Microsoft 365 Copilot: Dominando a comunicação produtiva no Outlook e To Do

Outlook e IA: Organizando as Informações - Introdução

Introduzindo o curso e o instrutor

Olá! Vamos começar nosso trabalho com o Outlook? Sabemos que muitos já utilizam o Outlook diariamente, mas há diversas funcionalidades que podemos explorar para otimizar nosso dia a dia.

Audiodescrição: O instrutor é um homem de pele clara, com cabelo e barba escuros, possivelmente com alguns fios grisalhos. Ele veste uma camiseta escura e está diante de uma parede com iluminação azul.

Vamos em frente!

Apresentando os objetivos do curso

Neste curso, vamos explorar a importância de otimizar o fluxo de informações no dia a dia, especialmente em relação à organização de e-mails e mensagens no Teams, que recebemos constantemente. Nosso objetivo é apresentar diversas possibilidades para auxiliar nesse processo.

Revisando ferramentas e introduzindo automação

Iniciaremos com uma revisão rápida das ferramentas mais utilizadas no Outlook, para relembrarmos suas funcionalidades. Em seguida, avançaremos para a automação com inteligência artificial e o Power Automate. Serão abordagens interessantes que prometem facilitar o cotidiano, oferecendo inúmeras possibilidades.

Explorando automação e inteligência artificial

Vamos explorar a automação com Power Automate, Copilot e inteligência artificial gratuita disponível. Este será o foco do nosso curso. Esperamos vocês na primeira aula.

Outlook e IA: Organizando as Informações - Revisão de Regras e Etapas Rápidas

Revisando recursos do Outlook

Nesta primeira aula, faremos algumas revisões de recursos interessantes que nem sempre utilizamos no dia a dia. Será uma revisão rápida, pois, após esta aula, partiremos para temas como automação, Copilot, Power Automate e outras funcionalidades interessantes no Outlook.

Dois recursos que considero muito úteis e que, às vezes, esquecemos de utilizar são as etapas rápidas e as regras. Vamos explorar ambos. Estou utilizando o Outlook Web, pois muitas pessoas o utilizam, e ele permite acesso em diferentes computadores e momentos.

Criando regras no Outlook

No canto da tela, podemos ver a Patty, que é a presidente da empresa. Utilizaremos alguns perfis para simular o envio de e-mails entre pessoas, facilitando nosso entendimento. Temos também o John, cujo Outlook está aberto aqui. Ele é o administrador do Microsoft 365 na empresa, enquanto Patty é a presidente.

Vamos criar uma regra no Outlook do John. Estamos na página inicial e acessaremos as regras. Mesmo que você já utilize isso no seu dia a dia, vamos relembrar o processo. Vamos gerenciar as regras, adicionar uma nova, e definir que ela será ativada quando Patty enviar um e-mail.

Nomearemos a regra como "chefe" e definiremos a condição: sempre que o e-mail vier de Patty Fernandes, uma ação será executada. Podemos mover o e-mail para uma pasta ou marcá-lo com importância alta, por exemplo. Além disso, podemos categorizar o e-mail como "categoria vermelha". Após configurar, salvamos a regra, que agora está ativa.

Testando e aplicando regras

Agora, no papel de John, alternamos para o e-mail da Patty e enviamos um e-mail para John Ramirez. O assunto será "teste", e o conteúdo é apenas um e-mail de teste. Após o envio, verificamos a caixa de entrada do John. O e-mail chegou, já marcado como importante e categorizado como vermelho.

Essas categorias são bastante úteis, pois podemos utilizá-las para indicar informações específicas.

Editando e gerenciando regras

Aqui estamos mencionando a categoria vermelha, mas poderíamos editar essas categorias para que tivessem algum significado pessoal. Por exemplo, definir que algo precisa ser feito no dia ou em dois dias. Essas são as regras.

Para relembrar, além das regras, podemos realizar várias ações, como criar pastas para assuntos específicos. Por exemplo, criar uma nova subpasta para e-mails da chefia e mover esses e-mails para lá. Podemos fazer isso através de uma regra? Sim, podemos.

Algo interessante sobre as regras é que podemos editá-las. Por exemplo, adicionar uma ação para mover e-mails para uma pasta específica, como a pasta da chefia. Após salvar, a regra estará ativa e podemos executá-la imediatamente. Se precisarmos alterar a regra, podemos executá-la novamente, e ela realizará todas as ações definidas. Neste caso, a regra já foi executada, e o e-mail da chefia já está na pasta correta, indicado pelo número 1, que representa a regra de movimentação dos e-mails da Patti Fernandes.

Explorando etapas rápidas

Estamos abordando isso rapidamente, pois presumimos que já utilizam essas funcionalidades, mas é importante lembrar de aplicá-las no dia a dia para organizar a vida. Outro recurso útil é o de etapas rápidas, que funciona de maneira semelhante a uma regra. Podemos definir etapas como "etapa 1, 2, 3" ou "etapa chefia", e especificar as ações desejadas. A diferença é que as etapas rápidas não são executadas automaticamente ao receber um e-mail, mas sim quando decidimos aplicá-las a um e-mail específico.

Por exemplo, podemos pegar um e-mail e executar a etapa rápida, movendo-o para a pasta da chefia. As regras são acionadas automaticamente por gatilhos, enquanto as etapas rápidas são aplicadas manualmente. Com elas, podemos salvar anexos, mover e-mails, categorizá-los e realizar diversas ações.

Concluindo a revisão e introduzindo inteligência artificial

Estamos recapitulando essas funcionalidades, pois acreditamos que já as utilizam no dia a dia. Caso contrário, vale a pena explorá-las, pois são fáceis de usar e ajudam a organizar a rotina, especialmente quando recebemos muitos e-mails.

Agora, vamos explorar como utilizar inteligência artificial com o Outlook. No próximo vídeo, começaremos a analisar o Copilot.

Outlook e IA: Organizando as Informações - Dá pra organizar o dia com TO DO

Introduzindo a funcionalidade do Microsoft To-do

Para concluir esta Aula 1 e finalizar nossa revisão inicial, vamos partir para a prática. Gostaríamos de mostrar uma funcionalidade do Outlook que talvez ainda não utilizemos, mas que pode ser muito útil: as automações para organizar nosso dia a dia com o To-do.

O To-do é uma ferramenta localizada no lado esquerdo do Outlook, conhecida como Microsoft To-do. Trata-se de uma lista de tarefas, uma lista de atividades que precisamos realizar. Ao acessá-lo pela primeira vez, ele apresentará um guia de funcionamento. Uma das funcionalidades interessantes é a possibilidade de criar To-dos a partir de nossos e-mails.

Explicando a utilidade do To-do para organização de e-mails

Por exemplo, ao acessar nossa caixa de entrada, podemos ter uma série de e-mails acumulados, que muitas vezes ficam desorganizados. Isso pode nos deixar sem saber qual e-mail devemos priorizar, levando-nos a revisar constantemente mensagens já vistas e adiadas. O e-mail, por si só, não é muito prático para esse tipo de organização. Portanto, o uso do To-do pode otimizar nosso tempo e melhorar a gestão das tarefas diárias.

Precisamos olhar e lembrar do assunto, conseguindo, com o início ou com o pedaço que conseguimos ver, identificar o que é o e-mail. Às vezes, ao olhar o texto, não conseguimos lembrar muito bem e acabamos perdendo tempo com isso. Podemos traduzir nossa caixa de entrada e as tarefas em To-dos (tarefas a fazer). Os To-dos ficam de forma muito mais direta. Por exemplo, temos um To-do que é limpar a caixa de entrada, uma atividade. Podemos adicionar uma data de vencimento a essa atividade, definir sua importância, organizá-la e ordená-la de várias formas. Também podemos simplificar, agrupando dois ou três e-mails relacionados a uma mesma tarefa.

Apresentando o uso de automações com To-do

Gostamos de usar o To-do e, durante este curso, vamos ensinar a fazer algumas automações utilizando o To-do. Vamos usar inteligência artificial, Power Automate e To-do para resolver alguns problemas do dia a dia. Apresentaremos uma situação do John, da Pathy ou de alguém dessa empresa e realizaremos uma ação para ajustar isso, verificando se conseguimos aplicar no nosso dia a dia e ganhar tempo organizando melhor e tendo uma visão mais clara de como nossas informações e atividades estão organizadas.

Vamos explorar isso a partir da próxima aula.

Sobre o curso Microsoft 365 Copilot: Dominando a comunicação produtiva no Outlook e To Do

O curso Microsoft 365 Copilot: Dominando a comunicação produtiva no Outlook e To Do possui 117 minutos de vídeos, em um total de 46 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Negócios em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

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