Excel Online: o que é, para que serve e como usá-lo

Excel Online: o que é, para que serve e como usá-lo
NATHALIA QUEIROZ
NATHALIA QUEIROZ

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Certamente em algum momento você já ouviu sobre como usar as planilhas do Excel para organização de viagens, controle financeiro, planejamento de tarefas, análise de informações e estudos.

E se tudo isso fosse possível através do Excel Online, ou seja, uma versão web do Excel. Você acreditaria?

De fato, conseguimos otimizar várias coisas utilizando a ferramenta que está disponível tanto para uso no aplicativo desktop quanto no navegador web, então você consegue acessar através do Chrome, Edge ou o seu navegador preferido.

E neste artigo vamos mergulhar no Excel Online, explorando os seguintes tópicos:

  • Para quê serve o Excel online
  • Quais os benefícios da ferramenta
  • Como fazer planilha do zero
  • Como criar uma tabela
  • Como adicionar um gráfico
  • Como congelar linhas e colunas
  • Como compartilhar planilha com outras pessoas usuárias
  • As fórmulas mais usadas pelos iniciantes
  • E algumas curiosidades históricas bem legais sobre o surgimento do Excel

Está pronto(a) para iniciar os estudos sobre a ferramenta? Continue sua leitura e vamos começar!

O que é Excel Online?

A ideia do Excel Online nasceu com Dan Bricklin. A proposta era bastante simples: fornecer uma versão gratuita do programa Excel da Microsoft. E principalmente, que fosse possível utilizá-la diretamente no navegador.

E se você curte história e gosta de saber de onde as tecnologias vieram, recomendo que você leia o artigo “Além das células: a história do Excel e sua importância” para conhecer um pouco dessa ferramenta incrível que mudou a história da Microsoft e também de muitas pessoas usuárias ao redor do mundo.

Banner promocional da Alura, com um design futurista em tons de verde, apresentando o texto

Para quê serve o Excel online?

O Excel Online permite criar, editar e compartilhar planilhas com diversas informações e formatos, sem a necessidade de instalar um programa ou aplicativo.

E, além disso, o Excel online é muito útil quando precisamos de uma:

  • Organização descomplicada: Controle de orçamentos, despesas, viagens, etc.
  • Análise detalhada: Extraindo insights por meio de gráficos, tabelas dinâmicas e fórmulas.
  • Interpretação de informações: É possível transformar os dados em decisões estratégicas, traçando planos de ação assertivos.

E isso pode ser aplicado em diversas áreas como:

  • Ciência de Dados: Analisando e visualizando dados.
  • Empresarial: Otimizando processos internos e externos, aumentando lucros, tomando decisões baseada em dados.
  • Financeiro: Gerenciando orçamentos, investimentos e controle das finanças.
  • Doméstico: Organização das tarefas, planejamento de dieta, orçamento familiar.
  • Pessoal: Planejamento de viagens, compras, monitoramento de metas, orçamento individual, planejamento de carreira e dentre outros.
  • Acadêmico: Análise de dados das pesquisas, monitoramento de notas, controle de matérias.

Quais os benefícios do Excel online?

Independente da área que for usar a ferramenta, é possível compartilhar a planilha com outras pessoas usuárias e trabalhar nela em tempo real. Isso torna o trabalho em equipe muito mais colaborativo, produtivo e ágil.

Tudo que é feito durante o seu projeto, o Excel Online salva automaticamente as alterações e isso colabora para não perder o que foi feito quando, por exemplo, ocorre alguma instabilidade na conexão.

As planilhas são salvas e armazenadas na nuvem, no OneDrive, de forma segura. E é disponibilizada gratuitamente para o uso pessoal.

Embora o Excel Online tenha muitas funcionalidades úteis, é importante ter conhecimento de que fórmulas avançadas ou até mesmo um tipo de gráfico, como, por exemplo, o gráfico dinâmico, não estão disponíveis na versão WEB.

Infelizmente a ferramenta possui limitações, por isso sempre consulte a documentação da ferramenta caso tenha dúvidas.

Como funciona o Excel online?

Para ter acesso, basta entrar no site Microsoft 365 e clicar no botão escrito “Inscreva-se para obter uma versão gratuita do Microsoft Excel”, adicionar o seu e-mail Outlook ou Hotmail e prosseguir com as etapas de criação da conta.

Captura de tela do site da Microsoft 365 na página de entrar e criar uma conta. A frase “Inscreva-se para obter a versão gratuita da Microsoft 365” está destacada por um retângulo verde.

Como fazer planilhas no Excel online?

Agora que você já possui uma conta, é possível criar planilhas, inserir dados e customizá-la. Então acompanhe como você poderá criar sua primeira planilha:

1) Abra o seu navegador e faça o login no Excel Online;

2) Ao abrir o painel, clique no ícone do Excel que está no canto inferior esquerdo da tela;

Captura da tela lateral esquerda do Microsoft 365, contendo as opções de interação para criação de novos projetos, pastas e ferramentas do pacote Office. O ícone do Excel Online está destacada por um quadrado verde.

3) Na janela inicial, você verá algumas opções para criar uma planilha na seção Criar Novo, como: “pasta de trabalho em branco”, “bem-vindo ao Excel” e vários modelos de planilhas pré-definidos.

4) Para criar uma nova planilha, basta selecionar a opção Pasta de trabalho em branco.

Captura da tela do painel inicial do Excel ilustrando a opção de Criar nova planilha e abaixo o ícone de pasta, indicando uma nova pasta de trabalho.

Agora é possível editar a planilha conforme o seu objetivo. E caso opte pelo modelo pré-definido, basta ajustar conforme as necessidades do projeto.

Como criar uma tabela?

Você aprendeu a criar uma nova planilha, chegou a hora de criar uma tabela para organizar os seus dados/informações.

A tabela é uma estrutura de colunas e linhas em que armazenamos os dados para analisarmos dentro do contexto que está.

Para isso, selecione o número de linhas e colunas que deseja:

Captura de tela mostrando células e linhas selecionadas de A:D e 1:11, na planilha no Excel Onine.

Depois, clique na aba Inserir e, em seguida, em Tabela:

Captura de tela do Excel online ilustrando os passos para a criação de uma tabela.

Na janela que abriu, perguntando sobre se é exatamente isso que deseja fazer, clique em OK para confirmar. Pronto, você acabou de criar uma nova tabela!

Como congelar linhas no Excel online?

A funcionalidade de deixar uma linha estática é útil quando estamos trabalhando em uma planilha extensa e queremos manter a visibilidade de algo específico.

Com a planilha aberta, podemos seguir as seguintes etapas:

1) Selecione a linha;

2) Clicar na aba Exibir no Menu superior;

3) Na seção Congelar, clique em Congelar Painéis;

4) Escolha a opção Congelar na seleção.

Captura de tela do painel do Excel Online ilustrando os passos de como congelar linha.

Para desfazer, escolha a opção Descongelar painéis.

Como adicionar um gráfico à minha tabela?

Antes de tudo, é preciso adicionar informações a essa tabela para ser possível criar um gráfico a partir desses dados.

No painel do Excel Online, clique na aba Inserir e na seção Gráficos é possível visualizar vários tipos de gráficos que podem ser utilizados, como:

  • Coluna
  • Linha
  • Pizza
  • Área
  • Dispersão
  • E outros gráficos.
Captura de tela do painel do Excel ilustrando os passos de como criar um gráfico.

Em “Outros gráficos” você pode explorar diferentes formatos.

Na documentação da Microsoft, no artigo Criar um gráfico do início ao fim conseguimos estudar detalhadamente sobre o que é cada um, como formatar o gráfico e muito mais.

Como compartilhar planilha do Excel online?

Anteriormente falamos de alguns benefícios do Excel Online e um deles se destaca pela possibilidade de edição em tempo real feita por várias pessoas usuárias.

Mas, como podemos compartilhar a planilha para que a outra pessoa possa ler e editar o arquivo dessa forma?

O Excel online nos permite compartilhar de diversas formas. No canto superior direito da tela, podemos encontrar um botão verde escrito: Compartilhar.

Ao clicar na seta, temos algumas opções disponíveis, veja:

Captura de tela do botão compartilhar que está no canto superior direito do Excel online. A opção de compartilhar está destacado por um retângulo verde.

Ao clicar em Compartilhar uma janela abrirá, na qual podemos editar as configurações de visibilidade e contato de quem desejamos compartilhar este documento. Uma das formas é o compartilhamento do link do arquivo.

Mas, antes, é preciso configurar a visibilidade do arquivo, no ícone no canto superior direito da janela (representado pelo número 1). E, depois, clicar no botão Copiar link:

Captura de tela do painel do Excel mostrando a janela com as configurações de compartilhamento por link.

Outra forma é adicionar o contato da pessoa que deseja compartilhar no campo escrito Adicionar um nome, grupo ou e-mail, depois, editar as configurações de visibilidade e clicar no botão azul Enviar para realizar o compartilhamento com os contatos adicionados.

Captura de tela do painel do Excel mostrando a janela com as configurações de compartilhamento por enviar como mensagem.

Quais são as principais fórmulas?

Além de todas essas funcionalidades que você aprendeu para deixar o seu projeto interessante, também podemos utilizar as funções do Excel Online para realizar cálculos complexos e lógica condicional, turbinando os seus dados.

Logo abaixo há uma tabela de exemplo contendo dados inseridos no intervalo de A1 até D12 e precisamos extrair algumas métricas como soma, comparação de preço e uma pesquisa nestes dados.

Captura de tela do Excel Online ilustrando uma tabela criada contendo 4 colunas de A1 até D12 e 11 linhas.
  • SUM: A função SUM realiza a soma entre valores na tabela. Suponhamos que você tenha um valor na linha C2 e outro na linha D12 e deseja saber a soma entre os dois. Podemos utilizar a fórmula =SUM (C2:D12), o valor retornado será soma entre os valores de C2 e D12.

  • SE: Com a função SE conseguimos fazer comparações de forma lógica entre um dado e outro, atribuindo o resultado correto no final.

Utilizando o exemplo dado anteriormente, aplicamos o SE da seguinte maneira: =SE (C2<D12; VERDEIRO; FALSO). O retorno VERDADEIRO aparecerá se o valor de C2 for menor que D12, caso contrário, retorna falso.

  • PROCX: A PROCV é muito útil quando precisamos fazer uma pesquisa nos dados, explorando as linhas e colunas da tabela. Ela é uma versão atualizada da PROCV.

Para exemplificar, vamos procurar na tabela os valores dos Produtos usando a fórmula: =PROCX(F4; A3:A13; D3:13; “Valor não encontrado”).

A =PROCX corresponde a fórmula que realiza a pesquisa, o F4 é a matriz do que deseja buscar na tabela, que está localizada entre as células A3:A13 e D3:D12. Caso não exista valor em algum Produto, retorne como “Valor não encontrado” e é totalmente opcional.

Como aprender mais sobre Excel online gratuitamente

Depois de conhecer algumas funcionalidades do Excel Online, presumo que queira explorar mais estudando suas possibilidades e funcionalidades para aprimorar o seu currículo.

E uma alternativa é estudar o material disponível em sites, blogs e Podcasts e na Documentação. Aqui estão algumas recomendações:

Conclusão

Ufa, quantos assuntos novos! Vamos recapitular o que vimos neste artigo sobre como dar os primeiros passos para utilizar o Excel Online:

  • Para quê serve o Excel online
  • Quais os benefícios da ferramenta
  • Como fazer planilha do zero
  • Como criar uma tabela
  • Como adicionar um gráfico
  • Como congelar linhas e colunas
  • Como compartilhar planilha com outras pessoas usuárias
  • As fórmulas mais usadas pelos iniciantes
  • E algumas curiosidades históricas bem legais sobre o surgimento do Excel

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Créditos

NATHALIA QUEIROZ
NATHALIA QUEIROZ

Sou Monitora no Fórum da Alura e acredito muito no poder transformador da tecnologia, principalmente na educação. Quando não estou no fórum, estou indo a parques, museus, shows de metal ou assistindo séries e filmes com aquela pipoquinha.

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