Microsoft 365 Copilot: Gestão e colaboração avançada com Microsoft Teams

Arquitetura da Comunicação no Microsoft Teams - Introdução

Introduzindo o curso sobre Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma ferramenta que utilizamos o dia inteiro, mas, ocasionalmente, não sabemos exatamente como realizar determinadas ações, como classificar um chat ou encontrar um arquivo enviado em algum chat. Este curso tem como objetivo preencher essas lacunas e eliminar dúvidas em pontos interessantes do Microsoft Teams, além de ensinar outras funcionalidades que melhorarão nossa produtividade no dia a dia.

Meu nome é Roberto Sabino, sou instrutor na Alura, e vamos passar um tempo juntos aprendendo detalhes, dicas e truques sobre o Microsoft Teams.

Audiodescrição: Roberto é um homem branco, com cabelo curto castanho e olhos castanhos. Ele veste uma camisa azul e está em um ambiente de escritório, com uma parede clara ao fundo e uma estante com livros e plantas à sua esquerda.

Apresentando os instrutores

Olá! Meu nome é [Nome do Instrutor] e irei te acompanhar ao longo deste curso sobre o Microsoft Teams.

Audiodescrição: Sou um homem de pele clara, com cabelo e barba escuros que já estão grisalhos. Estou usando uma camiseta escura e a parede atrás de mim está pintada de azul.

Explicando o público-alvo e objetivos do curso

Este curso é destinado a quem utiliza o Teams durante todo o dia e, por vezes, se questiona sobre a necessidade de responder chats, enviar arquivos, classificar chats e arquivos, criar equipes, entre outras atividades. Embora possamos nos considerar especialistas em Teams, é comum aprendermos no dia a dia e acabarmos com algumas lacunas, como a integração entre OneDrive, SharePoint e Microsoft Teams. Essas três ferramentas funcionam de forma integrada, e, por vezes, podemos nos confundir sobre onde nossos arquivos estão localizados. Este curso tem como objetivo esclarecer essas dúvidas e nos ajudar a utilizar o Microsoft Teams da melhor forma possível.

Convido todos a seguirem para a primeira aula.

Arquitetura da Comunicação no Microsoft Teams - O Perigo oculto nos Chats

Iniciando a jornada com o Microsoft Teams

Vamos iniciar nossa jornada com o Microsoft Teams. É comum ter uma relação de amor e ódio com essa ferramenta, mas há aspectos importantes que precisamos abordar. Nesta aula, vamos entender onde ficam nossos arquivos, como devemos enviar um arquivo, e como podemos realizar uma boa governança de arquivos e chats, além do que devemos ou não falar em um chat.

Para isso, vamos explicar o funcionamento deste curso. Utilizaremos o Tenant Developer da Microsoft, que é um espaço com vários perfis de profissionais interagindo entre si. Trabalharemos com o perfil do Ligo, que é diretor na empresa, e com o perfil do John Ramirez, que é o administrador do Microsoft 365 desta empresa. Neste contexto, nós estamos na perspectiva do John Ramirez. O Ligo está solicitando algumas ações devido à transformação digital pela qual a empresa está passando. John Ramirez precisa cuidar de licenças e outras questões no Microsoft 365, interagindo com outros personagens ou perfis. Também temos a Patti Fernandes, presidente da empresa, com quem há um chat.

Analisando a comunicação no Teams

Por enquanto, nesta aula, vamos focar no Ligo, chefe do John Ramirez, e estamos usando o Teams Web. Vamos analisar algumas situações. Pode parecer que há poucos chats, mas não é a quantidade que queremos destacar agora. Sabemos que, no dia a dia, o uso intenso do chat do Teams pode gerar uma poluição impressionante. Posteriormente, veremos dicas para gerenciar os chats. No momento, queremos entrar no chat e observar erros comuns.

O Ligo enviou um chat para John Ramirez: "John, precisamos fechar o escopo da migração para a nuvem esta semana" e anexou um arquivo. Isso já pode ser problemático, pois ele enviou uma versão do arquivo em vez de um link para um arquivo centralizado. Veremos ao longo do curso que essa pode não ser a melhor prática.

Identificando problemas de governança

John Ramirez responde: "Bom dia, chefe, baixando aqui para analisar." Após alguns minutos, ele confere os valores e verifica se estão de acordo com a tabela do fornecedor. Até aqui, a conversa parece normal, pois o chat resolve problemas rapidamente. No entanto, isso pode gerar problemas de governança.

Por exemplo, o Ligo muda de assunto: "Ótimo. Antes de avançarmos nisso, meu acesso ao painel do Power BI caiu de novo." É comum mudar de assunto durante conversas, mas isso pode ser prejudicial. Conversas no dia a dia frequentemente incluem perguntas sobre o final de semana ou comentários sobre algo visto, mas essa prática pode complicar a organização e a governança dos chats.

Explorando a fragmentação das conversas

Por que isso é importante? Porque, se precisarmos de um histórico, não teremos a conversa completa, incluindo o momento em que enviamos o arquivo. Embora possamos ter registros, o problema é que as conversas ficam desestruturadas no chat, especialmente nos chats individuais. Esses são mais problemáticos do que os chats em grupo, onde conseguimos implementar uma governança. Vamos focar nisso em breve.

Por exemplo, John Ramirez, o chefe, mencionou que está sem acesso ao Power BI. A senha provavelmente expirou, então foi resetada para M365@2025. Ele deve tentar acessar novamente. Em seguida, ele enviou um gif. Particularmente, não gostamos dessa prática, pois, ao longo do tempo, o espaço ocupado por gifs que não têm utilidade pode ser significativo. Embora possa parecer chato, é importante mantermos a organização para evitar que o ambiente se torne caótico.

Lidando com aprovações e surpresas no chat

Ligu respondeu com "Kkk, funcionou, valeu", mas a conversa já estava fragmentada, com menções ao projeto e à senha do Power BI. Ele então voltou ao assunto da planilha, mencionando que o total do Copilot fechou em 200K por ano, sem licenças. Perguntou se poderia disparar a compra, e a aprovação foi dada por um chat individual. Isso pode ser problemático, pois, dias depois, pode ser necessário justificar a compra, e a aprovação precisa ser enviada para alguém. Nesse caso, um print do chat não seria suficiente. Incluir alguém no chat criaria um novo grupo, reiniciando a conversa.

Esse chat, apesar de pequeno, já apresenta vários problemas: envio de arquivos, gifs, fragmentação da conversa e aprovações. Além disso, é comum que, durante uma conversa, surjam surpresas, como um e-mail inesperado. Por exemplo, John enviou um e-mail dizendo: "John, não estou conseguindo achar a planilha que te mandei com o plano e o orçamento das licenças. Me manda de novo, por favor. Obrigado." Isso pode complicar a situação, pois John Ramirez precisará baixar o arquivo do chat e enviá-lo por e-mail novamente, o que pode resultar em perda de versões.

Explorando alternativas para melhorar a comunicação

Como podemos evitar isso? Vamos explorar algumas alternativas. Mostraremos onde esse arquivo poderia estar armazenado de forma mais eficiente e discutiremos maneiras de melhorar esse processo. Continuaremos no próximo vídeo.

Arquitetura da Comunicação no Microsoft Teams - Entendendo OneDrive vs SharePoint

Mudando a perspectiva para o chefe de John Ramirez

Muito bem, agora mudamos nossa visão para a perspectiva do Ligo, o chefe de John Ramirez. Gostaríamos de relembrar que o Ligo enviou um arquivo e, posteriormente, mandou um e-mail dizendo que não estava conseguindo encontrá-lo. Na verdade, John Ramirez, como administrador do Microsoft 365, explicou ao Ligo como ele poderia localizar facilmente o arquivo enviado.

Vamos trabalhar com algumas funcionalidades integradas ao Microsoft Teams. Estamos no Microsoft 365, visualizando os aplicativos disponíveis, e vamos focar no OneDrive e no SharePoint. Sabemos que esses três aplicativos, incluindo o Teams, geram muita confusão, especialmente quando se trata da localização dos arquivos.

Explorando o OneDrive e a localização de arquivos

Primeiramente, acessaremos o OneDrive do Ligo. O que John Ramirez explicou a ele? Se formos em "Meus Arquivos", no lado esquerdo, encontraremos algumas pastas. Essas pastas são criadas à medida que realizamos ações específicas. Por exemplo, ao compartilhar um arquivo em um chat no Microsoft Teams, uma pasta chamada "Arquivos de Chat do Microsoft Teams" é criada automaticamente, e os arquivos compartilhados ficam armazenados nela. Assim, como Ligo compartilhou um arquivo com John Ramirez, o arquivo está nessa pasta.

No entanto, há um problema com esse arquivo. Ele é individual do Ligo e está no OneDrive dele. Não pertence à equipe, não possui gerenciamento adequado, e não conseguimos controlar bem as versões com outras pessoas. Quando Ligo envia esse arquivo para John Ramirez, este cria uma nova versão em seu próprio OneDrive. Isso não é ideal, mas pelo menos conseguimos localizar os arquivos trocados nos chats do Microsoft Teams na pasta "Meus Arquivos", "Arquivos de Chat do Microsoft Teams".

Analisando a solução ideal e a diferença entre OneDrive e SharePoint

Qual seria a solução ideal e qual é a diferença? Vamos analisar. Embora estejamos no OneDrive, também podemos estar no SharePoint. Ao acessar as equipes, como a equipe do Projeto Mark VIII, percebemos que, na verdade, trata-se de um site no SharePoint. No entanto, os documentos dentro das bibliotecas dessa equipe estão no OneDrive. Todo arquivo acaba no OneDrive, mas há uma diferença entre estar no OneDrive do Ligo ou no SharePoint. O SharePoint oferece governança e compartilhamento diferenciados.

Podemos compartilhar algo que está no nosso OneDrive? Sim, podemos, mas há riscos. Por exemplo, podemos compartilhar um arquivo específico, gerenciar acesso e enviar links para outras pessoas.

Entendendo o gerenciamento de arquivos no SharePoint

Se um dia sairmos da empresa e nosso acesso à conta for removido, nossos arquivos podem ser enviados para alguém, mas eles permanecem conosco. Diferentemente, por exemplo, ao entrarmos na equipe do Projeto Mark VIII, podemos ver que há bibliotecas e canais. Vamos olhar primeiro as bibliotecas. Essas bibliotecas contêm arquivos, e esses arquivos possuem gerenciamento. Quando criamos uma equipe, ela gera um site do SharePoint, e esse site permite, por exemplo, ao clicarmos nos três pontinhos, visualizar o histórico de versões. Esse histórico pode ser modificado por diferentes pessoas. Neste caso específico, foi modificado apenas pelo Ligo, mas é interessante que podemos acessar versões anteriores do mesmo arquivo. Isso garante governança, segurança e acesso para pessoas específicas, pois está dentro da equipe.

Criando uma equipe e utilizando o SharePoint para governança

Ao criar uma equipe, automaticamente criamos um site do SharePoint, que oferece governança e controle de acesso. Para armazenar arquivos, utilizamos o OneDrive, mas todo o controle é feito no SharePoint. Mesmo que possamos ver tudo no OneDrive, na verdade, trata-se de um site do SharePoint. Ao clicarmos em SharePoint, podemos ver os sites. Vamos traduzir e acessar o mesmo site da equipe do Projeto Mark VIII. É a mesma coisa: conseguimos ver tanto no OneDrive quanto no SharePoint.

O SharePoint, se ainda não observamos ou tentamos entender, é um ponto de compartilhamento. É um local onde compartilhamos conversas, páginas, notícias e documentos. Esses documentos são gerenciados e, tecnicamente falando, podem ser vistos no OneDrive, mas estão no SharePoint para indicar que estão compartilhados de maneira adequada. Ao clicar em documentos, aparecem os mesmos documentos, canais e bibliotecas. A biblioteca, novamente, permite ver o histórico de versões, o mesmo que acessamos pelo OneDrive. As versões 1 e 2 estão disponíveis.

Para um gerenciamento melhor, devemos usar uma equipe, que criará um site do SharePoint. Os arquivos serão compartilhados com todos que tiverem acesso à equipe. Como criamos uma equipe e organizamos tudo isso? Veremos no próximo vídeo.

Sobre o curso Microsoft 365 Copilot: Gestão e colaboração avançada com Microsoft Teams

O curso Microsoft 365 Copilot: Gestão e colaboração avançada com Microsoft Teams possui 117 minutos de vídeos, em um total de 40 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Criativos em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

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