Funções com Excel: operações matemáticas e filtros

Classificação de Dados - Introdução

Olá! Eu sou o Roberto Sabino, especialista em Excel. Vou ser seu instrutor durante este treinamento de Funções com Excel: operações matemáticas e filtros. Espero que você já tenha acompanhado o primeiro treinamento básico de Excel que fizemos. Se você não acompanhou, procure por ele, porque este treinamento é uma continuação do primeiro.

Nós fizemos, no primeiro treinamento, o atendimento a uma loja de tênis que tinha uma série de produtos sem nenhum controle de estoque. Tivemos que montar uma planilha em que eles pudessem colocar todos os dados: os tênis que eles têm a venda, os tamanhos e preços. Enfim, criamos uma ferramenta para essa loja de sapatos conseguir controlar seus produtos.

Após entregarmos a ferramenta, eles ficaram bem satisfeitos, mas começaram a identificar algumas melhorias possíveis. Neste treinamento, vamos passar por todas as melhorias necessárias para que o cliente fique bem atendido. Coisas que ele precisou e que vamos fazer agora.

Classificação de dados e filtragem. Vamos aprender como classificar os dados por cor, é bem bacana. Como fazer filtragem, mostrando só o que quero mostrar.

Tem também uma questão interessante que poucas vezes conseguimos analisar com calma, e que fizemos passo a passo, é o filtro avançado, em que você pode filtrar e trazer os dados para uma nova planilha, vendo, assim, apenas os dados filtrados. Fica bem legal.

Outra coisa que fizemos foi criar algumas funções. Nelas, aprendemos a fazer contagem, somas condicionais, contas condicionais e média condicional. Condicional é quando você tem uma conta, uma média ou uma soma e uma condição que faz com que você some apenas aqueles números que estão dentro da condição.

Também aprendemos algumas outras funções, como máximo e mínimo, para trazer o maior e menor preço. Também trabalhamos com validação de dados. É bem interessante, porque vai fazer com que você possa buscar itens numa lista.

Espero você neste treinamento, temos bastante coisa a aprender para fazer com que essa planilha fique ainda mais interessante. Durante o treinamento, vamos ver no passo a passo. Convido você a seguir comigo nessa segunda parte do treinamento básico de Excel.

Classificação de Dados - Classificando com os botões de dados

Fala pessoal. Roberto Sabino falando com vocês. Temos que fazer mais alguns atendimentos ao nosso cliente, à nossa loja de sapatos. Para quem não sabe, fizemos um primeiro treinamento, onde criamos uma planilha para uma loja de sapatos.

Nós chegamos a um formato com nove produtos. Estes produtos estão descritos na coluna "descrição" e são tipos de tênis infantis. Após a descrição, temos uma coluna com o tamanho do tênis. Em seguida, o preço unitário. Depois, o valor do desconto, com um percentual que pode ser modificado. Em seguida, as quantidades em estoque de cada um desses tênis e o valor total, que é o valor com desconto e multiplicado pelas quantidades.

Esse cliente estava inciando uma loja pequena. Com as planilhas que fizemos, ele melhorou muito as vendas e agora ele tem muitos produtos de duas empresas, a Atitas e a Nika. Enfim, agora ele tem muitos produtos, trabalha com uma numeração bastante vasta de tênis, que vai do tamanho 17 até o 36. Acontece que essa planilha ficou muito grande e com alguns problemas de visualização. O cliente nos chamou para pedir ajuda para organizar esses dados.

Para acessar a planilha completa, basta acessar este link.

Na verdade, eles fizeram uma melhoria. Quando rodamos o scroll do mouse para baixo, há duas linhas que já estão fixas. Para fazer isso o cliente foi até o botão "Exibir", selecionou "Congelar Painéis". Eu vou descongelar apenas para que vocês compreendam. Vou selecionar a célula A3 e ele congelará as linhas acima da céclula selecionada. Portanto, vamos apertar "Congelar Painéis" e, a partir de agora, fica sempre fixa a parte selecionada, mesmo que eu role a panilha para baixo. Posso usar a barra de rolagem lateral também e as duas linhas estão fixas.

Além disso, o cliente observou que a planilha está ordenada por tamanho de tênis. Mas, em outros momentos, posso querer saber quais tênis estão em maior quantidade no estoque ou encontrar pela ordem alfabética. Então, precisamos fazer uma classificação da planilha.

Nós vamos usar a classificação de dados e a primeira coisa que temos que lembrar sempre que trabalhamos no Excel é onde selecionar. Vamos selecionar a partir das linhas de rótulo (Linha 2: Descrição; Tamanho; Preço Unitário; Valor do Desconto; Quantidades; Valor Total), ou seja, vou incluir uma linha de rótulo e vou selecionar até a última que tem sapatos e tênis, a última linha que tem produtos, porque não posso incluir a linha do total. Agora, acessando a guia "Dados", posso usar os dois botões "Classificar de A a Z", ou seja, do menor para o maior, e ele já coloca em ordem alfabética ou o botão "Classificar de Z a A", na ordem alfabética inversa, do maior para o menor.

Então, só é possível classificar pela descrição? Não. Pouca gente sabe fazer isso, mas é muito legal. Se você apertar a tecla "Tab", ele vai para a coluna que está do lado, no caso, do "Tamanho". Agora, se eu apertar "de A a Z" ele vai classificar pelo tamanho, ou, de "de Z a A", do maior para o menor. Se eu quiser preço unitário aperto "Tab" de novo. A célula ativa fica mais clara, em destaque. No nosso caso, agora ele está organizando pela coluna C, "Preço Unitário".

Se eu quiser saber as quantidades, aperto "Tab" duas vezes, para chegar até a coluna "Quantidades" e podemos as quantidades do menor para o maior ou do maior para o menor. Algo importante que aprendemos foi a organizar as colunas ou os dados pela coluna que desejarmos do menor para o maior ou do maior para o menor usando os dois botões de classificação e o "Tab". É importante estar atento a um detalhe: se você selecionar o intervalo errado, por exemplo, só a coluna A de "Descrição", se eu mandar classificar agora de A a Z, o Excel ainda tenta me avisar que existem células adjacentes e pergunta se você não quer incluí-las.

Além disso, ele avisa que se você não incluir, esses dados das colunas não vão ser organizados. A consequência disso é que eu vou organizar uma coluna e desorganizar todas as outras, perdendo assim a relação entre elas. Portanto, o que eu preciso fazer é expandir a seleção, algo que o Excel faz automaticamente. Porém, como eu quero mostrar para vocês o erro, eu vou apertar a opção que aparece no aviso de classificação que é: "Continuar com a seleção atual > Classificar".

Agora eu baguncei toda a planilha, porque eu classifiquei só a coluna A e não fiz nada nas outras colunas, isso não é legal.

Agora, aperto "Ctrl + Z", volto tudo que eu fiz, e quando eu for classificar, escolho a opção "Expandir a seleção" e ele selecionará todas. Ele não conseguiu, porque havia alguma célula mesclada, inclusive, aparece a mensagem: Para você fazer isto, todas as células mescladas precisam ser do mesmo tamanho. Não tem problema, você pode selecionar dos rótulos, desde a primeira e só uma linha de rótulos e então você escolhe o cabeçalho da que você quer ordenar e seleciona de A a Z ou de Z a A.

Essa é a forma mais fácil de classificação. Atenção na seleção e em incluir uma linha de rótulo e reparar a coluna que está selecionada no momento. É isso! Já implementamos uma primeira vantagem para o cliente.

Classificação de Dados - Classificando a lista de produtos com níveis

Falamos com o nosso cliente, e ele disse que o problema dele não foi resolvido, porque ele precisa, normalmente, fazer a classificação por duas colunas, por exemplo, por tamanho, por quantidades, ou por quantidades e por desconto, portanto, ele precisa de uma nova solução.

Nós podemos propor a ele que, ao invés de usar os botões "de A a Z"(recapitulando, é importantíssimo fazer a seleção correta dos dados, desde a linha de rótulos até a última linha que contém dados. Isso continua sendo super importante), nós vamos usar o botão "Classificar", que permite níveis de classificação.

Por exemplo, ao selecioná-lo, na próxima tela, eu posso escolher uma classificação primeiro por tamanho, do maior para o menor, por exemplo, e posso adicionar um nível, dizendo que depois de classificar por tamanho, quero que classifique por quantidades e do maior para o menor também. Em seguida, basta apertar "Ok".

Primeiro ele vai ordenar por tamanho, primeiro, todos os tênis de tamanho 36 e, na sequência, por quantidade, começando pelos que estão em maiores quantidades. Então, dos tênis de tamanho 36, aparecem primeiro os que estão em maiores quantidades. Com isso, consigo facilmente verificar que o tênis em maiores quantidades é o Atitas Vermelho.

Com essa ordenação, consigo facilitar uma busca, por exemplo. Outra coisa interessante (vamos selecionar a tabela novamente) é que quando entro no classificar de novo, ele mantém a classificação anterior. Assim fica fácil, por exemplo, fazer algum ajuste. Vamos supor que eu queira, primeiro, por quantidades e depois por tamanho, eu posso fazer essa troca e apertar "Ok". Agora, ele vai classificar primeiro por quantidades e depois por tamanho.

Sendo assim, os tênis que estão em mesma quantidade, estão subdivididos de forma em que aparecem, primeiro, os tamanhos maiores. Mais uma vez, é fácil notar que o tênis Atitas Vermelho é o que tem maior tamanho e maior quantidade.

Essa é outra forma de fazer, com a diferença de que eu só inverti os níveis. Eu posso fazer isso usando os botões de "para cima" e "para baixo" que aparecem na janela (após selecionar "Classificar"), eu seleciono o primeiro nível e jogo ele para baixo. Eles me ajudam a ajustar os níveis, qual vai vir primeiro e qual virá depois. Quando eu aperto "Ok", ele retorna àquela classificação anterior, com os tênis 36 por ordem de quantidades.

Perceba que o importante é que você consiga manter corretamente quais são os níveis que você quer fazer de classificação, por exemplo, o de tamanho primeiro e depois as quantidades e vice-versa.

Eu poderia adicionar outros níveis, como o do valor do desconto do menor para o maior, não precisa ser tudo do maior para o menor. Muitas vezes, quando você começa a fazer muitas classificações, elas perdem o sentido, porque as primeiras já deixam os produtos ordenados.

Se eu selecionasse tudo e pedisse para fazer uma classificação, a primeira coisa que você vai observar é que ele já não consegue identificar quais são os rótulos dos dados, porque eu incluí a primeira linha também (Linha 1: Lista de Produtos Infantis). Ele está achando que os rótulos de dados são sempre na primeira linha. O Excel sempre pega os rótulos de dados preferencialmente na primeira linha. Quando você coloca isso, ele não consegue enxergar os rótulos de dados corretamente.

Se eu apertar "ok", vai dar erro, porque tenho uma célula mesclada lá embaixo, e ele não pode fazer a classificação com as células mescladas.

Vamos pegar só os dados e as duas primeiras linhas também (linhas 1 e 2). Se eu colocar de A a Z, como coloquei a primeira linha, ele considera que a última linha também é uma linha a ser classificada. Eu baguncei toda a planilha. Se eu tivesse mais rótulos, isso seria um grande problema.

Não façam a classificação de uma planilha muito grande sem selecionar corretamente. Para voltar, basta selecionar o comando "Ctrl + Z". Vai uma sugestão para o nosso cliente, que ele pode classificar por vários níveis diferentes, inclusive mantendo os níveis.

E se eu não selecionasse nada? Neste caso, ele vai manter as mesmas seleções que imagina serem as melhores. Tem uma série de regras que o Excel vai fazer para pegar a melhor seleção para você. Só que, muitas vezes, ele vai pegar a primeira linha e não fica do jeito que gostaríamos. Por isso, vale a recomendação de manter sempre a seleção que você quer. Primeiro selecione os dados que você de fato quer classificar, depois você escolhe os níveis, e aí vai ficar tudo tranquilo. Vamos saber se o cliente acha que essa solução resolve o problema dos funcionários do estoque. Descobriremos no próximo vídeo.

Sobre o curso Funções com Excel: operações matemáticas e filtros

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• Filtro de dados
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• Validação de Dados
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