Produtividade parte 2: organização e prioridade

Concentração - Introdução

Seja muito bem-vinda e seja muito bem-vindo ao nosso curso sobre Produtividade Parte 2. O meu nome é Priscila Stuani e eu vou te acompanhar neste curso. Lembrando que se você ainda não fez a primeira parte, eu recomendo que você vá, porque é a base desse conteúdo que a gente vai ver.

Este curso foi criado especialmente para profissionais, estudantes e todas as pessoas que querem melhorar a sua produtividade. Você vai aprender muitas coisas, como por exemplo: melhorar a sua organização, gerenciar melhor o seu tempo, a sua energia, focar no que realmente interessa, identificar as suas limitações para você conseguir ser mais proativo e também lidar melhore com as suas responsabilidades.

E ao final do nosso curso, a gente espera que você tenha conquistado várias coisas, como ter uma visão geral sobre o que é a produtividade, ter mais equilíbrio entre a sua vida pessoal e profissional, controlar melhorar o seu foco, praticar os conselhos contra a procrastinação e principalmente ter mais tempo livre para você fazer as coisas que você mais gosta.

Lembrando que se você se matricular nesse curso, você vai ter acesso ao nosso fórum de discussões, onde eu, a nossa equipe da Alura e muitos estudantes da Alura vão poder compartilhar opiniões com vocês sobre dúvidas, sobre coisas que você experimentou que deram certo e aí, você quer compartilhar com a gente.

Então, se você ficou animado, se você quer trazer tudo isso para a sua vida, continua comigo no próximo vídeo.

Concentração - Método ABCDE

Se você chegou até este vídeo, significa que você quer se aprofundar nessa questão da produtividade. Então, seja muito bem-vindo a segunda parte do nosso curso, onde nós vamos acompanhar a saga da Bianca em busca da sua melhor performance, em relação a produtividade.

Nós precisamos nos lembrar que concentração é um elemento fundamental nesse processo, porque senão, não vai adiantar nada a Bianca ter uma lista muito detalhada de tudo aquilo que ela precisa fazer, se ela não tiver a concentração. Ao final do dia, ela pode ter aquela sensação de que nem tudo foi feito como ela gostaria ou nem tudo foi entregue da melhor forma possível.

Então, só para a gente recapitular, na primeira parte do curso, nós vimos que quanto mais a Bianca planejar e estabelecer prioridades, mais rápido ela vai concluir tarefas. A outra coisa que marcou muito durante o curso, foi que quanto mais importante uma tarefa for, maior é a chance dela, da Bianca, se motivar e superar a procrastinação e começar a executá-la.

Mas vem uma pergunta clássica, como é que a gente consegue estabelecer melhor as prioridades? A gente sabe que a concentração é importante, ter produtividade é importante no nosso dia-a-dia, mas como é que a gente faz para priorizar?

Pensando nisso, a gente vai recorrer ao método ABCDE, que foi escrito, foi desenvolvido pelo Brian Tracy, onde ele diz para a gente fazer o seguinte: cria uma lista com tudo o que você precisa fazer durante o dia, pegue a sua lista de tarefas que você tenha.

A Bianca fez esse exercício, então repara que tem várias tarefas que ela precisa realizar. O próximo passo é a gente entender o que é esse método ABCDE, onde nós vamos ter escalas entre a letra A e E, onde a letra A são aquelas tarefas muito importantes e a letra E, aquelas que não são nada importantes.

Então, imagina que um item A é definido como algo fundamental, como eu acabei de dizer. Agora, pense na seguinte situação, a Bianca teve uma falha nessa questão da priorização, ela não sabia que uma tarefa A é muito importante, então a lista dela é cheia de coisas importantes, só que tem um porém, ela precisava participar de uma reunião técnica com um cliente, onde ela era a pessoa que ia informar toda essa questão técnica.

E aí, ninguém fez esse papel, como é que ficou a empresa onde ela trabalha perante o cliente? A chance desse cliente conseguir fechar é menor, por quê? Porque ela, parece que definiu algo muito importante à outra tarefa que podia ser feita, talvez, inclusive depois.

Então, para ela evitar esse tipo de situação, já que vender um projeto para um cliente é muito importante, tanto para a empresa onde a Bianca trabalha, como para ela, ela vai fazer esse exercício. Então, ela pega a lista das tarefas e começa a colocar: “Bom, entrevista com candidatos, prioridade D”.

E aí, ela vai: “Preparar resposta técnica”, a tarefa é importantíssima, então é A, só que repara que tem A em três itens: preparar resposta técnica, depois responder e-mails dos clientes e ir para a academia.

Olha que interessante, como a Bianca já fez outros cursos aqui na Alura, ela percebeu que essa questão de ela ter a prática da atividade física constantemente faz com que ela se sinta mais motivada, mais concentrada, ela se sinta melhor e produza mais no trabalho.

Então para ela, ir para a academia é fundamental, no contexto dela e aí, como é que a gente faz para estabelecer prioridades quando, vamos supor, três coisas são muito importantes? Aí, a gente cria uma outra escala, onde a letra A1 são coisas importantíssimas, A2 são coisas muito importantes e A3 são coisas importantes.

Então, repara que aqui ela fez uma nova requalificação, ela colocou “Preparar proposta técnica” está ali no A2, ir para a academia é A1, porque ela viu os outros benefícios que essa prática traz para ela durante o dia e A3, responder o e-mail dos clientes, são coisas que ela pode fazer depois.

E o que que a gente faz com o item BCD e E? Quando as tarefas estão nessas categorias, a gente precisa entender qual é a relação entre essas coisas, elas deveriam ser feitas ou elas precisam ser feitas? Aí, para a gente entender, as tarefas que estão dentro da letra B, são aquelas que deveriam ser feitas, mas que geram consequências menos graves, se não forem realizadas.

Diferente da participação da Bianca numa importante reunião, para ela falar sobre toda a questão técnica, aqui na tarefa B, já não tem um efeito tão grave como a outra. Então, a regrinha, aqui, muito legal para a gente sempre pensar com muito carinho é: “Não realizar uma tarefa B, enquanto houver uma tarefa A pendente”.

Com essa simples ação, com essa consciência, a gente vai diminuir a nossa procrastinação. As tarefas que estão inclusas no item C, são aquelas que seriam interessantes de ser realizadas, mas não faz a menor diferença, caso não seja feito. Então, isso daqui, essas tarefas vão ter um menor impacto na nossa vida profissional.

Então, se a gente está preocupado mais com as tarefas que estão no A, que são muito importantes, por que que a gente vai se preocupar com essa tarefa C? As tarefas no item D, são aquelas que podem ser delegadas, então isso faz com que a Bianca fique mais concentrada nas tarefas A, que somente ela pode fazer.

E as tarefas E, por sua vez, que podem ser simplesmente eliminadas, talvez em algum momento fez muito sentido para a Bianca fazer uma tarefa, que hoje está enquadrada na letra E. Então, invés de ela perder tempo, investir energia em algo que não é minimamente importante, delega, tira da lista.

Talvez, por ela ter criado novos hábitos, naquela época fazia muito sentido e aí, como ela entrou meio que no modo automático, ela não percebeu que aquilo já perdeu sentido. Então, esse é o momento de ela fazer essa análise para entender o que realmente é muito importante e o que pode ser, inclusive, eliminado.

Então, a gente entende que o método ABCDE, nos ajuda a realizar mais tarefas importantes com mais rapidez, então se você tiver um dia muito atarefado, onde você tem várias coisas para fazer, experimenta colocar esse método em prática e aí, você vai ver como você pode priorizar melhor as suas tarefas.

Concentração - Prepare cada detalhe

Talvez essa não seja a primeira que você escute aqui: “A procrastinação é um dos principais vilões da produtividade”, então nada mais justo do que a gente sempre buscar ferramentas para a gente se aprofundar nessa questão e evitar aqueles vilões, como por exemplo, tornar aqueles cinco minutos de uma conversa no WhatsApp em cinquenta, enquanto você está no seu horário de trabalho.

E fazer com que a gente não sinta aquela sensação de que o dia não foi tão produtivo ou que você não fez tudo aquilo que você gostaria de ter feito. Então, pensando nisso, vamos entender aqui uma situação que acontece constantemente com a Bianca.

E aí, eu te convido a fazer um paralelo com a sua realidade e ver o que faz sentido você rever e qual é o conselho que você poderia dar para a Bianca lidar melhor com essa situação, esse pensamento crítico que a gente precisa desenvolver, inclusive nas coisas mais simples do nosso dia-a-dia.

Então, imagina que a mesa dela tem um monte de coisa, mas na maioria das vezes, não são as coisas que ela precisa. Então, o Brian Tracy fala que é importante a gente ter todo o material necessário na mão, antes de começar a trabalhar. Ela tem tudo, mas se ela precisa de um grampeador, “Opa, não tem grampeador na mesa”, tem que levantar e procurar um.

Ela precisa de um marca texto, tem que perguntar se algum colega tem e assim por diante. Então, quando a gente fala de ter todo o material necessário a gente precisa saber quais são as principais coisas que a gente usa e deixar tudo ali a mão, para facilitar, evitar essas quebras que podem ter um impacto na nossa concentração.

Perceba que são micro quebras, são coisas praticamente imperceptíveis, mas, se a gente parar a cada dois minutos para pegar alguma coisa que a gente precisa, como que a gente consegue se concentrar? Como é que a nossa produtividade vai ser melhor? Então, a gente precisa levar isso em consideração, que é a questão da preparação.

Preparação é um estímulo mental para começar a fazer as tarefas de forma... as que são mais difíceis e mais importantes. Então, imagina que a Bianca precisa cozinhar porque ela chegou em casa com muita fome e aí, ela começa a pensar no que ela vai fazer: “Ah, eu vou fazer um prato”.

E aí, ela abre a geladeira, descasca, pega uma cebola, descasca a cebola. Aí, ela lembra que tem um alho, porque ela gosta de uma comida bem temperadinha. Vai, pega o alho. Aí, depois ela lembra que precisa pegar as verduras ou os legumes, enfim.

Muitos micro segundos podem ter passado nessa questão toda. Então, o ideal, quando a gente fala de preparação, como por exemplo, quando a gente traça esse paralelo com cozinhar algum alimento é: Deixa tudo organizado. Então, “Vou precisar de tempero”, já pega as coisas, “Ah, eu preciso de panela”, já está aqui, os alimentos que eu vou preparar já estão aqui, vou descascar todos.

Então, a gente pode facilitar o nosso dia-a-dia, a partir de um estímulo muito simples, que é a preparação e falando nisso, ela olhou, assim, a mesa, olhou a mesa de trabalho dela e viu que tinha muita coisa, mas que, assim, vai juntando e que depois ela não usa mais.

Então, o que que ela fez? Pegou um paninho, pegou um produto, organizou tudo, guardou o que era da gaveta, guardou o que era de outro lugar e deixou somente aquilo que ela precisava. E aí, a mesa ficou com mais espaço, ficou mais tranquila, ela olhou, se sentiu orgulhosa.

Por mais que tenha alguém dentro da empresa responsável pela manutenção, fazer com que tudo fique limpinho, ainda que essa pessoa se esforce, muitas vezes, ela só tirava as coisas e passava o paninho, porque ela não quer... essa profissional não quer mexer nas coisas da Bianca.

Então, a gente precisa também ter essa preocupação, o quão organizado estão as nossas mesas, porque o ambiente externo é um reflexo do nosso interno. Então, se a Bianca deixa a mesa dela toda bagunçada, talvez ela esteja internamente perdida, ela não sabe nem por onde começar.

Lembra o que a gente viu agora sobre prioridade? Aquilo, antes de ela entender essa importância, ficava tudo junto e misturado. Há quem diga que tudo bem, o ambiente aqui é o meu quarto ou a minha mesa é bagunçada, mas eu encontro, eu me encontro na minha bagunça.

A gente não vai entrar aqui no mérito se isso é certo ou errado, mas a gente precisa tentar colocar em prática essas técnicas que podem fazer com que a gente tenha uma relação melhor com o ambiente onde a gente trabalha. Então, deixa todas as coisas que você precisa a mão.

Deixa na gaveta, deixa organizado em cima da sua mesa, para que você não tenha que ter essa micro pausas, como eu comentei, no momento onde a Bianca foi preparar um alimento, que ela tinha que parar para pegar a cada momento uma coisa. Então está tudo aqui, ela sabe onde ela precisa pegar, é só abrir a gaveta e continuar fazendo as coisas que ela precisa.

Então, o objetivo desse exemplo muito simples, é criar um espeço de trabalho confortável, porque você já reparou que você fica mais tempo no seu trabalho do que com a sua família, do que com os seus amigos. Então, nada mais justo do que deixar um ambiente agradável para a gente ficar.

E olha que interessante que o Brian fez, compartilha no livro dele, ele disse que pessoas produtivas investem na qualidade de se ambiente de trabalho e que quanto mais organizado e limpo o ambiente, mais conseguimos ficar bem nele. Então, a gente se sente bem, a gente acha que é uma extensão de mim.

Está tudo organizado, está tudo legal, então a gente precisa também ter esse cuidado. E aí, a gente vai para uma outra questão que é a de dar o primeiro passo, a Bianca está vendo, já no primeiro vídeo, agora nesse, várias coisas que ela pode colocar em prática hoje mesmo.

Então, ela precisa dar o primeiro passo, porque senão vai ficar tudo no campo das ideias, vai ficar no slide que a professora criou, mas na prática não tem efetividade. Então, quando você vê alguma coisa legal durante o curso, coloque em prática, lembra desse slide, “Dê o primeiro passo”.

Ou seja, eu quero falar com vocês a questão, uma frase que o Brian fez, compartilhou e que se você parar para pensar faz muito sentido: “Faça 80% certo e corrija o restante depois”, não espere a perfeição na primeira tentativa. A Bianca é uma pessoa que se esforça muito, fazendo as coisas bem, mas, ainda assim, ela corre o grande risco de não fazer a coisa da melhor maneira possível.

Então, se ela ficar achando que: “Ah, nossa, eu não dou conta das coisas, tudo o que eu faço não sai bem”, cadê a produtividade dela? Ela está investindo tempo e a energia dela em se auto criticar, ao invés de buscar uma maneira de lidar melhor com aquela situação.

Aqui, a gente precisa ter uma auto crítica, sim, mas a gente também não pode viver em função dessa auto crítica constantemente, fazer com que a gente perca as outras tarefas, por conta dessa reflexão que a gente fez sobre nós mesmos. E prepare-se para falhar várias vezes, antes de finalmente acertar, por quê?

A Bianca, ela tem um perfil muito perfeccionista, ela quer fazer tudo da melhor maneira possível e por um lado, isso é bom, porque mostra que ela está empenhada, só que como é que ela lida quando as coisas não saem como ela espera? No mínimo fica frustrada, fica chateada, vai embora triste para casa porque não ficou legal.

E aí, ela esquece que falhar, que o erro faz parte do processo de aprendizagem, constantemente ela é cobrada no trabalho dela, nos estudos, para que ela seja sempre a melhor versão dela, mas a gente tem que entender que o erro faz parte desse processo e que falhar várias vezes, vai fazer com que a gente descubra qual é o melhor caminho de entregar ou de agir da melhor maneira possível.

Então, a Bianca, ela tem que tomar cuidado porque se ela se perde nessa questão, de que: “Ah, nem tudo ficou como eu queria”, então é o momento de ela virar a chave, “Ok, não ficou legal, então o que eu posso fazer para melhorar?”. E aí, quando ela tem essa atitude, a produtividade dela vai lá para cima e é isso que a gente quer, fazer com que a gente pense no nosso dia-a-dia.

Outra questão importante que o Brian Tracy traz para a gente é a questão da linguagem corporal de alto desempenho, ou seja, se a gente se sentar com as costas eretas, apoiadas aqui na cadeiras, os pés apoiados no chão, se a gente pegar a nossa primeira tarefa e dizer: “Vamos trabalhar! Eu vou fazer isso daqui”, a gente vai se dedicar a ela até terminar.

Então, perceba que não é só uma questão mental de “Ah, hoje o meu dia vai ser bom, hoje eu vou fazer as minhas tarefas, vai dar tudo certo”, é até mesmo física, postura, porque a gente vai se encurvando, a gente vai se fechando, o ar não circula, a gente está preocupado, parece que as nossas costas pesam por dentro dessa preocupação, de tantas coisas a serem feitas e parece que a gente não vai dar conta.

Então, faz aí uma análise, como é que está a sua postura? Ombro para trás, as costas eretas, pezinhos no chão, o seu corpo todo alinhado. Respira fundo, pega a tarefa que você tem para fazer e vai fazer. Então, são pequenas técnicas que estão no nosso dia-a-dia para a gente colocar em prática.

E aí, você analisa se faz sentido, se viu diferença depois ou não.

Sobre o curso Produtividade parte 2: organização e prioridade

O curso Produtividade parte 2: organização e prioridade possui 83 minutos de vídeos, em um total de 38 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Softskills e carreira em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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• Tempo: Produtividade x Aproveitamento
• Equilíbrio entre a vida pessoal e profissional
• Eficácia
• Soluções
• Ação