Certificação PMP e CAPM parte 4: gerenciamento de tempo

Gerenciamento de Tempo - Gerenciamento do tempo – Introdução

Gerenciamento do tempo – Introdução

Bem-vindo a mais uma etapa do curso preparatório para as certificações PMP e CAPM, na qual vamos falar sobre o gerenciamento do tempo, e os processos que compõe essa área de conhecimento do guia PMBOK. O gerenciamento do tempo tem um grande conceito, constituído por outros conceitos importantes: composição do cronograma. O modelo de cronograma é o conhecimento básico que você precisa ter para iniciar esse módulo.

Para compor um cronograma, é preciso ter método. E o método de composição é a forma como vocâ abordará esse esforço. Na maioria das vezes em que um profissional sem experiência em gerenciamento de projetos elabora um cronograma, ele pensa que fazer um cronograma é abrir o MS Project e colocar as atividades e datas. Mas isso não é fazer um cronograma.

Para fazer um cronograma que vá atender às necessidades de um projeto, é preciso empregar um conjunto de técnicas. Apenas listar atividades e controlá-las é como usar um bloco de notas e riscar as atividades feitas e criar uma nova data. Isso não é gerenciar o tempo e construir um cronograma. É preciso ter método e adotar uma série de passos para chegar ao cronograma. Além disso, é preciso usar uma ferramenta de cronograma. Pode ser o MS Project, o Primavera Project ou outra ferramenta. Se você trabalha com gerenciamento ágil de projetos também pode usar uma dessas ferramentas e aplicar nelas todo o seu arcabouço de práticas ágeis, não é preciso ficar obcecado com post-its. O processo é mais importante que a ferramenta em si.

Além disso, há o modelo de cronograma, que é a composição dos processos e práticas utilizados em uma organização. Como o cronograma é elaborado? Essa é a visão holística do desenvolvimento do cronograma. Com o modelo de cronograma, você pode absorver todos os fatores ambientais e ativos de processos organizacionais de uma empresa. Enfim, com ele você saberá como abordar o esforço de gerenciamento do tempo.

As informações do projeto também são necessárias à composição do cronograma. O que esse projeto precisa entregar? Quais são seus objetivos?

O cronograma não é apenas um documento do projeto, ou uma mera lista de atividades. Ele é mais do que isso. E, durante essa etapa do treinamento, vamos abordar os processos relacionados a ele, e eu contarei um pouco da minha experiência pessoal, enquanto a gente conversa sobre os processos. É importante ter em mente que esse é um curso teórico, e você terá apenas uma visão conceitual dos processos. E esse é o conteúdo que cairá na sua prova de certificação CAPM e PMP. Até a próxima!

Gerenciamento de Tempo - Processos de gerenciamento do tempo

##Processos de gerenciamento do tempo

Veremos agora uma visão básica e geral dos processos do gerenciamento do tempo. Ao planejar o gerenciamento do cronograma, saberemos qual estratégia usar para abordar os processos de gerenciamento do tempo, e efetivamente criar o cronograma. Ele vai nos dizer o passo a passo dos processos, considerando os fatores ambientais e ativos de processos organizacionais.

Definir as atividades é um processo muito importante para um bom cronograma. É como o exemplo das almôndegas, a saída de um processo será a entrada de outro. No gerenciamento do tempo precisamos da noção muito clara de sequenciamento de processos. Definir as atividades não é sequenciá-las ou definir os seus recursos, é apenas listá-las.

E, com as atividades já definidas, podemos fazer seu sequenciamento. O processo de sequenciar as atividades é um processo do grupo de processos de planejamento, bem como os dois processos anteriores.

Então, é preciso estimar os recursos das atividades. Aqui, determina-se quais materIais serão necessários ao projeto e que profissionais estarão envolvidos nele. A seguir, o gerente deve estimar as durações das atividades. Quanto tempo cada uma vai demorar? Aí sim é possível desenvolver o cronograma. Esses três processos também integram o grupo de processos de planejamento.

Por fim, é preciso controlar o cronograma. Esse é um processo do grupo de monitoramento e controle. A partir de agora iremos nos aventurar por esses sete processos de gerenciamento do tempo em projetos, que é a área de conhecimento com o maior número de processos dentro do guia PMBOK. Até lá!

Gerenciamento de Tempo - Planejar o gerenciamento do cronograma

Planejar o gerenciamento do cronograma

Esse é um processo de planejamento da área de tempo. Assim, ele será evocado quando o gerenciamento do projeto for planejado. Ele estabelece as políticas, os procedimentos e a documentação para planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

Como já foi dito, criar um cronograma não é apenas abrir o MS Project e listar as atividades. Isso talvez possa funcionar em um projeto pessoal simples, com materiais que você domina. Mas o PMI verificará, nas provas de certificação, se você está com o mindset correto para lidar com projetos grandes. Quando uma empresa contrata um profissional PMP, pode estar o contratando para um projeto de 100 mil reais ou um projeto de 5 milhões. Por exemplo, eu gerenciava projetos de 2 milhões e quis mudar de emprego. Fui para uma entrevista para uma vaga sênior, confiante com toda a experiência que já tinha. O entrevistador viu meu currículo e disse que não tinha segurança em me contratar por medo de eu não me adequar, por ser um gerente da área de novos negócios, e os projetos da empresa serem de 10 e 15 milhões e envolver muitas áreas. O PMI não pode certificar gerentes apenas para um tipo de projeto, ele precisa certificar para todos os projetos. E minha argumentação nessa entrevista foi justamente sobre isso; eu disse que estou apto a gerenciar projetos de 100 mil a 100 milhões de reais. A maneira de gerir os dois tipos de projeto é a mesma, e é por isso que sou um profissional PMP. De qualquer forma, você precisa ter essa mindset, pois não se faz a prova de certificação para trabalhar com pequenos projetos. Lembre-se: criar um cronograma não é apenas listar atividades.

No seu plano de gerenciamento do tempo, você determinará uma estratégia, as ferramentas, os processos, os métodos. Os processos serão aqui detalhados. Qual o modelo de cronograma a ser considerado? Você pode, inclusive, buscar os processos padrão da empresa. Algumas trabalha com um plano de projeto e um cronograma prelimminares, e depois fazem os definitivos. No começo do projeto é feito o cronograma preliminar e são empregados processos de definição de atividades, sequenciamento de atividades, estimativa de recursos e duração, etc. Esse cronograma já inclui o esforço de gerenciamento de projetos, e, quando o projeto começa, é feita uma outra fase de planejamento, para consolidá-lo. Essa é uma estratégia para elaborar um cronograma: começar por um preliminar e depois fazer um definitivo. Como será o ciclo de vida do projeto? Você trabalhará por etapas? Quais são essas etapas? Como, em cada uma, o projeto será planejado e replanejado, monitorado e controlado? Isso tudo precisa ser considerado.

Vamos explorar agora as entradas desse processo, para entender melhor como se constrói um plano de gerenciamento do tempo.

• Plano de gerenciamento do projeto – Contém orientações frente ao ciclo de vida do projeto. Terá quantas etapas? Como será distribuído e gerenciado? Quais são os objetivos do projeto e o que ele visa entregar? E, a partir disso, pode-se construir o plano auxiliar de gerenciamento do tempo.

• Termo de abertura do projeto – Mais que o próprio plano de gerenciamento, o termo de abertura nos diz o alinhamento desse negócio com a organização. Qual é o alinhamento do projeto com a estratégia de negócios e com a visão da empresa? Existem restrições? Será que você, como gerente de projetos, tem um prazo limite para entregar esse projeto? Você se lembra do exemplo do astronauta? Ele estava em uma missão na Lua e acontece um problema na estação espacial. Seu tanque de oxigênio durará apenas 48 horas, portanto, o projeto de resgate tem uma restrição bem clara. Qualquer segundo além das 48 horas matará o astronauta. O seu termo de abertura tratá premissas e restrições, que podem impactar a determinação da estratégia para a organização do cronograma. Talvez você tenha que fazer um planejamento definitivo, e se ele não der certo você terá um grande problema. É uma pena, mas riscos existem e você precisa saber como lidará com eles. Mas esse é assunto para outra área de conhecimento, a dos riscos. O termo de abertura nos ajuda a entender as condições gerais do projeto.

• Fatores ambientais da empresa – Nos ajudam a encontrar o modelo de cronograma da organização. Existe algum template de cronograma? Há templates de definição de atividades? Não nos aprofundaremos nisso agora, apenas quero dar uma ideia geral. Com os fatores ambientais da empresa, você conhecerá a cultura, e os ativos de processos organizacionais, além dos processos e políticas daquela organização.

• Ativos de processos organizacionais

A ferramentas e técnicas são:

• Opinião especializada

• Técnicas analíticas – Elas podem variar muito de processo a processo, e recomendo que você acompanhe o [nosso apêndice], bem como o guia PMBOK. Você pode ter técnicas de análise de cenário. Qual é o cenário A e o cenário B? Qual deles é o ideal? Você pode ainda aplicar técnicas para modelagem de cenário, que é um modelo matemático e numérico, como a analise de Monte Carlo; diferente da análise subjetiva que é uma opinião especializada determinando, com base em projetos anteriores, possíveis cenários.

• Reuniões – As opiniões especializadas podem ser obtidas em reuniões, nas quais as ténicas analíticas podem ser aplicadas.

Há uma única saída desse processo:

• Plano de gerenciamento do cronograma – Ele mostra os níveis de controle: até onde o gerente de projetos tem autoridade e pode controlar o cronograma? O modelo de cronograma já pode ser apontado, e pode já haver uma análise dos fatores ambientais, dos ativos de processos e de técnicas e modelos. Os limites da autoridade do gerente podem estar aqui, com a autorização para agir e gerir mudanças até 5% ou 10% de atraso, por exemplo. E com mais que isso, ele deve escalar a decisão para a diretoria ou para um gerente funcional ou um PMO.

Lembrando que o plano de gerenciamento do cronograma é auxiliar ao de projeto, e se integrará a ele quando estiver pronto. Até a próxima!

Sobre o curso Certificação PMP e CAPM parte 4: gerenciamento de tempo

O curso Certificação PMP e CAPM parte 4: gerenciamento de tempo possui 111 minutos de vídeos, em um total de 27 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de COBIT, PMP e CAPM em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Planejar o gerenciamento do cronograma;
• Definir as atividades;
• Sequenciar as atividades;
• Estimar os recursos das atividades;
• Estimar as durações das atividades;
• Desenvolver o cronograma
• Controlar o cronograma.