A importância da Ordem de Compra
Em 2018, duas em cada cinco pessoas brasileiras pensaram em abrir o próprio negócio, segundo pesquisa da Global Entrepreneurship Monitor. Com o crescente número de negócios no Brasil, o estudo dos processos de compra e venda das mercadorias é fundamental para uma boa estratégia de vendas da empresa, para a organização dos estoque de produtos e para a manutenção do fluxo de caixa, por exemplo.
Solicitar um novo item que compõe um produto pode implicar na necessidade de emissão de ordem de compra, trâmite que necessita de atenção especial para que as vendas do negócio sigam escalonando.
Por isso, neste artigo, você vai conhecer o que é uma ordem de compra, por que ela é necessária. Além disso, identificará as boas práticas para emissão de ordem de compra, que consistem em:
- Conhecimento da esteira de processos;
- Comunicação;
- Conhecimento do sistema de gestão empresarial;
- Políticas de compras do negócio;
- Análise de planilhas de controle.
O que é ordem de compra? Para que serve?
A ordem de compra é um documento comercial elaborado pela empresa que tem o papel de oficializar a compra de itens com as pessoas fornecedoras, regulamentando a relação entre elas.
Imagine que você é funcionária(o) de uma loja de sorvetes e ficou responsável por solicitar novas remessas da matéria-prima do sorvete sabor chocolate – o que mais tem demanda no estabelecimento. Você faz a solicitação na quinta-feira, e o produto chega com sete dias de atraso, o que impacta negativamente nas vendas da loja. Em conversa com o setor de contas a pagar, você descobre que o atraso começou porque não foi acordado o prazo limite para entrega das matérias-primas solicitadas com as pessoas fornecedoras.
Essa situação pode acontecer em muitas empresas caso não haja o devido conhecimento sobre o processo de compras, por isso, é importante ter atenção a todos os fatores da equação que dão ordem aos processos e reduzem os prejuízos.
Como a emissão da ordem de compra é um dos últimos passos para a compra dos itens, é importante ficar em alerta sobre como esse processo funciona dentro da empresa, quais setores as demandas de estoque percorrem até que a compra chegue com sucesso ao negócio, afinal, toda ordem de compra tem por objetivo maior efetivar a compra do material necessário.
Boas práticas para emissão de ordem de compra
Conhecimento da esteira de processos
É importante ter conhecimento sobre quais são os processos necessários para a efetiva compra dos materiais, pois saber como a empresa realiza esses procedimentos aumenta sua autonomia frente aos processos e às possíveis melhorias. Como exemplo de aplicação prática desse assunto, confira um exemplo da esteira do processo de compras de uma empresa de maquinaria:
O processo se inicia quando a equipe de Planejamento e Controle de Produção faz a solicitação do item em falta via sistema. Após essa etapa, a equipe de compras analisa quantas solicitações desse item foram feitas ao longo da semana, com o objetivo de elencar quais os itens mais prioritários para compra.
Após esse alinhamento, o setor de compras monta as ordens de compras e as envia para três fornecedores diferentes, para buscar o item com critério de melhor custo benefício para a empresa. Esse processo chama-se cotação.
Finalizada a parte de cotação, o setor compras escolhe a pessoa fornecedora, seguindo os critérios da empresa, atualiza a ordem de compra com o nome da pessoa fornecedora escolhida e envia o documento para a aprovação da diretoria da empresa, que tem cinco dias úteis para fazer a avaliação a partir da data de seu recebimento.
Após aprovação da diretoria, o setor de compras confere se os acordos estabelecidos ainda estão dentro do prazo e envia a ordem de compra para a pessoa fornecedora.
Percebeu como todo o processo pode ser bastante longo até, finalmente, a ordem de compra ser enviada para a pessoa fornecedora? Para ajudar nisso, a próxima dica é bastante valiosa. Acompanhe a seguir.
Comunicação entre equipes
A comunicação entre equipes é importante, pois cada parte do processo precisa estar visível para todas as pessoas funcionárias, de modo a evitar retrabalho, como solicitações repetidas de determinada matéria-prima para o mesmo fornecedor.
O contato frequente com as outras partes responsáveis pelo processo é uma ação de responsabilidade de todas as pessoas envolvidas, isso porque, uma vez bem acompanhado, cada pessoa funcionária poderá lidar com imprevistos com antecedência, o que permitirá resolver situações de modo a minimizar os prejuízos.
Conhecimento do sistema de gestão empresarial
À medida que a empresa cresce, são implantados diferentes sistemas com o objetivo de melhorar a gestão das informações empresariais. Atualmente o sistema de gestão empresarial mais conhecido chama-se Entrerprise Resource Planning (ERP), que interliga todos os dados e processos da empresa em um único sistema, funcionando como um centralizador de todas as áreas.
Saiba que essa ferramenta facilita tanto a tomada de decisão quanto o alinhamento da comunicação, por exemplo.
Quanto mais funções do ERP você souber manusear, mais natural se tornará o processo de acompanhamento das ordens de compras, uma vez que, geralmente, as solicitação de pedidos de compras são geradas por meio do ERP. Conhecendo o sistema, suas nuances e suas possibilidades, aumentam-se as chances de otimização dos processos de ordem de compra.
Políticas de compras do negócio
A política de compras orienta as decisões sobre o que comprar, quando comprar, ajuste de pedidos e valores de produtos em estoque por meio da programação financeira de compras.
Compreender a política de compras da empresa é importante, pois, na hora da pesquisa por fornecedores, existem critérios específicos para a escolha da pessoa ideal. Algumas empresas adotam a estratégia de mudar de fornecedor a cada seis meses, visando a um maior aproveitamento das inovações do mercado. Já outras sofrem dificuldades para encontrar a pessoa fornecedora que venda exatamente o que o produto precisa para ser construído.
Nesses casos, é preciso fidelizar a pessoa fornecedora, o que exige um tratamento de mais exclusividade entre as partes, que deve ser tratado no processo de negociação.
Faça e consulte planilhas de controle
Use e abuse das planilhas de controle de estoque, com datas de início do processo de ordem de compra, tempo despendido em cada uma das etapas e espaço também para documentação de eventuais empecilhos em cada etapa do processo.
Ter essas informações é importante para você conseguir analisar as cadências de entrega, conferindo se elas são cumpridas na ordem prevista ou se há atrasos.
Seguindo o exemplo da loja de sorvetes, a seguir, observe uma tabela que simula o processo de acompanhamento das ordens de compra por meio de datas:
| Item solicitado | Quantidade | Data da solicitação | Data envio para aprovação | Data da aprovação | Ordem de compra | Data de entrega inicial | Data O.C foi atendida | Centro de custo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Casquinhas de sorvete | 100u | 08/07/2022 | 08/07/2022 | 11/07/2022 | 60.607 | 17/07/2022 | 19/07/2022 | 1157 |
| Emulsificante | 20kg | 07/07/2022 | 10/07/2022 | 17/07/2022 | 60.617 | 18/07/2022 | 25/07/2022 | 1423 |
| Açúcar | 15kg | 16/07/2022 | 17/07/2022 | 23/07/2022 | 60.639 | 28/07/2022 | 30/07/2022 | 1472/1473 |
| Chocolate | 20kg | 17/07/2022 | 22/07/2022 | 23/07/2022 | 60.653 | 30/07/2022 | 30/07/2022 | 1157 |
| Leite | 60L | 19/07/2022 | 22/07/2022 | 23/07/2022 | 60.667 | 26/07/2022 | 28/07/2022 | 1370 |
A partir das informações apresentadas, é possível avaliar como funciona a cadência do processo de compra de materiais.
Fazendo uma breve análise da tabela, perceba que apenas o chocolate foi entregue dentro da data prevista. Oscilações nas datas de entregas e quantidades devem ser negociadas antes da emissão de ordem de compras, dessa forma, o documento pode contemplar as datas de entrega acordadas entre ambas as partes em negociação prévia.
Conclusão
Quanto mais conhecimento você tem acerca dos processos da empresa, mais fácil será aplicar as boas práticas para emissão de ordens de compras, de acordo com a sua realidade laboral. Por isso, todas as dicas aqui mencionadas são para direcionar os seus esforços para ferramentas e processos que podem facilitar seu caminho de estudos de maneira prática, de modo a criar autonomia no processo de aprendizagem.
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