Equipes ágeis: organizando os papéis em uma equipe

Agilidade nas empresas - Apresentação

Olá! Meu nome é Roberto Sabino, sou instrutor da Alura, e estamos aqui para falar sobre organização de equipes ágeis!

Audiodescrição: Roberto se descreve como um homem de pele clara, com cabelos castanhos curtos e barba grisalha. Está com uma camisa lisa na cor preta, sentado em uma cadeira também preta. Ao fundo, uma parede lisa sob iluminação azul.

Este curso é voltado para todas as pessoas, pois vamos abordar a organização de equipes. Nosso enfoque é o cenário ágil, vamos discutir sobre agilidade. Como organizar ou participar de uma equipe ágil? O que um Product Owner (PO) ou um Scrum Master deve fazer? Como agir ao fazer parte da equipe de desenvolvimento? Vamos seguir por esse caminho e analisar várias alternativas importantes, além de discutir o que as empresas esperam das equipes ágeis.

O foco do curso não é a agilidade em si, mas especificamente a organização das equipes. Ele foi desenvolvido para proporcionar uma aprendizagem ativa, então você tem acesso à nossa comunidade no Discord e ao fórum, onde pode entrar em contato com outros estudantes, tirar suas dúvidas e até ajudar outras pessoas.

O que vamos discutir aqui pode ser aplicado no seu dia a dia desde o primeiro minuto de aula! Então, vamos começar nosso estudo?

Agilidade nas empresas - Desafios organizações

Vamos aprender juntos a organizar equipes ágeis, participar de organizações de equipes ágeis ou até mesmo identificar problemas na forma como estamos atuando no dia a dia.

Este curso é prático para você entender como as equipes ágeis devem se organizar. Porém, precisamos começar mostrando algumas coisas, como, por exemplo, quais são os desafios que normalmente as organizações têm para a implantação do ágil e para a manutenção das práticas ágeis.

Cultura organizacional

O primeiro desafio é a cultura organizacional. Quando falamos de cultura organizacional, estamos nos referindo à forma como as pessoas se relacionam dentro da organização. Um dos pontos importantes da cultura organizacional pode ser a resistência a mudanças. Isso é muito comum, porque é mais fácil fazer do jeito que sempre fizemos. Portanto, essa é uma das principais dificuldades para as empresas implantarem o ágil.

Outro desafio comum é a falta de suporte da alta administração. As pessoas que estão nos níveis mais estratégicos podem expressar que, embora entendam o método ágil, o que realmente importa é o lucro no final do dia. Portanto, às vezes, não há muito apoio à adoção ou manutenção do ágil.

Estrutura Organizacional

A estrutura dessa organização também pode ser um obstáculo. Isso, porque, a forma como a empresa está estruturada pode ser tão distante do modelo ágil que dificulta a adoção do modelo. Pode haver uma rigidez hierárquica, onde temos que fazer o que o chefe mandou, não havendo espaço para auto-organização ou autogerenciamento, nem para adaptação às mudanças.

Capacitação e conhecimento

Ao adotar e trabalhar com ágil, ou evoluir a agilidade, já que é uma melhoria contínua, é preciso fazer constantemente capacitações e revisões dos conhecimentos. No entanto, em algumas empresas, falta treinamento adequado e as pessoas desconhecem as práticas ágeis.

Por isso, vamos falar brevemente das práticas ágeis mais comuns, como, por exemplo, o Framework Scrum e o Método Kanban. Porém, não detalharemos cada uma dessas práticas, mas sim olharemos pelo ponto de vista da organização da equipe, que é o tema deste curso.

Envolvimento do cliente

Costumava fazer uma pergunta às pessoas com quem trabalhávamos durante a implantação do ágil em uma grande empresa do mercado financeiro brasileiro. A pergunta era a seguinte: se o cliente ligasse pouco antes da entrega do produto e solicitasse uma mudança, qual seria a sua primeira reação? Você perguntaria o que é preciso alterar e qual o benefício disso, ou a sua reação inicial seria dizer que não é possível fazer a alteração porque a implantação está próxima? Se a sua resposta inicial for que não é possível fazer, isso indica a necessidade de revisão.

O envolvimento com o cliente é fundamental para captar o feedback dele. Essa interação oferece insights sobre expectativas desalinhadas, e as mudanças frequentemente surgem para resolver essas questões. No entanto, é importante equilibrar essa dinâmica, já que não é viável ou produtivo mudar tudo o tempo todo. Esse gerenciamento constante das expectativas e das mudanças é uma habilidade essencial no relacionamento diário com o cliente.

Comunicação e colaboração

Por falarmos frequentemente sobre comunicação e colaboração no ágil, podemos ter a impressão que todo mundo é colaborativo e sabe se comunicar, o que não é verdade. Falhas na comunicação são comuns e ocorrem em diferentes situações, seja no âmbito familiar, corporativo, em equipes ou na interação com os clientes. Por isso, é essencial realizar constantes análises da comunicação. Antes de enviar um e-mail, é fundamental ponderar sobre o conteúdo, evitando mensagens mal-educadas, por exemplo. Esses aspectos são elementos cruciais da comunicação e colaboração e representam desafios significativos.

Conflitos em equipe são parte do nosso dia a dia e surgem por razões específicas. Para que a equipe evolua, supere a mediocridade e atinja a alta performance, é natural enfrentar alguns desses conflitos. Isso é normal do desenvolvimento de uma equipe. Portanto, ao focarmos na comunicação e colaboração, podemos aprimorar nosso trabalho no contexto ágil.

Falta de comprometimento

Você provavelmente já encontrou pessoas que afirmam: "Eu apenas trabalho aqui". Essas pessoas existem. Às vezes, elas camuflam suas motivações, seja por preferirem manter em segredo que estão ali somente pelo salário ou pelo status associado à empresa. Se a equipe não demonstra comprometimento, é difícil alcançar uma efetiva adoção do ágil.

Quando falamos sobre ágil, perceba que não estamos falando de metodologias ou práticas ágeis, mas sim de uma entidade, o ágil, que é um conjunto um pouco abstrato. Estamos nos referindo a todo o mindset ágil (mentalidade ágil), toda a forma de pensar com as práticas e com a melhoria contínua que ele deve trazer.

O comprometimento é necessário, porém, ele varia em níveis. Em uma equipe, encontramos pessoas com diferentes graus de compromisso, mas é fundamental ter um nível mínimo de comprometimento para que uma equipe opere eficientemente no modelo ágil.

Medição de desempenho

Você fica desconfortável quando sabe que passará por uma avaliação? Aquela avaliação que se repete a cada período te causa preocupação ou ansiedade? Isso deveria ser normalizado, mas no Brasil essa cultura não é tão predominante. A medição de desempenho e as métricas para sabermos como está o desempenho são fundamentais. Mas será que as métricas tradicionais ajudam dentro do cotidiano ágil? Ou será que precisamos pensar nessas métricas de forma diferente?

Tomemos como exemplo a métrica de horas trabalhadas por funcionário, bastante comum nas empresas. A pergunta é: essa métrica faz sentido dentro do mindset ágil? Ou será que faria mais sentido medir o valor que essa pessoa está entregando? Mas como medimos esse valor? É mais fácil medir quantas horas uma pessoa trabalha do que o valor que ela está entregando. Então precisamos repensar essas métricas.

Adoção parcial

Muitas vezes, a adoção do ágil se trata de uma adoção parcial, porque há coisas que convêm e coisas que não convêm. Na adoção parcial, temos que tentar estabelecer um benchmark (referência), ou um objetivo, como, por exemplo, adotar 100% o Scrum ou 100% o Kanban, entregar através de conceitos Lean e Ágil, entre outros.

Para garantir uma verdadeira adoção, é crucial estabelecer quais práticas, metodologias e frameworks serão utilizados. Não é recomendado afirmar que implementaremos o Scrum e, na prática, utilizar fragmentos do Scrum, do Safe, do Extreme Programming, assim como partes do Kanban, deixando outras áreas de lado. Isso caracteriza uma adoção parcial.

Isso não significa que devemos descartar completamente a ideia de uma adoção parcial, porque, às vezes, é desafiador seguir a teoria à risca. No entanto, ao realizar essa implementação seletiva e escolher quais aspectos seguir ou não de uma determinada metodologia, prática ou framework, podemos cometer equívocos. Por exemplo, decidir adotar o Scrum, mas remover o papel do Product Owner, pode resultar em um processo que não funcione como esperado.

Pensando nisso, vamos compreender melhor os papéis, entendendo por que certos papéis não devem ser removidos e por que outros podem ser ajustados, sempre considerando o mindset e os objetivos. Ao explorar essa perspectiva, buscamos entender mais sobre nossa implementação seletiva.

No próximo vídeo, faremos uma breve revisão das práticas de agilidade, mas não vamos nos aprofundar em cada uma delas.

Agilidade nas empresas - Revisão práticas agilidade

O Scrum é, na verdade, um framework, enquanto o Kanban é um método, e o Extreme Programming é uma metodologia. É por isso que preferimos falar em práticas ágeis, embora, em termos técnicos, uma prática possa ser algo mais simples do que um framework. De qualquer forma, não há problema em chamar de metodologias ágeis, frameworks ágeis ou métodos ágeis. O importante é que sabemos a quê as pessoas estão se referindo.

Scrum

Vamos começar pelo Scrum!

Entre o Scrum e o Kanban, é provável que o Scrum seja mais conhecido. Trata-se de um framework, uma estrutura organizacional para o modelo de trabalho. O Scrum orienta principalmente sobre os papéis, responsabilidades das pessoas e o que devem fazer, deixando em segundo plano o modo como executam essas tarefas, intervindo apenas quando necessário. Sua abordagem é iterativa e incremental devido à sua ideia de sprint, permitindo vários incrementos no produto de forma iterativa. Além disso, o Scrum é prescritivo quanto ao modelo de trabalho, estabelecendo de forma definida os papéis, cerimônias e artefatos a serem utilizados

O Scrum Guide traz um ponto importante que pode ser um pouco incômodo, porém crucial para compreendermos: mudar o desenho do seu núcleo ou as ideias do Scrum, excluindo elementos ou não seguindo suas regras, encobre os problemas e limita seus benefícios, podendo até mesmo torná-lo ineficaz.

Em outras palavras, se alguém tentar implementar o Scrum Guide, mas escolhe não seguir partes essenciais, como realizar as dailys, modificar a retrospectiva ou a planning, pode acabar minando todos os benefícios propostos pelo Scrum. Essa é a ênfase do Scrum Guide: em geral, se não compreendemos o motivo pelo qual devemos seguir determinadas práticas, é melhor respeitar as diretrizes do Scrum para obter seus reais benefícios.

O Scrum estabelece claramente três papéis principais: as pessoas desenvolvedoras, o Scrum Master e o Product Owner. Além desses, o Scrum Guide não reconhece outros papéis específicos. Se há, por exemplo, um Product Manager, isso pode indicar uma divergência do Scrum, mas não é o momento de nos preocuparmos, pois analisaremos essa e outras questões ao longo do curso. De qualquer forma, o Scrum Guide adverte contra alterações nos papéis definidos pelo Scrum.

Temos também o Product Backlog, um artefato que lista os itens necessários para concluir o produto. Ele é dinâmico e passa por constantes refinamentos. Outro conceito é a Sprint, um ciclo iterativo e incremental de trabalho com um tempo definido. Envolve planejamento, reuniões diárias, revisão e retrospectiva do método de trabalho. A cada Sprint, o objetivo é alcançar um incremento do produto que atenda às definições de pronto estabelecidas.

Durante o planejamento da Sprint, o Product Backlog é refinado para formar o Sprint Backlog, e é essencial seguir o Sprint Goal. Cada momento de planejamento tem objetivos definidos. Por exemplo, ao trabalhar em uma Sprint de duas semanas, é fundamental ter clareza sobre o objetivo desse período, manter o foco nesse propósito e evitar distrações com outras tarefas.

Essa é a ideia geral do Scrum, mas temos outros conteúdos aqui na plataforma da Alura que o explicam mais detalhadamente. Não nos aprofundaremos porque não é o tema deste curso.

Kanban

O Kanban é um método baseado no fluxo contínuo que prioriza a entrega contínua de valor ao cliente. Uma das premissas do Kanban é o learning by doing (aprendizado pela prática). Sendo assim, não é necessário dominar completamente o método antes de começar a implementá-lo. O processo começa gradualmente, à medida que se trabalha, aprende, melhora e evolui, resultando em um sistema Kanban cada vez mais eficiente. Essa é a essência e o valor do Kanban que apreciamos.

O Kanban é descrito como um método para definir, gerenciar e melhorar serviços. Aqui, um aspecto importante é a definição de "serviços", pois isso representa o que está sendo entregue. Esses serviços devem agregar valor ao cliente. O foco principal do Kanban é tornar esses serviços visíveis. Especialmente aplicável a serviços intelectuais, ele busca garantir a qualidade do trabalho e identificar gargalos no processo ao tornar esses serviços visíveis.

O Kanban possui práticas que favorecem a visualização do trabalho e aprimoram a eficiência do processo. Algumas delas são:

Visualizar: visualizar o fluxo de trabalho;
Regrar: tornar as políticas do processo explícitas, definir as regras e o funcionamento do trabalho para que todos entendam como o processo opera;
Entregar: limitar o trabalho em progresso, evitando iniciar muitas tarefas ao mesmo tempo, para focar em completar as iniciadas. Isso ajuda a evitar sobrecarga e a manter o foco na conclusão;
Medir: medir e gerenciar o fluxo de trabalho, monitorando como o trabalho avança no sistema, identificando gargalos e oportunidades para otimizar o fluxo;
Comunicar: estabelecer cadências de comunicação, que podem funcionar como um ciclo, mas não necessariamente de entrega. É um ciclo de como você está acompanhando a entrega de serviços.

Usar o quadro Kanban é uma das práticas mais utilizadas em todas as formas, frameworks e métodos de agilidade. Além disso, temos dentro do Kanban a possibilidade de usá-lo com o Scrum.

No próximo vídeo, faremos uma revisão das alterações do último Scrum Guide, para entendermos quais foram as últimas evoluções do Scrum. Assim, entenderemos um pouco qual é a filosofia do Scrum e estaremos prontos para começar a falar de equipes ágeis e de organização de equipes ágeis.

Sobre o curso Equipes ágeis: organizando os papéis em uma equipe

O curso Equipes ágeis: organizando os papéis em uma equipe possui 134 minutos de vídeos, em um total de 33 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Métodos Ágeis em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

Agilidade nas empresas
Papéis no Scrum e o dia a dia
Papéis além do Scrum
Papéis "adicionais", na prática
Dicas para o dia a dia