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Certificação PMP e CAPM: governança, resolução de problemas e encerramento de projetos

Abordagens práticas para o projeto - Apresentação

Olá! Eu sou o Roberto Pina, consultor de empresas e instrutor da Alura, e te dou boas-vindas a este curso, em que continuaremos explorando os processos de gerenciamento de projetos.

Audiodescrição: Roberto se descreve como umj homem de pele clara, olhos castanhos, calvo e sem barba. Ele usa óculos de armação retangular prateada e veste uma camiseta preta. Ao fundo, uma parede clara iluminada em rosa e laranja, uma planta à direita, e uma prateleira preta à esquerda com enfeites e pontos de iluminação amarela.

Quais são os objetivos do curso?

Os objetivos deste curso são os seguintes:

Para quem é este curso?

O público-alvo deste curso são pessoas que desejam conhecer mais sobre gerenciamento de projetos, em especial as pessoas candidatas às certificações mencionadas anteriormente: CAPM (Certified Associate in Project Management); e, um nível acima, PMP (Project Management Professional), ambas do PMI (Project Management Institute).

O que vamos aprender?

Neste curso, falaremos sobre abordagens e práticas para o projeto, tanto no ciclo de vida preditivo quanto no adaptativo. Trataremos também sobre a questão da estrutura de governança do projeto.

Além disso, abordaremos: gerenciamento de incidentes e problemas; armazenamento e transferência de conhecimento no contexto de projetos; e encerramento de projetos, isto é, como os projetos são encerrados nas duas abordagens, tanto na preditiva quanto na adaptativa.

Quais são os benefícios deste curso?

Os benefícios deste curso são:

Conclusão

Na sequência, daremos início ao conteúdo, falando sobre práticas típicas da abordagem preditiva de gerenciamento de projetos!

Abordagens práticas para o projeto - Abordagem preditiva

Neste vídeo, abordaremos a abordagem preditiva de gerenciamento de projetos!

Abordagem preditiva

Aplicabilidade

A abordagem preditiva é aplicável a produtos da engenharia tradicional, considerados repetíveis e previsíveis. A principal característica desses produtos é que seus escopos podem ser detalhados antecipadamente, por mais complexos que sejam, e a construção ocorre seguindo uma espécie de receita.

Ciclo de vida

O ciclo de vida encontrado na abordagem preditiva é o ciclo waterfall, ou cascata, onde temos, primeiramente, um grande planejamento antecipado, com detalhamento do escopo.

Depois, temos a elaboração de uma extensa documentação com especificações funcionais e técnicas do produto, seguida de uma construção com uma entrega no final, ou poucas e grandes entregas ao longo do projeto. Por fim, temos testes de grandes partes do produto e a implantação.

Todas essas etapas são acompanhadas por monitoramento e controle.

Gráfico de blocos coloridos representando etapas de um processo de desenvolvimento com fundo claro e os seguintes textos: No primeiro bloco à esquerda, em verde-escuro, está escrito 'Planejamento 'up front''. Seguem blocos de formato losangular com os rótulos 'Especificações Funcionais', 'Especificações Técnicas', 'Construção', 'Testes' e 'Implantação', cada um com uma cor. São elas: verde, azul-claro, vermelho-claro, ciano-escuro e marrom, respectivamente. Abaixo de toda a sequência, há uma barra larga verde-escura com o texto 'Monitoração e controle'.

Inicialização de projetos

A inicialização de projetos nessa abordagem envolve um estudo de viabilidade, materializado por meio de um artefato chamado business case, no qual buscamos verificar antecipadamente se o investimento que será feito em determinado projeto ou produto terá um retorno.

Nesse momento, temos um escopo macro na inicialização, e o projeto passa a ser oficializado através do termo de abertura do projeto, também chamado de project charter. Trata-se de um documento que o PMI preconiza e funciona como um "contrato" do projeto.

O project charter é algo bastante sucinto, de uma ou duas páginas, com as principais características do projeto, os objetivos, premissas e restrições, o orçamento, e assim por diante. É uma espécie de início do projeto, isto é, de uma autorização para o projeto começar.

Nessa etapa, também temos a designação da pessoa que irá gerenciar o projeto e as devidas contratações. Quando o projeto requer a participação de terceiros, ou quando o projeto é entregue ao cliente, toda a contratação detalhada é elaborada no momento da inicialização.

Planejamento de projetos

Em seguida, temos a fase de planejamento, a qual iniciamos com um detalhamento completo do escopo, com artefato e EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Além disso, é realizada a elaboração do plano do projeto, com os seguintes baselines iniciais:

  1. Cronograma inicial;
  2. Orçamento;
  3. E posição inicial de riscos.

Assim é elaborado o planejamento do projeto, com todos os planos subsidiários para o gerenciamento de cada área de conhecimento do projeto. Realiza-se um planejamento detalhado de todas as etapas.

A partir disso, pensamos em um cronograma, acompanhado de uma planilha de controle financeiro, ou algo semelhante, e começa-se o gerenciamento os riscos.

Monitoração e controle de projetos

Ao longo da execução do projeto, existem processos de monitoração e controle, os quais envolvem:

Finalização de projetos

Durante a finalização de um projeto nessa abordagem, existe: a obtenção de aceites formais das entregas; a finalização dos contratos que foram celebrados; a coleta e guarda de lições aprendidas, assunto que ainda abordaremos em outros vídeos deste; e a liberação da equipe. A equipe normalmente se dispersa e parte para outros projetos e destinações.

Conclusão

Essas são as práticas usuais de um projeto na abordagem preditiva. Note que ela é bastante faseada, formal, e segue uma estrutura de gerenciamento relativamente forte. O mantra desse tipo de abordagem é: faça um plano detalhado e siga esse plano, buscando ser dirigido por ele.

Na sequência, vamos conhecer as principais práticas da abordagem adaptativa, também conhecida como abordagem ágil de gerenciamento de projetos!

Abordagens práticas para o projeto - Abordagem adaptativa

Neste vídeo, abordaremos a abordagem adaptativa de gerenciamento de projetos!

Abordagem adaptativa

Aplicabilidade

A abordagem adaptativa é aplicada a produtos complexos. São produtos cujos escopos não conseguimos detalhar a priori, exigindo um processo de exploração e descoberta para que, de maneira empírica e com base nos feedbacks recebidos das entregas, seja compreendido o escopo e determinado o caminho que o produto seguirá na sua construção.

Isso acontece, por exemplo, no caso de softwares, ou do desenvolvimento de vacinas e medicamentos. A princípio, não temos a fórmula e as especificações detalhadas, aquilo que a pessoa usuária quer e necessita. Portanto, descobrimos ao longo do tempo através dos ciclos de feedback.

Ciclo de vida

Sendo assim, o ciclo de vida que se aplica na abordagem adaptativa é o ágil, também conhecido como em espiral, no qual para cada pequena porção do produto, fazemos uma espécie de mini projeto, um ciclo completo de especificação, construção, teste e entrega.

Na sequência, repetimos o ciclo. Cada volta desse ciclo faz com que o produto cresça um pouco mais, as pessoas usuárias tenham contato com o produto operativo, e a partir disso, forneçam feedbacks. Através desse feedback, ajustamos o processo de construção do produto.

Preparação de projetos

Um projeto de abordagem adaptativa começa na etapa de preparação, com a composição da visão do produto. Não temos o escopo detalhado do produto inicialmente, mas precisamos ter uma visão nítida.

Quais são os principais objetivos? Qual é a proposta de valor do produto? Quais os públicos-alvo daquele produto? Quais são as premissas e restrições? Devemos ter um caminho que inspire a equipe em relação a um grande objetivo de entrega de valor que o produto precisa cumprir.

Com base nisso, fazemos a elaboração de um Product Backlog (PB) inicial, uma lista de itens ainda sem detalhamento que expressa uma primeira visão macro do produto a ser desenvolvido.

Em seguida, elaboramos, detalhamos, e refinamos as primeiras especificações dos itens do Product Backlog, dado que essa lista deve ser priorizada com base no potencial de adição de valor ao negócio de cada item. Depois, fazemos a designação da equipe para iniciar os ciclos de desenvolvimento.

Outra boa prática nessa etapa é o chamado Sprint Zero. O Sprint Zero é a primeira iteração, com um caráter de setup técnico, onde talvez não sejam feitas grandes entregas de produto operacional, mas que funciona como um aquecimento de motores.

No caso do desenvolvimento de software, testa-se a arquitetura, os padrões, o primeiro deploy, e é feito um ajuste fino do funcionamento do sistema de produção.

Não é algo muito produtivo do ponto de vista de entregas, mas a equipe sai aquecida, com os problemas de ambiente resolvidos e tudo basicamente ordenado, para que os próximos sprints tenham mais foco na construção de produtos operativos de fato.

Execução de projetos

Durante a execução de um projeto na abordagem adaptativa, existe uma repriorização constante dos itens do Product Backlog, e os itens com maior potencial de adição de valor sempre ficam no topo.

Além disso, há mudanças que entram no Product Backlog. A entrada dessas mudanças e também o feedback das pessoas usuárias, motivam uma repriorização constante da lista.

Ao longo da execução, acontecem as iterações. No caso do Scrum, são os sprints; já no caso de uma movimentação da esteira de entregas mais continuada, que acontece no Kanban, os itens são atendidos e entregues de maneira constante.

Sendo assim, temos entregas curtas, de acordo com uma cadência, ou continuadas, de modo que a pessoa usuária tenha contato cedo com o produto operacional e possa dar seus feedbacks.

Os feedbacks recebidos são o cerne do processo de exploração e descoberta, para que o produto seja detalhado progressivamente.

Também ao longo da execução, são observadas as restrições. Pode haver uma restrição de orçamento, isto é, uma designação de investimento determinada; ou o atingimento de uma data limite; ou qualquer outra restrição que precise ser obedecida e motive o término do projeto.

Finalização de projetos

A finalização de um projeto ocorre: quando todo o backlog é atendido e não há mais itens a serem construídos; ou quando há o atingimento de uma restrição, como, por exemplo, quando acabar o dinheiro ou o tempo, se isso for determinado; ou quando a construção do próximo item do backlog traz um benefício ao negócio ou tem um resultado menor que o custo de realizá-lo.

Esta forma é a mais nobre que um projeto ágil pode terminar, onde temos um ponto de inflexão do ROI. Nesse caso, não vale mais a pena o investimento em determinado item, fazendo com que o projeto pare e não seja construído daquele item em diante.

Dessa forma, garantimos a maximização do investimento. Não fazemos todo o backlog, apenas a parte que efetivamente adiciona valor. Os itens que ficaram no final, por força da priorização, são menos importantes, têm menos potencial de adição de valor ao negócio e, por tanto, não vale a pena fazê-los.

Se o custo para fazer o item não se paga, é uma maneira interessante de terminar o projeto ágil.

Na abordagem preditiva, não temos isso. Normalmente, a diretriz é entregar todo o backlog, de preferência dentro do orçamento e do prazo estipulados. Não existe essa aferição constante da adição de valor dos itens construídos. Afinal, na abordagem preditiva, as mudanças não são tão constantes, pois não existe o processo de aprendizado com base no feedback.

Conclusão

Assim, conhecemos as principais características e práticas típicas de um projeto na abordagem adaptativa. Na sequência, começaremos a falar sobre governança no contexto do gerenciamento de projetos!

Sobre o curso Certificação PMP e CAPM: governança, resolução de problemas e encerramento de projetos

O curso Certificação PMP e CAPM: governança, resolução de problemas e encerramento de projetos possui 66 minutos de vídeos, em um total de 28 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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