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PMP e CAPM: fundamentos do gerenciamento de projetos

Projetos e seus ciclos de vida - Apresentação

Olá! Te desejo boas-vindas a este curso de Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. Sou Roberto Pina, consultor e instrutor da Alura, e vou te acompanhar neste processo.

Audiodescrição: Roberto Pina se descreve como uma pessoa de pele clara, que usa óculos de armação quadrada, é calvo e não tem barba. Ele usa uma camiseta azul-marinho com escrito Projeto Tamar, em letras verdes. Atrás, uma parede com iluminação roxa, onde também há uma estante com livros e objetos diversos.

O objetivo deste curso é apresentar alguns conceitos fundamentais sobre projetos e gerenciamento de projetos. Dessa forma, ao realizar esta formação, você estará iniciando sua preparação para as certificações CAPM e PMP do PMI. Este curso, embora não abranja todo o conteúdo necessário para sua preparação, é o primeiro de uma série.

Público-alvo

O público-alvo são pessoas interessadas em conhecer mais sobre o gerenciamento de projetos. É especialmente destinado também a candidatos às certificações CAPM (Certified Associate in Project Management) e PMP (Project Management Professional), ambas oferecidas pelo PMI (Project Management Institute).

Conteúdo

Durante este curso, iremos abordar o conceito de projetos e seus ciclos de vida. Além disso, estudaremos os fundamentos do planejamento de projetos, bem como papéis e responsabilidades envolvidas. Discutiremos a execução do que é planejado nos projetos, bem como a dinâmica entre planejamento e execução. Também, traremos alguma discussão sobre resolução de problemas, tema importante no gerenciamento de projetos.

Benefícios do curso

Os benefícios para quem participa deste curso incluem o avanço nos conhecimentos sobre gerenciamento de projetos em geral, a contribuição na preparação para as certificações CAPM e PMP, e consequentemente, a melhoria na sua competitividade no mercado de trabalho.

Portanto, vamos mergulhar no mundo do gerenciamento de projetos, um tema vasto e desafiador. No próximo vídeo, começaremos com o conteúdo, trazendo o conceito de projetos, programas, portfólios e operações. Vamos lá?

Projetos e seus ciclos de vida - Projetos, programas e portfólios

O que é um projeto?

Um projeto é um trabalho que envolve a participação de pessoas e a utilização de recursos de conhecimento e materiais. Tem as seguintes características: é uma empreitada temporária, embora às vezes não pareça. Ou seja, são atividades com começo, meio e fim; e tem como objetivo a criação de um produto, serviço ou resultado único, ou seja, possui uma entrega clara.

Além disso, tem elaboração progressiva. Durante a sua execução, passa por etapas e envolve os temas definidos no PMBOK (Project Management Board of Knowledge), uma publicação do PMI que traz os conceitos, um guia de referência sobre o tema de gerenciamento de projetos.

Dentro do guia PMBOK, existem assuntos fundamentais, que antigamente eram chamados de áreas de conhecimento, como escopo, custo, qualidade, riscos, comunicação, recursos humanos, aquisições, etc. Todo projeto tem, em sua execução, a presença desses assuntos de alguma forma. Portanto, cada um desses assuntos é uma preocupação que cada pessoa que vai gerenciar um projeto deve ter.

Obejtivo de um projeto

O objetivo de um projeto é adicionar valor através da entrega de seus resultados. Portanto, o projeto é uma "máquina" que transforma dinheiro, esforço, recursos, em uma saída, em um produto, em um serviço que adiciona valor a algum mercado. Quando falamos de valor, devemos entender como algo que é percebido por um público-alvo como importante, desejado ou esperado. As pessoas usuários do produto, ou serviço do projeto, veem valor e estão dispostas a pagar por aquilo. O projeto tem como objetivo a entrega disso.

Programas, portfólios e operações

Vamos falar, agora, sobre programas, portfólios e operações.

Em uma organização, podemos ter vários projetos ocorrendo em paralelo e cada projeto tem a sua entrega específica. Contudo, em determinadas situações, existem projetos que são correlacionados, e nesse caso, nós chamamos isso de programa.

Temos também as operações. Depois que um produto é entregue, durante a manutenção e durante o transcorrer da sua vida útil, temos uma operação, por exemplo, de sustentação, de suporte, ou as operações continuadas da organização, que não são projetos, não têm começo, meio e fim, mas sim, têm um caráter perene. Essas são as operações. E esse conjunto compõe o portfólio da organização.

Premissas e restrições

Um conceito fundamental para a execução de projetos é o de premissas e restrições. Premissas (ou assumptions, em inglês) são aqueles pontos assumidos como verdadeiros. Então, em tempo de planejamento do projeto, nem sempre é possível ter certeza de tudo. No início de um projeto, a incerteza é máxima. Portanto, tentando reduzir os riscos do projeto e iniciá-lo da melhor forma, são normalmente definidas algumas premissas, que funcionam, para quem gerencia o projeto, como um verdadeiro "anjo da guarda".

Vejamos um exemplo de premissa: uma equipe vai desenvolver um projeto nas instalações do cliente, e na proposta para execução desse projeto, colocamos algumas premissas, como: "a equipe poderá usar a internet" ou "a equipe poderá usar o refeitório da empresa". Se isso estiver de acordo, a proposta é aceita e podemos seguir. Se não estiver de acordo, o cliente que lê a proposta já se manifesta e se contrapões à premissa. Caso contrário, pode gerar desconforto se a equipe começa o trabalho esperando usar o refeitório, mas não pode. Para evitar esse tipo de situação, é importante listar algumas premissas ao planejar um projeto.

As restrições (ou constraints, em inglês), por sua vez, devem ser declaradas logo no começo e são aqueles limites ou condições de contorno aos quais a equipe do projeto precisa se adequar. Exemplo de restrições incluem limitação de budget, prazo, restrições legais, entre outras, que durante a execução do projeto devem ser observadas.

Falando em restrições, temos a representação clássica do triângulo das restrições (ou triângulo férreo). É a figura de um triângulo, onde em cada lado temos escopo, custo e prazo. Essa representação foi feita dessa maneira porque no triângulo, quando mexemos em um dos seus lados, os outros também se mexem. É o que acontece nos projetos tradicionais com esses três fatores. Se o escopo fica maior, isso impactará o custo e o prazo, não há como evitar. Da mesma forma, se reduzimos, por exemplo, o prazo pela metade, o custo e o escopo também terão que se adaptar.

Para projetos ágeis (e veremos ou relembraremos o que é isso mais para frente), esse triângulo é um pouco diferente. Dentro das abordagens de gerenciamento adaptativas para o desenvolvimento de produtos complexos, como software, consideramos um dos lados como sendo restrições em geral (escopo, prazo e custo), e os outros lados são o valor (que é qualidade extrínseca) e a qualidade (que é chamada de qualidade intrínseca). Assim como no triângulo das restrições, quando mexemos em um desses elementos, o outro sofre impactos.

Riscos, incidentes e problemas

Coisas bastante comuns em projetos, que devem ser administradas, são riscos, incidentes e problemas. O risco é um evento incerto, que pode acontecer ou não, e se acontecer, trará impactos no projeto. Os riscos são inevitáveis e devem ser administrados. Incidentes são acontecimentos, mas de caráter pontual, são eventos únicos, inesperados, que trazem impacto ao projeto. E um problema é uma causa ou possível causa de um ou mais incidentes. Quando incidentes se tornam recorrentes, há um problema por trás, precisando atacar a causa raiz do problema.

Então, no gerenciamento de projetos, devemos ter em mente as premissas, as restrições e lidar com riscos, incidentes e problemas diariamente. Essa é a primeira grande mensagem para quem quer gerenciar um projeto, um programa ou cuidar do portfólio de uma organização!

Após essa introdução, abordaremos brevemente as duas principais estratégias para gerenciamento de projetos: a abordagem preditiva e a adaptativa. Vamos lá?

Projetos e seus ciclos de vida - Abordagens preditiva e adaptativa

Existem duas abordagens básicas para o gerenciamento de projetos: a preditiva e a adaptativa. Antes de abordar cada uma, precisamos discutir sobre a natureza do produto do projeto. Para isso, utilizamos o Framework Kinevim, que apresenta quatro quadrantes referentes a contextos: complexo, complicado, caótico e simples. Os produtos geralmente se encaixam em um desses contextos.

Um produto ou contexto simples é aquele em que a relação entre causa e efeito é óbvia. Por exemplo, um saca-rolhas. Observando o funcionamento, rapidamente conseguimos entender como funciona. É, portanto, um dispositivo simples. Nesse contexto, percebemos, categorizamos e respondemos.

Por outro lado, um contexto caótico é onde a relação entre causa e efeito é imprevisível, como um incêndio. Não sabemos exatamente como o incêndio vai evoluir, nem alguma catástrofe, ou uma revolta social. Estas são situações difíceis de prever, planejar ou antecipar os próximos passos. Em uma situação como essa, não adianta planejar, precisamos agir, perceber como nossa ação causa algum efeito naquele cenário e responder. Trabalhamos com base em feedbacks de nossas tentativas em cima do cenário.

Outra situação é a chamada complicada. Um produto é considerado complicado quando a relação entre causa e efeito pode ser totalmente compreendida, mas isso requer um grande esforço, conhecimento especializado e tempo. Por exemplo, uma aeronave. Embora possa ser bastante complexa, conseguimos compreender todo seu funcionamento se estudarmos a fundo, por 10, 15 ou 20 anos, por exemplo.

Finalmente, um contexto complexo é aquele em que a relação entre causa e efeito pode ser entendida parcialmente e, principalmente, a posteriori. Qualquer coisa envolvendo relações humanas ou que seja nebuloso do ponto de vista de definição de escopo, é considerado complexo. Nós também devemos trabalhar com feedbacks, ao inspecionar, perceber e responder. Com base nesses ciclos, vamos descobrindo qual é o escopo e o contexto. Um exemplo de um produto complexo é o software.

Produtos repetíveis e previsíveis

Com base na questão da complexidade, temos dois tipos de produtos originados de projetos: os produtos repetíveis e previsíveis, e os produtos complexos.

Os produtos repetíveis e previsíveis são aqueles que, mesmo sendo complicados, podem e devem ter seus escopos detalhados a priori. Por exemplo, artefatos da construção civil, naval ou aeronáutica. Um prédio pode e deve ser totalmente desenhado antes do início de sua construção e sua construção segue sempre uma receita. Embora cada prédio seja único, a maneira de construir é mais ou menos a mesma, podendo ser realizada até por trabalhadores que não têm uma qualificação muito alta.

Produtos complexos

Já os produtos complexos são aqueles cujo detalhamento do escopo a priori é muito difícil ou impossível. Esse tipo de produto exige um processo de exploração e descoberta para ser desenvolvido. O escopo não é definido, mas vai sendo descoberto. Por exemplo, vacinas, perfumes e software. No caso da vacina, não temos uma fórmula, precisamos descobrir através de experimentações. Logo, não há um prazo certo, haja vista que depende do sucesso das tentativas para se chegar no produto final.

Em um software, o usuário só sabe exatamente o que quer depois que começa a usar, fazendo com que esses requisitos sejam incertos e passíveis de mudança. Não há poder de abstração suficiente para se ter tudo perfeitamente detalhado, embora se possa ter uma noção. Os requisitos de negócio são nebulosos e, para se transformarem em requisitos concretos, precisamos experimentar, submeter ao usuário, colher feedbacks e fazer ajustes.

Ciclo de vida waterfall (preditivo)

Para cada um desses produtos, encaixa-se melhor um ciclo de vida de projeto. O ciclo de vida tradicional de projetos é o chamado ciclo de vida waterfall (ou em cascata) para a abordagem preditiva. Ele consiste em um grande planejamento up front, no começo; seguido de especificações funcionais e técnicas do produto, que podem constar em um mesmo documento; depois vem a construção do produto; os testes; e finalmente a implantação, acompanhados por esforços de monitoração e controle.

Por muitos anos, tentou-se construir software com esse ciclo, mas encontramos uma série de problemas, porque o software é um produto complexo e não repetível e previsível. Assim, temos a abordagem preditiva, onde é possível planejar.

Sobre o curso PMP e CAPM: fundamentos do gerenciamento de projetos

O curso PMP e CAPM: fundamentos do gerenciamento de projetos possui 113 minutos de vídeos, em um total de 32 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de COBIT, PMP e CAPM em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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