SharePoint 2: montando uma estrutura de rede usando SharePoint e OneDrive

Automatizando alertas - Apresentação

Sou Roberto Sabino, instrutor na Alura e pode ser que você já me conheça, já tenha feito treinamento de Excel, de VBA, de PowerPoint, de outras ferramentas.

Mas é necessário, para fazer esse treinamento, que você tenha feito pelo menos um treinamento, que é o SharePoint 1, pois ele é a continuação, SharePoint 2, e eu quero te mostrar, vem comigo que estudaremos formas de melhorar o nosso projeto, nesse treinamento 2.

Nós já tínhamos feito a intranet do Office Resolve, já tínhamos começado um controle de projetos e também já tínhamos uma biblioteca de documentos.

Mas agora vamos aprender como automatizamos essa biblioteca de documentos, por exemplo, para quando alguém colocar um novo arquivo nesta pasta “Reuniões Administrativas”, especificamente nessa pasta.

Usando o nosso amigo Power Automate vamos criar um fluxo e esse fluxo vai pegar essa informação e vai mandar um e-mail, através do Outlook do Office 365, claro, e esse e-mail vai nos trazer um caminho, onde vamos conseguir editar aquele arquivo.

Então eu recebo um e-mail dizendo: “Alguém colocou aqui uma ata de reunião”, eu clico no link e já coloco as minhas considerações na ata de reunião, já salvo, outras pessoas também podem fazer a mesma coisa.

Nós aprenderemos o seguinte: pode ser que eu não queira que qualquer um edite todos os arquivos, então vamos aprender como usamos o SharePoint e o OneDrive para criar outros tipos de controles de versão.

Depois disso, nós pulamos para trabalhar com o OneDrive na nossa máquina, como se estivéssemos trabalhando no Windows normalmente, trocando os nossos arquivos de pastas, mas, na verdade, estamos trabalhando na nuvem.

Então vamos aprender a trabalhar em nuvem, mas trazer esse trabalho na nuvem para o nosso trabalho local, como se estivéssemos trabalhando na nossa máquina.

Isso facilita bastante se você precisar criar um ambiente para trabalhar com pessoas que tenham um pouco menos de familiaridade com o Office 365, e pode ser que facilite bastante.

Também vamos ver, depois, no final, vamos aprender a fazer uma macro que consegue ler a nuvem. Isso vai ser bem legal. Como fazemos uma macro no Excel que consegue ler a nuvem?

Nós não vamos aprender a fazer macro nesse treinamento, mas vamos aprender a ler a nuvem e vai ser bem legal, vai abrir aqui várias possibilidades de automação, vamos conseguir então automatizar coisas na nuvem, com o Power Automate localmente, com o Excel, juntar todas essas coisas, será muito interessante.

Não se esqueça, vamos continuar o projeto, é bem importante que você tenha visto o SharePoint 1, está convidado, vamos lá, SharePoint 2, para aprendermos a trabalhar com arquivos OneDrive, Power Automate e outras tantas coisas. Vamos lá, mais um treinamento bem bacana para aprendermos cada vez mais essas ferramentas interessantes do Office 365.

Automatizando alertas - Conhecendo o Power Automate

Começando o nosso treinamento SharePoint 2, é importante lembrar que existe um pré-requisito para esse treinamento, que é fazer o SharePoint 1. Vamos começar do mesmo projeto, eu estou continuando o projeto aqui.

Nós fizemos a intranet do Office Resolve, nós fizemos o começo do site Controle de Projetos, depois nós fizemos um menu que volta, nós fizemos os cursos em parceria, Controle de Cursos, e vamos trabalhar com essas mesmas coisas agora.

É importante: se você não fez o SharePoint 1, vale a pena fazer, nem que seja um pouco mais rápido, se você já conheceu um pouco de SharePoint.

Outra coisa é que nós vamos “mergulhar”, se você olhar no detalhe, tanto a intranet do Office Resolve, se viermos aqui embaixo, tem uma área de documentos. Nesse de Controle de Projetos também, nós até mexemos um pouco aqui nas pastas de documentos, então vamos trabalhar neste treinamento, vamos mergulhar um pouco no mundo dos documentos dos arquivos e do OneDrive.

Você vai falar assim: “Sabino, eu já sei isso, não vou fazer esse curso”. Eu garanto que você vai aprender alguma coisa nova. E para você ter certeza disso, nós vamos começar já com algo que não é todo mundo que sabe: fazer automação.

O que nós vamos fazer nessa primeira aula, já de cara? Eu já vou começar com uma coisa que eu bem legal, que dá para fazer bastante coisa no seu dia a dia, que é quando alguém colocar uma nova ata de reunião, eu quero receber um e-mail dizendo: “Tem uma nova ata de reunião”, por exemplo, reunião de projetos, algo assim.

Então vamos aprender a fazer o seguinte, pode ser na pasta “Reuniões Administrativas” também, tem menos arquivos aqui. Se alguém colocar um arquivo aqui, vamos receber um e-mail.

Para isso tem um detalhe, lembra que no treinamento anterior eu disse: “Meu e-mail não está configurado nesta conta”? Pois bem, agora, para este treinamento, está configurado, eu tenho aqui a minha caixa de entrada já configurada. A caixa de entrada está configurada na minha conta Microsoft.

Aqui tem duas coisas que podem acontecer no seu trabalho ou na sua casa, que é o seguinte, se você está trabalhando numa conta empresarial, existe aqui à esquerda o “Administração”, que só o administrador tem acesso, e é aqui que ele configura os e-mails da empresa para chegarem no domínio desta conta da empresa.

É aqui na “Administração” que o administrador, então se você for o administrador, você consegue fazer essa configuração. Não faz parte desse treinamento fazer essa configuração, mas é uma configuração onde você vai ter que colocar para que os e-mails da sua empresa cheguem diretamente.

Ou se você estiver na sua casa numa conta Microsoft pessoal, não é uma conta de empresa, automaticamente você vai ter criado, provavelmente, um e-mail Outlook.com, que vai entrar já direto aqui no Outlook também. É assim vamos trabalhar.

Para fazer essa automação específica, tem que ter essa configuração dos e-mails para podermos receber e-mail dentro da nossa própria conta Microsoft.

O que usaremos então? Nós usaremos um amigo aqui chamado Power Automate, está aqui embaixo, à esquerda. Vamos em “Todos os aplicativos”, só para ficar mais claro. Aqui embaixo, lembra? Tem aqui “Explore todos os seus aplicativos”, aparece aqui na tela. Nós temos o nosso amigo Power Automate.

O Power Automate você pode criar um monte de coisas bem avançadas, coisas mais simples, mas o legal é que ele tem uma forma de trabalhar que é simples. Vamos dizer o seguinte, vamos entender um pouco quem é o Power Automate e o que faremos. Deixa eu recapitular com vocês. Nós estamos na primeira aula, no primeiro vídeo, vamos um pouco mais devagar, Sabino.

Nós estamos trabalhando com SharePoint. No curso anterior eu expliquei para vocês que o SharePoint, na verdade, é um conjunto de coisas e quando você pega aqui à esquerda os aplicativos, o site do SharePoint é um conjunto de OneDrive, de Excel, de PowerPoint, de Microsoft Lists, de Microsoft Planner e nós fomos trabalhando com isso lá no primeiro treinamento de SharePoint.

Agora veremos outro aplicativo que não é exatamente um aplicativo que o SharePoint vai usar para fazer alguma coisa específica, mas é um aplicativo que faz fluxos. E da onde ele vai tirar esses fluxos? Dos próprios aplicativos da nossa conta Microsoft.

Esse próprio ecossistema que temos aqui de aplicativos vai ser automatizado com o Power Automate e ele vai ligar coisas.

Por exemplo, eu tenho aqui já um fluxo pré-pronto, que é “Salvar anexos de email do Office 365 no One Drive for Business”. Então eu recebo um e-mail, tenho um anexo, este anexo vai automaticamente para uma pasta do OneDrive, nós podemos fazer isso também.

Mas não é isso que queremos fazer, então temos que achar um fluxo ou criar um fluxo que seja o fluxo que queremos usar. Neste caso, queremos um fluxo que pegue um arquivo, quando um arquivo for colocado no OneDrive, que ele mande um e-mail para nós. É isso que faremos a partir do próximo vídeo usando o Power Automate.

Aí na sua conta você vai precisar SharePoint, você vai precisa OneDrive, você vai precisar o Power Automate para conseguir fazer essa automação e isso vai fazer com que o nosso site SharePoint tenha mais funcionalidades. Nós continuamos e veremos bem mais com calma o Power Automate e mais um detalhe no próximo vídeo.

Automatizando alertas - Envio de e-mail: Possíveis erros

Estamos no Power Automate e queremos fazer uma automação, que é quando alguém colocar um item numa pasta de documentos, faremos algo. Como estamos usando o SharePoint e não diretamente o OneDrive, vamos procurar “Serviços populares”, aqui embaixo. Eu quero usar o SharePoint, vamos ver o que acontece.

Ele vai me mostrar o seguinte, para o SharePoint eu tenho alguns gatilhos. Qual é o gatilho que você quer que inicie o seu fluxo? Tem: “Quando um arquivo é classificado por um modelo”, “Quando um arquivo é criado”, “Quando um arquivo é criado em uma pasta”, esse está mais interessante. “Quando um arquivo é criado ou modificado (somente propriedades)”. Vamos tentar este aqui, “Quando um arquivo é criado em uma pasta”.

Tem esse aqui também, “Quando um arquivo é criado ou modificado em uma pasta”, porque serve para os dois. Vamos usar esse então.

Ele vai dizer o seguinte, você começa a preencher esta etapa, que é a etapa do SharePoint, qual vai ser o site – e ele vai carregar quais são os sites disponíveis – dos sites que temos lá, é o site Controle de Projetos. Eu acho que é esse daqui, “Controle de Projetos”, eu criei alguns. Depois nós temos certeza, na hora de fazer o teste.

Selecione uma pasta, então vamos aqui selecionar qual a pasta que queremos. Normalmente ele vai apresentar para você umas pastas estranhas. Isso é normal, porque tem algumas pastas ocultas e tudo mais, mas tem essa aqui, “Documentos Compartilhados”.

Esta pasta “Documentos Compartilhados” tem pastas lá dentro. Como você faz? Se você escolher, eu fiz isso aquela hora, eu cliquei aqui em “Documento Compartilhados”, ele selecionou, mas não é isso que queremos, nós queremos uma pasta que está lá dentro.

Então “Documentos Compartilhados”, clica na seta à direita, ele vai para a próxima, de dentro, “Atas de Reunião”, vai para a próxima de dentro, “Reuniões Administrativas”. Nós vamos colocar nessa aqui.

Quando um arquivo é criado ou modificado na pasta “Reuniões Administrativas”, eu quero ter uma nova etapa, e que etapa é essa? Vamos enviar um e-mail, enviar uma notificação por e-mail. Essa é ação que queremos fazer? Sim. Vamos aceitar aqui a conexão, vamos criar esta conexão.

Para quem eu vou mandar este e-mail? Vamos mandar esse e-mail para o Roberto Sabino. Roberto Sabino vai receber um e-mail. Qual é o assunto do e-mail? “Novo Arquivo na Pasta Reuniões”. E o corpo do e-mail? “Chegou um novo arquivo na pasta de reuniões administrativas”.

Tem opções avançadas? Tem. Dá para colocar aqui, dá para colocar cópia, dá para colocar cópia oculta, dá para colocar anexos aqui, por exemplo. Eu poderia colocar o próprio arquivo, nome do arquivo, caminho do arquivo ou conteúdo do arquivo, posso colocar o conteúdo do arquivo. Então eu quero mandar esse arquivo em anexo também.

Vamos salvar esse nosso fluxo. Olha aqui em cima, “O fluxo está pronto para uso. Recomendamos que você o teste”. Como eu vou testar isso aqui? Aparece um botão no canto superior esquerdo, “Testar”. Manualmente, “Modifique um arquivo na pasta do SharePoint que você selecionou para dispará-lo”. Vou testar.

Ele está aí, o que eu faço? Vou lá na minha pasta, vamos abrir aqui à esquerda, “SharePoint > Abrir em uma nova guia”, ok. Ainda à esquerda, “Controle de Projetos”, deixa eu só ver se eu coloquei no lugar certo.

Porque aqui tem um pequeno detalhe, quando criamos no curso passado, criamos algumas versões, vamos começar aqui pela intranet, só para ter certeza de que nós estamos no site correto. Agora sim, Controle de Projetos, “Documentos”, no menu à esquerda, beleza. Pasta “Atas de Reunião > Reuniões Administrativas”. Ok.

Agora nós vamos pegar um arquivo. Aliás, eu vou criar aqui direto. Eu ia pegar um arquivo, mas eu vou criar um aqui direto. “Novo > Documento do Word”, digito “teste de ata de reunião para nosso curso de SharePoint 2”, vamos pôr “teste OK”, está salvando aqui, já está salvo. Eu vou tirar o “F11”, vamos fechar aqui o Word.

Está aqui o Controle de Projetos, eu deixei com o nome “Documento.docx”. Vamos dar uma olhada aqui no nosso Power Automate, enviar a documentação, deu um problema, está vendo aqui que legal? Eu tenho que o arquivo é criado disparou ok, está vendo aqui na tela? Vamos olhar com calma.

Disparou ok, mas na hora de enviar a notificação tem alguma falha. Nós vamos dar uma olhada aqui qual é a falha, vamos entender direito o que aconteceu e vamos corrigir no próximo vídeo, nós resolvemos esse problema de envio de e-mail.

Sobre o curso SharePoint 2: montando uma estrutura de rede usando SharePoint e OneDrive

O curso SharePoint 2: montando uma estrutura de rede usando SharePoint e OneDrive possui 127 minutos de vídeos, em um total de 37 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão Corporativa em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Automatizando alertas
• Enviando e-mail
• Trabalhando com OneDrive
• Trabalhando no mobile
• Conclusão