Certificação PMP e CAPM parte 2: gerenciamento de integração

Integração - Apresentação

##Integração – Introdução

Olá! Bem-vindo a mais uma etapa do curso praparatóroio PMP e CAPM da Alura. Essa etapa vai abordar o gerenciamento da integração em projetos. Veremos o que é integração, do que se trata o seu gerenciamento e como podemos, por meio dessa área do conhecimento, garantir o sucesso de um projeto. Entenderemos mais sobre os processos dessa área de conhecimento, que é a primeira apresentada pelo PMBOK (guia de boas práticas publicado pelo PMI).

Integração é unificação, consolidação, comunicação e realização de ações integradoras essenciais para a execução de um projeto. Integrar significa juntar as pontas, e centrar as demais áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Com a integração, garantimos o sucesso do projeto. O gerente do projeto é o principal integrador, e vamos conhecer vários processos que deixarão claro o papel da integração no gerenciamento de projetos. E é por isso que sempre dizemos: "Quem não integra, não entrega".

A integração tem como objetivo gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas e atender aos requisitos. Ao trabalhar com gerenciamento de projetos é preciso ter visão holística, ou seja, ver o todo. É conseguir posicionar a si mesmo e ao projeto em meio ao contexto da organização, da sociedade, do momento político de uma região e de um país.

A integração é importante pois em diversas situações é necessário integrar os processos de diferentes áreas para obter os melhores resultados. Um dos principais processos do planejamento de projetos, que é o planejamento do plano de projetos. Ao planejar o projeto, vamos selecionar os processos que serão utilizados para organizar todo o esforço em pauta. Então, por meio do planejamento do projeto vamos empregar a visão holística de que falamos. E pensar no todo é ter em mente os processos do gerenciamento do escopo que serão usados, e também os do tempo, recursos, direitos humanos, aquisições... Enfim, qual é a complexidade do seu projeto? Se for um projeto simples, não serão necessários os 47 processos do PMBOK; ele terá um ciclo de vida simples e precisará de menos processos. É possível que você possa planejar tudo em um único momento, ou em um único documento. Talvez você consiga realizar o sequenciamento de atividades logo depois de defini-las, ou até ao mesmo tempo. Todas essas são questões a ser consideradas na elaboração do plano de gerenciamento de projetos.

A área de integração contém os elementos de coordenação dos diversos planos de projetos. O plano de projetos é como um índex, que mostra a todos os envolvidos como o projeto será gerenciado, qual seu ciclo de vida e os planos de gerenciamento de cada área. Nesse plano serão apontados os processos a serem utilizados, e o plano específico para cada área de conhecimento. Depois de planejado o todo, pode-se planejar as partes. O plano de gerenciamento do projeto será a união dos planos de gerenciamento de cada área.

A integração do projeto é importante também por conter elementos que darão subsídios para análises de impacto necessárias ao longo do projeto. É por meio de processos da área de integração que vamos integrar toda tomada de decisão e avaliação de mudanças que podem ser necessárias no projeto. Quando ocorrer o controle integrado de mudanças, poderemos ver os impactos que elas trarão em cada uma das áreas, e com base nisso tomar a decisão de que elas serão realmente aplicadas. As solicitações de mudanças podem surgir em diversos momentos, mas precisam ser integradas para que mudanças não sejam geridas isoladamente e causem confusões no projeto. É por meio do plano de gerenciamento de projetos que controlaremos o que vai acontecer, e será ele que nos guiará através das mudanças. A integração contém elementos para o controle de alterações em projetos.

É preciso entender que existem documentos de projeto e existe o plano de gerenciamento do projeto. É por meio do planejamento que vários documentos são desenvolvidos, mas nem todos constam no plano de gerenciamento do projeto. Os documentos podem ser citados no plano de gerenciamento, mas não fazem parte do que entendemos como plano de gerenciamento de projeto. Ele é, acima de tudo, um documento que apresenta o planejamento a partir do macro, e depois o detalhamento desse processo em planos auxiliares, que serão os planos de gerenciamento de cada área do conhecimento. Até a próxima!

Integração - Processos de gerenciamento

##Processos de gerenciamento da integração

Nosso estudo prossegue com os processos de gerenciamento da integração, primeiro de maneira mais superficial e depois aprofundando bem. O primeiro processo que veremos é Desenvolver o termo de abertura do projeto, e logo em seguida, Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. Desenvolver o termo de abertura é o momento em que os patrocinadores do projeto determinam, muitas vezes com o apoio do gerente de projetos, os objetivos, premissas, restrições e a justificativa do projeto, além de possivelmente o escopo preliminar e os custos preliminares. Com isso feito e o gerente do projeto apontado, pode ser iniciado o planejamento do projeto, do ponto de vista da integração.

Outro processo muito importante é o de orientar e gerenciar o trabalho do projeto. Já vimos que, embora esses três processos sejam da área de integração, desenvolver o termo de abertura faz parte da etapa de iniciação, desenvolver o plano de gerenciamento de projetos faz parte do planejamento e que orientar e gerenciar o trabalho do projeto faz parte de execução. Os processos apresentados no guia PMBOK são apresentados de duas formas: pelos grupos de processos e pelas áreas de conhecimento. O ideal é falar das duas visões.

Temos ainda o processo de monitorar e controlar o trabalho do projeto (monitoramento), e o de realizar o controle integrado de mudanças (monitoramento). Este é o processo que permite que todas as solicitações de mudanças sejam geridas a partir da visão holística do gerente de projetos. Há também o processo de encerrar o projeto ou fase (encerramento), que permite ao gerente consolidar as lições aprendidas, atualizar documentos de projetos e assim por diante. Até a próxima!

Integração - Termo de Abertura de Projeto

##Desenvolver o termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é o processo de iniciação da área de integração. Se a sua prova tiver alguma questão com uma alternativa que diga que é possível iniciar um projeto sem um termo de abertura, você pode marcá-la como errada. O PMI entende que não existe projeto sem termo de abertura. Se você estiver buscando um modelo de termo de abertura, pode encontrar algumas referências aqui na Alura.

O termo de abertura de projeto é um documento que:

• Formalmente autoriza a existência de um projeto

• Dá ao gerente de projetos autoridade para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto

Todo projeto tem entradas e saídas, e a saída do processo desenvolver o termo de abertura do projeto já fica clara em seu nome. O termo de abertura contém informações de acordo com quais foram as entradas do processo do seu desenvolvimento. Elas são:

• Especificação do trabalho do projeto (EPT) – Algumas pessoas podem conhecer esse documento como work statement ou statement of work (SOW). A especificação do trabalho do projeto pode ser um email ou uma declaração do time de marketing dizendo o que é preciso ter no novo produto. Por exemplo, o cliente pode estar precisando de um novo software que envie emails de maneira sequenciada, o time de marketing percebeu a oportunidade e avisa a você dos requisitos que o software precisa ter. Esse documento pode ser uma entrada para o termo de abertura do projeto, pois dá a quem o elabora insumos para a determinação preliminar do escopo.

• Business case, ou caso de negócios – Em empresas grandes é natural o esforço de seleção de projetos, gestão de portfólios por exemplo, e de avaliação de oportunidades. Pense em uma reunião da diretoria em que será determinado o orçamento dos projetos do próximo ano. Existem várias oportunidades de projeto e todas elas estão sendo apresentadas na forma de caso de negócios. Algumas questões elencadas nele são: como a oportunidade dará retorno para a empresa, qual é o negócio por trás da oportunidade, quanto ela pode vir a custar, taxas e modelos econômicos que justifiquem a oportunidade. Os casos de negócios selecionados se tornarão projetos, e o documento ajuda a apontar as justificativas e o alinhamento estratégico do projeto para a organziação, durante a elaboração do termo de abertura. O PMI considera o caso de negócios uma condição sine qua non para a realização de um projeto.

• Acordos – Acordos são qualquer tipo de contrato ou negócio formal. Acordos podem incluir contratos, mas não se resumem a eles. Um aperto de mão pode selar um acordo, em uma negociação informal.

• Fatores ambientais da empresa – Se a empresa tiver uma metodologia de gerenciamento de projetos, você buscará os seus ativos de processos. Será que a empresa está mergulhada em um caos financeiro? Será que o país está mergulhado em um caos financeiro? É preciso considerar fatores internos e externos.

• Ativos de processos organizacionais – Eles estão relacionados a processos formalmente estabelecidos. Podem ser documentos, padrões, ou templates para a elaboração do termo de abertura.

As ferramentas e técnicas para o desenvolvimento do termo de abertura são:

• Opinião especializada – Para gerir com sucesso um projeto, é preciso contar com pessoas que entendam do escopo, do produto e do negócio. Essa é a principal ferramenta citada no PMBOK. Sempre que você puder contar com opinião especializada, deve usá-la. Quando estiver elaboranodo documentos, como o termo de abertura, deve chamar uma opinião especializada para detalhar melhor o termo. Por exemplo, como traduzir uma especificação de trabalho dentro de um termo de abertura?

• Técnicas de facilitação – Há várias técnicas que se aplicam aqui: técnicas de criatividade em grupo, brainstorming, técnica Delphi... Vamos conhecer melhor essas técnicas quando tratarmos de estimativas.

Como saída desse processo temos:

• Termo de abertura do projeto (TAP) – É o documento que vai efetivamente iniciar o projeto, apontar o seu gerente e os outros profissionais envolvidos em uma pré-designação de recursos humanos, além de apresentar uma descrição do projeto, seus objetivos, justificativas, premissas e até mesmo uma determinação de custos. Se você realmente está curioso, não deixe de verificar [o modelo que anexei] no curso.

E esse é apenas o primeiro dos processos da área de integração. Até os próximos!

Sobre o curso Certificação PMP e CAPM parte 2: gerenciamento de integração

O curso Certificação PMP e CAPM parte 2: gerenciamento de integração possui 54 minutos de vídeos, em um total de 30 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de COBIT, PMP e CAPM em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
• Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
• Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto
• Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
• Realizar o controle integrado de mudanças
• Encerrar Projeto ou Fase