Gestão de negócios: visão geral de processos de negócios

Olá, boas-vindas! Eu sou Roberto Sabino, instrutor aqui na Alura, e neste curso vamos falar sobre processos.

Audiodescrição: Roberto se descreve como um homem de pele clara, com cabelos e barba escuros, um pouco grisalhos. Ele veste uma camisa preta completamente lisa e está sentado em frente a uma parede branca iluminada em degradê de azul.

Para quem é o curso?

Este curso é destinado a você, que precisa entender mais sobre processos. Se você já trabalha com processos e precisa adquirir mais conhecimento sobre formalização e mapeamento de processos, ou ainda entender melhor os conceitos, este curso também é para você.

A área de gestão e mapeamento de processos é abrangente e permeia quase todas as outras atividades, pois há um processo por trás de basicamente todas elas.

O que vamos aprender?

Neste curso, nosso primeiro objetivo é entender o que é gestão de processos. Vamos abordar os principais benefícios, desafios, e também aspectos importantes para evoluir processos e entender como eles podem impactar o seu dia a dia. Com isso em mente, vamos falar de agilidade, métricas, e até mesmo de Kanban.

Lembre-se: este curso foi projetado para promover uma aprendizagem ativa. Queremos que você entre em contato com o conteúdo e interaja conosco, com a plataforma, e com outras pessoas estudantes no fórum e no Discord, seja respondendo questões ou fazendo suas perguntas.

Acompanharemos você até o final, para que juntos possamos aprender muito sobre processos. Aguardamos você na primeira aula!

Neste vídeo, vamos começar a visão geral da gestão de processos de negócio. Porém, faremos isso de forma um pouco diferente dos cursos já realizados. Vamos contar uma história gerada com inteligência artificial para ilustrar o conteúdo que será abordado na aula. Depois, vamos analisar ponto a ponto essa história.

Às vezes, as histórias da inteligência artificial podem parecer inocentes, até um pouco infantis. No entanto, perceberemos que não é o caso, pois essas histórias ilustram muito bem alguns conceitos, inclusive na profundidade.

A BVPTech e o App Tech

Título: "O Resgate do App Tech: Uma Lição de Gestão de Processos no Mundo Financeiro"

Havia uma vez uma empresa financeira chamada "Bolsa de Valores e Produtos de Novas Tecnologias" (BVPTech), que tinha uma equipe dedicada ao desenvolvimento do aplicativo "App Tech". Esse aplicativo tinha o objetivo ambicioso de fornecer aos investidores informações precisas e em tempo real sobre oportunidades de investimento em empresas de tecnologia. Mas, sem uma abordagem sólida de gestão de processos, o projeto estava prestes a se tornar um desastre.

No parágrafo introdutório, é apresentada a tônica da história. Este parágrafo é apenas para introduzir, mas o segundo é bastante interessante e se aproxima do dia a dia:

Os primeiros estágios foram empolgantes. A equipe estava cheia de ideias e energia, mas à medida que o prazo de lançamento se aproximava, os problemas começaram a aparecer. Cada departamento estava trabalhando de forma independente, sem uma coordenação eficaz. As funcionalidades do aplicativo mudavam constantemente, e a comunicação entre as equipes estava caótica. A qualidade do aplicativo estava caindo, e o lançamento estava ameaçado.

Quem nunca passou por isso em um projeto ou em um produto qualquer? É muito comum isso acontecer, seja no âmbito tecnológico ou de produtos de forma geral.

Vamos observar mais tarde como a gestão de processos pode ajudar a evitar essa situação e veremos que aspectos como comunicação, coordenação e colaboração têm tudo a ver com gestão de processos.

Note como a própria inteligência artificial, analisando os padrões das informações existentes na internet, consegue visualizar esse tipo de situação extremamente comum no dia a dia.

Nesse momento crucial, a CEO da BVPTech, Alexia Martinez, percebeu que uma abordagem de gestão de processos era a única maneira de resgatar o projeto. Ela convocou sua equipe de liderança e decidiu agir imediatamente.

Essa parte da história pode ser um pouco infantil. Como fornecemos diretrizes e pedimos esse tipo de colocação, obtivemos a ideia de que a gestão de processos seria a única salvação.

O ponto é que não existe nenhuma abordagem específica - seja agilidade, um método específico como o Kanban, gestão de processos, engenharia de requisitos, ou análise de negócios - que isoladamente será responsável pelo sucesso em um projeto ou abordagem de produto. No entanto, a gestão de processos pode ser crucial e descobriremos isso ao longo do curso.

A equipe começou implementando a gestão de processos, começando pela definição clara dos objetivos e funcionalidades do aplicativo. Eles mapearam todos os processos envolvidos no desenvolvimento, identificando os pontos problemáticos e as áreas de conflito. Um plano de comunicação mais eficiente foi estabelecido, e marcos de progresso realistas foram definidos.

Esse parágrafo é bem interessante e a palavra "realistas" é crucial.

No cotidiano, é importante olharmos para isso de forma realista. Notaremos ao longo deste curso que a gestão de processos pode trazer muitos benefícios, mas que precisamos manter uma abordagem realista.

Mencionamos anteriormente que não devemos considerar que um conhecimento ou abordagem específica será responsável por todo o sucesso do produto ou do projeto. Devemos olhar para a realidade da forma como ela é. Isso pode fazer toda a diferença.

Com o tempo, a situação começou a melhorar. As equipes começaram a colaborar de forma mais eficaz, compartilhando informações e trabalhando juntas para superar os desafios. Os prazos foram ajustados conforme o progresso real, e as expectativas foram alinhadas em toda a organização.

Observe que temos alguns pontos importantes. Falamos em progresso real, ou seja, olhamos para o que realmente acontece, e não para uma ideia teórica.

Outro ponto é o alinhamento em toda a organização. A gestão de processos tem o poder de alinhar diferentes equipes, de coordenar as atividades de várias pessoas, e isso pode fazer uma grande diferença.

Finalmente, chegou o dia do lançamento do "App Tech". O aplicativo estava pronto, com todas as funcionalidades prometidas e uma experiência do usuário excepcional. Os investidores ficaram impressionados com a qualidade e a utilidade do aplicativo.

Adiantamos que, na vida real, é difícil que isso aconteça. Normalmente, no momento do lançamento, encontramos alguns problemas e ajustes a serem feitos. Mas a gestão de processos pode nos ajudar a minimizar isso e também a chegar mais próximo do ideal.

A história gerada por IA é um modelo ideal do que deveria acontecer, e nós precisamos tentar chegar próximo disso, trabalhando com parâmetros realistas.

A moral da história permanece a mesma: a gestão de processos é crucial para o sucesso de qualquer projeto, mesmo no contexto da Bolsa de Valores e Produtos de Novas Tecnologias. Sem uma abordagem estruturada para coordenar atividades, definir metas claras e otimizar processos, os projetos podem rapidamente se transformar em fracassos. A história do "App Tech" destaca como a implementação da gestão de processos pode transformar um projeto à beira do fracasso em um sucesso notável, lembrando que organização, colaboração e uma abordagem orientada por processos são essenciais para superar desafios e alcançar objetivos no mundo financeiro.

A conclusão é interessante. Obviamente é um final ao estilo de filme. Nós precisamos tirar disso as lições mais realistas, os aspectos mais cotidianas, e é isso que faremos ao longo de todo o curso. Porém, perceba como a ideia é realmente essa.

Como nós podemos usar uma abordagem como, por exemplo, a gestão de processos, para ajudar em projetos ou em produtos?

Vamos comentar sobre a diferença entre uma visão de projetos e uma visão de produtos. Hoje em dia, para produtos de tecnologia e desenvolvimento de software, vamos mais para a visão de produto. Porém, ainda há muitas empresas que trabalham por projeto. Então também abordaremos essas duas diferenças.

Agora, considerando que temos um aplicativo de mercado financeiro que é complexo, como aplicar a gestão de processos? Iremos falar também de coisas mais específicas, como, por exemplo, mapeamento e melhoria de processos.

Conclusão

Este curso tem a missão de preparar você para tirar o maior proveito possível de toda a formação. Então, iremos abordar alguns conceitos e veremos algumas coisas que possibilitarão criar pontos de conexão para tudo que vem pela frente.

Já no próximo vídeo, começaremos a estruturar esse conhecimento, analisando alguns itens que estão relacionados a essa história!

Neste vídeo, vamos aproveitar a história da BVPTech e tentar destacar quais são os benefícios de usar gestão de processos.

Benefícios da gestão de processos

Insistimos muito na ideia de que a gestão de processos sozinha não vai resolver todos os problemas, mas ela pode ser fundamental dentro de um conjunto de coisas bem feitas, seja em um projeto ou em uma gestão de produtos.

Eficiência operacional

O primeiro benefício é uma eficiência operacional, coordenando atividades e fluxos de trabalho para evitar retrabalho e desperdícios.

Na história que apresentamos, vimos em algum momento que os departamentos funcionavam de formas diferentes. Isso é muito comum em empresas, principalmente em empresas muito grandes, que departamentos comecem a criar sua própria dinâmica. Dessa forma, um trabalho que deveria ser coordenado começa a ficar disperso e difuso, o que ocasiona perda de eficiência operacional.

Isso é praticamente normal acontecer em uma empresa ou em um projeto. À medida que o tempo passa, perdemos essa eficiência operacional e precisamos reajustar os formatos de trabalho. A gestão de processos ajuda muito nisso.

Se sabemos qual é o processo, não vamos nos desviar para outros caminhos. Se temos um processo mapeado, não ficaremos em dúvida sobre o que precisamos fazer ou como devemos agir dentro do nosso departamento. Isso coordena as atividades e evita retrabalho e desperdício.

Definição de objetivos claros

Outro benefício é a definição de objetivos claros, estabelecendo metas e funcionalidades nítidas para o projeto e evitando mudanças constantes.

Quando houver a palavra "projeto", você também pode entender como gestão de produtos. Iremos alternar um pouco entre elas, mas a ideia é que isso serve para as duas abordagens.

Quando definimos objetivos claros, tudo fica mais fácil. Mas o que a gestão de processos tem a ver com isso na gestão de projetos? Quando temos processos, conseguimos saber qual é o caminho não apenas do que estamos desenvolvendo.

Por exemplo: estamos desenvolvendo o App Tech para a BVPTech. Nesse caso, precisamos saber quais são os processos envolvidos com esse aplicativo e qual é a jornada da pessoa usuária de cada uma das funcionalidades do aplicativo.

Mas, além disso, uma empresa com a cultura de processos também terá um processo de gestão de produtos, ou um processo de gestão de projetos. Isso facilita muito para que as equipes de produtos ou de projetos não fiquem perdidas quanto aos objetivos de seu próprio processo.

Melhoria da qualidade

A melhoria da qualidade é outro benefício, no qual identificamos e corrigimos problemas no desenvolvimento para entregar um aplicativo de alta qualidade.

Com isso, dizemos o seguinte: se temos um processo de desenvolvimento, poderemos identificar problemas nesse processo, melhorá-los e, assim, desenvolver um melhor aplicativo.

A partir disso, começamos a falar do próprio processo de desenvolvimento, mais do que os processos envolvidos no dia a dia do negócio que será atendido por esse aplicativo.

Devemos trabalhar com as duas ideias: a ideia dos processos de negócio e a ideia dos próprios processos administrativos, no nosso caso, de desenvolvimento de produtos ou de gestão de projetos.

Adaptação flexível

A adaptação flexível é outra vantagem, com a capacidade de ajustar o desenvolvimento segundo as mudanças das necessidades do mercado.

Perceba que voltamos a falar dos dois tipos de processos. Imagine que no mercado de bolsa de valores ocorra alguma mudança no processo geral de como isso é feito.

Sabemos, por exemplo, que o surgimento do home broker mudou a forma como as pessoas que investem utilizam o seu tempo para investir. Elas não precisam mais ligar para alguém e pedir para fazer o investimento, podendo acessar diretamente uma página web, que é o home broker.

Isso muda a experiência da pessoa usuária, muda o processo para o investimento, e também mudaria para nós que desenvolvemos uma ferramenta.

Nesse caso, se as pessoas começarem a utilizar aplicativos para investir, e de fato, há muito tempo já começaram, significa que o processo de investimento deixou de ser por meio de um home broker (página web usada no computador) acessado apenas em escritório, e passou a estar na palma da mão, no celular. Estamos diante de um mercado em constante modificação.

Os processos mostram onde ocorrem essas mudanças e nos auxiliam a nos adaptar da melhor forma. No entanto, há um ponto específico: para isso ocorrer, os processos precisam estar atualizados, ou melhor, em constante atualização.

Mais adiante, veremos que isso pode ser um desafio e também descobriremos como podemos contornar os problemas de atualização.

Colaboração efetiva

O benefício da colaboração efetiva diz respeito a facilitar a colaboração entre diferentes equipes para melhorar a integração e a qualidade do produto final.

Com isso, fica nítido que quando temos equipes diferentes trabalhando e não há um processo que define muito bem o papel de cada um, assim como a forma como cada pessoa se integra nesse processo, torna-se muito mais difícil ter uma colaboração efetiva.

Planejamento e monitoramento

Quanto ao benefício de planejamento e monitoramento, podemos estabelecer marcos e KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de desempenho) para rastrear o progresso real e ajustar os prazos conforme necessário.

Podemos falar de indicadores-chave do nosso processo de desenvolvimento do aplicativo, ou também indicadores-chave da satisfação da pessoa cliente, de como o aplicativo é utilizado, quanto tempo essa pessoa usa o aplicativo, quanto tempo ela demora para realizar uma transação dentro do aplicativo. Todos esses podem ser indicadores-chave para avaliar o progresso não só do nosso processo de desenvolvimento, mas também da própria utilização do produto.

Satisfação do cliente

Há também o benefício da satisfação do cliente, que consiste em entregar um aplicativo funcional, útil e de alta qualidade, que atenda às expectativas de investidores.

Diante disso, podemos entender que ter processos de desenvolvimento é fundamental, ainda mais quando falamos de agilidade. O instrutor quer trazer esse ponto, porque trabalha com agilidade há muito tempo e vê pessoas, às vezes, querendo dissociá-la da gestão de projetos e da análise de negócios, como se no mundo ágil as coisas tivessem que ser totalmente diferentes.

Isso não é verdade. Esses conhecimentos estruturantes são pilares para nós na gestão de processos, e podem ajudar bastante mesmo quando usamos agilidade e contribuir, sim, com a satisfação da pessoa cliente.

Claro que vamos trabalhar com conceitos como experimentação e MVP (Minimum Viable Product, ou Produto Mínimo Viável) — algo que já vimos em vários cursos —, por exemplo, mas a gestão de processos também pode ser chave para esse sucesso.

Redução de riscos

A redução de riscos é fundamental quando falamos de processos. Identificar riscos e problemas potenciais com antecedência permitem a implementação de soluções apropriadas.

Entenderemos ao longo do curso que desenhar um processo, mapear e avaliar sua evolução são partes da gestão de processos de negócio. Isso nos ajuda a visualizar riscos como, por exemplo, gargalos que aparecem em nosso processo, nos impedindo de entregar o que deveríamos.

Vamos analisar um exemplo fora da referência com a BVPTech. Imagine o instrutor no processo de produção de conteúdo para entregar um produto para você. Você é a pessoa cliente e ele precisa te entregar valor. Se houver algum problema que vá diminuir o valor entregue, é preciso atuar, e o mapeamento do processo auxilia nisso.

Abordaremos algumas notações mais voltadas para isso que podem ajudar muito. Elas podem, ao adotar elementos do pensamento Lean, assim como medidas de melhoria contínua, auxiliar na redução dos riscos de enfrentarmos certos problemas.

Maior eficiência de recursos

Por fim, promovem uma maior eficiência de recursos, alocando-os de maneira mais inteligente e eficaz para atingir os objetivos do projeto ou da gestão de produtos de forma otimizada.

Isso acontece pois conseguimos visualizar as questões com maior antecedência e acompanhar, o que é extremamente importante.

Vale ressaltar que nos referimos a dois aspectos fundamentais: primeiro, o próprio processo de desenvolvimento de produtos; e em segundo lugar, os processos que precisamos atender.

Estes últimos incluem, por exemplo, os processos pelos quais a clientela passará ao utilizar nosso aplicativo. Ambos são importantes e funcionam de maneiras similar, porém, iremos perceber que são duas entidades importantes na ideia de mapeamento e gestão de processos de negócio.

Conclusão

Na sequência, vamos abordar os desafios. Nessa primeira aula, oferecemos um panorama, depois voltamos para nossa história e, em seguida, mergulhamos em alguns pontos muito importantes, como a visualização de notações e a aplicação desses conceitos no cotidiano.

Será bastante interessante! Continuaremos com a discussão dos desafios no próximo vídeo.