Primeiras aulas do curso Kanban parte 2: Métricas e Práticas Avançadas

Kanban parte 2: Métricas e Práticas Avançadas

Métricas II - Introdução

Kanban avançado. Continuação do curso Kanban Básico. Primeira aula: métricas II. Vídeo 1: introdução.

Seja bem-vindo à continuação do curso de kanban, que você iniciou no básico. Agora, vamos adentrar no avançado. Meu nome é Erick Brum, desejo que vocês apreciem essa aula. Estarei à sua disposição para tirar suas dúvidas. Espero conseguir transmitir para você todo o conteúdo programático da melhor forma possível e de maneira que você possa aprender e utilizar isso no seu dia a dia.

Esse curso foi idealizado para você que está trilhando um caminho de evolução. Que pretende aos poucos melhorar seu processo produtivo. Que gostaria de trazer à tona todos os problemas que sua empresa possui, e que através desse framework possa sugerir ideias, propor novas soluções, engajar seus colegas, todos que estão envolvidos, a adotar esse novo framework, para que você possa sair deste curso com uma nova mentalidade, um novo mindset para a resolução dos seus problemas.

Espero que nós consigamos transmitir essa ideia para você e que você ao longo deste curso possa construir seu próprio pensamento e adotar isso no seu dia a dia, no mercado de trabalho, onde você está inserido.

E se você ainda não está inserido no mercado de trabalho, esse curso também vai lhe auxiliar. Você falará a mesma linguagem de quem já trabalha com esse framework. É um framework já não tão atual, já vem sendo utilizado há alguns anos no mercado.

Você verá que ao longo dessa utilização ele tem sofrido algumas melhorias, novas abordagens. Você estará preparado para conversar com as pessoas que já trabalham, para participar de conversas ou propor soluções nos times que já adotam esse framework.

Fique atento aos pré-requisitos do curso. É importante que você já tenha assistido o curso básico para que possa entender nossa linguagem e acompanhar nossa linha de raciocínio. Com isso, você terá um desempenho melhor, sairá mais maduro, com mais musculatura para aplicar ao longo da sua jornada.

Este curso é destinado a todos que querem aprender, se desenvolver, galgar novos mercados, novos cargos, propor soluções dentro da sua empresa, obter novos modos de resolução, novas métricas, querem saber o que impede, quais os gargalos, as dificuldades que impedem o desenvolvimento do processo produtivo de realizar entregar, de cumprir os prazos acordados e atender os custos programados.

Buscamos com o uso prático desse kanban engajar pessoas, desenvolver nossos processos, melhorar nossa comunicação. Lembrem-se que quando falamos de kanban, falamos de gestão visual. Para tanto, com um uso prático, iremos desenvolver o engajamento das pessoas. Isso fará com que as pessoas se sintam mais fortalecidas, com aquele senso de time, de equipe, que vai conseguir construir, vencer juntos.

Trataremos de um link entre o curso básico e o avançado. Esse link será dado através das métricas. Começaremos abordando esse tema, entraremos com mais profundidade, através dela você verá a robustez, a solidez desse framework, as conclusões que você pode tirar ao implantá-lo. Isso vai fazer com que você se sinta um profissional muito mais realizado, fortalecido, quando você opinar e der sugestões de melhorias.

Abordaremos também melhoria contínua, cadências, proto-kanban, o que é o lean kanban, quais os tipos, princípios e valores. Abordaremos muitos assuntos muito importantes que farão com que você fale com mais propriedade, se sinta mais fortalecido e encorajado para propor soluções, seja na alta direção, dentro do seu departamento, seja onde estiver inserido.

Os benefícios que esse curso vai gerar são inúmeros. Ainda que você não consiga implantar imediatamente, você terá noção de uma nova ferramenta, de um novo framework, de um novo modo de resolver problemas. Essa ferramenta vai te auxiliar, te ajudar e enriquecer seu repertório de assuntos, de conteúdos para que você possa trabalhar no seu dia a dia.

Vamos também ter um projeto de conclusão, que será abordado nas aulas a seguir. Vai ser um case muito próximo à realidade. Vamos relatar uma situação, você trabalhando como consultor, e você verá o que poderia acontecer e as soluções que você poderia propor ou sugerir que fossem feitas para resolução desses problemas.

Como todo curso livre, este treinamento tem um valor limitado. Não vamos esgotar todas as formas possíveis de abordar esse assunto. Para tanto, sempre busque mais conteúdo, mais literatura. Há muita coisa disponível na internet. Espero que com isso você possa se aprimorar e consiga buscar mais coisas. Com esse treinamento você vai saber o que buscar, como ler e como compreender.

Aguardo vocês nas próximas videoaulas, onde abordaremos isso com mais profundidade.

Métricas II - Visão - Projeto de Conclusão

Conhecendo o projeto de conclusão.

Ao término do nosso curso, seremos capazes de elaborar uma resposta para um problema proposto. Esse problema foi retirado da realidade de forma tal que ele irá casar com a teoria que aprendemos ao longo desse curso com a prática que vemos no mercado.

Nós entenderemos como utilizar os conceitos, as regras, fazer as análises necessárias para que possamos efetivamente aplicar tudo que aprendemos e transformar em prática, algo que independente do seu ramo produtivo, da empresa e do cargo que você desempenha, você poderá utilizar, ou participar de um grupo de pessoas, ou estar presente dentro de uma sala onde você poderá propor novas soluções. Isso é muito importante atualmente no mercado de trabalho.

Leremos agora o que o case proposto nos pede para que seja elaborado: você foi contratado para atuar como um consultor da empresa XPTO. A organização mencionada tem vários projetos em andamento, as equipes desta empresa já foram treinadas em kanban, tal qual como você. Ou seja, você vai falar a mesma linguagem de quem já usa kanban. Você aprenderá os jargões, os conceitos, as técnicas, e as análises necessárias para fazer esse projeto.

Como aprendemos neste curso, iremos analisar uma equipe em particular para que possamos avançar em nossas análises. Para tanto, a equipe A será analisada no seguinte cenário de produção, apresentado através de uma tabela que está na sua tela.

Essa tabela foi desenhada com o desenvolvimento da equipe A ao longo das semanas, em algumas colunas. Você entenderá o que significa cada coluna, o seu conceito, como é aplicado no kanban, e irá verificar algumas células vazias. Você será capaz de preenchê-las, fazer uma análise, e por consequência fazer um gráfico denominado CFD. Com isso, você aprenderá quais são as métricas e como fazer as análises necessárias para obter o maior aproveito do seu ensino e da técnica que você está aprimorando, se aperfeiçoando.

Métricas II - Teoria das Filas

Quando tratamos de kanban, há um conceito fundamental denominado ritmo sustentável. Significa que quando implantamos kanban, queremos manter um ritmo ao longo do desenvolvimento, seja do produto ou do serviço. Para isso, é necessário ter uma previsibilidade do que está por vir ou do que já passou. Ou seja, conhecemos nosso passado, estamos trabalhando o nosso presente de forma consciente, e não mecanicamente, fazendo e esperando para ver onde a sorte nos levará, e saberemos quando mantemos um ritmo sustentável quais serão as entregas que iremos apresentar, com qual prazo, com que qualidade, e também de que forma. Ou seja, não teremos débitos técnicos, retrabalhos, desperdícios.

Quando também tratamos de kanban, é muito importante mencionarmos que temos dois sistemas. Um que se chama empurrado e outro puxado. Preferencialmente tentamos trabalhar com o puxado. Como apresentado no slide, vemos um quadro kanban, em que as entradas ocorrem da esquerda e vão para a direita. Ou seja, cada etapa produtiva representada por uma coluna é conhecido o que está sendo feito, com que capacidade, quais são as pessoas envolvidas e sabemos os serviços que estão por vir. Por isso preferimos o sistema puxado, porque quem está na ponta tem a visão do todo, tem a capacidade de prever o que será necessário, as ferramentas, as habilidades, as capacitações necessárias.

O sistema puxado faz com que o sistema flua como uma onda. Você vai levando todo o trabalho no seu tempo, no tempo que foi desenhado para que ocorra. Dessa forma, mantemos o ritmo sustentável, tendo previsibilidade. Deixamos tudo constante, como se fosse um ciclo, onde a organização convém implantar. Ou seja, naquele projeto, naquele processo, naquele departamento, ou na organização como um todo. Isso é muito importante para que você saiba onde aplicar, de que forma, e qual o melhor sistema.

Quando tratamos de sistema puxado, devemos mencionar que ele não gera sobrecarga, ou seja, as pessoas que estão por vir já sabem quais são as demandas, as capacidades, isso tudo vem ao conceito de previsibilidade, de ritmo sustentável. Consequentemente não há desperdícios e sabemos lidar com os problemas, as tarefas e as atividades que estão em nossas mãos. Isso é muito importante para que possamos desenvolver e tenhamos a capacidade produtiva de solucionar os problemas propostos pela organização. Nós sabemos quais são as entregas que devemos apresentar.

Quando falamos em kanban, tem algo muito importante, chamado teoria das filas. Filas, para que possamos fixar esse conceito em nossa mente e sabermos aplicar isso no nosso dia a dia, nada mais é do que o que enfrentamos diariamente, independente da cidade ou do Estado em que você mora. Fila no transporte público, no caixa do supermercado, nos bancos. Todas aquelas atividades que estão em espera para serem trabalhadas, fabricadas, ou desmembradas em atividades menores estão em um lugar chamado fila.

Para trabalharmos com kanban, precisamos ter em mente que elas vêm de um lugar chamado fila, que é muito importante que conheçamos o que está em espera, qual a nossa priorização, para que possamos colocar ela dentro do sistema. Conhecendo nossas filas podemos propor um tempo de espera menor, saber qual o tempo de espera adequado a qualquer atividade. E também podemos saber o que é urgente ou não. Seja para a organização ou para o cliente, seja um cliente interno ou externo, que irá receber nosso serviço ou nosso produto. Isso é muito importante.

Quando falamos em teoria das filas, temos três conceitos fundamentais dentro do nosso quadro kanban: a fila, que é tudo aquilo que está esperando para ser trabalhado; temos o serviço, ou o atendimento, ou seja, são as etapas do nosso quadro kanban, são as colunas, onde cada pedaço, cada atividade desmembrada, quebrada, vai passando por etapa, de forma tal que tentamos fazer com que o sistema flua da esquerda para a direita, em um sistema puxado.

E esses dois conceitos de atividade fila e serviço ou atendimento nos gera um sistema. Sistema é tudo aquilo que já está dentro do nosso quadro que está em andamento. É fundamental que tenhamos em mente. Ou seja, temos uma fila, temos nossas colunas. A fila é representada pelas tarefas desmembradas pelas atividades que estão sendo feitas por cada equipe ou cada membro, isso vai depender da sua organização ou do seu quadro produtivo, ou da forma que você elaborou seu kanban.

Temos um panorama geral que nos deixa uma visão visual, que chamamos de sistema. Analisando friamente, como uma foto na parede ou na tela do computador, sabemos o nosso também denominado estado do sistema. Ou seja, se olharmos para o nosso quadro kanban agora e vermos quais são as tarefas e a fila de espera, denominamos essa foto de estado do sistema.

Nosso kanban, entrando mais profundamente dentro desse sistema, também pode ser representado em raias. Além de termos as colunas, que são as linhas verticais, podemos também ter linhas horizontais. Essas linhas horizontais podem ser separadas por projeto, ou por processo. Isso depende da forma como você está aplicando o conceito dentro da sua organização ou dentro do seu projeto, porque você pode também dividir o projeto em raias menores.

Temos divisões horizontais e verticais. Um tipo de divisão horizontal é chamada de raia por projeto ou processo. Podemos ter outro tipo de raia por pessoas, no nosso slide temos algumas pessoas fictícias. Ao invés de estar por projeto ou processo que engloba todo o nosso sistema, podemos fazer por pessoas. Mas cuidado, tem uma dica muito importante. Quando dividimos as nossas raias por pessoas, o que não recomendo que seja feito, depende também do panorama, da situação atual da sua empresa, existem poréns a serem considerados.

Quando dividimos por pessoas, pode gerar na organização ansiedade, uma cultura de vilões e heróis, uma pessoa muito restrita apenas a uma atividade, ociosidade na equipe, porque às vezes uma pessoa por não ser multidisciplinar, não participar do contexto como um todo, somente de uma atividade, pode não ter nada para fazer em determinado momento, enquanto outra pessoa está sobrecarregada.

Tente evitar trabalhar por pessoas. Tente sempre trabalhar por projeto ou processo. Quando trabalhamos por pessoas, devemos saber que cada pessoa interpreta de um jeito, tem uma forma de encarar a situação, e isso pode gerar um atrito na equipe. Mas se se fizer necessário, pode ser aplicado também.

O terceiro método para dividirmos nossa raia é um método chamado de raia por prioridade. Ou seja, tudo que entrar naquela raia terá prioridade perante as demais outras raias, por necessidade do cliente, por determinação da organização, por imposição de uma legislação nova que entrou em vigor, seja por uma estratégia da alta direção.

Podemos também dividir o projeto por pessoas ou por prioridade. Ou seja, colocamos uma raia especial, o ideal é que seja apenas uma, porque a partir do momento em que tudo é prioridade, nada é feito. Deixamos só uma. Essa necessidade pode vir por vários motivos. E o que entrar naquela raia vai ser feito prioritariamente perante as demais.

Uma coisa que também vale a pena ser mencionada é: lembram que falamos de filas? Nossas filas podem ficar em um lugar chamado backlog, pátio de espera. Essa fila pode ser priorizada conforme os critérios da organização. E ela pode ser puxada de duas maneiras. As atividades vão vagando, e as que já foram priorizadas vão sendo puxadas por cima, ou pode ser também gerenciada por um gestor, um gerente de projeto, um chefe de área funcional, que vai passando as atividades para as pessoas conforme a sua capacidade, sua formação, suas habilidades. A priorização já não ocorre mais por um critério específico, mas sim por um critério do gestor que comanda ou que controla esse pátio de espera.

Então, temos dois tipos de espera, que podem ser uma espera prioritária, quem for liberando suas atividades vai pegando as que estão em cima, ou um gestor vai repassando as atividades conforme os critérios que ele estabeleceu. Isso, é muito importante que tenhamos em mente, pode gerar atrito, porque uma pessoa pode se sentir preterida perante a outra.

Sobre o curso Kanban parte 2: Métricas e Práticas Avançadas

O curso Kanban parte 2: Métricas e Práticas Avançadas possui 197 minutos de vídeos, em um total de 47 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Métodos Ágeis em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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