Certificação PMP e CAPM parte 3: gerenciamento de escopo

Escopo - Escopo - Introdução

Escopo - Introdução

Olá! Este curso faz parte do Preparatório para PMP & CAPM. Na etapa do treinamento que estamos prestes a iniciar, falaremos de gerenciamento do escopo. Ele envolve o gerenciamento do trabalho; não o tempo das atividades, mas o entendimento do trabalho que precisa ser feito para entregar os resultados de um projeto. Todo o esforço necessário para que o projeto alcance os objetivos deve ser mapeado.

Começaremos falando de alguns conceitos importantes, a começar pelo escopo. Escopo (scope, em inglês) é todo o trabalho envolvido para produzir o que o projeto se propõe a entregar em termos de serviços e/ou produtos. Um projeto não vai apenas construir produtos. Por exemplo, se você trabalha com desenvolvimento de software e quer trabalhar com estruturação e construção de serviços e pensa que mudaria do setor de projetos para o de operações... Não é bem assim. Se você está construindo um novo serviço, também está trabalhando com projetos. É possível trabalhar com projetos, a partir das boas práticas apresentadas no curso.

Portanto, projetos podem entregar produtos e serviços. Na área de integração, já se sabe que na fase de encerramento do projeto os produtos e serviços são transicionados. E o escopo engloba todo o processo: todo o trabalho envolvido para entregar os objetivos mapeados, que o projeto se propõe a entregar.

Isso inclui também o esforço de gerenciamento de projetos. Toda vez que a gente pensa em um projeto, temos que pensar no trabalho de projeto e no trabalho de desenvolvimento de produtos e construção das entregas. Então o projeto precisa também pensar em si, não apenas naquilo que será construído. Quando penso no trabalho necessário para construir uma casa, não vou pensar apenas no pedreiro, no engenheiro e no arquiteto que me ajudarão a construí-la. Devo pensar também no tipo de projeto, no escopo, no tempo, nos custos, nos riscos e recursos humanos. Tudo que precisa ser organizado para construir a casa. Então quando falamos em escopo do projeto, estamos falando em gerenciamento de riscos, integração, partes interessadas, enfim, falando de todas as áreas do conhecimento e processos que precisamos elencar para entregar o projeto com sucesso.

Portanto, é preciso pensar no escopo do projeto tanto quanto no escopo do produto. Quando um gerente de projetos estiver pensando em seu plano de projetos, vai pensar no escopo do projeto, ou seja: no conjunto de trabalhos e atividades necessários para que a entrega do produto do projeto aconteça.

Vamos delimitar as diferenças entre o escopo do projeto e o escopo do produto. O escopo do projeto está mais interessado em definir com você vai entregar o produto, aquilo que você se dispôs a construir. Tomemos como exemplo um time de trabalho de um projeto de construção de foguete. Esse foguete, como produto, é o que você está construindo. Mas para essa construção, para organizar os recursos humanos, os recursos materiais e efetivamente construir o produto, é preciso elaborar um projeto. Então, o escopo do projeto se preocupa com isso, com as áreas de conhecimento e com os processos.

Já o escopo do produto diz respeito efetivamente ao produto. Voltando ao exemplo, o escopo do produto pensaria na asa, nos motores, no espaço interno.

Os dois escopos são diferentes, mas como o tema do curso é justamente escopo, ambos serão estudados, estruturados e mapeados, com recursos e técnicas específicos.

Veremos agora termos de gerenciamento da área de escopo que será bem útil para gerentes de projetos. Scope creep é um conceito importante pra se ter em mente, pois o termo é cobrado em provas, seja CAPM ou APMP. Toda vez que começamos a trabalhar em um projeto e começamos a lidar com a equipe responsável, recebe pedidos do diretor da empresa, solicitações do gerente funcional, do chefe do PMO (Project Management Office), dos clientes, dos usuários... Todos têm seus interesses, e todas as partes interessadas estão se envolvendo com o projeto. A empresa, por meio de uma diretoria específica demandou um produto. Enquanto se está construindo o produto por meio do projeto, o cliente entra em contato e pede coisas diferentes. Mas além do cliente, há um usuário (ou um conjunto deles, ou ainda testadores) que pedem outras coisas. Se começarmos a atender todas essas demandas das partes interessadas, o projeto virará uma colcha de retalhos. Se o escopo não for bem controlado, seu direcionamento e alvo se perderão. O scope creep se aplica justamente a essa situação: quando o gerente de projetos tenta agradar a todos e não prioriza as solicitações, não cria um fluxo adequado para o gerenciamento de mudanças, enfim, não controla o escopo. Você começa com um projeto bem planejado, mas, por falta de pulso do gerente de projetos, acaba perdendo o rumo. Por isso, é importante que o gerente de projetos tenha habilidades interpessoais e saiba se posicionar. O scope creep é justamente esse crescimento descontrolado do escopo. Muitas vezes o gerente de um time de projetos acaba cedendo muito e fazendo muito do que é pedido, e infelizmente isso não só acaba com o projeto como com a equipe, por esgotar as pessoas, levando o projeto para baixo.

Outro conceito importante é o de requisito. Ele é importante porque você vai coletar os requisitos quando estiver identificando e mapeando o escopo do seu projeto. Então, a identificação dos requisitos está relacionada com as entregas. O que um projeto tem como entrega? Seguindo o exemplo do foguete, que é o resultado final do projeto. Esse foguete demanda um conjunto de entregas, como a asa, os motores, a cabine dos pilotos, o espaço interno e outros. É preciso entender quais são os requisitos do seu cliente. Possuir uma asa até pode ser um requisito, mas exatamente como essa asa precisa ser instalada? E qual o design vai ser mais adequado à sua função? Como os motores devem funcionar? Se o foguete precisa ir até um conjunto hipotético de estrelas a um zilhão de anos-luz de distância. Você tem que pensar quantos litros de capacidade o tanque de combustível precisa ter. Essa quantidade será um requisito. Pode ser que a pintura da espaçonave precise ser metálica para refletir a luz das estrelas e não superaquecer a nave.

Assim, é preciso vincular os requisitos às entregas. Você vai desenhar essa nave e sabe que tem que entregar o conjunto de partes que a compõe. Mas esses não serão por si só os requisitos. É preciso identificar as características específicas dessas entregas para entregar qualidade.

Falaremos um pouco sobre qualidade e aprofundaremos depois. É importante que já se estabeleça a relação entre escopo e qualidade. Imagine que você trabalha em uma empresa de design de automotores e um de seus cliente que lhe pediu para fazer o design de carro para que depois ele o produza em massa. O pedido é um carro com quatro rodas, suspensão, bancos, revestido, com uma carroceria de metal... Tudo isso são entregas, são as partes que precisamos construir para entregar esse veículo. Mas, nesse pedido não temos como diferenciar o resultado desse produto final, que pode ser um fusca ou uma BMW. Isso ocorre porque não temos uma boa elicitação dos requisitos, não se especificou os detalhes desde a roda até o revestimento interno. É importante se concentrar muito no detalhamento do escopo, e, acima de tudo, no detalhamento dos requisitos, para conseguir entregar qualidade. A qualidade nada mais é que o atendimento dos requisitos. Portanto, se você não tiver requisitos, não há como atendê-los e criar qualidade.

Outro conceito importante é o de gold plating, do inglês "banhar a ouro". É uma prática comum das áreas comerciais e de marketing, que acaba sendo aplicada em outras áreas também. Quando um cliente pede coisas a mais em um projeto, temos a tendência (e isso não ocorre só no Brasil) de querer agradar. Queremos entregar mais, fazer bem feito e ir além, dar aquilo que chamamos de milha extra (ou extra mile) no seu projeto e ir um pouco mais longe. Mas essa milha extra é uma má prática.

O PMI colocará na sua prova questões relacionadas a scope creep, a gerenciamento de requisitos e a gold plating. Imagine que você está fazendo a sua prova de certificação e nela aparece a seguinte pergunta:

Um cliente muito importante para a organização da sua empresa e que tem um projeto gerido por você, que é o gerente de projetos, entra em contato e pede para adicionar mais três entregas ao escopo do projeto. O que fazer nessa situação?

E essa pergunta será seguida por alternativas. A alternativa correta dirá o seguinte:

Apesar de o cliente ser importante, mais importante ainda é garantir a saúde do projeto. Portanto, você vai informar ao cliente que continuará seguindo os procedimentos apontados no plano de gerenciamento de projetos quanto ao gerenciamento de mudanças, empregando o controle integrado de mudanças por meio de uma requisição de mudanças, que ele deverá solicitar, e que será redirecionada ao controle integrado de mudanças por meio dos processos adequados de controle de escopo.

Se você encontrar uma resposta que diga "Você irá atender à solicitação do cliente porque o cliente tem sempre razão", já saiba que é errada. É preciso estar atento a esses conceitos. Se você começar a aprovar indiscriminadamente as mudanças de todos, vai acontecer o scope creep. Se não prestar atenção aos requisitos do seu cliente, não entregará qualidade. E se você quiser entregar mais do que lhe foi pedido, você estará correndo riscos e não está fazendo um bom trabalho de gerenciamento de escopo.

Escopo - Processos de gerenciamento do escopo – Introdução

Processos de gerenciamento do escopo – Introdução

Os processos de gerenciamento de escopo são

• 1. Planejar o gerenciamento do escopo – Em resumo, trata-se de detalhar os demais processos da área. Ao chegar nessa etapa, primeira coisa que o gerente de projetos deve fazer é pensar nos processos de escopo. Quando começa-se a pensar no projeto, determina-se, de forma macro, quais os processos envolvidos. Nessa etapa, deve-se criar um subplano (ou um plano auxiliar) a partir dos processos do plano de projeto. Esse plano auxiliar é o de gerenciamento do escopo, no qual os processos do escopo serão detalhados e como efetivamente será gerido o escopo do projeto.

• 2. Coletar os requisitos – Como já vimos, cada projeto tem seus próprios requisitos, desde o macro até o micro. Desde de o tamanho da asa do foguete até a capacidade de voo ou do tanque de combustível. Deve-se coletá-los da maneira mais detalhada possível, para que possa atender às necessidades dos clientes e usuários e assim o projeto será entendido como um projeto que entregou qualidade. Afinal, entregar qualidade é, basicamente, atender a requisitos.

• 3. Definir o escopo – Com os requisitos definidos, é possível definir o escopo de um projeto. Também deve-se ter em mente as entregas do projeto e aquilo que o cliente e o usuário precisam.

• 4. Criar a EAP (Estrutura Analítica de Projetos) – A EAP é uma representação visual de todo o trabalho do projeto. Ela demonstra em um diagrama de árvore tudo aquilo que deve ser considerado em um projeto para que ele atinja seus objetivos, desde o escopo do produto até o escopo do projeto.

Perceba que esses quatro processos estão dentro do Planejamento. E há processos adicionais:

• 5. Validar o escopo – Uma vez que os requisitos foram elicitados, fez-se a EAP e as entregas estão sendo trabalhadas, deve-se apresentar ao cliente o que já está feito. Então, essa é a etapa em que o cliente aceita o que você construiu, e é também um processo do gerenciamento do escopo.

• 6. Controlar o escopo – Nessa etapa devemos evitar scope creep, e ela é diretamente ligada ao processo de controle integrado de mudanças.

Todos esses processos também podem ser distribuídos entre os grupos de processos, aquele sequenciamento lógico que já vimos em outros momentos de estudo de PMP. Enquanto os processos de 1 a 4 fazem parte do grupo de Planejamento, o 5 e o 6 são parte do Monitoramento.

Em breve falaremos detalhadamente de cada um deles. Até lá!

Escopo - Aprofundamento sobre processos de gerenciamento do escopo

Aprofundamento sobre processos de gerenciamento do escopo

Começaremos agora a descobrir mais sobre os processos de gerenciamento de escopo. E esses processos serão apontados, inicialmente, no plano de gerenciamento de projetos, e depois serão detalhados no plano de gerenciamento do escopo.

O plano de gerenciamento do escopo é parte integrante do plano de gerenciamento de projetos, e vai apontar como identificaremos as entregas do projeto, como coletar os requisitos, como estruturar a EAP, e ainda irá nos ajudar a criar procedimentos de controle do escopo e a apontar rituais para a validação do escopo.

O plano de gerenciamento de escopo precisa documentar como o escopo será:

• definido;

• validado;

• controlado.

Falaremos agora das entradas para que possamos elaborar esse plano auxiliar. Devemos considerar:

• Plano de gerenciamento do projeto – Imagine que você quer elaborar seu plano de gerencimento de escopo. Teremos uma sequência de atividades; depois de começar o termo de abertura do projeto, você chegou ao plano de gerenciamento do projeto e precisa agora elaborar o plano de gerenciamento do escopo. Você pode abrir o seu plano de gerenciamento de projeto e criar um item que seja o plano de gerenciamento de escopo. Você vai começar a quebrar aqueles processos que já tinham sido apontados, mas não detalhados. Por isso, o plano de gerenciamento de projeto é uma entrada.

• Termo de abertura do projeto – Esse termo é um documento, que pode ser apontado no plano, mas não é parte dele. Você pode abrir o plano de projeto em uma tela, e em outra o termo de abertura do projeto, como coisas paralelas. E a partir disso pensar no plano auxiliar, que é o plano de gerenciamento do escopo.

• Fatores ambientais da empresa – Deve-se considerar os fatores ambientais da empresa. É preciso ver onde estamos nos colocando, como a empresa trata escopo, se ela tem uma cultura forte quando o assunto é gerenciamento de projetos, se o diretor é do tipo que não respeita procedimentos e quer que tudo seja feito de acordo com sua vontade, se o cliente vem em primeiro lugar ou não... Em suma, investigar a cultura da empresa. Não adianta pensar se é uma cultura boa ou ruim, você precisa se adequar ou se retirar desse ambiente. Se você não gosta, não crie conflitos ou enfrente isso. Não seja um daqueles profissionais que quer revolucionar o mundo, pois isso não dá muito certo. O que dá certo é encontrar uma empresa que pense como você. Enfim, você deve levar em conta esses fatores ambientais, descobrir como funciona o jogo de poder na empresa, e com base nisso vai fazer o seu planejamento e mitigar riscos.

• Ativos de processos organizacionais – É preciso verificar que ativos de processos organizacionais existem. Talvez você já esteja construindo o seu plano dentro de um documento padrão da organização em que está trabalhado, talvez tenha recuperado o termo de abertura que também segue um modelo (ou ativo) padrão. E agora você pode trabalhar no termo de projeto padrão, que a empresa utiliza em um ou vários departamentos, vindo ele do PMO ou não. De uma forma ou de outra, esses ativos serão usados para construir o plano de gerenciamento do escopo.

Existem ainda ferramentas e técnicas que nos auxiliam na construção desse plano. Seguem algumas delas:

• Opinião especializada

• Reuniões

As reuniões serão onde você obterá e descobrirá como usar uma opinião especializada. Imagine que você está cuidando do seu plano de gerenciamento de escopo, mas não sabe muito bem como o produto será construído e isso dificulta a criação de um plano eficiente. Será preciso armar uma boa reunião (ou um conjunto de reuniões) com profissionais da área que ajudem a elaborar esse plano.

E o que teremos como saída desse processo?

• O plano de gerenciamento do escopo

• O plano de gerencimento dos requisitos

Neste último vamos estabelecer como os requisitos serão rastreados. Para isso, pode instituir em seu plano de gerenciamento de requisitos uma matriz de rastreabilidade dos requisitos, ou criar um identificador dos requisitos para acompanhá-los durante seu ciclo de vida. Também é recomendável acompanhar o apêndice de técnicas. Tiramos imagens de todas as etapas do treinamento, tiramos tudo aquilo que são técnicas, o core do PMBOK (Project Management Body of Knowledge – o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos) frente aos principais resultados de processos, e cria-se um apêndice. Assim, será possível fazer de uma vez só o download de tudo que será preciso para fazer o tal rastreio em qualquer projeto. Foi feito um apêndice pela a Alura e para a Alura, que você poderá acompanhar, com todos os elementos e resultados principais dos processos, por meio da aplicação de ferramentas e técnicas. Então, o plano de gerenciamento de requisitos vai nos apontar como elicitar os requisitos, como registrá-los, como rastreá-los, a sua relação com as entregas e assim por diante.

A seguir, falaremos mais sobre o processo de coletar os requisitos dentro do gerenciamento do escopo. A gente se vê lá!

Sobre o curso Certificação PMP e CAPM parte 3: gerenciamento de escopo

O curso Certificação PMP e CAPM parte 3: gerenciamento de escopo possui 91 minutos de vídeos, em um total de 28 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de COBIT, PMP e CAPM em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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• Planejar o Gerenciamento do Escopo
• Coletar os Requisitos
• Definir o Escopo
• Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
• Validar o Escopo
• Controlar o Escopo.