Microsoft 365 Copilot: Automação de Processos com Power Automate

Fundamentos + Criando o Ecossistema do Projeto - apresentação

Apresentando o instrutor e o curso

Olá! Meu nome é Henrique Frizzo, sou instrutor na Alura e trabalho com dados e automação há alguns anos. Sou certificado pela Microsoft como especialista em Excel, Power BI e outras ferramentas. Hoje, vamos aprender mais sobre o Power Automate, uma ferramenta incrível de automação de processos dentro do universo Microsoft.

Audiodescrição: Henrique é um homem de pele clara, com cabelos e barba escuros. Ele veste uma camiseta preta lisa. Ao fundo, há uma parede branca com luzes rosa e azul refletindo nela.

Introduzindo o público-alvo e objetivos do curso

Este curso é direcionado para pessoas que ainda não conhecem o Power Automate, mas que já utilizam as ferramentas do Office 365 no dia a dia.

Neste curso, vamos explorar como integrar ferramentas como Word, Excel Online, Teams e SharePoint para automatizar processos. Mesmo que já tenhamos um nível intermediário, este curso será valioso, pois realizaremos automações incríveis juntos.

Exemplificando com a Zub Megastore

Utilizaremos como exemplo a Zub Megastore, uma empresa de varejo que já utiliza o pacote Office 365 em suas operações diárias, mas ainda não sabe como automatizar esses processos para resolver problemas de forma mais eficiente e com melhor desempenho.

Aplicaremos diversas soluções utilizando o Power Automate, integrando SharePoint, Outlook, Word, Excel e outras ferramentas, para ajudar a solucionar problemas e aprender a utilizar essa ferramenta incrível.

Preparando-se para a jornada de aprendizado

Portanto, não percamos mais tempo. Vamos nos concentrar, desligar o celular, fechar as redes sociais, pegar um copo d'água e nos acomodar, pois estamos prestes a iniciar uma jornada incrível de conhecimento juntos.

Fundamentos + Criando o Ecossistema do Projeto - Storytelling do projeto

Introduzindo o ambiente de trabalho e os problemas a serem resolvidos

Antes de começarmos a criar automações, configurações e outras funcionalidades no Power Automate, é fundamental conhecermos o ambiente em que iremos trabalhar e, principalmente, os problemas que pretendemos resolver. Ter várias ferramentas à disposição na empresa não é útil se não soubermos como utilizá-las corretamente ou se não tivermos um propósito claro para seu uso. Portanto, conhecer o ambiente é essencial.

Para este treinamento, utilizaremos a ZOOP Megastore, uma empresa do setor de varejo. Vamos explorar os problemas que precisamos resolver. Na ZOOP Megastore, o setor de operações internas enfrenta dificuldades típicas de processos manuais: solicitações que chegam por e-mail e se perdem, aprovações demoradas, falta de rastreamento, gestores utilizando planilhas diferentes e ausência de padronização. Esse cenário é comum em empresas ao redor do mundo.

Definindo o objetivo e as ferramentas a serem utilizadas

A diretora de operações, Marina Lopes, solicitou nossa ajuda para criar um sistema simples, seguro e padronizado, utilizando apenas as ferramentas do Office 365. A ZOOP já utiliza toda a gama de produtos oferecidos pelo Microsoft Office 365, então vamos focar nessas ferramentas.

O primeiro problema que resolveremos envolve o Microsoft Forms, SharePoint, Power Automate, OneDrive, Teams e Outlook. Utilizaremos essas ferramentas em diversos contextos, mas de forma integrada. Nosso primeiro objetivo é criar um fluxo completo que começa com um formulário de entrada, passa por aprovações, organiza arquivos, cria logs e envia notificações inteligentes.

Criando uma lista no SharePoint para gerenciar solicitações

Para começar, vamos criar uma lista para receber as solicitações dentro da empresa. A partir dessas solicitações, dispararemos fluxos de aprovação. Para criar uma lista no SharePoint, acesse o Power Automate. Abra qualquer navegador, como o Microsoft Edge, e acesse make.powerautomate.com. Faça login com sua conta corporativa, que tem acesso ao Power Automate.

Após o login, você verá uma página inicial. No menu superior esquerdo, clique nos vários pontos para buscar pelo SharePoint. Caso o SharePoint não apareça, entre com o domínio da sua empresa, .sharepoint.com. Se ainda assim não aparecer, clique em "mais aplicativos". Se o SharePoint não estiver disponível, pode ser que sua empresa não tenha acesso a ele, e vale a pena discutir isso com os gestores.

Criando um site no SharePoint para a ZOOP Megastore

Assim que selecionarmos o SharePoint, acessaremos um site muito semelhante ao mencionado. É importante destacar que existem vários outros sites e subsites criados para diversos treinamentos e testes. No entanto, vamos criar um site agora exclusivamente para a ZOOP.

No menu superior esquerdo, clicamos em "criar site agora". Após um breve processamento, escolhemos "site de equipe" e não o de comunicação, optando pelo modelo padrão de equipe. No canto inferior direito, clicamos em "usar modelo". Nomeamos o site como [ZOOP Mega Store] Gestão, para garantir que é um site novo que poderemos utilizar futuramente.

Configurando o site e criando listas no SharePoint

Em seguida, clicamos em "avançar" na parte inferior, selecionamos o idioma em português para facilitar, embora seja possível trabalhar em inglês para prática. Mantemos o formato privado, pois isso não é um problema no momento. No canto inferior direito, clicamos em "criar site agora". Não adicionaremos membros por enquanto, apenas aguardaremos o SharePoint concluir a criação do site, o que é rápido. Após isso, começaremos a criar nossas listas dentro do SharePoint.

Clicamos em "concluir" e, após um breve processamento, o site estará disponível, ainda em branco, sem biblioteca, documentos ou listas. A partir daqui, começaremos a criar tudo do zero. No menu superior esquerdo, clicamos em "novo" e, em seguida, em "lista". Após um breve processamento, selecionamos a primeira opção de lista e nomeamos como "lista solicitacoes", sem espaços, caracteres especiais ou acentuação. Clicamos em "criar" e a lista é gerada.

Adicionando colunas à lista de solicitações

A lista inicialmente aparenta ter apenas uma coluna, mas há mais colunas ocultas. Vamos criar as colunas necessárias para a solicitação recebida. Abrimos o slide para referência e começamos com a primeira coluna: tipo de solicitação. Clicamos em "adicionar coluna", selecionamos "texto", avançamos e nomeamos como "tipo solicitacao", sem espaços ou acentuação, e salvamos.

Repetimos o processo para as demais colunas: descrição da solicitação, solicitante, data da solicitação, status, gestor responsável, arquivo relacionado e histórico automático. Para a coluna "data da solicitação", selecionamos o tipo "data", sem incluir hora. Para as demais, utilizamos o tipo "texto". Nomeamos cada coluna de forma a evitar espaços e acentuação, facilitando o uso futuro.

Após salvar todas as colunas, a lista é automaticamente salva. Concluímos assim a primeira etapa do fluxo que iremos criar para o time da ZOOP Mega Store.

Fundamentos + Criando o Ecossistema do Projeto - Criando a estrutura no SharePoint para armazenar solicitações

Inserindo dados em uma lista do SharePoint

Inserir dados dentro de uma lista do SharePoint pode ser feito de diversas formas. Podemos realizar inserções manuais, clicando em adicionar um novo item e digitando um por um. Também é possível criar um aplicativo no PowerApps para inserir dados na lista a partir dessa plataforma. Além disso, podemos criar um formulário da Microsoft para essa finalidade. Muitas pessoas estão acostumadas a usar o formulário do Google, o que é perfeitamente aceitável, pois sempre funciona. No entanto, para utilizarmos dentro do contexto do Office 365, é necessário conhecer e aprender a usar o Forms da Microsoft.

Para fornecer uma ferramenta palpável, confiável e funcional no exemplo da Azure, utilizaremos o Forms da Microsoft. Como faremos isso? Podemos usar o Power Automate ou o próprio SharePoint, sem problemas. Como já começamos pelo Power Automate, vamos continuar com ele. No canto superior esquerdo, clicamos nos vários pontinhos e selecionamos o Forms. Se não encontrar, repita o processo descrito na etapa anterior. Ao clicar em Forms, ele será carregado e abrirá o Forms da Microsoft.

Criando um novo formulário no Microsoft Forms

Possivelmente, você verá vários formulários que já utilizamos em outros exercícios e aulas. Caso não tenha nenhum ou tenha apenas alguns, não se preocupe. O que faremos é ir ao canto superior esquerdo e clicar em novo formulário. Ao fazer isso, um novo formulário será aberto. Vamos começar colocando o título do formulário, que será "Formulário de Solicitações". Não é necessário se preocupar tanto com acentuações ou detalhes semelhantes neste momento.

Agora, vamos elaborar as perguntas do formulário. O time da ZUP já nos enviou as perguntas. A primeira será "Tipo de Solicitação". Podemos usar o recurso de início rápido e selecionar a opção de texto. Também podemos listar várias opções, mas isso fica a critério de cada um. Para o time da ZUP, eles preferem que deixemos no formato de texto aberto, permitindo que o usuário escreva livremente ou utilize palavras-chave. Para facilitar, podemos usar "Ctrl+C" e "Ctrl+V". Assim, você poderá escrever o tipo de solicitação, utilizando dois pontos ou ponto de interrogação, conforme preferir.

Adicionando perguntas ao formulário

O próximo passo é clicar em adicionar nova pergunta. A pergunta número dois será a descrição da solicitação. Será do tipo texto, e podemos colar o texto desejado. Aqui, a pessoa usuária terá a opção de descrever, em suas próprias palavras, qual é o tipo da solicitação, podendo fornecer mais detalhes de forma livre.

Por fim, vamos incluir quem é o solicitante, ou seja, a pessoa que está fazendo a solicitação. Novamente, será do tipo texto, e podemos colar o texto desejado. Podemos também capturar o e-mail da pessoa que está respondendo, mas é importante garantir que as pessoas que estão respondendo sejam realmente as solicitantes, e não estejam utilizando o dispositivo de outra pessoa. Isso depende do caso específico. Para o time da Azul, o ideal é permitir que eles indiquem quem é a pessoa solicitante, pois podem designar um estagiário para fazer as solicitações em nome de outras pessoas, dependendo do modelo de negócio.

Adicionando anexos e finalizando o formulário

Por fim, vamos adicionar uma opção opcional: anexos. Selecionamos a opção de carregar arquivo e nomeamos como anexo. Podemos limitar a quantidade de arquivos que podem ser enviados por vez, e no nosso caso, permitiremos apenas um. Também podemos definir o tamanho máximo do arquivo. É importante lembrar que esses elementos serão armazenados no SharePoint. O SharePoint possui uma capacidade considerável para receber arquivos, mas é importante lembrar que tudo tem um limite e que arquivos incorretos podem prejudicar a performance do projeto.

Agora que terminamos, podemos ir até a opção de coletar respostas. Ao selecionar essa opção, podemos copiar o link de resposta. Ao abrir uma nova página e colar o link, o formulário será exibido, e poderemos utilizá-lo para responder às solicitações e testá-lo antes de apresentá-lo ao time da ZUP Megastore.

Sobre o curso Microsoft 365 Copilot: Automação de Processos com Power Automate

O curso Microsoft 365 Copilot: Automação de Processos com Power Automate possui 106 minutos de vídeos, em um total de 58 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Criativos em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

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