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Delegação de tarefas: obtenha o melhor do seu time

Sou líder, e agora? - Apresentação

Boas-vindas ao curso de Delegação de Tarefas! Me chamo Yasmin Cunha e sou instrutora aqui na Alura.

Audiodescrição: Yasmin Cunha é uma pessoa de pele clara, olhos castanhos-escuros e cabelos no comprimento do ombro também castanhos. Usa piercing no nariz e na boca e veste uma blusa amarela e um quimono preto florido.

O que vamos aprender?

Neste curso, vamos apresentar o conceito de liderança, os elementos essenciais para se tornar uma pessoa líder. Além disso, introduziremos a noção de priorização de tarefas e gestão de tempo, diferentes abordagens na delegação e como comunicar essa delegação à equipe.

Discutiremos comunicação verbal e não verbal, abordando como desenvolver uma comunicação eficaz e assertiva, bem como ferramentas para monitorar o progresso da equipe.

Na última aula, aprenderemos como inserir pausas em uma rotina de delegação para preservar nossa saúde mental.

É crucial realizar todos os exercícios propostos neste curso, pois eles ajudarão a praticar e reforçar o conteúdo aprendido.

Nós, da equipe Alura, cuidamos cuidadosamente da didática deste curso para proporcionar uma trilha completa de aprendizado, altamente benéfica para sua carreira.

Para quem é esse curso?

Este curso é destinado a pessoas que recentemente se tornaram líderes e agora têm a responsabilidade da delegação de tarefas, bem como para aqueles que aspiram a se tornar líderes.

Esperamos que você se junte a nós neste curso e absorva todo esse conhecimento. Estão prontos?

Então, vamos começar!

Sou líder, e agora? - O que é a liderança?

Se assumirmos o papel de delegar tarefas, nós nos tornamos pessoas líderes. Primeiramente, é importante compreender o significado da liderança.

Poder e Responsabilidade na Liderança

Certamente, todos já devem ter ouvido a frase "Com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades", que foi citada pelo personagem Tio Ben no filme Homem-Aranha, de Stan Lee.

Por que trouxemos essa citação? Nós, pessoas líderes, que delegamos tarefas, carregamos a responsabilidade pelo resultado, seja ele satisfatório ou não. Portanto, nós detemos um grande poder em nossas mãos.

Uma pessoa líder influencia os outros por meio de suas ações, palavras e comportamento.

A pessoa líder, além de estabelecer as atividades de cada indivíduo, tem a responsabilidade de motivar e orientar a equipe na direção de um objetivo compartilhado.

Estamos discutindo, portanto, sobre responsabilidade. Exercer a liderança não se trata de uma posição, mas sim de competência para guiar e envolver a equipe, inspirando confiança e estimulando o seguimento das diretrizes.

A liderança refere-se à capacidade de uma pessoa influenciar, motivar e guiar um grupo de pessoas.

O que devo fazer com minhas antigas tarefas?

Com o poder de delegar tarefas, surgem questionamentos sobre como lidar com suas antigas responsabilidades. Devemos delegar todas elas para a equipe ou executá-las antes de assumir novas tarefas? A decisão dependerá de diversos fatores, como a natureza do trabalho, a disponibilidade de recursos e a estrutura da equipe.

Agora, abordaremos algumas estratégias que nós, pessoas líderes, podemos adotar em relação às nossas antigas tarefas:

  1. Redistribuição: A pessoa líder redistribui parte das suas antigas tarefas, não todas, e mantém um nível de envolvimento, pois precisa monitorar o progresso da tarefa e avaliar se está sendo executada corretamente.

  2. Transferência: Nesse caso, a pessoa líder transfere completamente suas antigas tarefas e não se envolve na execução delas. Seu papel se limita à delegação e à avaliação final do resultado da tarefa.

  3. Manutenção parcial: Nessa estratégia, a pessoa líder mantém alto envolvimento na tarefa, especialmente quando esta é muito importante para os objetivos da empresa ou quando requer uma habilidade técnica que apenas a pessoa líder possui.

Conclusão

Agora que compreendemos como lidar com as tarefas existentes ao assumirmos a liderança, vamos abordar a priorização dessas tarefas. Determinaremos a sequência em que serão atribuídas e estabeleceremos os prazos para sua conclusão pela equipe.

É relevante destacar que a transição para a liderança demandará ajustes e adaptações contínuas ao longo do tempo. Portanto, é essencial comunicar à equipe todas as alterações planejadas, garantindo que todos estejam cientes do cenário futuro.

Sou líder, e agora? - Priorização de tarefas

A pessoa na liderança frequentemente encara uma agenda repleta de demandas, com tarefas urgentes emergindo a qualquer momento, além das já existentes. Parece desafiador administrar todas essas demandas pessoais e da equipe durante um típico expediente de oito horas.

Agora que compreendemos o papel da liderança em uma equipe, é importante abordar a priorização de tarefas antes da delegação. Isso nos permite identificar quais tarefas são urgentes, requerendo ação imediata, e quais podem ser realizadas em prazos mais amplos.

Priorização de tarefas

Os três princípios de priorização de tarefas são:

Importância

Para determinar a importância de uma tarefa, devemos nos perguntar qual será seu impacto no negócio. Quanto maior o impacto positivo que uma tarefa trará para a empresa, maior será sua importância.

Essas são as tarefas que têm um impacto significativo, seja em termos de vendas, satisfação do cliente ou alinhamento com as metas da empresa.

Urgência

A urgência de uma tarefa é determinada pelo tempo disponível para sua conclusão e pelas consequências de não atender ao prazo estabelecido. Tarefas urgentes têm prazos curtos e exigem ação imediata, uma vez que sua não conclusão pode resultar em impactos negativos, como a perda de clientes.

É importante notar que nem tudo que é importante é necessariamente urgente.

É possível que haja uma tarefa significativa, como alcançar as metas de longo prazo da empresa. Portanto, é fundamental para a pessoa na liderança equilibrar as demandas urgentes, considerando que sempre surgirão tarefas solicitadas imediatamente.

É essencial avaliar com precisão o nível de urgência e importância dessa tarefa.

Capacidade

O terceiro princípio, a capacidade, refere-se à disponibilidade de tempo, recursos e energia para realizar uma tarefa. É crucial reconhecer nossos próprios limites e os da equipe.

Delegar uma tarefa que a equipe não pode concluir eficazmente desrespeita suas habilidades, embora seja importante lembrar que a capacidade de realizar uma tarefa pode ser desenvolvida com o tempo.

Matriz de Eisenhower

Para ajudar na priorização de tarefas, podemos utilizar uma ferramenta chamada Matriz de Eisenhower. Esta matriz auxilia na organização das tarefas e facilita a tomada de decisões sobre a delegação.

A representação gráfica da Matriz de Eisenhower apresenta uma divisão em quatro quadrantes. Cada um desses quadrantes possui uma combinação de importância e urgência que orienta a priorização de tarefas. No quadrante superior esquerdo, encontra-se o primeiro quadrante, caracterizado por tarefas que são tanto importantes quanto urgentes. À direita, está o segundo quadrante, onde estão as tarefas importantes, porém não urgentes. O terceiro quadrante, na parte inferior esquerda, exibe tarefas que são urgentes, mas não tão importantes em termos de impacto. Por fim, o quarto quadrante, na parte inferior direita, representa tarefas que são tanto não importantes quanto não urgentes. No primeiro quadrante temos o texto "Faça você e agora"; no segundo "Agende"; no terceiro "Delegue" e no quarto "Elimine".

No Quadrante 1, encontramos tarefas urgentes e importantes que devem ser realizadas imediatamente pela pessoa líder. No Quadrante 2, estão tarefas importantes, mas não urgentes, que podem ser realizadas em um prazo mais estendido. A pessoa líder pode executá-las ou delegá-las com um prazo mais longo.

No Quadrante 3, temos tarefas urgentes, porém não importantes. É aconselhável delegá-las, uma vez que não têm um impacto significativo no negócio. Assim, a pessoa líder pode dar a oportunidade para outros membros da equipe desenvolverem a habilidade específica dessa tarefa por ser urgente e confiar que determinada pessoa fará essa tarefa de forma correta.

No Quadrante 4, estão as tarefas não urgentes e não importantes, que devem ser eliminadas, considerando as demandas da equipe. Afinal, a tarefa não é urgente e caso não seja cumprida, não resultará em um impacto negativo no negócio. E não é importante, portanto, não causará um impacto negativo no negócio.

Conclusão

Após definir as prioridades, é importante abordar a gestão pessoal do tempo. Embora possa parecer desafiador para a pessoa líder enfrentar todas essas tarefas em um dia de trabalho de oito horas, demonstraremos como isso pode ser alcançado.

Sobre o curso Delegação de tarefas: obtenha o melhor do seu time

O curso Delegação de tarefas: obtenha o melhor do seu time possui 73 minutos de vídeos, em um total de 46 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão Corporativa em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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