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Certificação PMP e CAPM parte 4: gerenciamento de tempo

Gerenciamento de Tempo - Gerenciamento do tempo – Introdução

Gerenciamento do tempo – Introdução

Bem-vindo a mais uma etapa do curso preparatório para as certificações PMP e CAPM, na qual vamos falar sobre o gerenciamento do tempo, e os processos que compõe essa área de conhecimento do guia PMBOK. O gerenciamento do tempo tem um grande conceito, constituído por outros conceitos importantes: composição do cronograma. O modelo de cronograma é o conhecimento básico que você precisa ter para iniciar esse módulo.

Para compor um cronograma, é preciso ter método. E o método de composição é a forma como vocâ abordará esse esforço. Na maioria das vezes em que um profissional sem experiência em gerenciamento de projetos elabora um cronograma, ele pensa que fazer um cronograma é abrir o MS Project e colocar as atividades e datas. Mas isso não é fazer um cronograma.

Para fazer um cronograma que vá atender às necessidades de um projeto, é preciso empregar um conjunto de técnicas. Apenas listar atividades e controlá-las é como usar um bloco de notas e riscar as atividades feitas e criar uma nova data. Isso não é gerenciar o tempo e construir um cronograma. É preciso ter método e adotar uma série de passos para chegar ao cronograma. Além disso, é preciso usar uma ferramenta de cronograma. Pode ser o MS Project, o Primavera Project ou outra ferramenta. Se você trabalha com gerenciamento ágil de projetos também pode usar uma dessas ferramentas e aplicar nelas todo o seu arcabouço de práticas ágeis, não é preciso ficar obcecado com post-its. O processo é mais importante que a ferramenta em si.

Além disso, há o modelo de cronograma, que é a composição dos processos e práticas utilizados em uma organização. Como o cronograma é elaborado? Essa é a visão holística do desenvolvimento do cronograma. Com o modelo de cronograma, você pode absorver todos os fatores ambientais e ativos de processos organizacionais de uma empresa. Enfim, com ele você saberá como abordar o esforço de gerenciamento do tempo.

As informações do projeto também são necessárias à composição do cronograma. O que esse projeto precisa entregar? Quais são seus objetivos?

Composição do cronograma

O cronograma não é apenas um documento do projeto, ou uma mera lista de atividades. Ele é mais do que isso. E, durante essa etapa do treinamento, vamos abordar os processos relacionados a ele, e eu contarei um pouco da minha experiência pessoal, enquanto a gente conversa sobre os processos. É importante ter em mente que esse é um curso teórico, e você terá apenas uma visão conceitual dos processos. E esse é o conteúdo que cairá na sua prova de certificação CAPM e PMP. Até a próxima!

Gerenciamento de Tempo - Processos de gerenciamento do tempo

##Processos de gerenciamento do tempo

Veremos agora uma visão básica e geral dos processos do gerenciamento do tempo. Ao planejar o gerenciamento do cronograma, saberemos qual estratégia usar para abordar os processos de gerenciamento do tempo, e efetivamente criar o cronograma. Ele vai nos dizer o passo a passo dos processos, considerando os fatores ambientais e ativos de processos organizacionais.

Definir as atividades é um processo muito importante para um bom cronograma. É como o exemplo das almôndegas, a saída de um processo será a entrada de outro. No gerenciamento do tempo precisamos da noção muito clara de sequenciamento de processos. Definir as atividades não é sequenciá-las ou definir os seus recursos, é apenas listá-las.

E, com as atividades já definidas, podemos fazer seu sequenciamento. O processo de sequenciar as atividades é um processo do grupo de processos de planejamento, bem como os dois processos anteriores.

Então, é preciso estimar os recursos das atividades. Aqui, determina-se quais materIais serão necessários ao projeto e que profissionais estarão envolvidos nele. A seguir, o gerente deve estimar as durações das atividades. Quanto tempo cada uma vai demorar? Aí sim é possível desenvolver o cronograma. Esses três processos também integram o grupo de processos de planejamento.

Por fim, é preciso controlar o cronograma. Esse é um processo do grupo de monitoramento e controle. A partir de agora iremos nos aventurar por esses sete processos de gerenciamento do tempo em projetos, que é a área de conhecimento com o maior número de processos dentro do guia PMBOK. Até lá!

Gerenciamento de Tempo - Planejar o gerenciamento do cronograma

Planejar o gerenciamento do cronograma

Esse é um processo de planejamento da área de tempo. Assim, ele será evocado quando o gerenciamento do projeto for planejado. Ele estabelece as políticas, os procedimentos e a documentação para planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

Como já foi dito, criar um cronograma não é apenas abrir o MS Project e listar as atividades. Isso talvez possa funcionar em um projeto pessoal simples, com materiais que você domina. Mas o PMI verificará, nas provas de certificação, se você está com o mindset correto para lidar com projetos grandes. Quando uma empresa contrata um profissional PMP, pode estar o contratando para um projeto de 100 mil reais ou um projeto de 5 milhões. Por exemplo, eu gerenciava projetos de 2 milhões e quis mudar de emprego. Fui para uma entrevista para uma vaga sênior, confiante com toda a experiência que já tinha. O entrevistador viu meu currículo e disse que não tinha segurança em me contratar por medo de eu não me adequar, por ser um gerente da área de novos negócios, e os projetos da empresa serem de 10 e 15 milhões e envolver muitas áreas. O PMI não pode certificar gerentes apenas para um tipo de projeto, ele precisa certificar para todos os projetos. E minha argumentação nessa entrevista foi justamente sobre isso; eu disse que estou apto a gerenciar projetos de 100 mil a 100 milhões de reais. A maneira de gerir os dois tipos de projeto é a mesma, e é por isso que sou um profissional PMP. De qualquer forma, você precisa ter essa mindset, pois não se faz a prova de certificação para trabalhar com pequenos projetos. Lembre-se: criar um cronograma não é apenas listar atividades.

No seu plano de gerenciamento do tempo, você determinará uma estratégia, as ferramentas, os processos, os métodos. Os processos serão aqui detalhados. Qual o modelo de cronograma a ser considerado? Você pode, inclusive, buscar os processos padrão da empresa. Algumas trabalha com um plano de projeto e um cronograma prelimminares, e depois fazem os definitivos. No começo do projeto é feito o cronograma preliminar e são empregados processos de definição de atividades, sequenciamento de atividades, estimativa de recursos e duração, etc. Esse cronograma já inclui o esforço de gerenciamento de projetos, e, quando o projeto começa, é feita uma outra fase de planejamento, para consolidá-lo. Essa é uma estratégia para elaborar um cronograma: começar por um preliminar e depois fazer um definitivo. Como será o ciclo de vida do projeto? Você trabalhará por etapas? Quais são essas etapas? Como, em cada uma, o projeto será planejado e replanejado, monitorado e controlado? Isso tudo precisa ser considerado.

Vamos explorar agora as entradas desse processo, para entender melhor como se constrói um plano de gerenciamento do tempo.

A ferramentas e técnicas são:

Há uma única saída desse processo:

Lembrando que o plano de gerenciamento do cronograma é auxiliar ao de projeto, e se integrará a ele quando estiver pronto. Até a próxima!

Sobre o curso Certificação PMP e CAPM parte 4: gerenciamento de tempo

O curso Certificação PMP e CAPM parte 4: gerenciamento de tempo possui 111 minutos de vídeos, em um total de 27 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de COBIT, PMP e CAPM em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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