Como otimizar processos de gestão com o ChatGPT?

As empresas que adotarem a IA em suas operações terão uma vantagem inicial na transição para esse novo paradigma, potencialmente colhendo maiores benefícios.

Isso porque essa tecnologia figura entre as mais disruptivas dos dias atuais, capacitando sistemas a aprenderem, pensarem e se relacionarem com pessoas de maneira espontânea e inteligente.

Por este motivo, tem um enorme potencial de otimizar processos dentro das empresas, automatizando tarefas recorrentes e operacionais.

Apesar de muitas pessoas ainda temerem perder seus empregos para ferramentas de inteligência artificial (IA) em um futuro próximo, a tecnologia é vista como aliada por grande parte dos trabalhadores.

Uma pesquisa sobre tendências do trabalho realizada pela Microsoft divulgada em junho de 2023, mostrou que 75% dos trabalhadores delegaria tarefas para ferramentas de inteligência artificial para otimizar a sua rotina de trabalho.

Logo, por que não tratar a IA como uma aliada ao invés de uma ameaça? Uma das vantagens dessa aliança é justamente empregar ferramentas baseadas em IA para realizar atividades operacionais, proporcionando às pessoas em cargos de liderança e gestão mais tempo para se dedicarem às tarefas estratégicas ou mesmo criativas.

Se você deseja entender de que maneira essa integração pode ser feita na prática, leia este artigo até o final.

Nele vamos explorar como o ChatGPT, uma ferramenta de IA capaz de produzir conteúdos originais e inovadores, pode otimizar diferentes tipos de processos de gestão em variados setores empresariais.

A forma certa de usar o ChatGPT

A primeira coisa que precisa estar clara quando se trata do uso do ChatGPT é: pedidos ruins geram respostas genéricas e superficiais.

Como a ferramenta se baseia em aprendizado de máquina, quanto mais aprimoradas forem as perguntas feitas, melhores serão as respostas.

Antes de saber quais tipos de processos de gestão podem ser otimizados com a inteligência artificial, você precisa primeiro entender como utilizá-la de forma eficiente.

E é justamente neste ponto que muitas pessoas acabam se frustrando quando tentam integrar ferramentas de IA em suas rotinas profissionais.

Uma ótima forma de alcançar esse entendimento é acessando o guia oficial da Open IA sobre engenharia de prompts.

Lá você pode conhecer em detalhes formas de criar comandos eficientes para o ChatGPT, conseguindo, assim, extrair todo o potencial dessa ferramenta.

Além disso, a Alura desenvolveu uma websérie focada no uso eficaz do ChatGPT e você pode assistir ao primeiro vídeo, em que Fabrício Carraro ensina técnicas para construir o prompt perfeito.

https://www.youtube.com/watch?v=NsXfldreSPQ

Ainda em relação ao uso correto da IA generativa criada pela Open IA, é importante destacar que: quando utilizamos o ChatGPT em contextos empresariais, os dados inseridos são visualizados pela equipe da OpenAI. Portanto, se você alimentar o chat com informações importantes da empresa e de seus clientes, incluindo aquelas sigilosas, você estará compartilhando também com terceiros.

Assim, a dica é evitar fornecer dados confidenciais e, se for necessário fazer isso, sempre valide essa ação com seus superiores.

Isso evitará dores de cabeça no ambiente de trabalho e até mesmo possíveis processos por violação de dados confidenciais de clientes previstas na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Principais processos de gestão que podem ser otimizados com o ChatGPT

Agora que você já conferiu os primeiros passos, é hora de se aprofundar nos principais processos de gestão que podem ser otimizados com o uso dela.

Pesquisas

Ao longo de um dia de trabalho, quantas vezes você faz buscas no Google? E quanto tempo demora para processar dados e encontrar o que precisa? Alguns minutos, certo?

O ChatGTP permite o processamento de dados em poucos segundos, otimizando esse processo.

Com a IA você poderá realizar pesquisas sobre produtos, concorrentes e também sobre seus clientes.

Esse procedimento fará com que você encontre informações segmentadas e de acordo com um nicho de mercado específico.

Para deixar o resultado gerado pela IA mais organizado, é possível pedir que a resposta seja dada no formato de uma tabela, podendo inclusive mencionar quais dados você deseja em cada linha e cada coluna.

Análise de dados e tomada de decisão

O ChatGPT pode ser uma ferramenta muito útil para analisar grandes conjuntos de dados históricos e atuais para identificar padrões e correlações relevantes para a tomada de decisão de várias maneiras:

• Análise de sentimento: ao analisar dados de mídias sociais, comentários de clientes e outras fontes, o ChatGPT pode ajudar a entender o sentimento do público em relação à marca, produtos ou serviços, o que pode influenciar decisões estratégicas. Essas informações podem ser usadas para aprimorar produtos, serviços e processos internos, garantindo uma abordagem mais direcionada e eficaz para atender às necessidades dos clientes.

• Otimização de recursos: ao analisar padrões de uso de recursos, como mão de obra, materiais e capital, o ChatGPT pode sugerir maneiras de otimizar a alocação de recursos para maximizar a eficiência e reduzir custos.

• Avaliação de riscos: o ChatGPT pode ajudar na identificação e avaliação de riscos potenciais associados a decisões específicas, permitindo que pessoas em cargos de gestão tomem medidas proativas para mitigar esses riscos.

• Análise de competitividade: ao comparar dados de desempenho da empresa com os de concorrentes e do mercado em geral, o ChatGPT pode ajudar a identificar áreas de oportunidade e desafios competitivos, informando assim as decisões estratégicas.

• Construção de cenários: com base em dados históricos e projeções futuras, o ChatGPT pode gerar cenários alternativos para diferentes cursos de ação, permitindo que gestores avaliem as possíveis consequências de suas decisões.

• Previsão de tendências: com base na análise de dados, o ChatGPT pode fazer previsões sobre o desempenho futuro de indicadores-chave, como vendas, demanda do mercado, custos operacionais, entre outros.

Por fim, ao coletar dados de diferentes fontes, a ferramenta pode ajudar a criar relatórios de progresso, análises de desempenho e apresentações para stakeholders.

Gestão de pessoas

Nas tarefas referentes à gestão de pessoas, o ChatGPT pode ajudar:

• Descrição de vagas de emprego: o algoritmo de IA pode escrever o descritivo de vagas de emprego de acordo com os parâmetros que você insere. Em poucos segundos, um belo "job description" fica pronto.

• Roteiro de entrevistas de emprego: a ferramenta pode auxiliar na criação de roteiros de entrevistas personalizados, conforme a vaga, perfil do candidato, experiências desejadas, etc.

• Gerenciamento de desempenho: o ChatGPT pode ajudar a gerenciar o desempenho dos funcionários, fornecendo insights sobre o desempenho individual e identificando áreas de melhoria para cada um deles baseado nas informações compartilhadas com a ferramenta.

Gestão de projetos

O ChatGPT também pode ser uma ferramenta valiosa para auxiliar na gestão de projetos de uma empresa e na comunicação com os clientes.

Aqui estão algumas maneiras específicas de como ele pode ser útil:

• Planejamento: pode auxiliar na redação de propostas de projetos, oferecendo insights sobre a abordagem, escopo, benefícios esperados e custos associados. Além disso, pode atuar fornecendo percepções e sugestões para tornar esses documentos mais completos e claros para todos os envolvidos.

• Gerenciamento de recursos: o ChatGPT pode sugerir como alocar recursos, como pessoal, orçamento e materiais, com base nas necessidades específicas de cada projeto.

• Gestão de cronograma: é capaz de criar cronogramas de projetos, oferecendo sugestões sobre a sequência de atividades, estimativas de tempo e recursos necessários.

• Automação de tarefas: pode automatizar tarefas simples e repetitivas, como o agendamento de reuniões, o envio de lembretes de prazos e a atualização de documentos de projeto. A ferramenta também pode ser integrada com outras plataformas de gestão de projetos existentes, facilitando a comunicação e o acompanhamento do progresso em tempo real.

Contudo, para garantir que o ChatGPT compreenda o contexto do seu projeto, é importante treinar o modelo com dados relevantes.

Alimente-o com informações sobre o projeto, os objetivos, as entregas e as políticas internas. Isso ajudará o modelo a fornecer respostas mais precisas e adequadas.

Comunicação

A atividade de gestão envolve um processo contínuo de comunicação que é dividido em diferentes esferas.

Para torná-lo mais organizado e eficiente, é possível contar com a ajuda da IA para:

• Redação de e-mails: com base em informações fornecidas sobre o destinatário ou o contexto da mensagem, o ChatGPT pode ajudar a personalizar o e-mail, ajustando a comunicação para garantir que seja apropriada e eficaz em seu objetivo.

• Organizar reuniões: é possível pedir ao ChatGPT que crie pautas para diferentes tipos de reuniões. Além disso, pode-se pedir sugestões de estilos de apresentação de dados ou mesmo construção de uma ata após cada encontro.

• Construção de feedbacks: conte com a ajuda da ferramenta para estruturar e redigir feedbacks para os colaboradores baseado em informações específicas que você informar a ela. É possível pedir sugestões de diferentes estruturas de feedback (positivo, negativo ou construtivo), além de ajustar o tom de comunicação de acordo com o destinatário.

• Revisão de texto para comunicação empresarial: compartilhe com o ChatGPT um memorando ou outro tipo de comunicado da empresa e peça para que ele revise, corrija ou mesmo sugira complementos ao conteúdo.

Treinamento e Educação

Uma das funções de uma liderança é, muitas vezes, realizar treinamentos e processos relacionados à educação corporativa, seja para seu próprio time, seja para clientes da empresa.

Neste contexto, a IA pode ser usada para otimizar este processo de diferentes formas.

É possível pedir para o ChatGPT auxiliar no desenvolvimento de materiais educativos sobre uma determinada temática, como regras ou normas da empresa, por exemplo.

Você pode inserir dados autorais para que a IA faça essa sugestão de conteúdo ou mesmo indicar livros, artigos, autores e relatórios que você deseja utilizar como base.

Além do conteúdo em si, você pode pedir para que a ferramenta sugira maneiras de apresentar esse material de acordo com o tipo de audiência ou repositório de documentos, como slides, e-books, vídeos, etc.

Por fim, é possível também pedir ao chat para propor um cronograma de estudos alinhado com a agenda de trabalho ou mesmo com o plano de desenvolvimento pessoal dos colaboradores.

Agora que você já conhece algumas formas de otimizar processos de gestão com o uso da inteligência artificial, é preciso estar ciente dos possíveis riscos associados ao uso do ChatGPT nas empresas.

Em atividades como redação ou outras tarefas importantes, é fundamental revisar cuidadosamente os resultados, garantindo que estejam alinhados com as expectativas iniciais.

Uma estratégia útil é solicitar à ferramenta que forneça as referências das informações apresentadas, simplificando a avaliação da confiabilidade dos resultados obtidos.

Outro comando eficiente nestes casos é pedir para a própria ferramenta revisar o texto gerado, corrigindo ambiguidades, incoerências e até mesmo a parte gramatical.

Conclusão

A inteligência artificial pode ser usada para automatizar processos repetitivos, otimizar recursos, aumentar a produtividade e gerar insights valiosos para a tomada de decisão gerencial.

Isso não significa que irá substituir os humanos, mas sim complementar suas habilidades e competências laborais.

Por isso, utilize todo o potencial do ChatGPT na sua rotina, mas não se esqueça que você é a parte mais importante deste processo, pois é quem deve guiar a ferramenta para atingir bons resultados!

Referências

Microsoft. Will AI Fix Work?. Disponível em: https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/will-ai-fix-work. Acesso em: 20 Jan. 2024.

Folha de São Paulo. Quais vantagens e riscos de usar o ChatGPT no trabalho?. Disponível em: https://www1.folha.uol.com.br/sobretudo/carreiras/2023/07/quais-vantagens-e-riscos-de-usar-o-chatgpt-no-trabalho.shtml. Acesso em: 02 fev. 2024.