Automação com Make: integrando ferramentas e otimizando processos

Cenários de automação e conexões - Apresentação

Apresentando o curso e o instrutor

Bem-vindos ao curso de Make. Eu sou Ricardo Bugan e serei o instrutor neste curso.

Introduzindo a ferramenta Make

Neste curso, vamos aprender sobre a ferramenta de automação chamada Make, que é semelhante ao N8n e Zapier, mas possui algumas diferenças. Estou com a ferramenta aberta para mostrar um pouco do que faremos ao longo do curso.

Nosso cenário é baseado em um processo de uma equipe de marketing, mas podemos usar isso apenas como exemplo. Se você for do RH, financeiro ou de outras áreas, pode fazer este curso e aplicar o conhecimento ao seu processo, pois cada processo em cada empresa é único.

Explicando o processo de automação

Vamos utilizar o mapeamento que fizemos de um processo de lançamento de uma campanha de marketing. A partir de um planejamento realizado pelo time estratégico, vamos automatizar a comunicação entre esse planejamento estratégico e o Trello operacional do time que executará a campanha. Este é o processo que vamos automatizar, e para isso, utilizaremos o Make.

Vamos aprender o que são os cenários, como organizamos esses cenários, como comunicamos e integramos com várias ferramentas, onde isso fica, e algumas boas práticas para conectar nossas contas na ferramenta.

Explorando ferramentas e integrações

Estamos utilizando o Trello, o Google Sheets, o Gemini, o Email e o Slack, mas é possível usar, no próprio Make, uma variedade de outros módulos que podem ser pesquisados para encontrar um que faça sentido para nós. Onde estamos utilizando o Slack, é possível usar o Microsoft Teams. Onde usamos o Gmail, podemos optar por outro serviço de email, como o da Microsoft. No lugar do Trello, podemos utilizar o Packify, o Monday ou o ClickUp. Há uma série de ferramentas que podemos conectar.

Estamos utilizando algumas dessas ferramentas no curso, mas cada processo e cada equipe são únicos. Nosso objetivo é aprender como pensamos sobre automação, quais são as boas práticas e como inserimos filtros no meio da automação para que possamos realizar o curso e entender melhor nosso funcionamento.

Explorando conceitos avançados de automação

Também exploraremos o conceito de datastores (armazenamento de dados). Vamos aprender a usar um datastore como um banco de dados dentro do nosso processo. Dentro dos cenários, veremos como chamar um subcenário. Por exemplo, na criação de uma campanha no Trello, podemos chamar outro cenário que pode ser reutilizado, evitando a repetição de tarefas na automação e tornando-a mais limpa e organizada.

Concluindo a introdução ao curso

Esperamos que este curso seja proveitoso e que você saia dele com tudo o que precisa para começar a criar suas automações no Make ou em outras ferramentas de automação de processos. Vamos começar?

Cenários de automação e conexões - Enviando email automático

Iniciando a automação com o Make

Vamos iniciar nossa primeira automação com o Make. Esperamos que já tenham criado suas contas. Acesse o site do Make, crie sua conta, adicione seu usuário e você verá uma tela semelhante à que estamos utilizando. Como é um SaaS online, a interface pode ser atualizada frequentemente. Estamos utilizando uma conta nova para acompanhar o curso passo a passo. A única alteração feita foi nomear a organização como Philopedia. Para isso, acessamos as configurações da organização e alteramos o nome. Recomendamos que nomeiem suas organizações, especialmente se trabalharem com várias, para manter tudo organizado e facilitar a governança.

Vamos criar nossa primeira automação. Antes de iniciarmos, precisamos entender o que será automatizado. O time de marketing, de growth, solicitou uma comunicação por e-mail sempre que um card for concluído. Essa comunicação deve ser constante e rotineira. Utilizaremos o Trello, mas o mesmo conceito se aplica a outras ferramentas como Pipefy, ClickUp e Monday. O objetivo é monitorar um card e, quando ele for movido para a lista de concluídos, disparar a automação. O gatilho será o movimento do card para a lista de concluídos, e a ação será o envio de um e-mail.

Criando e configurando o cenário de automação

Para cada automação, criaremos um cenário. Na barra lateral, acessamos "cenários", o primeiro ícone abaixo de "organização". Todas as automações estarão aqui. Podemos organizá-las em pastas ou por categorias, mas, por enquanto, criaremos um novo cenário para este fluxo de automação. Após carregar, começaremos do zero, conectando todos os aplicativos necessários.

O novo cenário já está aberto, e podemos adicionar aplicativos. No Make, qualquer ferramenta que queremos automatizar é chamada de aplicativo. Podemos conectar Google Sheets, Flow Control, Webhook, ChatGPT, HTTP, Gmail, Google Drive, Json, Notion, Monday, entre outros. No nosso caso, trabalharemos com Trello e Gmail. Vamos conectar o Trello, buscando-o na barra de busca. O aplicativo do Trello aparecerá com algumas ações possíveis. Ao clicar em "visualizar mais", veremos todos os gatilhos possíveis para a automação. Chamamos de gatilhos as ações que disparam a automação.

Configurando o gatilho no Trello

No Trello, podemos ter gatilhos relacionados a membros, checklists, labels, cards, campos customizados, entre outros. Utilizaremos o gatilho de lista, que observa cards movidos para uma lista. Vamos adicionar esse gatilho. Como estamos com uma conta nova no Make, precisamos criar uma conexão. Recomendamos nomear a conexão com o nome da conta que está sendo conectada, como "Filopedia Automação Trello". Isso ajuda a identificar quem está usando o que nas conexões.

Após criar a conexão, o Make solicitará autorizações para acessar quadros, visualizar e alterar informações. Permitiremos essas autorizações para criar a conexão com o Trello. Uma dica importante: ao trabalhar em equipes grandes ou empresas com muitas equipes, crie uma conta separada para acessos de automação. Isso garante que apenas o necessário seja acessado pela ferramenta, evitando exposição de dados confidenciais ou sensíveis. Evite conectar contas pessoais ou de trabalho diretamente a ferramentas de automação, a menos que você seja a única pessoa utilizando o Make.

Observando o board e configurando limites

Voltando para o nosso Trello e a integração: nosso gatilho está configurado para observar cards que entram em uma lista. A primeira pergunta é: de qual board? No Trello, podemos ter vários boards. Como já fizemos a conexão, ele puxou todos os boards que temos. No caso, temos apenas um board naquele Trello, que é o board de Growth, no workspace do Philopedia Marketing. É esse board que estamos observando.

A segunda pergunta é: para qual lista? Qual é a coluna que queremos observar? No nosso caso, é a coluna "Concluído". Quando algum card chegar em "Concluído", a ação será disparada. Temos um limite, que é o número máximo de resultados que ele vai processar durante uma execução de ciclo. Podemos ajustar esse limite conforme necessário, dependendo de quantos créditos queremos usar. No nosso caso, dois é um limite bom, pois não teremos mais de dois cards sendo processados no Trello em paralelo. Se o fluxo de automação for muito grande, será necessário aumentar esse limite, variando de acordo com o caso de uso.

Testando a automação no Trello

Após salvar, ele pergunta se queremos que a automação rode a partir de agora, de uma data específica, desde o início do board (pegando todo o histórico) ou manualmente. Escolhemos iniciar a automação a partir de agora, sem pegar o histórico do board. Salvamos, e o gatilho está pronto. Toda vez que um card for movido no Trello, a automação será disparada.

Vamos testar. No nosso board, pegamos um card, como "Configurar retargeting do Google Ads", e movemos para "Concluído". Na automação, aparentemente nada mudou, mas ao clicar em "run once", ele busca as informações do Trello. Após rodar, tudo fica verdinho, indicando que está funcionando. Ele mostra as informações de saída, separando o output em bundles. Se dois cards fossem movidos, teríamos dois bundles. No caso, temos um bundle com todas as informações, como ID de criação, ID do membro, tipo de ação e dados relacionados ao card e ao board.

Integrando com o Gmail e enviando e-mails

Agora, precisamos pegar essas informações e passá-las para o Gmail. Vamos adicionar outro módulo, o aplicativo do Gmail, para enviar um e-mail. Ele pede uma conexão, e recomendamos ter uma conta separada para disparo de e-mails, garantindo que o remetente seja sempre da parte de automação. Criamos a conexão, autorizamos e configuramos o módulo.

Para quem enviar? Podemos ignorar a linha lateral por enquanto. Para testar, podemos enviar para um remetente conhecido, mas isso pode sujar a caixa de entrada. Preferimos usar um site como temp-e-mail.org, que fornece um endereço de e-mail temporário. Copiamos o endereço e configuramos a automação para enviar para ele.

O assunto do e-mail será "Tarefa Concluída". No body type, escolhemos raw html, pois queremos apenas um texto simples. No conteúdo, escrevemos "A tarefa [nome da tarefa] foi concluída", onde o nome da tarefa é a variável do card movido. A linha lateral mostra os dados das etapas anteriores, permitindo selecionar o nome do card. Após configurar, salvamos e rodamos novamente.

Validando o funcionamento da automação

Ao rodar, se não movermos o card no Trello, ele não gera bundles. Precisamos mover um card, como "Medir impacto CTA", para "Concluído" e rodar a tarefa novamente. Ele gera um bundle e um output, e no Gmail, a tarefa é executada com sucesso. Validamos na caixa de e-mail temporária e vemos que a automação enviou o e-mail corretamente, confirmando que a tarefa foi concluída. Nossa primeira automação no Make está funcionando.

Cenários de automação e conexões - Importância do mapeamento de processos

Introduzindo a automação de campanhas de marketing

Agora que temos nosso primeiro formulário e nossa primeira automação funcionando, o cenário foi criado e está salvo no Make. Podemos seguir para as próximas automações. O próximo fluxo é mais complexo. O time de marketing solicitou a automação de uma tarefa no planejamento de campanhas. Neste curso, trabalharemos com o cenário do time de marketing, mas podemos aplicar o mesmo raciocínio para áreas como financeiro, RH e outras que possuem processos definidos.

O fluxo que vamos automatizar envolve o lançamento de campanhas. O time de marketing inicia definindo a campanha a ser lançada, realiza um alinhamento estratégico com a diretoria e faz o planejamento no Google Sheets. É importante destacar que o planejamento é feito no Google Sheets, mas, ao passar para o time operacional, o alinhamento com a diretoria e gerentes estratégicos é feito no mesmo documento. No entanto, na parte operacional, eles utilizam o Trello, necessitando criar um board no Trello para o time operacional.

Automatizando a transferência de dados para o Trello

Atualmente, alguém precisa transferir manualmente as informações do Google Sheets para o Trello, criando colunas e cards. Essa tarefa é trabalhosa, demorada e burocrática, pois envolve apenas a transferência de dados do Sheets para o Trello. O objetivo é automatizar essa parte do processo.

Dentro do board do Trello, o time operacional começa a criar peças na parte de Copywriting, pensa no design, edita quando necessário e publica o criativo da campanha. Em seguida, o material é passado para o time de Growth, que analisa o conteúdo publicado. O time de criação trabalha na campanha, enquanto o time de Growth faz perguntas como "Está performando bem?" e, dependendo da resposta, atualiza o board ou trabalha na qualificação do lead.

Explorando a importância do mapeamento de processos

Esse é o processo geral simplificado do marketing, e vamos focar na criação do board de acompanhamento do time operacional. Embora estejamos usando esse exemplo no curso, o mesmo conceito pode ser aplicado em outras áreas, como RH, financeiro, entre outras. Todas as áreas da empresa possuem processos, e para automatizá-los de maneira eficaz, é importante conhecer os processos e identificar gargalos.

Uma tarefa simples, como disparar um e-mail ao receber um card, pode ser feita diretamente. No entanto, cenários mais complexos, que envolvem integração de várias ferramentas e equipes, exigem um desenho do processo. Isso ajuda a identificar pontos de automatização que podem não ter sido considerados.

Destacando a formação em modelagem de processos

Embora o foco deste curso não seja o mapeamento de processos, partimos do pressuposto de que os processos já estão mapeados e vamos trabalhar diretamente na automação com o Make. No entanto, para automatizar de forma eficaz, é importante conhecer e modelar os processos. No Miro, por exemplo, podemos desenhar processos de forma semelhante a fluxogramas, mas existem outras maneiras de representá-los.

Na Alura, temos uma formação em modelagem e melhoria de processos de negócios, que aborda a importância dos processos. É importante conhecer essa formação, pois são vários cursos que falam sobre modelagem de processos. Antes de partir para a automatização, é essencial entender o processo, pois, mesmo que algo pareça fácil de automatizar, o input humano e criativo pode ser crucial. Portanto, é necessário conhecer os detalhes do processo para que a automação funcione bem.

Preparando para a automação eficaz

Se ainda não conhece essa formação, recomendamos que a explore. Desenhe e mapeie o processo, converse com todos os envolvidos antes de partir para a automação. Assim, quando estivermos seguros de como as coisas funcionam e se integram, poderemos automatizar. É importante saber quais times estão envolvidos e para quem devemos comunicar, para que a ferramenta realmente automatize tudo. Automação que funciona pela metade pode não ajudar tanto, pois informações podem ser perdidas, e muitas pessoas na empresa podem não estar acostumadas a lidar com ferramentas de automação. Isso pode gerar a sensação de que as coisas não estão funcionando bem, pois não sabem quem é o responsável, e a automação pode ter assumido responsabilidades que não deveria.

Criando o board de acompanhamento no Trello

Desenhe o processo, entenda sua importância, mapeie quem são os stakeholders, as áreas relacionadas, os inputs e outputs do processo, e só então parta para a automação. Com esse aviso, vamos trabalhar na criação do board, pois há uma diferença entre o nível estratégico e o nível operacional em termos de ferramentas. É comum que diretores não utilizem ferramentas como Trello, Money, Pipefire ou Kanban no dia a dia. Eles querem saber dos resultados, mas essas ferramentas são mais utilizadas pelo time operacional, que está no dia a dia construindo as coisas. O time de gestão, gerência e diretoria não costuma interagir diretamente com essas ferramentas, pois as informações podem ser confusas para quem não as acompanha diariamente.

Automatizando a transferência de planejamento para o Trello

Vamos considerar um cenário em que o planejamento foi feito no Excel, uma ferramenta mais familiar para o time estratégico, e agora precisamos trazê-lo para o Trello. Vamos pegar uma planilha como exemplo para ver como automatizar. Na planilha, temos o planejamento feito pelo time estratégico, com a data de lançamento de itens na campanha, o canal de lançamento, o tipo de post (teaser, lançamento oficial, institucional, educativo, comparativo), o assunto, o formato (carrossel, e-mail, vídeo curto), CTAs da campanha e o responsável pela área. Além disso, temos os status, que por enquanto estão todos planejados, e que serão colocados no Trello. Também há textos para disparo de e-mail.

Precisamos transferir tudo isso para o Trello. Embora o exemplo tenha 20 linhas, a ideia é didática para o curso. Isso pode ter 300 linhas, e o trabalho será o mesmo, pois vamos automatizar. Se tivéssemos 200 linhas, e uma pessoa tivesse que fazer linha por linha, criar o card no Trello, preencher as informações, descrição e data, haveria um grande potencial de erro e consumo de tempo. Vamos pegar essa planilha e passar para a automação no nosso make, fazendo com que o trabalho seja o mesmo, seja para 2 ou 3 linhas, seja para 300 linhas, tudo rodará de uma vez.

Sobre o curso Automação com Make: integrando ferramentas e otimizando processos

O curso Automação com Make: integrando ferramentas e otimizando processos possui 167 minutos de vídeos, em um total de 37 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Automação e Produtividade em Programação, ou leia nossos artigos de Programação.

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