Produtividade: hábitos e práticas para o dia a dia

Menos iniciativa e mais acabativa - Introdução

Olá, tudo bem? Eu sou a Priscila Stuani e estarei com você nessa jornada em busca pela produtividade.

Talvez você já deve ter sentido que se tivesse mais horas no seu dia, seria possível produzir mais, ou ter tido a impressão de que começa muitas tarefas mas não consegue concluí-las. O que está por trás desse comportamento?

Para nos auxiliar nessa busca, utilizaremos o livro "A Arte de fazer Acontecer" do especialista em comportamento humano David Allen. A obra nos dá ferramentas para criar um sistema de produtividade por meio da utilização de truques, uso de aplicativos. Vamos entender como podemos melhorar a nossa organização e também otimizar o uso do nosso tempo.

Além disso, entenderemos qual é o papel da distração, por que ela acontece e como podemos lidar com ela. Para entendermos isso melhor, usaremos como base o livro "O cérebro com foco e disciplina", escrito por Renato Alves. O livro vai nos apoiar a ver diversas situações cotidianas que podem nos acontecer.

Veremos ainda qual é a relação da autocrítica com a desmotivação e qual será o impacto disso na nossa produtividade. Um dos intuitos desse curso é estimular os momentos "Arrá!", ou seja, queremos que você vivencie diversas vezes aqueles instantes nos quais entendemos algo com bastante clareza. Para exemplificar, contaremos a história da Renata, assim você poderá refletir sobre como seria sua reação nas situações vividas pela personagem.

O objetivo deste curso não é apenas focar em ferramentas, mas sim buscar entender por que a Renata atuou de determinada forma. Tente pensar em como você agiria se estivesse em seu lugar em diferentes contextos. Apontaremos algumas ferramentas, aprofundando no assunto produtividade, mas queremos entender o que pode favorecer o aperfeiçoamento dos nossos comportamentos. Assim teremos a oportunidade de nos posicionarmos de maneira diferente e consequentemente, reagiremos de forma diferente ao enfrentarmos algumas situações.

Se você deseja entender como melhorar a sua produtividade, continuaremos com o nosso curso a seguir.

Menos iniciativa e mais acabativa - Menos iniciativa e mais acabativa

Vamos conhecer a história da Renata. Ela trabalha no departamento de web design da Apperia, uma empresa que cria aplicativos mobile.

A Renata é uma pessoa muito proativa, sempre que alguém precisa de ajuda, ela está disponível. Por exemplo: ela ajudou sua amiga a organizar o chá de bebê de uma amiga de infância, cuidar do gato de outra amiga que ia viajar e outros pequenos favores que exigem sua atenção.

Ela também gosta de conversar com seus amigos pelo WhatsApp e pelo Facebook, além de responder aos e-mails que recebe dos clientes e dos colegas da empresa. Atualmente é comum nos depararmos com um cenário semelhante a este.

Mas vale ressaltar que Renata é freelancer! Além do trabalho na Apperia e das atividades que costuma fazer para ajudar seus amigos, ela recebe e-mails de propostas e interage com esses contatos porque assim se sente uma pessoa útil.

Em consequência, por ter que conciliar tantas coisas, ela se sente esgotada. Renata precisa constantemente se dedicar:

• às tarefas do trabalho;
• aos estudos da faculdade;
• às entregas do freelas;
• às responsabilidades sociais com amigos e familiares.

A sensação que a Renata tem (e que você pode ter se identificado) é que 24 horas não são suficientes. Mas se o dia tivesse 50 horas, será que ela teria mais tempo livre?

Renata gosta de fazer muitas coisas ao mesmo tempo, mas é fácil entender porque ela se sente estressada. Existem tantas pessoas para dar atenção, tantos trabalhos para concluir que, às vezes, ela pensa "não aguento mais!".

Durante uma conversa com uma amiga, Renata comentou sobre seu esgotamento. A amiga perguntou:

— Qual é a sua prioridade? Por que você precisa fazer tudo isso?

A Renata pensou por um instante e concluiu que tudo tem importância em sua vida. Ela teme deixar seus amigos e clientes decepcionados, por isso, ajuda-os constantemente e, por isso, aceita todas as propostas que chegam.

A rotina corrida da Renata faz com que a sua casa fique bem desorganizada, apesar da justificativa "eu consigo encontrar tudo o que preciso nessa bagunça".

Faremos uma observação acerca da história da nossa personagem: nosso objetivo não é criticar a Renata, nem defini-la como uma pessoa desorganizada. Cada pessoa tem o direito de viver como quiser, mas esperamos que ela entenda o que está por trás desse comportamento. Desta forma, ela terá a oportunidade de avaliar se esse comportamento está sendo positivo ou ruim.

Continuaremos narrando a rotina da Renata.

Quando ela chega em casa, começa a arrumar o quarto, faz uma pausa para preparar o jantar, afinal está faminta. Enquanto a comida está no fogo, aproveita para responder e-mails pendentes. Acaba se lembrando que precisa terminar uma apresentação para a reunião do dia seguinte, na qual apresentará os resultados do primeiro trimestre aos gestores da empresa.

Após o jantar, já é tarde para continuar a arrumação na casa e terminar a apresentação, então, decide tomar banho e dormir — afinal, ela precisa se levantar cedo para a reunião.

Esse é um típico comportamento de Renata: começa muitas coisas e não termina quase nada.

Depois de apresentar este cenário, o que você acha? Considera esse comportamento saudável?

O fato da Renata querer "abraçar o mundo", fazer tudo o que é solicitada, e muitas vezes não conseguir realizar tudo. E repare que são exemplos do cotidiano, nada com alto nível de complexidade. Mas se tem dificuldade em lidar com esses tipos de situações, como ela pode pensar em fazer mais coisas?

Fica a pergunta: o que você acha que está faltando? Provavelmente, você responder foco, e eu concordo com essa ideia.

Perceba que a Renata tem muita iniciativa, deseja fazer muitas coisas, mas não consegue concluí-las. Isso traz um sentimento de frustração, ela tenta se consolar: "tudo bem, eu faço tanta coisa, é normal não dar conta de tudo".

Mas quando um cliente deixa de ser atendido ou um relatório não é terminado, a Renata continua se sentindo proativa?

• Como ela pode lidar de forma diferente com isso?
• Vale a pena fazer tantas atividades e não consigo terminá-las?
• Que imagem ela passa perante o outro quando se compromete a fazer algo e não consegue?

A notícia boa é que temos algumas sugestões que podem ajudá-la a se organizar e, se você se identificou com o relato da Renata, espero que se lembre de implementar no seu dia a dia também.

Vamos lá?

Tomar as rédeas da sua vida

Como ela fará isso? Primeiramente, ela precisará desejar essa melhoria, mudar a maneira como lida com as coisas do cotidiano, caso contrário, seus resultados serão insatisfatórios. Fórmulas mágicas são inúteis, a solução é que ela queira reverter a situação.

Mas a Renata quer melhorar e deseja mudar o fato de estar sempre atarefada, sem conseguir terminar tudo. A Renata deve pensar além, ter mais organização ou prioridades definidas são pontos importantes, mas não será o suficiente.

Revisaremos a situação comentada anteriormente:

A Renata precisa organizar a sua casa, preparar o jantar, responder e-mails, concluir o material para a apresentação do dia seguinte.

Novas tarefas foram surgindo com o passar do tempo, o que pode acontecer, mas será era preciso fazer todas? Se ela deseja melhorar o fluxo de tarefas, o primeiro passo será modificar a forma como captura o que chama a sua atenção.

É importante saber o que precisa ser capturado e como fazer isso de forma eficaz.

Mas qual o significado de "Capturar"? Trata-se de relacionar tudo o que se pretende fazer em um determinado período de tempo. Por exemplo, a Renata precisa preparar o jantar, terminar os slides e organizar sua casa.

Além de estabelecer prioridades e ter clareza sobre o que precisa ser feito, ela precisa de algo mais:

• Libertar sua mente da necessidade de ficar atenta a tudo. Às vezes, a Renata fica preocupada antes de dormir, pensando: "será que fiz tudo o que precisava ser feito hoje?"

Talvez a Renata considere que captura todas as tarefas que poderiam ter sido feitas e que não precisa se preocupar se algo importante faltou, afinal ela pode realizá-las durante o dia. Mas apenas entender esse conceito é o suficiente? Nem sempre.

A vida seria mais fácil se suas únicas preocupações se resumissem a terminar os slides, preparar jantar e organizar a casa. Para evitar a sensação de que ficaram algumas tarefas inconclusas no fim do dia, vamos ampliar o significado de capturar.

Nossa personagem tem que capturar tudo o que precisa de fato fazer, tanto no âmbito pessoal como no profissional, tudo aquilo que for grande ou pequeno. Por exemplo, organizar uma viagem de férias pode ser considerado uma tarefa grande porque envolve vários fatores, no entanto, organizar um jantar para os amigos em casa pode ser considerada uma tarefa pequena.

Exemplos de tarefas urgentes ou secundárias podem ser: Renata pode considerar renovar sua habilitação como uma tarefa urgente, mas comprar um tênis novo pode ser algo secundário.

Renata deve avaliar se uma ação exigirá maior empenho para concluir. Ou seja, quando ela pensa "preciso fazer os slides, não posso esquecer de organizar meus comprovantes do banco", ela vai consumindo sua energia. Neste caso, ela deve dar maior atenção às tarefas que precisam ser feitas. E fazer, não deixando apenas no campo das ideias.

Menos iniciativa e mais acabativa - Ferramentas de captura

A Renata entendeu a importância da captura e assim terá mais iniciativa para realizar as coisas que se propôs a fazer. Agora ela pretende fazer imediatamente tarefas como "ligar para o contador" em vez de postergá-las.

E como ela fará para não se esquecer das coisas? Existem vários tipos de ferramentas, eletrônicas ou não, que podem ser usadas para capturar tais pendências.

Em outros cursos da Alura, como o de Hábitos, apresentamos alguns modelos de listas de tarefas que podemos fazer, tanto no Evernote, como no Trello.

É factível usá-los cotidianamente, mas a Renata prefere adotar essas ferramentas na organização de assuntos de trabalho. Ela tentou organizar suas coisas pessoais, mas não conseguiu adotar o hábito. Isto é algo que pode passar com você também, às vezes, temos mais familiaridade usando uma ferramenta do que outra. Para ajudarmos a Renata, vamos oferecer mais opções.

Bloco de anotações e cadernos

Folhas soltas e cadernos, fichas pautadas e blocos de papel de todas as formas e tamanhos podem capturar ideias aleatórias, informações, tarefas e outros itens. Talvez uma caderneta pequena seja interessante porque ela conseguirá deixar na bolsa e poderá fazer as anotações sempre que se lembrar de algo importante, sem importar o local em que estiver.

Renata tem a liberdade de usar qualquer recurso que goste e se encaixe em suas necessidades, de acordo com suas logísticas.

Dispositivos eletrônicos

Existem outros recursos eletrônicos como aplicativos ou o bloco de nota do seu celular.

Vamos pensar em uma situação específica: Renata estava com pressa e teve uma ideia de tema para escrever no seu blog. Em vez de anotar na caderneta, como estava no carro com muito trânsito, ela acessou o gravador do celular e começou a gravar o possível tema. Ela gravou os assuntos que ela poderia abordar em um artigo.

Computadores, tablets, smartphones e todos os dispositivos eletrônicos podem ser usados para capturar notas e preservar registros provisórios do que desejamos lembrar posteriormente.

Sobre esta sugestão, talvez, a Renata pense "já sei que esses recursos existem e já usei várias vezes".

Nosso objetivo não é subestimar nossa personagem, a ideia é lembrar que independente do recurso ser eletrônico, essas ferramentas funcionam como caixas de entrada, capturando informações, compromissos, pensamento e acordos. Essas informações podem ser úteis na fase da ação.

De acordo com especialista, nosso cérebro guarda apenas fragmento de informações, por isso, é fácil esquecermos coisas do dia a dia. Se adotamos recursos eletrônicos para melhorar a organização das capturas que fazemos, é uma boa estratégia.

A Renata achou essa ideia interessante, mas pensou "isto não é uma novidade para mim".

Ficamos contente por ela já conhecer este recurso, a questão é: por que ela sempre se atrapalha na realização das coisas e fica com a sensação de esgotamento?

Entender a relação entre "caixa de entrada de e-mails" e "informações que lembramos durante o dia" pode não ser o suficiente para termos mais acabativa.

Se a Renata tenta guardar muitas coisas na memória, talvez ela não se sinta motivada a processar e esvaziar sua "caixa de entrada" de forma adequada. Ela ainda está aprendendo a lidar de um modo diferente com a realização de suas tarefas. Então o ponto é: essas ferramentas de captura precisam integrar o estilo de vida da pessoa.

Ela deve tentar ter essas ferramentas de anotação sempre acessíveis, para se tornarem tão indispensáveis como produtos de higiene ou seus documentos. Desta forma, ela terá a segurança de que todas as tarefas e ideias úteis serão lembradas e terá um ótimo estímulo para gerar novas ideias.

O desafio da Renata nesse caso será manter todas as coisas dentro ou fora de seus pensamentos. Se parte das informações se perderem pelo caminho, a Renata não poderá confiar em nenhuma delas. As ideias anotadas na caderneta são mais importantes do que aquelas lembradas durante o dia?

Após a Renata criar o hábito de usar anotações, o que ela deve fazer com aquilo que não foi executado? Se a Renata não fizer nada com os itens capturados, esse processo - e estilo de vida - não funcionará.

O significado de esvaziar a caixa de entrada é diferente de concluir todas as coisas anotadas, mas sim, definir o melhor momento, a melhor maneira para realizá-las e, então, organizar as pendências. Assim nossa personagem vai buscar o melhor momento e maneira de concluir suas tarefas.

Sobre o curso Produtividade: hábitos e práticas para o dia a dia

O curso Produtividade: hábitos e práticas para o dia a dia possui 120 minutos de vídeos, em um total de 46 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Softskills e carreira em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• O que está por trás da produtividade
• Organização
• Autocontrole
• Lidando com o estresse
• Gestão do tempo