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Excel: criação de macros e automatização de tarefas

Porque automatizar tarefas - Introdução

Eu sou o Roberto Sabino e estou aqui mais uma vez para falar com você sobre Excel. Eu já tenho quatro treinamentos na plataforma Alura e talvez você já tenha feito algum deles.

Mas você sabia que é possível automatizar as tarefas no Excel para que você faça tudo com um clique de botão? Ou acessando um menu e fazer uma sequência de atividades que você talvez demorasse muito mais para fazer na mão? Você pode fazer isso usando macro e você nem precisa conhecer programação VBA para fazer isso.

É isso que eu quero trazer para você nesse treinamento. Nós fizemos várias automatizações, nós fizemos também algumas edições no VBA, porque valem a pena, já que estamos com a mão na massa. Vamos aprender um pouco de VBA.

Mas basicamente o treinamento fala sobre macro, automatização sem precisar fazer nada de programação. Por exemplo: nós fizemos uma macro, que quando você clica nos botões, ela mostra um painel específico do dashboard.

Se você não fez o meu treinamento anterior (Tabelas Dinâmicas e Dashboard) eu aconselho você a fazer ele primeiro, porque você vai aprender tudo o que você precisa sobre como fazer os gráficos e como fazer as tabelas dinâmicas. Depois você vem para esse treinamento de criação de macro e automatização de tarefas.

Algumas coisas que nós vamos fazer nesse treinamento: você vai aprender, por exemplo, a fazer um filtro avançado automatizado, onde você poderá criar filtros e fazer a filtragem de forma muito rápida.

Dá para fazer isso com outros recursos, mas a grande vantagem de fazer macro é que você faz as coisas com maior velocidade, com maior rapidez. Por exemplo: eu tenho a possibilidade de automatizar o filtro já com alguns parâmetros específicos. Só vou clicar no botão “Filtrar SP”, ele já preenche os filtros, filtra e atualiza uma tabela dinâmica que está associada à essa base filtrada.

Planilha do Excel com dez linhas e onze colunas visíveis. na linha três, há o botão de "Filtrar SP".

Coisas que você teria que fazer na mão - por exemplo: atualizar tabela dinâmica - com o macro você já faz automaticamente. Nós vamos aprender também a fazermos algumas coisas - por exemplo: emitir um alerta, se tivermos algumas condições específicas. Esse alerta salta na tela, você vai aprender a fazer também.

Além disso, também vamos aprender um pouco sobre como criaremos os nossos menus. Vamos aprender a manipularmos a guia “Desenvolvedor”, que talvez olhando no seu Excel, ela nem exista, mas vamos aprender como trazemos essa guia “Desenvolvedor” para o menu, como trazer os comandos e como usá-los - principalmente o comando “Gravar Macro”.

Agora, outra coisa que vamos fazer no final do treinamento. Fique tranquilo, você vai aprender muita coisa antes, quando chegar no final você estará preparado! Vamos aprender a usar o editor de VBA. Porque no final você já estará preparado para começar a tomar contato com o VBA. Depois, mais para frente, nós faremos treinamentos de VBA também.

Então, convido você a participar comigo desse treinamento! Mas se você não fez o meu quarto treinamento, que é “Tabelas Dinâmicas e Dashboard”, eu recomendo fortemente que você faça esse treinamento primeiro, porque depois você vai aproveitar o treinamento de “Criação de Macros e Automatização de Tarefas” muito mais.

O treinamento de “Criação de Macros e Automatização de Tarefas” vai te ensinar como economizar tempo no seu dia a dia e talvez ser muito mais produtivo no seu trabalho.

Espero você! E na primeira aula já é mão na massa, já vamos trabalhar! Nós temos uma demanda de um cliente nosso, que é uma transportadora, para fazer um dashboard automatizado. Ele vai usar esse dashboard automatizado para fazer vários controles e nós aprenderemos muito durante esse trabalho. Um abraço, espero você no treinamento!

Porque automatizar tarefas - Criando nossa primeira macro

Vamos começar o nosso mão na massa, pessoal! Eu sei que eu já falei na introdução, mas eu vou falar de novo: nesse curso você tem que ter muita atenção, porque qualquer coisa diferente que você fizer, pode fazer com que a sua macro fique bem diferente da minha.

Então tome bastante cuidado e preste bastante atenção. Se precisar, volte e refaça com calma. Eu sei que às vezes nós queremos ir mais rápido, queremos passar para frente só para ver as partes principais, mas nesse curso isso é bem mais difícil.

Relembrando com vocês, nós estamos usando a planilha do nosso curso anterior, de dashboard e tabela dinâmica. É bem interessante que você tenha feito esse treinamento antes de fazer o treinamento de criação de macros e automatização de tarefas, que é o quinto treinamento de Excel que eu estou fazendo para vocês na plataforma Alura. Então é bem interessante que você tenha pelo menos dado uma olhada na sequência toda até chegar aqui.

A primeira coisa: nós vamos fazer macros, nós vamos fazer automação. E para isso, se você vier na sua guia do Excel, na parte superior da tela, você vai ver que não tem a guia “Desenvolvedor”, que é a guia que você precisa para criar as macros.

Então a primeira coisa que vamos fazer é ajustarmos isso. No Excel 2019 você pode, com o botão direito, dar um clique nas pastas das guias e ir em “Personalizar a Faixa de Opções...”. Então você resolve esse problema clicando em “Personalizar a Faixa de Opções...” e customizando nas "Opções do Excel".

Mas como você pode estar usando uma versão mais antiga, tem outra forma de chegar nisso: você clica em “Arquivo”, no canto superior esquerdo; clica em “Opções”, no canto inferior esquerdo; e tem uma opção que é “Personalizar Faixa de Opções”.

Você terá na coluna da direita que a guia “Desenvolvedor” não está marcada. Você vai marcar a guia “Desenvolvedor” e vai apertar em “OK”.

Quando você faz isso, você está habilitando a guia “Desenvolvedor” e todas as ferramentas principais para você usar macro e VBA.

Tem uma coisa importante: qual é a diferença de macro e VBA? Macro é a automação em si. VBA é a linguagem. Então, por enquanto nós veremos macro.

Eu vou vir para a planilha “Controle de Entregas”, que é a origem das minhas tabelas dinâmicas, dos meus dashboards. Perceba que tem vários dados, esses dados podem estar de uma certa forma misturados; você pode ter algum problema de visualizar o dado que você precisa.

Vamos supor que você trabalhe na filial de São Paulo e todo dia de manhã você tem que olhar a tabela de "Origem" do que é de São Paulo e analisar os dados. Sempre o que está em “Origem” é São Paulo. Vamos supor que para isso, todos os dias de manhã você, por exemplo, clique em “Dados > Filtro” e você venha na “Origem” e filtre por “SP”. Isso te facilita a vida.

Além disso, você é responsável só pelos utilitários pequenos. Então você vai clicar em “Tipo de Veículo” e você vai filtrar também por “Utilitário Pequeno”.

Além disso, você ainda tem que filtrar também pelas partidas em aberto. Então você clica em “Situação da Partida” e seleciona “Em Aberto – Atrasada” e “Em Aberto – Em Dia”. E agora sim, você vai analisar tudo que você precisa.

Veja, isso é relativamente simples, você pode fazer isso todo dia. Mas imagine que você quisesse criar uma automatização para que com um único clique, ele já fizesse tudo isso para você. É isso o que vamos fazer na nossa primeira macro.

Primeiro de tudo, eu vou tirar esses filtros de exemplo. Nós vamos fazer a mesma coisa, só que vamos gravar uma macro fazendo isso.

Então eu acesso a guia “Desenvolvedor”. No primeiro grupo, que é o grupo “Código”, você vai ver na parte superior esquerda um botão chamado “Gravar Macro”. Esse botão também deve estar aparecendo no canto inferior esquerdo. Se você clicar nesse botão é equivalente a gravar uma macro. Então, tanto faz, no botão embaixo ou no comando na parte superior esquerda.

Eu vou clicar em “Gravar Macro” e vou dar um nome para a minha macro, que vai ser “FiltroSP”. Apertei em “OK”.

A partir de agora, qualquer clique que eu der, ele vai gravar. Então eu vou clicar na primeira linha, “Cliente”; vou criar um filtro clicando em “Dados > Filtro”; depois vou clicar em “Origem > SP > OK”; vou filtrar o “Tipo de Veículo > Utilitário Pequeno > OK”; e vou filtrar “Situação da Partida > Em Aberto > OK”.

Não cliquei em mais nada. Não cliquei em nenhuma outra célula. Eu vou parar a gravação da macro agora. Clico em “Desenvolvedor”, e o mesmo botão que era “Gravar Macro” agora é “Parar gravação”. Cliquei no “Parar gravação”.

E você me fala: “Sabino, está bem... E daí? Cadê a minha macro? Onde eu consigo visualizar?” Vamos fazer o seguinte: eu vou tirar o filtro. Se eu acessar “Desenvolvedor > Macros”, a minha macro ‘FiltroSP’ está aqui.

Observe que não tem filtro nenhum. Eu vou clicar em “Macro > Executar” e ele vai fazer exatamente todos os passos que eu tinha feito.

Então uma coisa que você demoraria 2 minutos, agora você fez em um segundo. Clicou e ele já fez. E você pode fazer isso para coisas bem mais complexas - é isso o que vamos ver na continuação do nosso curso.

Então a ideia é te ajudar a criar automatizações para as coisas que você faz normalmente no dia a dia, utilizando macro e algumas facilidades também.

Na próxima aula já começaremos a ver essas facilidades.

Porque automatizar tarefas - Facilidades para uso de macro

Agora nós vamos ver algumas facilidades importantes que precisamos para a nossa macro.

Vamos supor que você fale assim: “Sabino, eu entendi. Eu preciso fazer isso, mas também, toda hora vou ter que ficar vindo em ‘Desenvolvedor > Macros’ e escolher qual é a macro. Depois, se tiver várias não vai começar a ficar ruim também?”

Nós temos uma forma bem mais fácil de você fazer isso. Você pode atribuir uma tecla de atalho para sua macro. Então se formos em “Macros”, ao invés de executarmos, nós vamos em “Opções”. Em “Opções” eu posso criar uma tecla de atalho.

Você me pergunta: “Sabino, pode ser qualquer tecla de atalho?” A princípio pode ser qualquer tecla de atalho, mas nós vamos descobrir uma coisa agora. Por exemplo: eu vou colocar a tecla “C”, uma letra qualquer. Eu vou colocar a descrição para vocês verem o que acontece: “Essa macro auxilia a filtragem dos dados para o depto de SP”.

Então a partir de agora, quando eu clicar em “Macros” e escolher a macro “FiltroSP”, ele vai mostrar a descrição. Por exemplo: alguém que não conhece a macro poderá ver o que essa macro faz: “essa macro auxilia a filtragem de dados para o depto de SP” e ele poderá escolher se ele rodará ou não a macro.

Outra coisa é que nós criamos uma tecla de atalho. Se eu estiver nessa planilha e apertar as teclas “Ctrl + C”, ele vai executar minha macro. Isso é legal, mas preste atenção: eu vou por em uma célula “teste”, agora eu vou copiar “teste” e colar na célula do lado. Como é que eu copio? Com as teclas “Ctrl + C”.

Mas agora eu não tenho mais como copiar, eu sobrescrevi a minha opção de copiar com a minha macro. Então tem que tomar cuidado! Não é qualquer tecla de atalho que você pode criar. Vamos lá de novo? Se isso acontecer não tem tanto problema, você vai em “Macros” e muda.

Então use uma tecla que você não usa para outras coisas. Tem várias teclas de atalho no Excel, mas você não vai usar todas. Eu uso as teclas “Ctrl + C”, “Ctrl + V”, “Ctrl + Y” e “Ctrl + B”, então vou colocar as teclas “Ctrl +Q”.

Ou você pode, por exemplo, colocar a tecla “Shift” também. “Ctrl + Shift + Q”, ele também aceita. Só que na hora de usar, depois fica um pouco mais chato com a tecla “Shift”.

Então se você quiser, coloque, por exemplo, só “Ctrl + Q”, ou qualquer outra tecla que você não use no seu Excel normalmente.

Para que serve isso? Em vez de você precisar fazer todo o caminho, basta você clicar. Eu vou apertar as teclas “Ctrl + Q” e ele já faz. Então eu tenho uma tecla de atalho que já executa a minha macro.

Eu posso criar uma tecla de atalho e posso criar descrições. Essas duas coisas são importantes porque organizam melhor as macros. Você vai aprender a fazer macro e vai querer fazer macro para tudo. Vai ficar com um monte de macro. Isso é normal, a pessoa quer automatizar o seu próprio trabalho.

Então é bom você fazer uma descrição, porque depois na hora que você tiver a lista, você consegue saber o que ela faz. E a tecla de atalho também ajuda bastante na utilização do dia a dia.

Agora quero salvar a minha planilha. Tem um detalhe também na hora de gravar a planilha. Eu vou simplesmente clicar em “Salvar”. Ele vai me dar uma mensagem. Tem muita gente que quando recebe uma mensagem já fica desesperada. Você não precisa ficar desesperado! Vamos ler? “Os recursos a seguir não podem ser salvos em pastas de trabalho sem macro: Projeto do VB”.

VB é de VBA, Visual Basic for Applications, é a linguagem. Então Projeto do VB é a linguagem que nós gravamos, porque fizemos uma macro e gravamos essa linguagem em algum lugar, que por enquanto não importa.

Ele está dizendo assim: “Para salvar um arquivo com esses recursos, clique em Não e escolha um tipo de arquivo habilitado para macro na lista Tipo de Arquivo”.

O que ele quer dizer com isso? Eu vou clicar em “Não”. Se eu clicar em “Sim”, as macros não vão funcionar mais quando eu abrir a planilha de novo. Eu tenho que clicar em “Não”, ou seja, eu não quero salvar desse jeito que está aqui. Ele vai abrir a pasta de “Salvar como” e eu vou trocar o tipo de pasta: em vez de “(.xlsx)”, eu vou usar “(.xlsm)”, que é pasta de trabalho habilitada para macro, por isso que ela termina em “m”.

E agora clico em “Salvar”, ele vai salvar automaticamente essa minha planilha. Agora é uma planilha que permite o uso de macro. Então é importante: você só pode usar macro em pastas do tipo (*.xlsm). Isso existe como uma segurança para que você não execute uma macro sem saber.

Então agora está tudo funcionando. Se você quiser pode usar as teclas de atalho: “Ctrl + Q”, podem salvar normalmente a sua planilha, elas vão funcionar. Se outra pessoa abrir, também vai poder usar a macro sem problema nenhum.

No próximo vídeo nós faremos mais uma macro e veremos como fazemos quando temos mais do que uma macro. Eu também vou ensinar vocês a colocarem um botão de comando para acionarem essa macro diretamente de um botão de comando. Veremos isso no próximo vídeo!

Sobre o curso Excel: criação de macros e automatização de tarefas

O curso Excel: criação de macros e automatização de tarefas possui 120 minutos de vídeos, em um total de 42 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

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