Excel: aprendendo lógica booleana e busca por valores

Olá, boas-vindas! Eu sou o Roberto Sabino, instrutor aqui na Alura, e estamos de volta para aprofundar nossos conhecimentos em Excel.

Audiodescrição: Roberto se descreve como um homem de pele clara, com cabelos e barba escuros, um pouco grisalhos, olhos castanhos, e veste uma camisa escura lisa. Ele está sentado com um microfone à sua frente e uma parede lisa ao fundo iluminada em gradiente azul.

O que vamos aprender?

Este curso foi criado pensando em pessoas que estão seguindo nossa formação de Excel na Alura, assim como para aquelas que precisam saber mais sobre procura, referência e funções de lógica. Se você quer conhecer melhor a função PROCV() e entender a nova função PROCX(), este curso também é para você.

Também abordaremos as funções CORRESP() e CORRESPX(). A ideia é abranger as principais funções usadas no dia a dia, tanto para buscar valores, quanto para fazer testes lógicos e dar respostas por meio da avaliação desses testes.

Embora as funções PROCV() e SE() sejam as mais conhecidas em nosso cotidiano, certamente iremos abordar outras funções ao longo das aulas. Inclusive, vamos ensinar como sair das funções PROCV() e SE() (agora PROCX() e SES()) para outras que também são úteis em nosso dia a dia. São funções versáteis que serão aplicadas em diversas situações. Será muito interessante!

O curso foi estruturado para promover uma aprendizagem ativa, logo, você terá contato direto com o conteúdo, podendo aplicar as informações desde o primeiro dia, e usá-las em sua rotina diária. Além disso, você terá acesso ao fórum, onde poderá tirar suas dúvidas e, quem sabe, até responder algumas questões de outras pessoas estudantes.

Certamente você vai adorar este curso, então, te convidamos para começarmos. Vamos para a aula 1 colocar a mão na massa e começar a trabalhar!

Vamos iniciar mais um passo na nossa jornada de aprendizado com o Excel. Desta vez, trabalharemos com algo que tende a ser o maior desejo das pessoas estudantes que estão começando ou já trabalham com Excel toda vez que perguntamos o que desejam aprender.

Há algum tempo, a resposta mais comum seria a função PROCV(). Porém, hoje em dia, a PROCV() já não é mais a única opção; temos também a PROCX().

Normalmente, PROCX() e a função SE() são os temas que as pessoas estudantes mais querem aprender. Este curso é exatamente para explorarmos esses tópicos!

O que faremos?

Vamos fazer algumas coisas um pouco diferentes desta vez. A planilha evoluiu. Nosso cliente aprimorou a planilha com a qual trabalhamos, que é um controle de vendas para um e-commerce. Agora, há um cadastro de produtos. Vamos trabalhar com as informações que já temos; o cadastro está pronto, pois já o fizemos nos cursos anteriores.

Outra coisa interessante são os botões. Eles são bem simples de fazer; depois mostraremos exatamente como, mas não tem nada de extraordinário. Antes, vamos adentrar na parte do Excel.

Temos um controle de produtos, que são os produtos cadastrados. Além disso, temos um cadastro de vendedores, que são as pessoas que atuam nas diferentes cidades.

Cada pessoa vendedora tem autorização para dar um desconto máximo específico. Esta é a parte mais complexa do nosso trabalho, e na qual teremos que nos dedicar mais: trabalhar com esse desconto máximo, pois também teremos informações de descontos em outra planilha.

Também vamos trabalhar com as vendas que tivemos. Nossa tarefa será concluir essa planilha, trazendo o preço unitário, que está na tabela de produtos, e o desconto.

O desconto virá do desconto máximo da pessoa aluna, mas, além disso, nos cadastros auxiliares, temos um desconto por quantidade, que pode coincidir com o desconto máximo da pessoa vendedora. Precisaremos aprender a fazer isso, mas começaremos trabalhando com algumas consultas (PROCV(), PROCX() e outras funções de busca de referência).

Busca com PROCV()

A primeira coisa que faremos são essas consultas. Começaremos a colocar a mão na massa agora! Essa é a planilha e vamos trabalhar nesse projeto até o final do curso.

Não precisa se preocupar, pois trabalharemos passo a passo. Vamos entender o passo que começaremos agora e já vamos dar início à prática.

Nós temos uma consulta de produtos (planilha "Consultas"). Imagine que queremos visualizar nesta tela uma validação de dados. Já sabemos fazer isso: basta ir até "Dados > Validação de Dados…". Os produtos possíveis estarão na janela aberta.

Quando escolhemos um produto na parte de consulta da planilha "Consultas", queremos que o Excel traga as informações que estão na tabela "Produtos". Assim, de forma bastante simples, temos o nosso produto e vamos trazer as informações da tabela de produtos.

Vamos verificar as duas funções mais comumente utilizadas para isso, que são a PROCV() e a PROCX(), mas depois vamos conhecer algumas alternativas.

Começaremos devagar, pois acreditamos ser importante conhecer os detalhes. Às vezes, você já usa a função PROCV() e acha que conhece tudo sobre ela, mas pode descobrir que existem algumas coisas a mais. Traremos de volta a caixa de diálogo "Inserir função".

Essa funcionalidade pode servir para examinarmos alguns detalhes. Na caixa de diálogo, vamos usar a função PROCV() primeiramente. Ela pode ser considerada antiga, mas ainda há muitas pessoas que a utilizam. A PROCX() é mais recente, mas vamos começar com a PROCV().

A função PROCV() requer quatro parâmetros:

• Valor_procurado
• Matriz_tabela
• Núm_índice_coluna
• Procurar_intervalo

Quando utilizamos essa caixa de diálogo, temos várias ajudas. Há auxílio para entender quais são os parâmetros, bem como uma explicação sobre cada parâmetro na parte inferior.

Portanto, se tiver dúvida sobre alguma função, utilize essa caixa de diálogo. Basta selecionar a célula onde deseja inserir a função e clicar em "Inserir Função". O Excel apresentará a lista de todas as funções, podemos escolher a que desejamos e começar a trabalhar com a função.

Vamos entender isso corretamente? É relativamente fácil lembrar. Se pedimos ajuda para procurar algo, a primeira pergunta seria: "O que você quer procurar?", ou seja, o que é o valor procurado. Queremos procurar, por exemplo, o produto PR003, na célula C6.

Valor_procurado: C6

A segunda pergunta normalmente feita quando alguém pede ajuda para procurar algo, por exemplo, "Você pode me ajudar a encontrar meu relógio?", seria "Onde você estava quando o perdeu?". Portanto, o local onde procurar é importante para evitar perder tempo no lugar errado.

O mesmo se aplica à matriz tabela: vamos procurar o produto. Onde devemos procurar? Devemos procurar em toda a tabela? Para simplificar, vamos dizer que sim por enquanto e nos aprofundaremos na explicação posteriormente.

Matriz_tabela: TB_Produtos[#Tudo]

Agora, chegamos a uma parte mais específica do Excel, que pergunta qual é o número do índice da coluna. Como saberemos o índice da coluna? Vamos entender uma primeira restrição da função PROCV(): ela procura apenas à direita, não à esquerda.

Portanto, se digitarmos 1, nos referimos à mesma coluna em que estamos. Se digitarmos 2, nos refiro a uma coluna para a direita. Pode parecer confuso, mas lembre-se: 1 é a coluna em que estamos, 2 seriam duas colunas sempre para a direita.

Mas como saber qual coluna queremos devolver? Vamos considerar que temos as seguintes colunas: "Código" (coluna de número 1), "Produtos" (2), "Tamanho" (3), "Categoria" (4), e assim por diante. Precisamos saber o que estamos procurando. Neste caso, queremos o nome do produto. Portanto, vamos procurar na coluna "Produtos" onde estão escritos os nomes.

Não podemos selecionar a célula do rótulo da coluna, pois a função requer um índice, isto é, um número. Neste caso, o número é 2.

Núm_índice_coluna: 2

Vale ressaltar que é interessante preencher o último parâmetro Procurar_intervalo, que é bastante importante. Ele parte da seguinte questão: queremos fazer uma procura por um valor exatamente igual ou aproximado?

Neste momento, temos o valor de procura PR003. Devemos nos perguntar: buscamos algo próximo a PR003 ou queremos o valor exato? No caso de busca de texto ou códigos, geralmente precisamos do valor exato.

Para trazer maior complexidade, a especificação se é um valor exato ou aproximado não é feita diretamente. Em vez disso, usamos VERDADEIRO ou FALSO. Isso é um valor lógico. É útil considerar isso, já que, ao longo deste curso, nós também trabalharemos com lógica, e um valor lógico sempre é VERDADEIRO ou FALSO. Então, temos a seguinte descrição:

Procurar_intervalo é um valor lógico: para encontrar a correspondência mais próxima na primeira coluna (classificada em ordem crescente) = VERDADEIRO ou não especificado. Para encontrar a correspondência exata = FALSO.

Por enquanto, vamos usar FALSO, porque queremos o valor exato. Desta forma, nosso código vai encontrar "Bermuda".

Conclusão

Esta é a função chamada PROCV(). A estrutura da função é a seguinte:

=PROCV(C6;TB_Produtos[#Tudo];2;FALSO)

Caso queira, você pode escrevê-la diretamente, sem usar nenhuma ferramenta auxiliar.

Acabamos de criar nossa primeira função! Conduzimos o processo bem devagar, mas agora vamos começar a acelerar um pouco. A ideia a seguir é comparar a função PROCV() com a PROCX() e começar a trazer mais informações.

Faremos isso no próximo vídeo!

Neste vídeo, vamos trabalhar com o tamanho e faremos o mesmo processo, dessa vez utilizando a função PROCX(). Essa função é mais recente e versátil, facilitando a resolução de problemas quando comparada à PROCV().

Existem situações muito específicas onde a PROCV() pode ser mais viável, mas são casos raros. No dia a dia, geralmente, é melhor utilizar a PROCX().

Caso você utilize uma versão que não dispõe da função PROCX(), então sua versão está bastante desatualizada, já que a PROCX() foi implementada na versão 2019 e já tivemos diversas atualizações desde então. Se esse for o caso, sugerimos sempre o uso da PROCV().

No geral, ambas conseguem realizar tarefas semelhantes, mas a função PROCX() tem algumas vantagens que vamos analisar ao longo deste vídeo.

Busca com PROCX()

Vamos procurar o valor do tamanho e para isso utilizaremos a PROCX(). Desta vez, digitaremos a função diretamente na célula C8, sem usar a caixa de diálogo.

É importante lembrar que sempre que uma função é digitada, o Excel apresenta abaixo dela, ao posicionar o cursor sobre, os parâmetros da função. Então, sempre que precisar lembrar o que é cada parâmetro, você pode consultar dessa forma. Nesse momento, atente aos parâmetros que estão entre colchetes; eles são os opcionais, portanto, não é obrigatório inseri-los.

A função PROCX() foi criada para substituir intencionalmente a PROCV(), que era uma das funções mais utilizadas; houve uma melhoria na função.

Então, a PROCX() funciona de maneira semelhante à PROCV, com a procura de um produto, mas com uma grande diferença que, ao mesmo tempo, é uma grande vantagem: na PROCX(), só precisamos informar onde está o item procurado e, em seguida, fornecer a matriz de retorno.

O que isso significa?

Imagine que você tem um valor procurado e esse valor está em uma determinada coluna (posteriormente, veremos que também pode estar em uma linha). Nesse caso, temos os códigos de produto na primeira coluna da planilha "Produtos".

A primeira etapa é selecionar a coluna onde está o valor procurado. Agora, usaremos o ponto e vírgula e selecionaremos a coluna com a informação que queremos obter como resposta.

Nessa etapa, são necessários alguns cuidados. Algo importante é que a coluna precisa ter o mesmo tamanho. Portanto, se começamos a seleção pelo cabeçalho na coluna dos códigos dos produtos, na coluna de tamanho teremos que começar do cabeçalho também. Não podemos começar de uma célula abaixo, porque isso vai gerar um erro na função.

Pode parecer indiferente, mas é uma prática importante. Nesse caso, temos uma tabela, então não importa se começamos de cima ou de baixo. Se não houver tabela, devemos ter outros cuidados após incluir os outros itens.

Outro ponto é que podemos não estar acostumados com a referência estruturada, que é a referência sobre a tabela. Poderíamos usar a PROCX() com referências relativas e absolutas, usar tranquilamente o intervalo de células, mas se pudermos usar a tabela e as pessoas com quem trabalhamos já conhecem a tabela, é melhor usar a referência estruturada.

Isso resolve nosso problema. Ambas as funções (PROCV() e PROCX()) funcionam, trazendo os valores de que precisamos. As duas funções, neste caso, atuam da mesma maneira.

Achamos mais simples usar a PROCX(), pois a consideramos mais fácil de manipular. No entanto, você também pode utilizar a PROCV(). Se no seu cotidiano você já utiliza a PROCV(), pode continuar sem problemas. Contudo, é importante estar ciente das novas funcionalidades, pois promovem maior eficiência na operação.

Suponha que não tivéssemos uma validação de dados, ou se temos essa validação, optamos por selecionar algo que não é um código, por exemplo, o título do rótulo. Nesse caso, aparece "#N/D" nas células C7 e C8, indicando erro. Portanto, tanto a descrição quanto o tamanho retornam um erro, o que não deveria, mas pode acontecer. Como evitar que esses erros ocorram?

Vamos iniciar com a função PROCV(). Nela, o que devemos fazer para evitar erros? Não temos opção dentro da função, ou seja, precisamos criar uma nova função SEERRO().

Inclusive, podemos considerar a função SEERRO() como uma função lógica, porque ela trabalha com resposta binária. Ocorreu um erro? "Sim" ou "Não".

Antes de PROCV(), vamos adicionar a função SEERRO(). Feito isso, temos a função SEERRO() seguida de toda a função que queremos, com um ponto e vírgula ao final. Agora vamos especificar o que fazer se ocorrer um erro. Nesse caso, vamos dizer "Não Encontrado".

=SEERRO(PROCV(C6;TB_Produtos[#Tudo];2;FALSO);"Não Encontrado")

Você pode estar pensando que, para fazer a PROCX(), também usaremos a SEERRO(). No entanto, na PROCX() não precisa, porque isso é tão comum que já foi previsto quando construíram a função. Então, quando terminamos de inserir as duas colunas, podemos dizer qual é o valor se houver erro ("Não Encontrado"). Ou seja, a própria função já resolve.

=PROCX(C6;TB_Produtos[[#Tudo];[Código]];TB_Produtos[[#Tudo];[Tamanho]];"Não Encontrado")

Começamos a entender as vantagens da função PROCX(). A PROCV() precisou de outra função, a SEERRO(), enquanto na PROCX() não foi necessário.

Qual é a outra vantagem da função PROCX()? A PROCX() pode buscar coisas que estão localizadas à esquerda. Logo, poderíamos, por exemplo, buscar por produto e retornar o código.

A função PROCV() não faz isso. Não conseguimos, por exemplo, buscar "Bermuda" e retornar "PR001". Sempre precisamos buscar por uma coluna que esteja mais à esquerda e deslocar para a direita; essa é a PROCV(). Com a PROCX(), se você quiser, é possível buscar por um produto e devolver um código, e ela funciona perfeitamente.

Faça um teste! Este é um bom primeiro teste para você realizar.

Essa facilidade já é um bom motivo para começar a usar a PROCX(), pois, muitas vezes, pessoas precisam alterar a planilha para poder usar a PROCV(), o que não é nada agradável.

Conclusão

Por enquanto, temos as duas funções operando. É válido realizarmos ao menos um exemplo de cada com as referências relativas, para quem ainda não tem familiaridade com a referência estruturada. Em seguida, falaremos mais sobre vantagens e examinaremos algumas funções novas!