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Kanban: o que é e como funciona

Alanis Presotto
Alanis Presotto

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Antes de explicar para você o que é Kanban, para que serve e como ele funciona, vamos entender primeiro a história desse sistema.

No começo do Século XX, as Indústrias usavam um sistema específico para fazer a gestão da produção de automóveis: a linha de produção do modelo Fordista. Esse sistema foi um grande sucesso na época, já que a produção era rápida.

Cada funcionário na linha de produção tinha uma função específica e seu trabalho era fazer essa mesma função em um ritmo constante. Era muito importante que esse ritmo fosse mais rápido, para que, consequentemente, a produção fosse mais rápida, tendo ou não, demanda para isso.

E com essa produção em larga escala e em alta velocidade, os carros se tornaram mais baratos, fazendo com que grande parte da população conseguisse comprar um automóvel.

Mas, o que isso tem a ver com o método Kanban?

  

Quando a crise econômica de 1929 ou Grande Depressão surgiu, as indústrias não pararam de produzir, mas todo o cenário da economia Americana mudou drasticamente e fez com que o consumo fosse mínimo. Com isso, todo o estoque produzido pelas Indústrias encalhou, gerando total falência para as empresas.

Aproveitando essa análise de modelo de gestão que já existia nos EUA, os japoneses observaram que não fazia sentido produzir se não havia vendas, e entenderam que seria possível gerenciar a produção dos automóveis sem ter perdas, aumentando a produtividade, reduzindo custos, sendo mais eficiente e flexível.

Após serem arrasados na Segunda Guerra Mundial, e considerando a demanda crescente na indústria automobilística no pós-guerra, os japoneses resolveram investir num sistema de produção eficiente, inspirados na observação da rotina de supermercado, onde os clientes obtinham somente a quantidade necessária do produto que desejavam e no momento necessário, ou seja: nem mais, nem menos. Com isso, eles passaram a buscar de maneira contínua menos desperdícios no processo de produção e estoque.

Foi aí, que o método Kanban surgiu. Ele foi desenvolvido por Taiichi Ohno, com o objetivo de supervisionar, gerenciar e controlar o fluxo de tarefas que são feitas em cada etapa da produção, a fim de eliminar qualquer tipo de desperdício (método Just in time) e com isso aumentar a produção em grande escala, capacidade de produção e vazão de entregas de carros ao público consumidor.

O que é o Kanban?

O Kanban, uma palavra japonesa que significa cartões ou sinal, é conhecido como um método organizacional e de gestão visual que basicamente controla as tarefas de uma equipe e pode ser adaptado para cada necessidade.

A ideia inicial era usar cartões coloridos como os post-its em um quadro para gerenciar um estoque. Essa ideia, como vimos, se estendeu para as linhas de produção, e hoje em dia usamos para fazer gestão de projetos e de produtividade.

Para que serve?

Se você quer melhorar a performance da sua empresa ou do seu trabalho, quer produzir mais, ser ágil e eficaz na produção de um projeto, o método Kanban é ideal para você.

O Quadro Kanban oferece melhor visualização e controle das tarefas e de como o projeto está evoluindo. Ele gerencia o fluxo e o tempo de trabalho de cada tarefa que está sendo executada, equilibra e organiza todos os processos fazendo com que as atividades não sejam interrompidas por outras.

Você sabia que temos 2 tipos de sistemas de produção Kanban?

Sim, isso mesmo! E aqui lembramos que o Kanban está relacionado com os conceitos de:

  • Pull Systems (sistemas de produção puxados), onde a produção de um novo item só inicia quando outro é vendido (necessidade de reposição sob demanda).

  • Push Systems (sistemas de produção empurrada), onde a produção se inicia antes de ocorrer uma real demanda, ou seja, tudo vai sendo produzido em cascata e gerando um estoque, se não houver demanda de consumo imediato quando o produto é finalizado. Aqui, convém destacarmos, que ter estoque não significa que temos desperdícios, pois os itens produzidos podem ter uma demanda “assegurada” num momento posterior, imagine que este sistema empurrado cai bem, por exemplo, para produção de produtos não perecíveis.

Ainda bem! Pois, se pensarmos na aplicação dele em um restaurante, o tempo de preparo de alguns pratos tendem a ser bem mais razoáveis, pois temos disponibilidade imediata (graças ao estoque) de ingredientes para darmos início ao preparo de um prato logo após o pedido ser feito, não acha!?

Como ele funciona?

Normalmente, o quadro do Kanban é dividido em 3 principais colunas: To Do, Doing e Done. Porém, os quadros mudam conforme as diferentes necessidades de cada time/empresa/projeto, adicionando mais colunas.

Para entender melhor como o método Kanban funciona, observe a imagem:

  

O quadro já se explica por si só, na parte de Para fazer, ficam as tarefas que precisam ser feitas, na coluna de Fazendo, ficam as tarefas que estão sendo feitas, e na última coluna de Feito, ficam as tarefas que já foram finalizadas.

Os cartões são movidos de coluna para coluna conforme o seu status é mudado. Como podemos ver na ilustração acima, os cartões podem ser divididos por cores para identificar qual funcionário vai ou está fazendo o que, ou para diferenciar a importância e priorização das tarefas.

Para que o objetivo de organizar os processos e tarefas seja um sucesso, não esqueça de estabelecer limites de tarefas para cada quadro de Kanban.

Eu, por exemplo, utilizo o método Kanban em meu trabalho diariamente com a ajuda do Trello, ele ajuda a organizar as minhas tarefas em um quadro de 4 colunas: Backlog, Doing, Reviewed e Done, facilitando a visualização da minha produção com a minha equipe. E aqui, temos um episódio do Hipsters.Tech com exemplos e relatos da aplicação do Kanban em equipes de tecnologia.

Quer saber mais sobre o método Kanban? Acesse o curso de Metodologias ágeis: Kanban e desenvolva ainda mais seus conhecimentos!

E que tal um mergulho também nas métricas de acompanhamento de um sistema de produção usando o Kanban? Acesse o curso de Kanban: Métricas e Práticas Avançadas.

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