Gemini no Google Workspace: comunicação, criação e organização com IA

Visão geral e fundamentos - Apresentação

Apresentando o curso e o instrutor

Olá! É um prazer tê-los aqui. Meu nome é Bruno.

Audiodescrição: Bruno é um homem de pele branca, com cabelo cacheado e curto, e está usando uma camiseta preta. Ele está gravando dos estúdios da Alura, com uma iluminação azul ao fundo.

Este é o segundo curso de uma formação completa sobre o Gemini, utilizando-o no Google Workspace. Nossa tarefa é pegar o conhecimento adquirido no curso anterior e ampliá-lo para otimizar ainda mais o tempo no trabalho.

Para me apresentar brevemente, sou o CEO e Head de Inovação. Minhas habilidades estão em Gestão Ágil, Inovação, IA e Produtividade. Sou formado em Engenharia e também em Produção de Filmes Publicitários.

Recapitulando o curso anterior e introduzindo novos objetivos

Para começar, vamos recapitular. Este curso faz parte de uma formação completa, então vamos revisar o que vimos até aqui e para onde vamos agora. Já exploramos o Gemini, seus fundamentos e primeiros passos. Aprendemos a usar o Gemini para maximizar tarefas, visões e trazer criatividade ao trabalho. Agora, vamos maximizar ainda mais esse conhecimento, trazendo-o para a usabilidade.

Vamos integrar o poder do Gemini aos aplicativos nativos do Google, realizando uma integração completa. Ao longo das aulas, entenderemos como o Gemini pode orquestrar diversas tarefas e aumentar a produtividade. O objetivo é que, ao final do curso, compreendamos completamente a integração entre todos os aplicativos do Gemini.

Focando na integração com aplicativos do Google

Neste momento, trabalharemos especificamente com alguns aplicativos: Gmail, Docs, Slides, Agenda e Meet. O Gemini também consegue fazer uma integração interessante com o Google Sheets, mas isso será abordado em um curso específico sobre o Google Sheets, que veremos mais adiante.

Agora, o foco será nos aplicativos mencionados e em como realizar uma integração completa. Para trazer um caso real de uso, trabalharemos com a empresa Focus, uma startup de tecnologia que aplica a ferramenta e método Pomodoro. A Focus está em crescimento acelerado, e algumas situações estarão focadas nesse crescimento. Vamos criar, por exemplo, um manual de onboarding para novos colaboradores e explorar situações de expansão de mercado, incluindo o mercado internacional.

Promovendo produtividade colaborativa e segurança corporativa

A ideia é trazer uma realidade próxima do que vocês fazem no trabalho, promovendo produtividade colaborativa. Vamos pensar em situações que envolvem mais de uma pessoa ou equipe, trazendo isso para uma realidade cada vez mais completa ao trabalhar com o Gemini no workspace e, consequentemente, no trabalho.

Minha função é guiá-los por uma transformação de rotina, ajudando a entender uma nova forma de pensar e trabalhar, otimizando tarefas e integrando aplicativos. Também abordaremos a segurança corporativa, analisando o que pode ou não ser feito, as restrições e as diferenças entre uso corporativo e pessoal, sempre focando no necessário.

Explorando as diferenças entre o Gemini isolado e no Workspace

Ao longo deste curso, vamos focar no que realmente importa, acelerando nossa produtividade para conseguirmos nos concentrar no essencial. É importante destacar a principal diferença entre o Gemini como uma ferramenta isolada e o Gemini no Workspace. Quando utilizado de forma isolada, o Gemini não consegue reconhecer arquivos específicos, exigindo que subamos arquivos constantemente para obter um contexto mais preciso. No entanto, no Gemini Workspace, ele já possui acesso direto a todos os aplicativos e arquivos, eliminando a necessidade de copiar e colar conteúdos entre aplicativos. Isso nos permite aprimorar o contexto e maximizar o entendimento de nosso trabalho, sanando a falta de conexão e integração.

Trabalhamos agora com uma ferramenta poderosa que traz agilidade, especialmente com o uso integrado de todos os aplicativos que já utilizamos em nosso trabalho, como documentos e apresentações. Vamos explorar como integrá-los de forma eficiente.

Configurando o Google Workspace para integração eficaz

Agora, passaremos para a configuração inicial, garantindo que as ferramentas estejam otimizadas para uma integração eficaz. É importante habilitar uma opção que pode estar um pouco escondida, mas que é essencial para extrair o máximo dos aplicativos. Estamos utilizando uma versão paga do Google Workspace, especificamente a versão Plus. As funcionalidades podem variar entre planos, mas o Google geralmente oferece um teste gratuito de 14 dias, permitindo que testemos as ferramentas em sua capacidade máxima.

Vamos realizar a configuração rapidamente. No aplicativo nativo do Gemini, localizamos na parte inferior esquerda da tela um botão de engrenagem para configuração e ajuda. Ao abrir, acessamos a ferramenta chamada Apps, onde verificamos os aplicativos conectados. É crucial que o Google Workspace esteja habilitado para garantir a comunicação integrada do Gemini com todos os aplicativos.

Concluindo a introdução e preparando para a próxima aula

Espero que até aqui tenha sido positivo para vocês. Estou empolgado para continuarmos nas próximas aulas. No próximo vídeo, vamos explorar a diferença entre o Gemini nativo e a barra lateral que será utilizada em vários aplicativos ao longo do curso. Nos vemos lá!

Visão geral e fundamentos - O assistente na barra lateral

Introduzindo o uso do Gemini no Workspace

Olá! Vamos começar a entender como o Gemini pode fazer diferença no nosso dia a dia. Após realizarmos a configuração inicial para habilitar o uso do Gemini dentro do Workspace, vamos explorar as principais diferenças entre o Gemini em sua essência, ou seja, no aplicativo padrão nativo do Gemini, com o qual muitos de nós já estamos familiarizados. Vamos interagir com o Gemini e entender como ele pode otimizar nosso tempo e produtividade.

Já compreendemos como funciona essa primeira configuração e habilitamos a função que permite ao Gemini interagir com o Google Workspace. Agora, vamos explorar as principais diferenças do uso do aplicativo do Gemini em sua forma nativa, com a qual já estamos acostumados, e compará-las com o uso dentro dos aplicativos.

Explorando o funcionamento do Gemini em diferentes contextos

Ao longo das aulas, vamos explorar essas diferenças, observando como o Gemini se comporta em diferentes contextos. É importante nos habituarmos ao visual e ao funcionamento do aplicativo. No aplicativo nativo do Gemini, temos, no centro da tela, o campo de prompt, onde podemos interagir e anexar ferramentas. As principais diferenças incluem o uso de anexos de arquivos, envio de arquivos, adição no Drive e importação de código. É aqui que nos comunicamos com arquivos do nosso Drive.

Esse é o visual principal que utilizaremos bastante nas aulas. Agora, vamos entender como o Gemini pode estar integrado não apenas na consulta de arquivos, mas também dentro dos aplicativos. Por exemplo, ao abrir o Gmail, teremos uma aula específica focada nele. O foco agora é entender onde o Gemini está localizado. Embora seja intuitivo encontrá-lo, é importante passar o mouse para nos familiarizarmos com o aspecto visual do Gemini.

Identificando recursos do Gemini no Workspace

No canto superior direito, ao lado do nosso nome, há uma estrela que, ao passarmos o mouse sobre ela, realiza uma animação interativa. Essa animação é projetada para chamar a atenção e nos ajudar a identificar onde alguns recursos do Gemini estão localizados. Sempre que nos depararmos com uma ferramenta que possua esse visual, essa identidade visual, ou esse aspecto, como uma estrela ou um degradê azul, devemos suspeitar que há alguma interação ou funcionalidade oculta do Gemini.

Foi dessa forma que muitas vezes descobrimos algumas ferramentas, e perceberemos que algumas delas estão mais escondidas e não são tão evidentes como parte desse uso inteligente. É aqui que clicamos para acessar o Gemini dentro de um aplicativo nativo do Workspace. Ao clicar, uma barra lateral é aberta, permitindo qualquer interação com o Gemini, assim como em um aplicativo nativo.

Ajustando a visualização e integração do Gemini

É interessante mencionar que preferimos trabalhar sempre com uma página mais ampla. Vamos fazer isso ao longo de todas as aulas do curso, ajustando o tamanho ao clicar no botão de acesso, que nos permite ampliar ou reduzir a visualização do Gemini.

Dentro do Google Drive, ao acessar outra aba, percebemos que o botão do Gemini é exatamente o mesmo. Ele será assim em quase todos os aplicativos, permitindo que o encontremos facilmente para interagir com ele dentro do aplicativo.

Aprofundando no uso do Gemini em diferentes aplicativos

Ao longo das aulas, vamos entender as principais similaridades, especificidades e diferenças entre o uso de cada aplicativo, e como podemos integrar o Gemini de forma eficaz na barra lateral de cada um. Esse será o foco do nosso aprofundamento ao longo do curso.

Preparando para o próximo vídeo

No próximo vídeo, vamos esclarecer algumas dúvidas frequentes sobre o uso pessoal e a diferença em relação ao uso corporativo. Discutiremos o que é permitido e o que não é no uso corporativo para garantir segurança, especialmente ao lidarmos com arquivos sensíveis e empresariais. Vamos abordar como podemos comunicar e interagir com uma inteligência artificial de forma segura. Falaremos sobre isso no próximo vídeo. Até lá!

Visão geral e fundamentos - Segurança e privacidade

Discutindo a segurança e o aprendizado das LLMs

É comum que a dúvida sobre segurança seja pertinente quando discutimos inteligência artificial e seu uso no trabalho. É importante diferenciarmos algumas questões, mas antes disso, precisamos entender como a inteligência artificial, especialmente as grandes LLMs, como o Gemini, funciona, aprende e opera em determinados contextos. Isso nos ajuda a tomar decisões mais assertivas sobre seu uso.

Quando lidamos com informações que podem ser sensíveis, é crucial entender como a LLM, como o Gemini, aprende. Basicamente, LLM significa Large Language Model (Modelo de Linguagem de Larga Escala). Esses modelos aprendem com uma vasta base de conteúdo. Quanto mais informações são disponibilizadas na internet, mais eles são treinados. Da mesma forma, quanto mais os usuários fornecem dados, mais eles aprendem. Por isso, muitos LLMs não cobram pelo acesso, pois o que realmente importa são os dados fornecidos pelos usuários. É essencial discutirmos isso abertamente para fazermos escolhas corretas sobre como utilizar essas LLMs.

Considerando o uso pessoal e corporativo das LLMs

O uso pessoal, como discutir aspectos da vida ou decisões pessoais, geralmente não apresenta problemas. No entanto, quando falamos de uso corporativo, com informações sensíveis integradas em aplicativos, é fundamental entender como isso funciona para tomar decisões informadas. A IA aprende principalmente pela interação; ao interagirmos com ela, ela processa e retém informações, evoluindo continuamente. Por isso, novas versões, como o Gemini 3.0, surgem frequentemente, refletindo essa evolução constante.

O Gemini utiliza dados para aprender, o que levanta a questão: é seguro inserir dados sensíveis, como uma planilha de salários? Não devemos temer que o acesso aos dados implique restrições. É importante entender a diferença entre o uso pessoal do Gemini e seu uso em ambientes corporativos. No uso pessoal, os dados podem ser utilizados para treinar o modelo, conforme aceitamos nos termos de uso e privacidade. Além disso, revisores humanos podem ter acesso a amostras de conteúdo, o que representa uma fragilidade em termos de vazamento de dados.

O que é diferente no Gemini Workspace?

O Gemini Workspace é eficiente quando podemos utilizar todos os arquivos que nele transitam. Por isso, há uma grande diferença entre a assinatura para empresas e a assinatura para uso pessoal. Existem modelos distintos de acesso na página do Google, e a principal diferença está na segurança. O Gemini Workspace não utiliza os dados para treinar a LLM (Large Language Model, ou Modelo de Linguagem Grande). A evolução que ele terá ao longo do tempo é um avanço tecnológico, mas o treinamento sobre dados não é feito com os arquivos do Gemini. Assim, é possível subir uma planilha com acesso restrito para uso corporativo, sabendo que esses dados não serão usados para treinar a LLM, garantindo segurança.

Essa proteção é contratual. No momento da assinatura do Gemini Workspace, isso já está em contrato. Na plataforma, ao verificar os planos, é possível ver as diferenças, especialmente na parte de segurança, que é um diferencial do Gemini Workspace. Sem essa camada de segurança, não teríamos a mesma usabilidade. Portanto, o Gemini Workspace oferece uma proteção robusta de dados.

Garantindo a segurança no uso do Gemini Workspace

É importante verificar, ao utilizar o Gemini, se estamos operando dentro da corporação. Ao clicar no botão de usuário, localizado na parte superior direita da tela em qualquer aplicativo do Gemini, como Google Docs, Slides ou Gmail, podemos ver nosso nome, e-mail corporativo e a indicação de que está sendo gerenciado pela empresa. Isso garante que estamos utilizando o Gemini de forma segura e que não estamos passando informações sensíveis em um modelo pessoal.

Agora, estamos mais seguros para trabalhar com o Gemini no Workspace. No próximo vídeo, vamos explorar a estrutura de prompt e como aplicá-la dentro do Gemini no Workspace. Embora já tenhamos familiaridade com isso, é importante observar alguns detalhes que podem fazer diferença ao interagir com aplicativos. Nos vemos lá!

Sobre o curso Gemini no Google Workspace: comunicação, criação e organização com IA

O curso Gemini no Google Workspace: comunicação, criação e organização com IA possui 231 minutos de vídeos, em um total de 54 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Negócios em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Visão geral e fundamentos
• Gemini no Gmail: comunicação inteligente
• Gemini no Google Docs: produção de documentos com apoio da IA
• Gemini no Google Slides: apresentações impactantes
• Gemini no Meet e Agenda: organização eficiente
• Gestão do conhecimento e futuro