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Kanban: marque o ritmo com cadências

Cadências - Apresentação

Damos as bem-vindas ao curso Kanban: marque o ritmo com cadências. Esse treinamento é a terceira parte do nosso trabalho com Kanban. Anteriormente, aprendemos sobre o método e a usar métricas. Agora, vamos entender as cadências.

O instrutor da Alura, Roberto Sabino, vai nos acompanhar durante esse curso.

Roberto Sabino é um homem de pele clara, olhos e cabelos castanhos e barba grisalha. Está com camisa verde e fones de ouvido. Ao fundo, uma parede azul sem decorações.

Contexto

O nosso cenário se mantém o mesmo: continuaremos a analisar o Time de Manutenção do Sistema de Concessão de Crédito da ByteBank. Desse modo, examinamos o processo de trabalho, performance, clientes e o próprio time. E agora, faremos isso pelo ponto de vista das cadências.

Conteúdo

Veremos algumas situações do dia a dia que nos levam a trabalhar com cadências, como no mapa de sugestão de cadências feita no e-book Kanban Essencial Condensado da Kanban University.

Mapa de sugestão de cadências do livro digital Kanban Essencial Condensado. Há um total 7 blocos de cor bege representando sugestões de cadências. Os blocos estão conectados entre si por meio de duas setas: uma seta verde com a inscrição "info" e uma seta vermelha com a inscrição "altera" que aponta para a direção oposta da seta verde. Na metade superior do mapa temos 4 blocos com sugestões de análises, lado a lado, intituladas, respectivamente, "análise estratégica", "análise de operações", "análise da entrega de serviços" e "análise de risco". Na parte inferior do mapa, temos 3 sugestões de reuniões, lado a lado, intituladas, respectivamente, "reunião de reabastecimento", "reunião do Kanban" e "reunião de planejamento da entrega". No topo à esquerda, o bloco de sugestão intitulado "análise estratégica" manda informações e recebe alterações, por meio das setas, para duas sugestões a sua direita, "análises de operações" e "análise da entrega de serviços", e com a sugestão abaixo intitulada "reunião de reabastecimento". Já "análise de operações" manda informações e recebe alterações para "análise de risco" que está a sua direita. Enquanto isso, "análise da entrega de serviços" também envia informações e recebe feedback de "análise de operações", "análise de risco" e "reunião do Kanban". Além disso, a sugestão "análise de risco" envia informações e recebe alterações da sugestão abaixo dela intitulada "reunião de planejamento de entrega". Por sua vez, a "reunião do Kanban" envia informações  e recebe alterações da "análise da entrega de serviços" e "reunião de planejamento da entrega", porém, recebe informações e envia feedback a "reunião de reabastecimento".

Você pode olhar para esse mapa de sugestões e pensar que é muito complicado. Porém, aos poucos o estudaremos e, ao final do curso, você vai entender bem o que é esse mapa com as cadências sugeridas.

Além disso, vamos fazer comparações para facilitar a compreensão dos conceitos. Por exemplo, vamos comparar as cadências do Kanban com os eventos do Scrum.

Ademais, vamos conhecer as características de cada uma das cadências, como a periodicidade, duração e participantes a serem convidados.

Também saberemos qual o objetivo e quais são as principais atividades de cada uma das cadências.

Inclusive, entenderemos a diferença entre cadência e reunião, pois são conceitos diferentes.

Entretanto, para que todo o conteúdo faça sentido, faremos nossas análises no quadro Kanban e conheceremos o funcionamento das cadências junto com o quadro.

Ao final, vamos conhecer um calendário de todas as cadências e perceber como elas podem nos ajudar no dia a dia.

Requisitos

Esse curso é voltado para as pessoas que já fizeram os dois cursos anteriores: Kanban: análises para implementação e Kanban: evolua suas entregas com métricas .

Se você ainda não viu o nosso curso Kanban: análises de implementação, aconselhamos conferí-lo e analisar se é necessário começar a partir do início.

Agora, se você já viu os dois cursos anteriores, venha conhecer conosco esse conceito de cadências e navegar pelo mundo do método Kanban.

Cadências - Recapitulando o conteúdo

E aí? Vamos começar com as cadências do Kanban?

Podemos também nos referir as cadências como ciclos de feedback. Futuramente, vamos entender o porquê dessas expressões.

Lembre-se que esse treinamento é o terceiro de uma sequência de cursos. Já discutimos sobre o método em si no curso Kanban: análises para implementação e falamos das métricas no curso Kanban: evolua suas estregas com métricas. E agora, vamos ver as cadências.

Primeiramente, precisamos recapitular o que fizemos, porque vamos trabalhar com a continuação da mesma história de implementação da Léia Líder.

Recapitulação

A Léia Líder propôs a troca de Scrum para Kanban e, com isso, vimos que:

Kanban é um método evolucionário e evolutivo.

O método Kanban ajuda na evolução daquilo com o qual ele trabalha. Isto é, se nós desenvolvemos sistemas e usamos Kanban, esse método nos ajuda a evoluir a forma como desenvolvemos sistemas.

Também é um método evolutivo, porque a implementação do Kanban leva a evolução contínua do próprio método.

Comece pelo que você já tem.

Uma das práticas gerais do Kanban é começar pelo que já se tem. Assim como fizemos nessa sequência de cursos: nós começamos pelo que já tínhamos e agora estamos evoluindo.

Não é possível melhorar o que não se pode medir.

Outro conceito que nos leva a falar sobre cadências.

Pare de começar, comece a terminar.

Essa frase sumariza um ponto muito importante do método Kanban: a limitação de Work in Progress (WIP).

Métricas fazem parte do processo de evolução.

Por isso, precisamos saber como trabalhar com essas métricas.

Nosso cenário

Trabalhamos com o time da Léia Líder: o Time de Manutenção do Sistema de Concessão de Crédito. Também analisamos o processo de trabalho, performance, clientes e a própria equipe.

Esses tópicos foram trabalhados nos cursos anteriores e podem ser revisitados, se necessário.

Métricas com Kanban

Previamente, falamos sobre as quatro métricas usadas no Kanban:

Lead Time (tempo de atendimento)

Lead Time se refere ao tempo desde que um serviço (em forma de cartão no quadro) chega no ponto de compromisso até ser finalizado.

Exemplo de um quadro Kanban. Temos seis retângulos verticais representando colunas de cada etapa do processo da demanda. Os 2 primeiros retângulos são preenchidos com uma cor alaranjada e têm bordas escuras, enquanto os demais são brancos com bordas escuras. Cada coluna é intitulada, respectivamente, "backlog", "análise", "fazendo", "aguardando", "testando" e "finalizado". Dentro coluna de "backlog" há pequenos quadrados amarelos representando cartões do Kanban. Acima das colunas "aguardando" e "testando" há um retângulo fino na horizontal intitulado "teste" que simboliza a etapa comum da qual ambas fazem parte.

Lembre-se que ponto de compromisso é o momento em que o cliente assume que a partir daquele instante você está trabalhando na demanda dele.

Em nosso cenário, convencionamos que o ponto de compromisso é em análise. Assim, é a partir da análise que contaremos o tempo de atendimento. Nesse caso, contamos, em dias úteis, quanto tempo demora para o cartão chegar da coluna de análise a coluna de finalizado.

Cycle Time (tempo de um ciclo)

Também falamos de Cycle Time, um conceito usado para verificar quanto tempo uma demanda ficou em cada etapa, por exemplo, quanto tempo o cartão continuou na coluna "fazendo" (doing) ou de "teste".

Nos cursos anteriores vimos que também podemos usar o tempo de ciclo para determinar o tempo que uma demanda levou de uma certa coluna a outra do quadro Kanban.

No nosso caso, o instrutor Roberto Sabino circula da coluna "análise" até "aguardando teste", pois primeiramente calculamos o Cycle Time das etapas que correspondem ao trabalho da equipe de desenvolvimento.

Depois analisamos outro Cycle Time, da coluna "testando" a "finalizado", que constituem as etapas da equipe de testes do Léo Rico.

Work in Progress ou WIP (trabalho em andamento)

Uma métrica fundamental para o método Kanban é o WIP. Esse trabalho em andamento representa a quantidade de atividades ou serviços que temos em um determinado momento.

Por exemplo, se temos 2 serviços em análise, nosso Work in Progress de análise é 2. Agora, se temos 2 cartões de serviços na coluna "análise", 3 cartões em "fazendo", 1 em "aguardando" e 1 em "testando" podemos contar um WIP total de 7.

Então, podemos fazer essa contagem de cartões para estabelecer o WIP daquele momento. Contudo, usualmente trabalha-se com Work in Progress médio. Isto é, com quantos cartões você normalmente trabalha no dia a dia.

Vimos também que devemos limitar o Work in Progress. Desse modo, se estipulamos que o limite de WIP da coluna "fazendo" é 3, não podemos colocar 4 cartões naquela coluna. Só poderemos trabalhar dentro daquele limite estipulado de Work in Progress.

Throughput (tempo de vazão)

Por último, falamos que o tempo de vazão é a quantidade de cartões que se consegue terminar em um determinado espaço de tempo.

Exemplificativamente, se conseguimos mover 3 cartões por todo o quadro até a coluna de "finalizados" em uma semana, temos um Throughput de 3 serviços por semana.

O tempo de vazão também pode ser chamado de taxa de transferência.

Lembre-se que isso é uma recapitulação. Se você não está familiarizado com esses nomes e conceitos, dê uma olhada nos cursos anteriores onde explicamos essas métricas com mais detalhes.

Raias e métricas

Finalmente, vimos que podemos criar raias diferentes no quadro Kanban, como uma raia de urgentes e uma raia de fluxo "normal".

Isto é, podemos dividir as colunas do quadro (de "análise" até "finalizado") e delimitar um espaço acima para as demandas urgentes e outro abaixo para as demandas do fluxo normal.

Isso porque as métricas não deveriam se misturar, elas devem ser métricas específicas de cada raia. Uma "métrica média", ou seja, não separada por raia, estaria contaminada, já que os caminhos de cada uma dessas raias são diferentes.

Sucintamente, esses foram os tópicos abordados anteriormente. Se tiver dúvidas, sugerimos que assista novamente os vídeos de conclusão dos cursos anteriores.

Se você já está com tudo relembrado, venha aprender conosco o que são as cadências (ou ciclos de feedback) que são tão importantes dentro do nosso sistema Kanban.

Cadências - O que são cadências

Vamos entender o que são as cadências ou ciclos de feedback?

Comunicação do time

Começamos observando uma das reuniões do time da Léia Líder. Durante a reunião, Deive Loper diz que precisa de ajuda com alguns itens do quadro Kanban. Enquanto, Léo Rico expõe que precisam discutir sobre alguns apontamentos do cliente.

Destacamos as diferentes naturezas dessas falas. Deive Loper é um desenvolvedor e pede ajuda com algo do quadro, ou seja, uma atividade já priorizada e em andamento. Ao passo que Léo Rico pede para discutir algo do cliente. Isto é, algo que possivelmente vai virar uma tarefa e entrar no backlog, mas ainda não está como Work in Progress.

Com isso, Léia Líder diz que o time tem a oportunidade de melhorar sua cadência de trabalho.

Cadência não é uma reunião. Cadência é o ritmo do trabalho.

A cadência nos leva a questionar como estamos trabalhando, como sabemos a hora de definir uma nova atividade, como reconhecemos se as atividades do quadro estão bem encaminhadas, se as demandas vindouras terão prioridade ou não, entre outras perguntas que vamos responder ao longo do curso.

O que são cadências

A Léia Líder nos diz que depois de implementar Kanban, surgem sempre necessidades de melhoria. O que é normal já que é um método evolutivo.

Uma melhoria importante é a cadência de trabalho.

Podemos comparar essas reuniões de forma alegórica ao som constante de um batida que marca o ritmo da música.

Por exemplo, se toda semana temos uma reunião para apontar quais atividades vão chegar, o ritmo de trabalho vai ser marcado por essa reunião. As pessoas saberão da regularidade da reunião e se planejarão para aquela semana, sem se preocupar excessivamente com um período muito grande de tempo.

Porém, no Kanban é a reunião que indica a cadência do trabalho.

Ademais, salientamos que:

Ou seja, não é necessário implementar várias cadências logo após a implementação do Kanban.

No Scrum é preciso estabelecer cerimônias na sprint, pois fazem parte do framework e da maneira de trabalhar.

Contudo, no Kanban use a prática de começar pelo que já se tem. Depois, evolua gradualmente e adicione cadências conforme a necessidade. Por exemplo, não é preciso estabelecer uma reunião diária se o time não sente necessidade desse encontro.

Portanto, as reuniões que marcam a cadência estão contidas no método, mas não são obrigatórias;

Cada time pode precisar de um número ou tipo diferente de cadências e o método Kanban dá abertura para que cada equipe utilize as cadências com as especifidades necessárias para a sua realidade.

Se a equipe já tem uma reunião com o cliente toda semana, não é mandatório fazer outra para o Kanban. O time pode adequar essa reunião a cadência usada no método.

Se algo que estamos fazendo não está indo bem, não continue fazendo-o.

Esse lembrete serve também para as reuniões. No Kanban, o time não precisa fazer reuniões diárias se não for necessário. Cada equipe pode mudar, fazer diferente ou deixar de fazer, pois cadências não são obrigatórias nesse método.

As cadências podem ser fundamentais no momento de alinhar o trabalho do time.

Desse modo, devemos observar quando há uma necessidade de melhoria do ritmo de trabalho e é nesse momento que implementamos as cadências.

Nos próximos vídeos, entraremos em mais detalhes sobre cada cadência.

Sobre o curso Kanban: marque o ritmo com cadências

O curso Kanban: marque o ritmo com cadências possui 121 minutos de vídeos, em um total de 35 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão de Produtos em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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