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Excel: tabelas dinâmicas e dashboards

Conceitos de Tabela Dinâmica - Introdução

Fala pessoal, tudo bem? Roberto Sabino aqui falando com você, estou aqui para convidar você para mais um curso de Excel aqui na plataforma Alura. Esse é o quarto curso de Excel que eu estou colocando na plataforma Alura. Gosto bastante de compartilhar conhecimento e já fiz outros três treinamentos aqui na plataforma Alura.

Um que é o básico de Excel, aquilo que nós sempre vemos, mas com um toque ali de umas coisinhas a mais - como você faz formatação, como você faz gráfico e como você imprime. Esse foi o primeiro treinamento que eu fiz aqui na plataforma, depois eu fiz um treinamento falando de classificação, filtragem e funções, também bastante interessante.

E o terceiro treinamento que eu fiz foi PROCV, eu falei bastante de PROCV, mais a lógica booleana e busca por valores, então eu falei bastante de PROCV e de função C, que eu acho que também é bastante bacana. Se você não viu, dê uma procuradinha, é bastante interessante.

Este treinamento aqui se apoia nesses outros treinamentos. Nós vamos falar de tabela dinâmica e dashboards, só que eu quero falar para você - antes de nós chegarmos aqui nesse dashboard bonitão com várias coisinhas - eu quero falar para você desde o começo, da origem de dados, do banco de dados e como eu estruturo uma planilha para que ela seja um bom banco de dados.

Depois, como eu trabalho com as tabelas dinâmicas para que ela não fique com aquela cara de tabela dinâmica de quem só sabe o básico de tabela dinâmica. Então nós vamos trabalhar bastante esses conceitos.

Conceitos, por exemplo como: Qual a melhor forma de exibir os dados em uma tabela dinâmica. Como que eu posso mudar o layout de uma tabela dinâmica? E como eu uso a linha do tempo e a segmentação de dados. Coisas bastante interessantes.

E só então, nós chegamos aqui no dashboard, onde nós vamos usar gráficos dinâmicos, onde nós vamos usar dados extraídos diretamente da tabela dinâmica e onde nós vamos usar também, dados extraídos da origem de dados e comparar esses dados.

Nós também vamos ver coisas do tipo: formatação condicional, função C para fazer um alerta aqui no nosso dashboard, também vai ser legal. E como eu faço para ligar duas tabelas dinâmicas para que elas usem a mesma linha do tempo.

Então esse treinamento está recheado de coisas para você que quer aprender a trabalhar com tabela dinâmica e com dashboard. Eu espero que você acompanhe comigo aqui até o final.

Vou fazer também algumas atividades para você conseguir fortalecer esse conhecimento e depois nós nos falamos no fórum. Obrigada. Espero você na próxima aula!

Conceitos de Tabela Dinâmica - Noções de Tabela Dinâmica

Olá, pessoal! Vamos começar aqui a nossa tabela dinâmica, o nosso estudo sobre tabela dinâmica.

E tem uma primeira coisa que eu queria que você percebesse, que é o seguinte: quando você for fazer uma planilha - dê uma olhadinha aqui na planilha que nós temos - quando você for fazer uma planilha que você já esteja pensando em fazer uma ou várias tabelas dinâmicas em cima daquela planilha, tente estruturar essa planilha como um banco de dados.

Como é o banco de dados? Ele tem uma primeira linha de rótulo com os nomes dos campos daquele banco de dados e cada coluna tem os dados referentes aquele rótulo. Essa é a forma mais fácil, é a melhor forma de você estruturar alguma coisa para trabalhar com tabela dinâmica.

Agora, na maioria das vezes você vai pegar uma tabela que já existe ou uma planilha que já existe e vai extrair uma tabela dinâmica em cima dela, então você tem que enxergar nessa planilha onde está o banco de dados, onde que está o formato da planilha e qual a parte da planilha que você pode usar como banco de dados.

Aqui, eu vou diminuir aqui para vocês poderem visualizar ela inteira, estão vendo? Essa aqui é a minha planilha inteira, então como eu já estruturei ela como um banco de dados, eu vou pegar todos os dados da planilha e vou fazer uma tabela dinâmica, mas você poderia também pegar um pedaço da planilha que é só onde tem o banco de dados, está bom? Então é muito importante você selecionar corretamente.

Depois nós vamos aqui na aba “Inserir” e observe, você tem aqui “Tabela Dinâmica” e “Tabelas Dinâmicas Recomendadas”.

Tem também “Tabela”, que nós já vimos nos cursos anteriores, e o que nós vamos usar é “Tabela Dinâmicas Recomendadas” porque o Excel já vai mostrar para nós as tabelas dinâmicas que ele entende pelo padrão, que a nossa planilha ficaria boa com essa tabela dinâmica.

Então, o que nós podemos fazer aqui? Nós podemos simplesmente olhar as tabelas que ele está sugerindo. Então ele está sugerindo uma aqui, soma de valor do contrato por cliente.

Vou aumentar um pouquinho aqui para nós vermos melhor. Na linha de rótulo eu tenho os clientes e aqui a soma do valor de contrato, depois nós vamos ver como formatamos isso aqui.

Eu tenho também soma do valor de contrato por tipo de veículo. É uma outra sugestão que ele está dando para nós, “Soma de Valor do Contrato por Origem” e aqui na origem ele já tem inclusive um grupinho para desmembrar essa origem depois.

O que mais que nós temos aqui? “Soma de Valor de Contrato por Situação de Chegada”, então cada contrato aqui tem uma situação de chegada e ele está somando.

Você que ainda não conhece muito bem a planilha, você já percebeu que na verdade, cada uma das tabelas dinâmicas é uma análise de dados diferentes. Por exemplo: “Soma do Valor do Contrato por Destino”. Então eu sempre vou ter uma análise de algum dado em relação a outro dado, e eu posso depois brincar com essa tabela dinâmica para melhorar isso aqui.

Eu vou pegar a primeira delas que é “Soma de Valor do Contrato por cliente”, simplesmente o que eu tenho que fazer é dar um “OK” e ele já vai criar para mim a tabela dinâmica. Quando ele cria a tabela dinâmica, ele já organiza aqui para que fique no formato que a tabela dinâmica sugerida me mostrou.

Se eu clicar fora da tabela dinâmica, some o meu seletor de campos. É uma das coisas que deixam as pessoas desesperadas no começo. “Não! Cadê o seletor de campos!?” Basta você clicar sobre a tabela dinâmica mais uma vez que o seletor de campos aparece de novo.

O que é o seletor de campos, Sabino? Quando eu estou usando uma tabela dinâmica, o Excel vai pegar os dados que eu tenho na minha planilha, vai jogar em um banco de dados de verdade e eu posso a partir daí, trabalhar com esses dados de forma dinâmica, por isso ele se chama tabela dinâmica.

E a organização é mostrada aqui. Veja, na linha eu tenho o quê? “Cliente”, então aqui vão aparecer cliente. Os “Valores”? “Soma de Valores do Contrato”.

Se eu tivesse, por exemplo: aqui, em vez de “Cliente”, eu tivesse aqui “Origem” - eu vou tirar “Cliente” agora, e vou arrastar para cá de volta.

Então, agora eu criei uma outra tabela dinâmica, que na linha tem as origens e nos valores tem a soma do valor de contrato.

Então o que você tem que perceber é: o que manda na sua tabela dinâmica são esses campos aqui que organizam os dados que já foram guardados nesse banco de dados.

Vamos voltar para o jeito que estava. “Cliente”, porque é o que nós queremos. Eu vou tirar a “Origem”. Eu arrasto para fora, aqui, porque eu acho o jeito mais intuitivo de fazer, e você tem essa tabela dinâmica.

“Sabino, como é eu formato isso aqui?” Você pode formatar da forma comum, que você está acostumado, e você tem uma tabela dinâmica.

Mas perceba, a tabela dinâmica só faz sentido se eu quiser analisar esses dados de forma dinâmica. Se eu quiser que esses dados eles sejam reagrupados toda vez, por exemplo, que eu mudar a minha planilha ou toda vez que eu mudar alguma informação de estrutura da minha tabela dinâmica.

Então esse aqui é o primeiro ponto: qual a forma mais fácil de fazer uma tabela dinâmica? Usando tabelas dinâmicas recomendadas.

Uma outra coisa que eu quero que você perceba já nessa primeira aula e nesse primeiro vídeo, é que você pode simplesmente inserir uma outra tabela dinâmica da mesma planilha, uma outra tabela diferente. Por exemplo: “Soma de Valor do Contrato por Origem”. Você pode ter sim duas tabelas dinâmicas que sejam da mesma planilha e ele vai conseguir gerenciar isso.

Vou formatar aqui da mesma forma. Tenho aqui então por origem, que eu posso até colocar aqui por origem e aqui eu tenho uma outra tabela dinâmica que é por cliente. Então eu vou colocar aqui que essa é por cliente e eu tenho duas análises diferentes dos mesmos dados que eu posso trabalhar. Sendo que essa aqui tem um agrupamento que depois ele mostra também por cliente.

Já está agrupado, se você pegar essa tabela dinâmica aqui e olhar aqui no seletor de campos, você vai ver que tem origem e depois tem cliente. Se quiser tirar o cliente fica só a origem, fica igual a que eu fiz da outra vez.

Isso aqui é o básico de tabela dinâmica, só para você entender como você faz uma tabela dinâmica. A forma mais fácil é selecionar corretamente os dados e usar as tabelas dinâmicas recomendadas.

No próximo vídeo nós já vamos começar a ver como é eu faço tabelas dinâmicas sem usar as tabelas dinâmicas recomendadas e como que eu faço alterações nas tabelas dinâmicas. Daqui a pouquinho nós nos vemos de novo!

Conceitos de Tabela Dinâmica - Organizando os Campos

Vamos lá, pessoal! Nós tiramos agora aquela primeira ansiedade de saber o que é uma tabela dinâmica, como faz e como ela vai ficar. Agora nós podemos, com calma, olhar alguns aspectos interessantes aqui sobre a tabela dinâmica.

A primeira coisa que eu quero que você perceba é o seguinte: eu tenho aqui duas tabelas dinâmicas que nós fizemos, uma de cliente e uma de origem, que elas são bem parecidas.

Então, a primeira coisa que vamos fazer é excluir uma delas e nós vamos trabalhar agora de uma outra forma.

Importante: a tabela dinâmica serve para analisar dados, então é importante nós sabermos que tipo de dados que nós estamos trabalhando.

Esta planilha aqui é uma planilha de controle de entregas, de controle de logística de uma empresa de transportes. Ela tem o cliente, a data que o cliente contratou o serviço, o status desse contrato - se ele está encerrado ou aberto - o valor do contrato, a carga que está sendo transportada, o peso desse transporte e o tipo de veículo que vai ser utilizado.

Da saída, ele tem origem, o local de origem, a data de saída e a situação da partida e depois do destino ele tem onde é o destino, a data prevista de chegada e a situação dessa chegada - se já chegou, se está finalizado ou se está em aberto, enfim.

É importante nós sabermos que a tabela dinâmica vai nos ajudar a analisar o conteúdo de uma planilha, então não adianta fazermos uma tabela dinâmica se nós não entendermos qual o conteúdo daquela planilha, porque depois para trabalharmos vai ser necessário.

Já dissemos que é importante você identificar o banco de dados e já dissemos que é importante você selecionar corretamente.

Nós vamos inserir uma outra tabela dinâmica agora, só que usando a tabela dinâmica, e não a tabela dinâmica recomendada, para nós vermos a diferença.

Então, primeira coisa: você tem que mostrar qual é o intervalo. Se você já tiver selecionado como nós fizemos fica bem mais fácil. Você seleciona e não esquece de incluir também a linha de rótulos, porque isso é importante.

Depois você pode escolher onde você quer colocar essa tabela dinâmica, pode ser uma nova planilha ou pode ser em uma planilha existente. Eu posso inclusive ter a tabela dinâmica como um objeto e posso usar o modelo de dados que nós vemos mais para frente.

A mesma coisa que aconteceu aquela hora, só que agora, como eu não usei tabela dinâmica recomendada, ela vem em branco, zerada e sem nada. Se eu clicar aqui tem o seletor de campos, mas não tem nenhum campo selecionado.

E o que eu posso fazer? Eu posso fazer duas coisas: ou simplesmente clicar no campo, e se eu clicar no campo, por exemplo, cliquei no campo “Cliente” e ele colocou o campo “Cliente” nas linhas porque eu preciso ter alguma coisa nas linhas. Depois eu clico em “Peso (Kg)”, ele vai criar alguma relação entre “Cliente” e “Peso (Kg)” e ele cria uma somatória de pesos para cada um dos clientes.

Muito bem! Mas eu também posso fazer de um outro jeito. Eu posso, por exemplo, arrastar da mesma forma que eu fiz aquela hora. Arrasto para fora ou arrasto para um dos quadrantes, e dependendo do quadrante para o qual eu arrastar, ele vai fazer uma coisa diferente na minha planilha ou na minha tabela dinâmica.

Por exemplo: agora, tirando as tabelas recomendadas, eu posso criar uma tabela. Vamos supor que eu quisesse além do cliente e da soma de peso, eu quisesse saber, por exemplo, para quantos destinos eu tive nesse transporte para esse cliente que somou todo esse peso. Então eu tive três chegadas para somar esse peso aqui.

Obviamente que eu não estou, por exemplo, filtrando aqui se essa chegada está finalizada ou não. Então também não vai considerar esse tipo de coisa, ou seja, tudo o que eu tenho disponível aqui, eu tenho que organizar nesses quatro quadrantes para que a minha tabela dinâmica represente aquilo que eu quero mostrar.

Se eu colocar aqui, por exemplo: “Eu quero um filtro por ‘Data de Contrato’! ” Eu arrasto a data de contrato para o filtro, e a partir de agora, os dados que estão aqui vão ser filtrados por esse dado aqui.

O que é importante de nós entendermos aqui? Não é nem a tabela em si, mas entender que de acordo com o que eu arrasto para esses quadrantes, a minha tabela dinâmica vai mostrar a análise desses dados. Se eu “desclicar” aqui, ele simplesmente desfaz toda a planilha, toda a tabela dinâmica.

Então vou fazer assim, eu vou fazer uma que mostra as cargas nas linhas. Eu quero os pesos dessas cargas e quantas viagens eu tive, então vou colocar aqui os destinos. Observe, eu cliquei só e o Excel organizou aqui. Ele organizou de uma forma que, para cada tipo de carga, ele vai me mostrar os destinos embaixo.

Mas não é isso que eu quero, eu quero mostrar aqui na frente os destinos. O que eu posso fazer? Eu posso pegar o destino e colocar aqui em valores. Quando eu coloco em valores, o que ele faz? Ele faz uma contagem desses valores, porque não daria para colocar os valores aqui de cada uma dos destinos, até porque não faz sentido, porque é um rótulo, é uma string, é um nome qualquer.

Então eu preciso fazer uma contagem ou algum cálculo em cima disso e normalmente é a contagem , é muito comum fazer contagem nas tabelas dinâmicas.

O que acontece aqui? Com esta tabela dinâmica eu sei que eu transportei 182 quilos de artigos para papelarias e eles foram para sete destinos ou tiveram sete viagens diferentes que ocasionaram esse transporte. De celulares, eu transportei 5 quilos de celulares e eles foram para dois destinos, eu tive duas chegadas, eu tive dois transportes que originaram isso.

Essa é a minha tabela dinâmica. Importante: nós estamos entendendo aqui - de novo, eu posso ter várias tabelas dinâmicas, e nós precisamos entender que a tabela dinâmica vai depender daquilo que eu quero analisar.

Nesse caso eu analisei como os meus produtos foram transportados e qual o peso que esse transporte ocasionou, mas eu posso organizar esses campos da forma que eu quiser para mostrar aquilo que eu preciso mostrar.

E talvez a maior dificuldade da tabela dinâmica é aprender como utilizar esses quadrantes, e nós vamos fazendo isso aqui para vocês entendam.

No próximo vídeo nós vamos ver uma coisa interessante, que é o seguinte: como eu faço se eu tiver uma atualização de dados? Será que a minha tabela dinâmica é atualizada automaticamente? Será que eu tenho que fazer alguma coisa? Nós vamos perceber que existem algumas diferenças que precisamos aprender, algumas coisas.

No próximo vídeo eu conto isso daí para vocês, até daqui a pouquinho.

Sobre o curso Excel: tabelas dinâmicas e dashboards

O curso Excel: tabelas dinâmicas e dashboards possui 121 minutos de vídeos, em um total de 42 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

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