Excel Online: o que é, para que serve e como usá-lo

Certamente em algum momento você já ouviu sobre como usar as planilhas do Excel para organização de viagens, controle financeiro, planejamento de tarefas, análise de informações e estudos.

E se tudo isso fosse possível através do Excel Online, ou seja, uma versão web do Excel. Você acreditaria?

De fato, conseguimos otimizar várias coisas utilizando a ferramenta que está disponível tanto para uso no aplicativo desktop quanto no navegador web, então você consegue acessar através do Chrome, Edge ou o seu navegador preferido.

E neste artigo vamos mergulhar no Excel Online, explorando os seguintes tópicos:

• Para quê serve o Excel online
• Quais os benefícios da ferramenta
• Como fazer planilha do zero
• Como criar uma tabela
• Como adicionar um gráfico
• Como congelar linhas e colunas
• Como compartilhar planilha com outras pessoas usuárias
• As fórmulas mais usadas pelos iniciantes
• E algumas curiosidades históricas bem legais sobre o surgimento do Excel

Está pronto(a) para iniciar os estudos sobre a ferramenta? Continue sua leitura e vamos começar!

O que é Excel Online?

A ideia do Excel Online nasceu com Dan Bricklin. A proposta era bastante simples: fornecer uma versão gratuita do programa Excel da Microsoft. E principalmente, que fosse possível utilizá-la diretamente no navegador.

E se você curte história e gosta de saber de onde as tecnologias vieram, recomendo que você leia o artigo “Além das células: a história do Excel e sua importância” para conhecer um pouco dessa ferramenta incrível que mudou a história da Microsoft e também de muitas pessoas usuárias ao redor do mundo.

Para quê serve o Excel online?

O Excel Online permite criar, editar e compartilhar planilhas com diversas informações e formatos, sem a necessidade de instalar um programa ou aplicativo.

E, além disso, o Excel online é muito útil quando precisamos de uma:

• Organização descomplicada: Controle de orçamentos, despesas, viagens, etc.
• Análise detalhada: Extraindo insights por meio de gráficos, tabelas dinâmicas e fórmulas.
• Interpretação de informações: É possível transformar os dados em decisões estratégicas, traçando planos de ação assertivos.

E isso pode ser aplicado em diversas áreas como:

• Ciência de Dados: Analisando e visualizando dados.
• Empresarial: Otimizando processos internos e externos, aumentando lucros, tomando decisões baseada em dados.
• Financeiro: Gerenciando orçamentos, investimentos e controle das finanças.
• Doméstico: Organização das tarefas, planejamento de dieta, orçamento familiar.
• Pessoal: Planejamento de viagens, compras, monitoramento de metas, orçamento individual, planejamento de carreira e dentre outros.
• Acadêmico: Análise de dados das pesquisas, monitoramento de notas, controle de matérias.

Quais os benefícios do Excel online?

Independente da área que for usar a ferramenta, é possível compartilhar a planilha com outras pessoas usuárias e trabalhar nela em tempo real. Isso torna o trabalho em equipe muito mais colaborativo, produtivo e ágil.

Tudo que é feito durante o seu projeto, o Excel Online salva automaticamente as alterações e isso colabora para não perder o que foi feito quando, por exemplo, ocorre alguma instabilidade na conexão.

As planilhas são salvas e armazenadas na nuvem, no OneDrive, de forma segura. E é disponibilizada gratuitamente para o uso pessoal.

Embora o Excel Online tenha muitas funcionalidades úteis, é importante ter conhecimento de que fórmulas avançadas ou até mesmo um tipo de gráfico, como, por exemplo, o gráfico dinâmico, não estão disponíveis na versão WEB.

Infelizmente a ferramenta possui limitações, por isso sempre consulte a documentação da ferramenta caso tenha dúvidas.

Como funciona o Excel online?

Para ter acesso, basta entrar no site Microsoft 365 e clicar no botão escrito “Inscreva-se para obter uma versão gratuita do Microsoft Excel”, adicionar o seu e-mail Outlook ou Hotmail e prosseguir com as etapas de criação da conta.

Como fazer planilhas no Excel online?

Agora que você já possui uma conta, é possível criar planilhas, inserir dados e customizá-la. Então acompanhe como você poderá criar sua primeira planilha:

1. Abra o seu navegador e faça o login no Excel Online;

2. Ao abrir o painel, clique no ícone do Excel que está no canto inferior esquerdo da tela;

3. Na janela inicial, você verá algumas opções para criar uma planilha na seção Criar Novo, como: “pasta de trabalho em branco”, “bem-vindo ao Excel” e vários modelos de planilhas pré-definidos.

4. Para criar uma nova planilha, basta selecionar a opção Pasta de trabalho em branco.

Agora é possível editar a planilha conforme o seu objetivo. E caso opte pelo modelo pré-definido, basta ajustar conforme as necessidades do projeto.

Como criar uma tabela?

Você aprendeu a criar uma nova planilha, chegou a hora de criar uma tabela para organizar os seus dados/informações.

A tabela é uma estrutura de colunas e linhas em que armazenamos os dados para analisarmos dentro do contexto que está.

Para isso, selecione o número de linhas e colunas que deseja:

Depois, clique na aba Inserir e, em seguida, em Tabela:

Na janela que abriu, perguntando sobre se é exatamente isso que deseja fazer, clique em OK para confirmar. Pronto, você acabou de criar uma nova tabela!

Como congelar linhas no Excel online?

A funcionalidade de deixar uma linha estática é útil quando estamos trabalhando em uma planilha extensa e queremos manter a visibilidade de algo específico.

Com a planilha aberta, podemos seguir as seguintes etapas:

1. Selecione a linha;

2. Clicar na aba Exibir no Menu superior;

3. Na seção Congelar, clique em Congelar Painéis;

4. Escolha a opção Congelar na seleção.

Para desfazer, escolha a opção Descongelar painéis.

Como adicionar um gráfico à minha tabela?

Antes de tudo, é preciso adicionar informações a essa tabela para ser possível criar um gráfico a partir desses dados.

No painel do Excel Online, clique na aba Inserir e na seção Gráficos é possível visualizar vários tipos de gráficos que podem ser utilizados, como:

• Coluna
• Linha
• Pizza
• Área
• Dispersão
• E outros gráficos.

Em “Outros gráficos” você pode explorar diferentes formatos.

Na documentação da Microsoft, no artigo Criar um gráfico do início ao fim conseguimos estudar detalhadamente sobre o que é cada um, como formatar o gráfico e muito mais.

Como compartilhar planilha do Excel online?

Anteriormente falamos de alguns benefícios do Excel Online e um deles se destaca pela possibilidade de edição em tempo real feita por várias pessoas usuárias.

Mas, como podemos compartilhar a planilha para que a outra pessoa possa ler e editar o arquivo dessa forma?

O Excel online nos permite compartilhar de diversas formas. No canto superior direito da tela, podemos encontrar um botão verde escrito: Compartilhar.

Ao clicar na seta, temos algumas opções disponíveis, veja:

Ao clicar em Compartilhar uma janela abrirá, na qual podemos editar as configurações de visibilidade e contato de quem desejamos compartilhar este documento. Uma das formas é o compartilhamento do link do arquivo.

Mas, antes, é preciso configurar a visibilidade do arquivo, no ícone no canto superior direito da janela (representado pelo número 1). E, depois, clicar no botão Copiar link:

Outra forma é adicionar o contato da pessoa que deseja compartilhar no campo escrito Adicionar um nome, grupo ou e-mail, depois, editar as configurações de visibilidade e clicar no botão azul Enviar para realizar o compartilhamento com os contatos adicionados.

Quais são as principais fórmulas?

Além de todas essas funcionalidades que você aprendeu para deixar o seu projeto interessante, também podemos utilizar as funções do Excel Online para realizar cálculos complexos e lógica condicional, turbinando os seus dados.

Logo abaixo há uma tabela de exemplo contendo dados inseridos no intervalo de A1 até D12 e precisamos extrair algumas métricas como soma, comparação de preço e uma pesquisa nestes dados.

• SUM: A função SUM realiza a soma entre valores na tabela. Suponhamos que você tenha um valor na linha C2 e outro na linha D12 e deseja saber a soma entre os dois. Podemos utilizar a fórmula =SUM (C2:D12), o valor retornado será soma entre os valores de C2 e D12.

• SE: Com a função SE conseguimos fazer comparações de forma lógica entre um dado e outro, atribuindo o resultado correto no final.

Utilizando o exemplo dado anteriormente, aplicamos o SE da seguinte maneira: =SE (C2<D12; VERDEIRO; FALSO). O retorno VERDADEIRO aparecerá se o valor de C2 for menor que D12, caso contrário, retorna falso.

• PROCX: A PROCV é muito útil quando precisamos fazer uma pesquisa nos dados, explorando as linhas e colunas da tabela. Ela é uma versão atualizada da PROCV.

Para exemplificar, vamos procurar na tabela os valores dos Produtos usando a fórmula: =PROCX(F4; A3:A13; D3:13; “Valor não encontrado”).

A =PROCX corresponde a fórmula que realiza a pesquisa, o F4 é a matriz do que deseja buscar na tabela, que está localizada entre as células A3:A13 e D3:D12. Caso não exista valor em algum Produto, retorne como “Valor não encontrado” e é totalmente opcional.

Como aprender mais sobre Excel online gratuitamente

Depois de conhecer algumas funcionalidades do Excel Online, presumo que queira explorar mais estudando suas possibilidades e funcionalidades para aprimorar o seu currículo.

E uma alternativa é estudar o material disponível em sites, blogs e Podcasts e na Documentação. Aqui estão algumas recomendações:

• Google Sheets VS Microsoft Excel
• Guia de início rápido do Excel para Web
• Como usar o Excel? Um guia completo para iniciantes
• Documentação Excel para Web

Conclusão

Ufa, quantos assuntos novos! Vamos recapitular o que vimos neste artigo sobre como dar os primeiros passos para utilizar o Excel Online:

• Para quê serve o Excel online
• Quais os benefícios da ferramenta
• Como fazer planilha do zero
• Como criar uma tabela
• Como adicionar um gráfico
• Como congelar linhas e colunas
• Como compartilhar planilha com outras pessoas usuárias
• As fórmulas mais usadas pelos iniciantes
• E algumas curiosidades históricas bem legais sobre o surgimento do Excel

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Créditos

• Conteúdo: Nathalia Queiróz
• Produção técnica: Daniel Siqueira
• Produção didática: Tiago de Freitas
• Designer gráfico: Alysson Manso
• Apoio: Rômulo Henrique