Trello: o que é, como funciona e os principais recursos

Para entendermos por que seu time precisa conhecer o Trello, vamos conhecer a Maria, que já realizou alguns trabalhos de maneira individual, mas foi contratada para trabalhar em equipe na empresa Bytestore.

Ela e seu time têm algumas dúvidas sobre como dividir as tarefas de um projeto, definir prazos, pessoas responsáveis e priorizar o que é mais importante a ser executado.

Ao pesquisarem sobre ferramentas para aumentar a produtividade, as pessoas da equipe de Maria encontraram o Trello.

Descobriram que ele pode ser usado para facilitar o gerenciamento de projetos, e melhorar a forma de lidar com o fluxo de informações e a gestão dos negócios.

Assim, para ajudarmos a Maria, vamos aprender mais sobre o Trello: o que é, como usar essa ferramenta e entender as vantagens de usá-la na sua equipe.

Observação: o exemplo de Maria se aplica tanto para quem está na primeira interação com o Trello, quanto para pessoas mais experientes no assunto de produtividade.

O que é Trello? Conhecendo a ferramenta

O Trello é uma ferramenta que oferece um plano gratuito para organizar desde as tarefas pessoais até demandas coletivas de uma equipe.

Ele possibilita criar quadros com listas e adicionar cartões — ou *cards, como costumamos dizer no dia a dia — com itens e tarefas úteis para organizar times e atividades específicas para um determinado conjunto de pessoas.

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Vamos conferir na prática como funciona um quadro e encontrar as melhores funcionalidades para Maria e a sua equipe. Na imagem abaixo, temos um exemplo de um quadro de atividades estruturado no Trello:

Trello: como funciona os quadros

Agora que ficou mais claro o que é o Trello, é importante entender seu funcionamento para compreender sua utilidade no dia a dia, tanto pessoal quanto das empresas.

Confira a seguir mais detalhes de como funciona o Trello.

Quadro do Trello e o Método Kanban

No quadro do Trello, temos as seguintes colunas, ou etapas das atividades:

• Backlog;
• A fazer;
• Em andamento;
• Concluído.

Esta divisão contribui para a gestão visual, facilitando o acompanhamento das tarefas por meio de cards móveis que contêm a descrição de cada atividade e detalhes da evolução do projeto.

Assim, se um membro do time de Maria escolher uma atividade para fazer, esta pessoa deve mover o card, seguindo o fluxo de trabalho utilizado no Kanban.

O card inicia na coluna Backlog, e, à medida que é atualizado, transita pelas colunas de A Fazer, Em Andamento e, por fim, Concluído.

Essa é uma forma de acompanhar o andamento do fluxo de atividades e suas respectivas informações, como demostrado no GIF a seguir:

Vantagens do Trello

Seja na gestão de projetos complexos ou na organização de tarefas do dia a dia, as vantagens do Trello vão desde a facilidade de uso e flexibilidade até a colaboração em tempo real, integração com outras ferramentas e visualização clara do progresso das atividades.

Mas, como essa ferramenta pode melhorar o dia a dia da equipe que a Maria faz parte?

Uma grande vantagem do Trello para o trabalho em equipe são as atualizações colaborativas em tempo real.

Então, se a Maria realizar uma mudança no quadro, todos os outros membros poderão acompanhar essa atualização de imediato.

Tudo isso, apenas olhando o quadro, que mostra de forma resumida o andamento do projeto. Cada card também contém o histórico de alterações realizadas pelos membros.

Além disso, o Trello possui diversas funcionalidades para organização, como o uso de datas, lembretes e notificações para cartões de atividades, etiquetas, ingresso de membros, checklists e power-ups, como podemos observar na imagem abaixo:

Outra grande vantagem do Trello, é que ele pode ser utilizado em diferentes contextos, não apenas para a situação da Maria e equipe.

Portanto, cabe a você decidir quais funcionalidades fazem mais sentido para você no seu dia a dia.

Trello: como usar?

Como vimos, o Trello é uma ferramenta extremamente versátil que pode ser utilizada tanto no dia a dia pessoal quanto no ambiente de trabalho para organizar, gerenciar e acompanhar projetos e tarefas.

Sua estrutura baseada em quadros, listas e cartões proporciona uma maneira intuitiva de visualizar e controlar o fluxo de trabalho.

Dá só uma olhada em como usar o Trello em diversas situações:

No dia a dia pessoal

• Planejamento de rotina diária: você pode criar quadros para gerenciar suas tarefas diárias, como compras, compromissos médicos, atividades de lazer e tarefas domésticas. Cada lista pode representar um dia da semana, e os cartões, tarefas específicas.

• Gestão de projetos pessoais: é possível usar o Trello para projetos pessoais como o planejamento de viagens, organização de eventos ou reformas em casa. Os cartões podem incluir checklists, prazos e anexos para manter todas as informações centralizadas.

• Objetivos e metas pessoais: você pode criar quadros para acompanhar seus objetivos de curto e longo prazo, como metas de fitness, aprendizado de novas habilidades ou resolução de desafios pessoais. Adicione listas para etapas do progresso e use cartões para tarefas individuais.

No ambiente de trabalho

• Gestão de projetos: o Trello é ideal para gerenciar projetos de trabalho, desde o planejamento até a execução. Você pode criar um quadro para cada projeto, com listas representando fases (por exemplo, “A Fazer”, “Em Progresso”, “Concluído”) e cartões para tarefas específicas.

• Colaboração em equipe: é possível facilitar a colaboração adicionando membros da equipe aos quadros e cartões, permitindo que todas as pessoas acompanhem o progresso, comentem e compartilhem arquivos em tempo real. Você pode usar etiquetas para categorizar tarefas por prioridade ou departamento.

• Desenvolvimento de produtos: em equipes de desenvolvimento de produtos, o Trello pode gerenciar backlog de produtos, sprints e releases. Cada cartão pode representar um item de backlog, com checklists para critérios de aceitação e anexos para especificações técnicas.

• Marketing e comunicação: é possível organizar campanhas de marketing, cronogramas de publicação e atividades de comunicação, criando listas para diferentes campanhas ou meses, e cartões para cada tarefa de marketing, como criação de conteúdo, postagens em redes sociais e análises de desempenho.

• Gestão de Recursos Humanos: você pode usar o Trello para acompanhar processos de recrutamento, integração de novas pessoas colaboradoras e desenvolvimento profissional, criando quadros para processos de seleção, com listas para candidatos e candidatas em diferentes estágios, e cartões com informações detalhadas de cada participante.

Funcionalidades do Trello

O Trello é uma plataforma amplamente reconhecida por suas funcionalidades versáteis e intuitivas, que facilitam a organização e a coordenação de tarefas. Veja a seguir, algumas das principais funcionalidades da ferramenta:

1. Datas, lembretes e notificações

Por trabalhar constantemente com prazos, é interessante para o time de Maria ter fácil visualização do que está em espera, em execução e o que já foi entregue. Isso é útil para evitar atrasos que possam atrapalhar o time no objetivo de concluir uma determinada tarefa.

O Trello permite que você determine uma data de início e uma data de entrega daquela tarefa, e também quando uma pessoa do time deverá receber um lembrete sobre o prazo da atividade.

2. Etiquetas

Com o Trello você pode adicionar etiquetas para categorizar as tarefas que foram criadas. Essas etiquetas podem possuir nomes e cores diferentes, auxiliando a equipe na organização de suas atividades.

3. Membros

O time da Maria trabalha com uma divisão de atividades por pessoa. E no Trello, utilizando a funcionalidade de Membros, é possível atribuir determinada tarefa a uma ou mais pessoas específicas do time.

Quando Maria ingressa em um card como membro, ela também recebe notificações por e-mail ou pelo aplicativo para dispositivos móveis do Trello, de quaisquer alterações que sejam feitas no card, sendo útil também para acompanhar o andamento daquela tarefa quando esta for compartilhada com mais pessoas.

4. Checklists

Os checklists são utilizados quando o time da Maria precisa detalhar os passos de uma tarefa e/ou sequências de ações que precisam ser marcadas como concluídas. Considere o exemplo da imagem do tópico anterior.

No caso da produção do artigo, essa tarefa pode ser dividida em três partes: criação, revisão e publicação.

Cada parte seria um item a ser concluído no checklist. O Trello também permite a criação de vários checklists no mesmo cartão.

5. Power-Ups

Outra funcionalidade do Trello são os power-ups, ou Superpoderes, que integram em um só local, nesse caso, o Trello.

As ferramentas que o time da Maria já utilizava de outras maneiras, como: Calendários, Cronômetros, Agenda, Contadores, entre outros, agora estão disponíveis em uma só ferramenta, tornando o trabalho em equipe muito mais fluido.

Também é possível escolher quais e quantos power-ups adicionar. Alguns exemplos relacionados às atividades associadas a Maria que podem ser feitos com os power-ups são:

• Criar um calendário para visualizar todas as datas de entrega dos seus cards;
• Exibir e anexar seus arquivos do Google Drive;
• Criar votações nos cards em tempo real; Automatizar tarefas;
• Adicionar detalhes visuais para personalizar os quadros;
• E muito mais!

Mas lembre-se que nem todos os power-ups são gratuitos, então é importante conferir para cada uso.

Compartilhamento de documentos

O Trello possui a grande vantagem de aceitar diferentes formas de anexo, onde você pode disponibilizar no card da sua tarefa diferentes documentos em vários formatos, seja ele pdf, mp4, png, dentre outros.

Assim, todas as pessoas do time conseguem ver os documentos envolvidos no projeto que você está trabalhando.

O limite de espaço para armazenamento varia de acordo com o plano utilizado.

Confira as informações de planos disponíveis no Trello, com os respectivos preços e permissões, além das funcionalidades disponíveis no Trello gratuito.

Comentários

Através dos comentários dentro de cada card as ações podem ser documentadas, de forma que informações sobre o projeto não sejam perdidas.

Além disso, essa funcionalidade facilita a comunicação e a colaboração entre a equipe diretamente no contexto de uma tarefa específica.

Dessa forma, podem ser feitos comentários em determinadas tarefas, permitindo que as pessoas envolvidas na sua execução discutam detalhes, façam perguntas, compartilhem atualizações e deem feedback no card correspondente.

Menções

As menções são importantes para fazer chamadas de atenção para um membro ou conjunto de pessoas específicas.

Ao utilizar o caractere @ seguido do nome do usuário ou usuária, a pessoa recebe uma notificação para aquele local. No Trello, você pode fazer menções nos cards, checklists e comentários.

Filtros e atalhos

O filtro é uma ferramenta útil para consulta de cards no Trello, onde é possível verificar de forma rápida os cards que envolvem determinadas palavras-chave, membros, datas de entrega, etiquetas e muito mais.

O Trello também disponibiliza atalhos que podem facilitar o filtro de cards, entre outras ações.

Conclusão

Nesse artigo, você conheceu um pouco sobre como o Trello pode auxiliar no trabalho de pessoas desenvolvedoras como a Maria, e também viu poderosos recursos para dividir as tarefas de um projeto, definir prazos, delegar responsabilidades e priorizar o que é mais importante a ser executado em equipe.

Além disso, também vimos que o Trello pode ser aplicado em diferentes contextos e situações, devido à grande quantidade de funcionalidades disponíveis e também à sua flexibilidade de operação, que pode auxiliar no dia a dia tanto de uma pessoa, de um projeto, quanto de uma equipe inteira de trabalho.

Produtividade e as Ferramentas para a sua Carreira

E o aprendizado não para por aqui! Para continuar evoluindo seus estudos sobre produtividade, deixamos como indicação o Podcast do Hipsters Tech sobre Trello e outras ferramentas de produtividade, que conta um pouco mais sobre organização e sobre algumas outras ferramentas, inclusive o Trello.

Indicamos também a nossa Formação de Produtividade da Alura, na qual você também encontra materiais e cursos sobre outros tipos de ferramentas de organização e gestão de produtos.

Estou muito feliz que você tenha chegado até aqui. Te convido a participar da nossa comunidade no Discord para aprendermos e crescermos em conjunto. Espero que curta os passos seguintes da sua jornada e até a próxima!

Agradecimentos Especiais

Iasmin Araújo, Jhoisnáyra Vitória, Emerson Laranja e Marcus Almeida pelas trocas de ideias, sugestões de melhorias e grande apoio prestado durante a escrita deste artigo.