O que são retrospectivas no Ambiente Ágil

O Manifesto Ágil é composto por quatro valores essenciais:

• 1º Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;
• 2º Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
• 3º Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
• 4º Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Esses valores vão ao encontro de um ambiente mais eficiente e adaptável em equipes que optam pela agilidade, seja com Scrum, Kanban ou outros métodos.

É comum que esses valores nos remetam imediatamente a equipes de desenvolvimento de softwares, porém, a utilização de ferramentas provenientes dessas estruturas de gestão não ficam limitadas a apenas um tipo de equipe.

Ao nos atermos ao primeiro valor, vemos que é importante propor a interação nos times, sem deixar os processos e as ferramentas de lado. Podemos pensar que a interação resultará em melhores processos. Dentre as possibilidades de colocar esse valor em prática, uma que apresenta resultados satisfatórios é a retrospectiva.

Vamos aprender o que é uma retrospectiva e como implementá-la em nossos times?

Em uma equipe que está utilizando o Scrum como estrutura de gestão, admitamos uma sprint com duração de quatro semanas. Uma retrospectiva é um evento cujo timebox é de no máximo 3 horas e todo o time Scrum participa. Nesse evento, a princípio, devem ser identificados:

• Melhores práticas: o time tem feito de bom e por isso deve continuar fazendo.
• Melhorias do processo: o que o time está fazendo e precisa melhorar.
• Problemas do processo e gargalos: o que o time precisa parar de fazer.

Imaginemos que esse mesmo time Scrum, por algum motivo (por exemplo uma tentativa de diminuir a quantidade de reuniões), não esteja fazendo Retrospectiva ou até mesmo faça, mas numa frequência muito baixa. Isso poderá acarretar em diversos problemas, entre eles:

• Estagnação: Sem a oportunidade de refletir sobre o trabalho realizado, a equipe pode ficar presa em padrões e processos ineficientes como, por exemplo, o acúmulo de tarefas.
• Repetição de erros: Na falta da identificação dos erros, é fortemente provável que a cada iteração ou projeto a equipe continue a cometer os mesmos erros.
• Falta de alinhamento: A ausência do alinhamento não permite que o que está sendo feito de bom seja compartilhado com outros membros da equipe, o que pode contribuir para que os excelentes resultados locais não ajudem nos resultados finais que podem estar abaixo do esperado.
• Baixa qualidade do produto: Esse é um problema bastante preocupante pois afeta imediatamente a rentabilidade do negócio. Sem poder revisar o processo, é possível que erros constantes ocasionem a insatisfação do cliente diminuindo a renovação para novos projetos.
• Ausência de inovação: Sem um espaço para compartilhar ideias, a equipe não tem momentos de insights e fica impedida de descobrir novas práticas.

A prática da retrospectiva pode ajudar a eliminar os gargalos acima e isso pode ser colocado em prática nas seguintes etapas:

• O primeiro ponto é entender a necessidade da implementação desta cerimônia e isso pode ser fortalecido pelos problemas que já foram identificados anteriormente.
• Após isso, é preciso definir uma frequência. A retrospectiva geralmente acontece ao final de cada iteração ou projeto e é recomendado que seja estabelecida uma frequência fixa, assim, a equipe poderá se preparar com antecedência para comparecer.
• Com o dia estabelecido, é importante preparar a estrutura da cerimônia. Existem diversas formas de realizar uma retrospectiva. Desde a clássica “o que foi bom?, o que foi ruim?, quais as próximas ações?” até mais elaboradas e com propósitos diversos. O site Fun Retrospectives é um ótimo banco de dados para novas ideias!
• É importante, durante a retro e junto à equipe, definir ações concretas com base nas discussões realizadas. É o momento de estabelecer os responsáveis por cada ação e definir prazos realistas.
• Por fim, uma dica valiosíssima é acompanhar o progresso das ações. Isso fortalece o senso de importância da retrospectiva e mostrará para a equipe que o que está sendo feito tem de fato validade e que a dedicação da equipe será acompanhada e reconhecida.

Realizando esses passos, muito provavelmente seu time chegará nos seguintes resultados:

• Aprendizado e melhoria contínua,
• fortalecimento da equipe,
• identificação de problemas e soluções,
• adaptação e flexibilidade,
• engajamento e motivação
• e, claro, a satisfação do cliente.

Se você quiser aprender ainda mais sobre retrospectivas, a formação Gestão Ágil de Projetos e nossa categoria da escola de Inovação e Gestão: Métodos Ágeis seguem disponíveis.