Power Automate: solucionando problemas do RH com automação de tarefas

Conectando o Power Automate com o Excel - Apresentação

Apresentação do Instrutor

Olá! Meu nome é Henrique Frizo, sou instrutor na Alura e trabalho na área de automação de processos e dados há alguns anos.

Audiodescrição: Henrique é um homem de pele clara, com cabelos e barba escuros. Ele veste uma camiseta preta lisa. Ao fundo, há uma parede branca com uma luz azul refletindo nela.

Objetivo do Curso

Este curso é direcionado para pessoas que não têm conhecimento sobre o Power Automate e desejam começar a entender como essa ferramenta pode auxiliar no dia a dia, automatizando tarefas e processos repetitivos.

Aplicações Práticas no Setor de Recursos Humanos

Neste curso, vamos aprender diversas automações para o setor de recursos humanos da empresa Valoriza. Atualmente, a empresa enfrenta muitos desafios com processos manuais, como pessoas manipulando planilhas indevidamente, esquecendo de enviar e-mails, e funcionários que não participam de reuniões.

Soluções Desenvolvidas Durante o Curso

Para resolver essas questões, durante todo o nosso treinamento, desenvolvemos alguns fluxos que atualizam relatórios do Power BI automaticamente, fazem solicitações de aumento de salário diretamente para o gestor, eliminando a necessidade de envios repetitivos de e-mails que podem se perder, além de lembretes de reuniões e envios de atas por e-mail, entre outras funcionalidades.

Suporte e Interação no Curso

Além de todas as nossas aulas, contamos com um fórum para tirar dúvidas, onde outras pessoas ajudarão a entender onde podemos estar errando e, principalmente, fornecerão exemplos de como aplicar essas automações no dia a dia.

Convite para Participação

Portanto, não perca mais tempo. Matricule-se neste curso, clique no play e vamos juntos nessa jornada incrível de automação de processos através do Microsoft Power Automate.

Conectando o Power Automate com o Excel - Conectando os dados na nuvem

Introdução à Automação com Power Automate

A primeira coisa que a equipe de RH da Valoriza deve compreender antes de iniciar a automação de todos os seus processos, ou da maioria deles, é que o Power Automate funcionará de maneira mais eficiente se colocarmos nossos dados na nuvem. Isso significa, por exemplo, colocar nossa planilha no SharePoint. Embora o Power Automate também funcione com arquivos armazenados localmente no computador, é mais interessante, considerando a demanda da Valoriza, que façamos isso na nuvem. Portanto, nosso primeiro passo será colocar essa planilha no SharePoint.

Acesso ao Power Automate

Para isso, faremos o acesso diretamente pelo Power Automate. Esta é a ferramenta que utilizaremos nas próximas aulas para solucionar os problemas da Valoriza. Para acessar, basta visitar o site make.powerautomate.com e fazer login com uma conta da Microsoft. É importante lembrar que, assim como no Power Apps ou Power BI, é necessário ter um e-mail corporativo, como @suaempresa.com, para criar uma conta.

Configuração Inicial do SharePoint

Após o login, a tela exibida será semelhante à minha, embora possa variar dependendo da época em que o curso está sendo assistido, pois a Microsoft atualiza constantemente suas ferramentas. No entanto, todo o conteúdo abordado estará disponível de forma que possa ser aplicado na versão que estiver sendo utilizada.

O primeiro passo é acessar o canto superior esquerdo, onde há vários ícones. Clicando ali, teremos a opção de selecionar o SharePoint. Para quem não conhece, o SharePoint é uma estrutura de nuvem que permite armazenar listas, documentos, imagens, vídeos e muito mais. Utilizaremos o SharePoint para armazenar dados, especificamente do Excel.

Criação do Site no SharePoint

Ao clicar no SharePoint, ele abrirá nosso site, e então, no canto superior esquerdo, criaremos um novo site para a Valoriza. Selecionaremos a opção de Time e a opção Standard, que é a primeira disponível. No canto inferior direito, clicaremos em Usar Template e nomearemos o site como "Site Valoriza" para identificarmos facilmente o que estamos trabalhando. O sistema confirmará que tudo está configurado corretamente.

Configuração de Idioma e Privacidade

No canto inferior direito, vamos clicar em Next (ou em "Próximo", em português). Em seguida, colocaremos as opções na língua portuguesa para facilitar o entendimento. Selecionamos "português do Brasil" e deixamos o site como privado. Agora, clicamos em "Criar Site". Neste momento, o SharePoint está realizando todas as configurações necessárias para criar o site. Podemos, nesta etapa, adicionar alguns membros da equipe. Como vamos desenvolver primeiro para o time da Valoriza validar se faz sentido, por enquanto, não adicionaremos ninguém.

Criação da Biblioteca de Documentos

Clicamos em "Finish" na parte inferior, e o sistema começará a processar, trazendo o site para nós. Ele estará em branco, mas isso é normal. Agora, precisamos criar uma biblioteca. Esta biblioteca será um subespaço dentro do site, responsável por armazenar nossos arquivos. No canto superior esquerdo, clicamos na opção "Novo" e, em seguida, em "Biblioteca de Documentos". Ao clicar, algumas configurações serão abertas para que possamos configurar a biblioteca. Selecionamos uma biblioteca em branco, começando do zero, e nomeamos como "Arquivos de RH". O nome pode ser alterado conforme desejado, mas para iniciantes no Power Automate, recomendamos seguir exatamente o que fazemos aqui.

Upload de Arquivos para o SharePoint

Clicamos em "Criar", e o sistema processará a criação da biblioteca de documentos. Com a biblioteca criada, podemos armazenar nossos documentos. No canto superior esquerdo, clicamos em "Novo" e depois em "Carregar". A opção "Novo" seria para iniciar uma planilha do zero, mas como já temos uma, clicamos em "Carregar" e depois em "Arquivos" para buscar no computador. O sistema já encontrou o histórico de funcionários. Clicamos nele e depois em "Abrir". É importante fechar o arquivo antes de fazer o upload. Após fechar, clicamos em "OK" e, em seguida, em "Abrir" novamente para concluir o upload. Esta planilha está disponível nos campos de download das aulas.

Conclusão e Próximos Passos

O upload foi rápido, e agora está tudo pronto para começarmos a resolver os problemas que a Valoriza enfrenta atualmente. Vamos automatizar muitas tarefas para tornar o setor de RH mais produtivo.

Conectando o Power Automate com o Excel - Criando o relatório semanal

Automação do Envio Mensal de E-mails

A primeira e mais importante missão que recebemos é automatizar o envio mensal de e-mails para o gestor do setor de recursos humanos. O funcionário desse setor precisa, mensalmente, enviar a planilha que acabamos de ver no vídeo anterior para esse gestor, para que ele consiga entender quais são os funcionários que estão trabalhando na empresa, qual foi sua última atualização salarial, qual é o salário atual desses funcionários e outras informações que também estão dentro daquela planilha.

Mesmo que essa tarefa seja realizada apenas uma vez por mês, não é tanto tempo gasto. No entanto, imagine se não precisássemos despender nem esse pequeno tempo fazendo isso. Vamos, então, criar um novo workflow, ou seja, um fluxo de trabalho dentro do Power Automate, que será responsável por essa tarefa.

Criando um Fluxo de Trabalho no Power Automate

No canto superior esquerdo, clicamos no botão de criar. Ele mostrará os vários fluxos de trabalho disponíveis, como fluxos automatizados, instantâneos, agendados, entre outros. Durante as soluções que desenvolveremos para a empresa Valoriza, entenderemos um pouco sobre cada um deles. Neste momento, clicaremos no fluxo de nuvem agendado para programar quando esse fluxo ocorrerá. Podemos nomear o fluxo como, por exemplo, "planilha de colaboradores". É possível escolher outro nome, desde que não exista duplicidade.

Programaremos o fluxo para iniciar no próximo dia 1º, de modo que o gestor receba a planilha. Definiremos o envio para as 10 da manhã, mas é possível alterar o horário. Em seguida, ajustaremos a frequência de repetição do fluxo para mensal, evitando que o gestor receba uma planilha a cada minuto, o que não seria interessante. O Power Automate indicará que o fluxo será executado mensalmente, garantindo que todo dia 1º de cada mês a planilha atualizada seja enviada.

Configuração do Estúdio de Criação do Power Automate

No canto inferior direito, clicamos no botão de criar. Neste momento, o estúdio de criação do Power Automate será aberto, permitindo que conectemos novas ações para que o fluxo ocorra. A primeira ação a ser conectada, clicando no botão de mais, será a opção de listar linhas de uma planilha. Ao clicar, o Power Automate mostrará diversos conectores diferentes, evidenciando a riqueza da ferramenta.

No canto superior esquerdo, na opção de procurar, digitamos "listar linhas presentes em uma tabela". No conector Excel Online Business, procuramos por essa opção e clicamos nela. Algumas configurações serão exibidas, e passaremos boa parte do tempo nelas durante o desenvolvimento das soluções da Valoriza.

Seleção de Arquivo e Configuração de Conectores

A primeira opção é a parte de localização, onde está o site que criamos. Ao clicar, vários sites da empresa serão exibidos, e selecionaremos o nosso, chamado "grupo site Valoriza". Se o nome for diferente, basta buscá-lo. Em seguida, selecionamos a biblioteca de documentos criada anteriormente, chamada "arquivos de RH".

A próxima etapa é selecionar o arquivo desejado. No momento, temos apenas uma planilha, então escolhemos "histórico de funcionários". Também precisamos selecionar a tabela configurada, chamada "TBL funcionários". Com isso, concluímos a configuração do primeiro conector.

Criação de Tabela HTML e Envio de E-mail

Para continuar o fluxo, precisamos de outro conector, responsável por criar a tabela e anexá-la ao e-mail, não como anexo, mas como uma tabela HTML. Clicamos no botão de mais para prosseguir e buscamos por "data operations" (operações de dados). Selecionamos a opção "criar tabela HTML". Algumas opções serão exibidas, e a primeira ação é selecionar a saída da etapa anterior.

Entendemos que uma automação no Power Automate é, essencialmente, um fluxo de ações que ocorrem em sequência. Inicialmente, temos um gatilho que dispara a ação, e em seguida, selecionamos os itens da nossa planilha. Na criação de uma tabela HTML, precisamos selecionar uma opção que vem da etapa anterior. Para isso, clicamos em um ícone de raio, conhecido como conteúdo dinâmico. Ao clicar, temos a saída com PUD, VALUE, ou corpo e valor, que são os valores e itens da etapa anterior. Podemos clicar sem problemas.

Finalização e Teste do Fluxo

Na terceira etapa, finalizamos a criação do fluxo. Após criar a tabela em formato HTML, que se adequa ao nosso e-mail, precisamos enviá-la por e-mail. Para isso, clicamos no ícone de mais e buscamos a opção de enviar e-mail. Digitamos "enviar e-mail" na barra de pesquisa e escolhemos a opção do Outlook, "enviar e-mail v2". Selecionamos essa opção e configuramos o envio.

Primeiramente, definimos para quem enviar o e-mail. Quando implementarmos essa solução na Valoriza, colocaremos o e-mail do gestor responsável, que receberá a planilha mensalmente. Para treinamento, utilizamos nosso próprio e-mail. Assim, podemos verificar se o fluxo está funcionando corretamente.

O assunto do e-mail é obrigatório; podemos escolher qualquer título. Optamos por "Planilha Mensal de Acompanhamento de Funcionários". No corpo do e-mail, incluímos o nome do gestor, com uma saudação e a mensagem: "Esta é a última atualização dos funcionários da empresa." Logo abaixo, inserimos o output da etapa anterior, que é a criação da tabela. Para isso, clicamos novamente no ícone de raio para acessar o conteúdo dinâmico e selecionamos "criar tabela HTML, output".

Ajustes Finais e Considerações

Precisamos verificar algo importante: dentro da criação da tabela HTML, devemos selecionar as colunas desejadas. Nos parâmetros avançados, selecionamos as colunas e deixamos no modo automático. Recapitulando, voltamos à criação da tabela HTML, selecionamos a opção de colunas e deixamos como automático.

Após formatar tudo corretamente, testamos o fluxo. No canto superior esquerdo, clicamos em salvar. O sistema verifica se tudo está programado corretamente e, ao confirmar que está tudo certo, informa que o fluxo está pronto para uso. Recomendamos realizar um teste. Ao lado do botão salvar, no canto superior direito, clicamos em testar. Escolhemos a opção de teste manual, para não esperar até o dia primeiro. Marcamos a opção manualmente e clicamos em testar no canto inferior direito. O sistema inicia a execução e, ao concluir, verificamos se foi bem-sucedida.

Abrimos o Outlook para verificar o recebimento do e-mail. A planilha mensal de acompanhamento chega com a mensagem: "Olá, gestor. Esta é a última atualização." A planilha está em um formato que inclui informações do SharePoint. No entanto, percebemos que incluímos funcionários ativos e inativos, o que não é ideal. Precisamos ajustar para trazer apenas funcionários ativos, uma questão a ser resolvida em seguida.

Sobre o curso Power Automate: solucionando problemas do RH com automação de tarefas

O curso Power Automate: solucionando problemas do RH com automação de tarefas possui 93 minutos de vídeos, em um total de 49 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Business Intelligence em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Conectando o Power Automate com o Excel
• Explorando o Power Automate com formulários
• Integrando o Power Automate com as listas do Sharepoint
• Criando fluxos de aprovação com o Power Automate
• Gerando a integração entre o Power Automate e o Power BI