Conceitos fundamentais da gestão de custos em empresas

A verdade é que a gestão de custos é um tema clássico, tanto em projetos quanto em operações continuadas.

E, além do mais, não é um assunto apenas para grandes empresas: tem relevância tanto para organizações públicas quanto para empresas de todos os portes e para a vida pessoal de todas as pessoas.

Máximas do tipo “não gaste mais do que ganha” carregam uma universalidade tão óbvia que nos leva a pensar por que razão países, empresas e pessoas cometem este erro.

Se for um pouco mais a fundo, os países têm como se financiar rolando sua dívida, as empresas, menos, e as pessoas, menos ainda.

Então, em especial para os pessoas empreendedoras e para a nossa vida privada, pensar em gestão de custos desde muito cedo no assunto evitará muitos problemas — inclusive, a insolvência.

Pensando nisso, o objetivo desse artigo é refletir sobre o que é gestão de custos, para quê serve, como funciona

O que é gestão de custos?

Vamos primeiro conceituar o que é “gestão”. Gestão é o processo de planejar, monitorar e controlar recursos (humanos, financeiros, materiais, tecnológicos) de maneira eficiente e eficaz para atingir objetivos específicos. Gerir exige conhecimentos técnicos e habilidades humanas.

Ou seja, gestão de custos envolve planejar, monitorar e controlar aspectos financeiros de uma organização, para que ela cresça de maneira administrável e seja competitiva.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

Veja na figura seguinte um esquema simples de como funciona uma empresa.

Basicamente, através dos recursos de que dispõe, a empresa gera produtos e serviços que adicionam algum valor ao mercado. Em contrapartida, o mercado remunera a organização.

Essa receita deve ser maior que o dinheiro que a empresa consumiu para produzir o produto ou oferecer o serviço.

Afinal de contas, ela alimenta todas as entradas e todos os consumos na produção, além de prover um certo nível de lucro.

A gestão de custos administra este balanço do que entra, do que se consome e do que sai, em termos financeiros.

Estando tudo sob controle, não faltam recursos financeiros, nem há descasamento de fluxos entre receita e gastos, tanto no volume quanto no tempo.

Como funciona a gestão de custos?

Como tudo o que envolve gestão, é preciso que haja monitoramento (detecção de como estão os parâmetros) e controle (ação de retomada do rumo certo quando um parâmetro começar a desviar).

Note bem: se começa a desviar — não é para agir somente quando metade do barco já afundou.

Para o monitoramento, é necessário definir indicadores e acompanhá-los (no caso, indicadores referentes à gestão de custos).

Para projetos, temos os clássicos indicadores da técnica de análise de valor agregado, que você pode aprender no curso de gerenciamento de processos e recursos da Alura.

O controle, por sua vez, exige ações de revisão de uso de recursos de uma maneira geral (pessoas, materiais, energia, aquisições etc.), não só a redução mas também a redistribuição.

Precificação de bens e serviços

Atenção! Quem determina o preço de um bem ou serviço é, em última análise, o mercado.

Um frasco de 50 ml de um perfume pode custar duzentos dólares sendo composto por 95% de água e álcool, porque as pessoas estão dispostas a pagar.

Um jogador de futebol pode ganhar centenas de vezes mais que um professor, por sua raridade. É o mercado e suas leis de oferta e demanda.

É só pensar, por exemplo, no período pós segunda guerra mundial, em que a sociedade estava sedenta por confortos e precisava de aspiradores de pó e máquinas de lavar, era possível vender qualquer tipo que a indústria pudesse produzir.

Hoje em dia, a demanda por esses produtos diminuiu e a concorrência e a exigência por mais qualidade mudaram o jogo.

Redução de custos

Como e de onde cortar? Esta é a pergunta crucial para as pessoas gestoras. Uma forma de ordenar o raciocínio é desenhar os processos e tentar identificar desperdícios.

Sob a ótica do Lean, desperdício é qualquer coisa que não adiciona valor ao produto ou serviço final diretamente.

Ainda segundo esta abordagem, as classes de desperdício, que devem ser minimizadas ou, se possível, eliminadas, são as seguintes:

• Transporte / transferência
• Espera / fila / atraso
• Superprodução
• Defeito
• Estoque
• Movimentação desnecessária
• Processamento extra

Então, é melhor começar a reduzir estes “vilões” dos processos, antes de precisar cortar algo mais essencial (o que também pode acontecer em situações críticas).

Qual é a importância da gestão eficiente de custos para a empresa?

A gestão de custos é fundamental porque os recursos financeiros alimentam diversos processos da organização. É isso que faz a empresa crescer e funcionar de forma saudável.

Pense na vida pessoal: o que acontece com uma pessoa que não tem controle nem organização de sua vida financeira?

Quais são os tipos de custos de um negócio

Vamos nos aprofundar um pouco em teorias e conceitos. Há duas classificações clássicas dos custos:

• Diretos e indiretos
• Fixos e variáveis

Vamos ver o que significa cada uma delas.

Custos diretos

Custos diretos são aqueles se associam facilmente a um produto, serviço ou projeto específico.

Eles estão diretamente relacionados à produção ou entrega de um bem ou serviço e são mensuráveis sem a necessidade de alocação indireta.

Alguns exemplos de custos diretos incluem matérias-primas, salários do pessoal da linha de produção e frete.

Custos indiretos

Custos indiretos são aqueles que não podem ser diretamente atribuídos a um produto, serviço ou projeto específico.

Eles são necessários para o funcionamento geral da empresa, mas seu impacto sobre um item ou atividade individual não é facilmente identificável.

Por isso, esses custos precisam ser alocados por meio de critérios de rateio (distribuição entre os produtos e serviços).

Alguns exemplos de custos indiretos são custo de recepção e portaria, salário do pessoal administrativo, energia elétrica em áreas comuns e daí por diante.

Custos fixos

Custos fixos são desembolsos que ocorrem de maneira constante independentemente do nível de produção ou vendas de uma empresa.

Eles não variam diretamente com o volume de atividades e devem ser pagos mesmo que a empresa não produza ou venda nada.

Exemplos de custos fixos compreendem aluguel de instalações, salários de funcionários administrativos, seguros e depreciação de equipamentos.

Custos variáveis

Custos variáveis são desembolsos que mudam de acordo com o nível de produção ou vendas de uma empresa.

Eles aumentam quando a produção cresce e diminuem quando ela é reduzida, tornando-se inexistentes se não houver atividade.

Esses custos estão diretamente ligados à operação e ao volume de negócios como, por exemplo, matérias-primas, embalagens e comissões de vendas.

Quais são os benefícios de fazer uma boa gestão de custos?

Uma boa gestão de custos, como vimos, faz a empresa funcionar de forma saudável e crescer.

Por consequência, a saúde e o crescimento da empresa se manifestam através dos seguintes pontos:

Redução de riscos

Com um caixa em ordem, a organização está mais preparada para os solavancos da economia e do mercado, muito comuns no Brasil.

Na obtenção de crédito, os agentes financiadores avaliam exatamente o risco da empresa, como sendo sua capacidade de honrar compromissos, o que se dá essencialmente através da percepção de uma “casa arrumada” relativamente à questão financeira.

Maior produtividade

Custos bem ajustados e enxutos revelam uma operação bem ajustada e enxuta, o que denota produtividade (fazer mais com menos), eficiência (maximizar os resultados com os recursos disponíveis) e fluidez.

Aumento da lucratividade

Para aumentar a lucratividade, é necessário aumentar a receita e/ou reduzir os custos. Quando conseguirmos os dois, tudo fica muito mais fácil.

Vantagem competitiva

Com custos menores, é possível praticar preços mais competitivos sem comprometer nocivamente as margens de lucro da empresa.

Mais qualidade

Uma boa gestão de custos permite que a organização tenha mais recursos para investir em processos e equipamentos, bem como atrair e reter talentos, o que influencia na qualidade dos produtos e serviços.

Quais são os erros mais comuns na gestão de custos

Para reflexão, seguem alguns erros comuns na gestão de custos:

Não manter uma política estável

Sabe aquele empresário que, nos anos bons, contrata muitas pessoas, troca a frota de veículos sem necessidade, dá aumentos bem acima da inflação, remodela a decoração do escritório e, no ano seguinte, precisa demitir pessoas e apertar firme o cinto para não quebrar? Isto é sinal de falta de uma política estável de gestão de custos.

Toda empresa (e todas as pessoas) precisam de uma reserva, de um fundo de emergência para enfrentar os períodos mais restritivos que vez por outra surgem.

Deve-se buscar um equilíbrio entre austeridade e expansão, sem grandes sobressaltos, e a reserva constituirá um “pulmão” que pode ajudar nisso, sendo necessário também cautela com exageros.

Não fazer um controle adequado de fluxo de caixa

Você sabia que há empresas que quebram mesmo tendo um nível de vendas elevado? Há um fenômeno perigoso, conhecido por descasamento entre receitas e despesas (ou descasamento de fluxo de caixa) que pode levar uma organização à insolvência.

O pesadelo se dá da seguinte forma, por exemplo: a empresa fatura a 90 dias (os clientes pedem 3 meses para pagar por uma entrega) mas tem de repor seus estoques e pagar seus salários de 30 em 30 dias.

Para isto, ela se financia no mercado (toma empréstimo para cobrir o período a descoberto).

Com os juros, a dívida para acertar o caixa vai subindo, e o pagamento começa a ficar importante no fluxo.

Um belo dia uma conta vence, a próxima receita será dali mais alguns dias e não há mais como renovar o empréstimo para honrar a obrigação de curto prazo. Aí, a empresa declara: “não dá mais para rolar esta brincadeira”.

Claro, eu simplifiquei bastante o exemplo para dar uma ideia do que acontece. É fundamental equilibrar os tempos do dinheiro que entra e criar reservas de emergência.

Não conhecer os custos da empresa

Sim, também existem alguns custos “invisíveis”! Na vida pessoal, conhece aquela sensação de “não sei onde está indo o dinheiro”?

Após uma análise, percebe-se que há um adicional no pacote de internet que simplesmente não usamos, não interessa e estava ali por uma distração nossa na hora de fechar o plano.

Em nível empresarial, a questão é mais complexa porque a lista de custos é bem maior. Pode ser desde a lâmpada com potência desnecessária até os tributos pagos a mais de forma indevida.

Confundir custo com investimento

Um empreendedor começa a gastar muito em brindes, almoços com clientes e roupas caras para impressionar nas visitas. Quando o questionam, ele alega que “isto é um investimento em imagem, que se reverterá em mais vendas no final”.

A pergunta aqui é: “será mesmo?”. Pode ser que sim, pode ser que não. Se de fato a estratégia resultar em mais vendas, terá sido um investimento.

Do contrário, terá sido um custo sem retorno (que pode ser chamado de “investimento equivocado”, vá lá!).

Em nível de gestão pública, esta questão de aumentar os gastos em nome de alavancar a economia de um país está sempre presente, constituindo tema controverso e arriscado.

Como fazer a gestão de custos?

A gestão de custos envolve conhecer o que está acontecendo e o que está previsto de acontecer e tomar decisões de investimento boas para o cenário.

Além do mais, compreende identificar e classificar os custos, estabelecer orçamentos, realizar análises de custo-benefício para eliminar despesas desnecessárias, otimizar processos, negociar com fornecedores e precificar corretamente as ofertas ao mercado.

Por fim, também envolve monitorar indicadores financeiros, promover uma cultura de controle de custos entre colaboradores e fortalecer a saúde financeira e a competitividade do negócio.

Dicas de como fazer uma gestão de custos eficiente

Seguem algumas reflexões e ações bem práticas:

Fazer um bom planejamento

O planejamento é fundamental em qualquer atividade de gestão. No caso de custos, pode envolver orçamentações.

O curso sobre Lean Agile da Alura pode ajudar a fazer uma imersão no tema.

Evitar gastos desnecessários

Lembre-se aqui da questão dos desperdícios. É preciso compreender bem cada categoria de desperdício. Por exemplo, quando falamos de estoque, o que lhe vem à mente? Algo como a imagem seguinte?

Saiba, entretanto, que a imagem seguinte também é um estoque:

Um escritório vazio representa estoque (de espaço). Se uma empresa passou a adotar o home office e sobrou espaço, este é um custo a cortar, com a busca por espaços menores.

Estabelecer metas

Metas ajudam a controlar os gastos e a otimizar as receitas, através de esforços destinados a tais fins claramente (quantitativamente) enunciados.

Entender a diferença entre custos e despesas

Custos se relacionam à produção ou à execução de serviços, enquanto despesas dizem respeito à gestão e operação geral do negócio. Assim sendo, cortar um custo tem um efeito distinto de cortar uma despesa.

Considere, por exemplo, a adoção de uma matéria-prima mais barata e a redução da frequência da renovação da frota de automóveis para os altos executivos da empresa.

Observe que o primeiro ponto tem um impacto direto na produção e o segundo tem a ver com aspectos mais administrativos. Na ordem, são reduções de custo e de despesa.

Investir em tecnologia

A tecnologia, quando bem empregada, propicia automação e redução de custos com pessoal, bem como, de maneira mais ampla, pode revolucionar processos, fazendo-nos entregar mais valor com menos recursos.

Quais as consequências da má gestão de custos?

A má gestão de custos gera um descaminho, da mesma forma que a má gestão da qualidade, dos riscos ou dos recursos humanos, por exemplo. Vejamos alguns efeitos corrosivos:

Redução margem de lucro

Custos descontrolados interferem na lucratividade da empresa, pois estamos falando de consumos sem contrapartida em resultados.

Instabilidade e insustentabilidade financeira

Quando o aspecto financeiro da empresa balança, outros componentes sofrem. Projetos podem ser cancelados, pode haver demissões e mesmo insolvência.

Comprometimento da imagem da empresa

Quando uma empresa deixa de honrar seus compromissos por problemas de caixa ou entra em recuperação judicial, sua imagem invariavelmente sofre. E o que vai para a internet nunca mais desaparece.

Perda de poder competitivo

Com poder de manutenção de operações e investimentos comprometidos, imagem arranhada e moral reduzido, a organização perde força na competição do mercado.

Prejuízo no clima organizacional

Insegurança, medo e desapontamento são alguns dos sentimentos que podem acometer pessoas que pertencem a organizações deficitárias.

Impacto nas tomadas de decisão

Como decidir sem recursos e sem a devida paz? As instabilidades financeiras criam decisões difíceis para serem tomadas e cancelam as decisões que seriam mais agradáveis.

Problemas jurídicos

Por fim, os problemas financeiros podem gerar inadimplência, com consecutivos embaraços de ordem jurídica.

Como se desenvolver em gestão de custos?

O tema de gestão de custos possui modelos clássicos e amplo material para estudo, sendo um assunto conceitualmente consolidado.

Cursos da Alura

Além dos cursos que citei ao longo do artigo, vale uma olhada nos seguintes:

• Curso sobre viabilidade de projetos e negócios
• Curso sobre alternativas de investimento

Dicas de livros sobre gestão de custos

• Gestão Estratégica de Custos (John K. Shank e Vijay Govindarajan) explora como os custos podem ser usados estrategicamente para criar vantagem competitiva, com foco na análise da cadeia de valor e posicionamento estratégico.
• Contabilidade de Custos: Um Enfoque Gerencial (Charles T. Horngren et al.) é um clássico que combina fundamentos de contabilidade de custos com aplicações práticas, ideal para decisões gerenciais.