéis surgiram com o tempo e são recomendados pelos mantenedores do método.

Lembrando que o Kanban é feito para ser “pouco prescritivo”, de maneira que os papéis listados abaixo não precisam ser cargos ou funções rígidas, mas devem ser desempenhadas por quem estiver mais próximo dessa função.

Gerente de Solicitação de Serviço

Também chamado de Service Request Manager, esse papel corresponde ao que conhecemos no Scrum como Product Owner (Dono ou Dona do Produto) e algumas vezes pode corresponder ao que as empresas chamam de Product Manager (Gerente de Produto).

Lembrando que esse papel não está no Scrum Guide 2020. Sua função é compreender as necessidades e expectativas do ou da cliente, facilitando a seleção dos serviços que serão executados (priorização).

Gerente de Entrega de Serviços

Também chamado de Service Delivery Manager, esse papel corresponde ao que conhecemos no Scrum como Scrum Master (Mestre ou Mestra do Scrum). Sua função é facilitar o fluxo de trabalho até a entrega, ajudando o time a executar adequadamente as cadências e gerando o ambiente necessário para que a equipe evolua com o método e se torne auto-organizável.

Aprofundando seu Conhecimento: Avançado

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Roberto Sabino
Roberto Sabino

Sabino é autor dos livros : Excel Básico para o Mundo do Trabalho, PowerPoint 2019, Windows 10, Excel 2019 e Excel 2019 Avançado pela Editora Senac. Pós-Graduado em Mercados Financeiros pelo Mackenzie-SP e Graduado em Tecnologia em Processamento de Dados pela FATEC-SP, Certificado em Engenharia de Requisitos pelo IREB. Empreendedor no site Office Resolve, é entusiasta do uso das ferramentas Office como aceleradores da produtividade. Tem como hobby criar novas ferramentas automatizadas com a linguagem VBA.

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