A Alura Para Empresas é a organização que engloba as soluções corporativas da Alura — a maior escola online de tecnologia do Brasil, voltadas a empresas, órgãos governamentais e instituições educacionais.
Com a revolução digital no mundo dos negócios, houve uma mudança nas demandas do setor e também na forma como ele é visto pelas organizações.
No entanto, este setor ainda precisa lidar com muitas tarefas mecânicas em sua rotina.
Neste contexto, a automação de processos de RH surge como aliada para facilitar procedimentos burocráticos e desenvolver o potencial competitivo das empresas.
Além disso, serão abordados os desafios que envolvem a implementação de ferramentas automatizadas no RH, bem como o futuro do setor com a inteligência artificial e a automação RH como aliadas.
Qual a função da automação no RH?
Entre tantas atribuições, elas precisam desempenhar tarefas como: controle de jornada de trabalho, gestão de benefícios, cálculo e distribuição de holerites, comunicação interna, recrutamento e seleção de pessoas, admissão e demissão, entre outras funções.
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Como resultado, o setor agora pode aumentar sua produtividade, além de desenvolver um diferencial competitivo no mercado.
Quais processos de RH podem ser automatizados?
A automação de processos de RH pode ser aplicada em diferentes etapas das demandas de uma organização. As principais possibilidades são:
Recrutamento e seleção
Para isso, a automação ajuda a fazer o mapeamento de pessoas candidatas, selecionando-as a partir dos requisitos mínimos às vagas abertas.
Além disso, o processo de recrutamento e seleção se torna mais fácil, pois minimiza o trabalho manual, promove a otimização de tempo e aumenta a eficiência e qualidade do trabalho.
No final desse processo, as pessoas envolvidas perdem menos tempo em tarefas mecânicas e podem focar em atividades mais estratégicas.
Folha de pagamento
Além de reduzir a possibilidade de erros, as ferramentas ajudam as pessoas colaboradoras a cumprirem prazos e a fazerem a prestação de contas.
Admissão digital
Com a ajuda de ferramentas automatizadas, é possível fazer uma admissão completa em pouco tempo, pois a tecnologia oferece as seguintes funcionalidades:
- assinatura de contrato digital;
- vínculo de benefícios;
- leitura de documentos (OCR).
Controle de jornada
Para facilitar o controle de jornada, algumas ferramentas permitem que as pessoas colaboradoras registrem seus horários diretamente de um dispositivo eletrônico. É possível registrar dados como: horas trabalhadas, horas extras e folgas. Assim, toda gestão é feita por meio de um sistema integrado a aplicativos.
Comunicação interna
Além disso, a inteligência artificial permite que todas as informações e processos fiquem centralizados em um único sistema.
Ao utilizar no RH automação de processos, além de reduzir a carga de trabalho do setor, é possível sincronizar e diminuir os ruídos de comunicação interna da equipe, já que todas as pessoas têm acesso fácil aos dados e às informações mais importantes.
Por fim, por meio da inteligência artificial, é possível construir plataformas de engajamento entre as pessoas colaboradoras. Essas ferramentas servem para potencializar a comunicação interna da empresa e promover a cultura organizacional.
Qual a importância de automatizar os processos de RH para ter um setor mais estratégico?
As novas ferramentas de automação estão ganhando espaço nas rotinas das empresas e impactando as atividades tradicionais das equipes.
De forma geral, a automatização de processos faz com que as ações do RH sejam mais eficientes e assertivas. Essa é, inclusive, a principal estratégia para a empresa acompanhar a transformação digital e manter o setor em uma posição estratégica para os negócios.
Vale ressaltar que os dados do panorama atual do mercado de tecnologia, especialmente em relação à aderência das empresas_, comprovam que existem muitos benefícios em usar a automação de processos de RH nos negócios.
Segundo o Fórum Econômico Mundial, o uso de IA em setores gerais cresceu 270% nos últimos quatro anos_).
A verdade é que a realidade de grande parte dos setores de RH é de muitas tarefas burocráticas, que demandam muito tempo e esforço das pessoas colaboradoras.
Em uma análise de mais de 2 mil atividades de trabalho em mais de 800 ocupações no setor de RH, a McKinsey constatou que as tarefas repetitivas correspondem a 50% de todas as atribuições das funções.
Com isso, o principal benefício da automação de RH é fazer (e resolver), de forma automática, as tarefas mecânicas e repetitivas com pouca ou nenhuma interferência de pessoas.
Assim, as pessoas colaboradoras podem dedicar seu tempo em tarefas estratégicas, ou seja, em atividades que têm potencial decisivo para alcançar as metas da empresa.
Em contraponto, as organizações que não fazem uso dessa tecnologia ficam em desvantagem.
Agora que você sabe da importância da automatização de RH, é possível ter uma visão mais clara da função dessa tecnologia para o setor. Um RH estratégico consegue identificar melhor as potencialidades das pessoas colaboradoras, e elas podem priorizar tarefas mais importantes, além de construir um ambiente de trabalho mais colaborativo.
Qual o papel da inteligência artificial na análise de dados e tomada de decisões no RH?
Um dos aspectos mais importantes de uma cultura digital é o desenvolvimento de estratégias baseadas em análise de dados.
Os dados movem o mundo. Tudo que fazemos na internet se transforma em dados. E os dados são insumos valiosos para as empresas tomarem decisões estratégicas.
A partir disso, elas podem fazer projeções e tomar decisões para reduzir custos, promover uma gestão mais eficiente e motivar as pessoas colaboradoras.
Nesse ponto, a inteligência artificial foi um divisor de águas para as análises. É possível pensar neste estudo de dados, como se fosse um radar que transmite informações 24 horas por dia a partir de uma visão 360º. Ou seja, os dados abrangem todas as perspectivas, mas também são extremamente ágeis e eficientes.
Hoje em dia, ferramentas como dashboards digitais permitem que todas as pessoas colaboradoras tenham acesso às informações importantes sobre a empresa — seja na hora de planejar um horário flexível, criar um plano de benefícios ou executar alguma outra atividade do dia a dia.
Na prática, isso significa que as empresas conseguem visualizar o contexto de seu mercado com mais detalhes e mais velocidade. Por consequência, criar oportunidades mais sólidas para o avanço da organização.
Quer ouvir especialistas na área em uma discussão sobre o uso da inteligência artificial em processos de RH? Assista a nossa Masterclass Tech sobre RH com IA: do recrutamento ao desenvolvimento e conheça a opinião de profissionais sobre o assunto.
Os benefícios e desafios da implementação da automação de RH
Em resumo, as ferramentas de automação de processos em RH auxiliam para:
- aumentar a eficiência na triagem e seleção de currículos;
- otimizar os processos e economizar tempo;
- melhorar a comunicação interna;
- aperfeiçoar a gestão de desempenho das pessoas colaboradoras;
- otimizar os processos de treinamento e desenvolvimento;
- aumentar a produtividade.
Tudo começa pelo fato de que as pessoas ainda estão no processo de aprendizagem e assimilação de todos os impactos que as tecnologias podem trazer.
Assim como todos os movimentos inovadores, a automação de processos de RH traz muitas novidades e, por esse motivo, também demanda muitos estudos para serem usadas da melhor forma. Confira a seguir, os principais pontos de cuidado.
Desenvolvimento técnico para trabalhar com automação
A primeira questão é que as novas ferramentas exigem habilidades técnicas. Como bem aponta o artigo da McKinsey & Company, a tecnologia é apenas uma parte desse processo.
A outra parte depende da capacitação das pessoas para atuarem com a ferramenta e com os novos processos, por meio de estratégias de Reskilling e Upskilling.
Em síntese, as automações no RH são importantes para gerar mais produtividade e eficiência nos processos. Porém, é imprescindível que as pessoas colaboradoras estejam preparadas para trabalhar com elas.
Por conta disso, a empresa precisa promover programas de desenvolvimento de pessoas em Digital Skills e prepará-las para o futuro.
Resistência às inovações
É comum que algumas pessoas não se adaptem e resistam às novas inovações, e os motivos são diversos, como a dificuldade de aprender a nova tecnologia ou acreditar que os processos tradicionais são mais seguros.
Com isso, é necessário identificar as possíveis barreiras e resistências em relação à mudança na própria cultura organizacional para criar ações que mostrem que a tecnologia veio para melhorar os processos de RH.
Uma sugestão é fazer treinamentos com os(as) profissionais antes de introduzir de vez a ferramenta na empresa.
Questões éticas
Por fim, a implementação dessa ferramenta nos processos da empresa também devem considerar todas as implicações éticas. As principais questões mapeadas compreendem:
- Preconceito algorítmico: os algoritmos podem ser tendenciosos e perpetuar comportamentos preconceituosos e discriminatórios da sociedade. A empresa deve ficar por dentro de todos os processos e garantir que isso não aconteça.
- Transparência: as decisões tomadas com base nessas ferramentas devem ser transparentes e justificáveis. As pessoas colaboradoras devem entender como a ferramenta funciona e quais critérios ela utiliza para suas respostas.
- Privacidade de dados: a empresa deve garantir a privacidade e a segurança dos dados das pessoas colaboradoras, especialmente de dados sensíveis — como informações de saúde e financeiras.
Principais dúvidas sobre a automação de RH
Por ser uma tecnologia considerada nova por muitas empresas e profissionais, é comum ter dúvidas sobre as ferramentas de automação de RH. Confira abaixo resposta para algumas perguntas frequentes:
A inteligência artificial vai substituir as pessoas profissionais de RH?
As tecnologias com IA não substituirão os(as) profissionais de RH, elas são apenas ferramentas para tornar o trabalho desse setor mais ágil, produtivo e moderno.
As pessoas são fundamentais para trazer humanização à área, além de exercer as funções estratégicas da empresa para a sua evolução.
Como escolher o melhor sistema de automação de RH?
A escolha do melhor sistema de automação de RH depende das necessidades específicas da sua empresa, mas alguns fatores são cruciais para uma decisão assertiva:
- Funcionalidades: defina quais processos você quer automatizar, como recrutamento e seleção, folha de pagamento, gestão de benefícios, entre outras funções de departamento pessoal, e busque um sistema que atenda a essas demandas.
- Facilidade de uso: o sistema deve ser intuitivo e fácil de usar para que todos os(as) colaboradores consigam interagir com a plataforma. Se possível, se certifique sobre a qualidade do suporte técnico da empresa, pois esse é um grande diferencial.
- Integração: verifique se o sistema se integra com outras ferramentas que você já utiliza, como ERP ou CRM. A integração facilita o fluxo de dados e evita retrabalho.
- Escalabilidade: considere o número de funcionários atual e futuro, além da possibilidade de expansão para outras áreas para comparar com a capacidade de uso do sistema.
- Segurança: escolha um sistema que possui recursos de segurança robustos, como criptografia, backups e controle de acesso.
- Custo-benefício: avalie o custo total do sistema, incluindo licenças, implementação, treinamento e suporte. Compare diferentes opções e opte pela que oferecer o melhor custo-benefício para a sua empresa.
- Referências: sempre pesquise a reputação do fornecedor e busque referências de outras empresas que utilizam o sistema.
Quanto custa implementar um sistema de automação de RH?
O custo varia conforme o tamanho da empresa, as funcionalidades do sistema e o fornecedor escolhido. É importante solicitar orçamentos e comparar diferentes opções para encontrar a solução que melhor se encaixa no seu orçamento.
Como a automação de RH pode contribuir para a diversidade e inclusão na empresa?
Ao utilizar ferramentas que analisam currículos de forma imparcial, a automação de RH escolhe o candidato ideal apenas por conta das suas habilidades e formações.
Além disso, a automação pode facilitar o acompanhamento de indicadores de diversidade, permitindo que a empresa tome medidas mais efetivas para promover um ambiente de trabalho mais inclusivo.
O futuro do RH com a automação e a inteligência artificial
De todo modo, o percurso da automação de processos de RH está só começando. A perspectiva é que essas ferramentas ainda se desenvolvam muito e, cada vez mais, conquistem seu espaço no setor.
Pensando nesse futuro, os(as) profissionais de RH precisam se preparar para as oportunidades que essas tecnologias, (especialmente de inteligência artificial), vão proporcionar ao setor.
Por conta desse cenário, a Alura desenvolveu uma Escola de Inteligência Artificial com cursos que vão ajudar toda a empresa a se preparar para o futuro da IA: desde o uso de ferramentas como ChatGPT e Midjourney, até a utilização de IA para análise de dados e outras atividades._
Assim, você e seu time poderão aprender a usar essas ferramentas para impulsionar os resultados da empresa.
Se quiser desenvolver seu time em Digital Skills e prepará-lo para atuar com todas as novidades trazidas pela IA e outras tecnologias, conte com a Alura Para Empresas! Conheça nossas soluções e conheça nossas soluções.
