O que são Documentos Contábeis e quais as boas práticas de gerenciamento

O que são documentos contábeis?

Você sabe o que são documentos contábeis? A documentação contábil é o conjunto de documentos que servem de base para os registros da contabilidade de uma empresa, são comprovantes da movimentação e operação financeiras da instituição.

Entre eles estão:

• Notas fiscais;
• Documentos comprobatórios de despesas;
• Extratos bancários;
• Documentos trabalhistas.

Por isso, neste artigo vamos falar qual é a importância desta documentação, quais as melhores práticas para a organização destes documentos e que isso faz a diferença!

Você conhecerá:

• Os documentos contábeis mais comuns;
• O que é compliance contábil;
• E boas práticas de gerenciamento destes documentos.

Quais são os tipos de documentos contábeis mais importantes?

Antes de abordarmos a importância da documentação contábil, vamos conferir o que é e no que consiste alguns destes documentos mais comuns.

Nota fiscal eletrônica

Dentre os tipos de documentos contábeis, talvez a nota fiscal eletrônica, por exemplo, seja a mais conhecida. Mas você sabe quantos tipos de notas fiscais existem? Entre elas há:

1. A nota fiscal eletrônica de produtos ou mercadorias (NF-e);
2. A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e);
3. A nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).

Documentos comprobatórios da empresa

Estes são documentos que devem ser apresentados à contabilidade da instituição e geralmente são os pagamentos de despesas, como contas de água, luz e internet.

Extratos bancários

Dentro da documentação contábil também estão incluídos os extratos das contas bancárias da empresa, pois registram tanto as despesas como as receitas financeiras.

Qual a importância da documentação contábil?

A partir do acompanhamento de documentos contábeis, uma empresa pode evitar prejuízos estando dentro da legislação, evitando multas e sanções. Além de serem úteis por indicarem a evolução do negócio, contribuírem no controle de finanças e na tomada de decisões. E que tipo de programa ou ação pode ser eficaz para fomentar a importância destes documentos e sugerir boas práticas? O compliance contábil.

O que é Compliance Contábil?

Compliance é uma palavra inglesa que deriva do verbo comply, que em português podemos traduzir para estar em conformidade. Disso, podemos entender que o conceito de compliance significa estar em conformidade seja com uma lei vigente, um regulamento ou procedimento. Assim, é possível desenvolver um programa de compliance fiscal ou contábil.

O compliance contábil ocorre quando as normas desta área ocorrem devidamente, como a emissão de relatórios contábeis, sendo que isto contribui para a saúde financeira do negócio. Com isto, é possível aumentar a produtividade das equipes do setor contábil, porque a longo prazo os processos administrativos passam a ter uma determinada cadência e são otimizados.

É importante elaborar um regulamento interno que esteja em conformidade com as leis vigentes, inspecionar as práticas contábeis com certa regularidade para que, se for necessário, ocorra adequações às normas exigidas. Além disso, dentro do ambiente digital, torna-se importante a utilização da certificação digital para validação jurídica nos documentos ou transações digitais.

Organização dos documentos

Dentro de uma cenário de boas práticas para emissão de documentos contábeis, podemos falar :

• Documentos enviados mensalmente para a contabilidade;
• Registro e guarda com prazo médio de 5 dias;
• E o tempo de guarda de documentos trabalhistas varia de 10 a 30 anos a depender do tipo documental.

Gerenciamento

Algumas ações de gestão para estes documentos incluem:

• Digitalização;
• Armazenamento em serviços da nuvem;
• Utilização de software de gerenciamento de documentos;
• Classificação dos documentos pela data de emissão, origem e assunto;
• Desenvolver um padrão de nomeação;
• Elaborar uma política de uso e acesso aos documentos.

Uma outra ação que pode ser utilizada é optar pelo uso da tabela de temporalidade, muito utilizada pela gestão arquivística. Através dela podemos separar os documentos por fases ou idades, sendo:

• 1° Idade ou corrente;
• 2°Idade ou intermediária;
• 3° Idade ou permanente.

A primeira idade se refere àqueles itens de documentos com uma frequência de uso alta e de guarda de até 5 anos; a segunda são os documentos de frequência média de uso com um prazo de guarda de até 20 anos; enquanto que a última fase, a permanente, se refere aos itens com uso baixo e devem ser permanentemente guardados. Porém, vale lembrar que estas são orientações gerais que podem e devem ser ajustadas.

Resultados das boas práticas de documentação

O gerenciamento efetivo ajudará a manter a integridade destes documentos e permitir exatidão dos dados e das informações, além de contribuir para a gestão contábil e ajudar nas tomadas de decisão da empresa.

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