Automação de processos com n8n: modelagem de fluxos e integração de sistemas

Análise de processos - Apresentação

Apresentando o curso e o instrutor

Bem-vindos ao curso de N8n e automação de processos da Dura. Meu nome é Ricardo Bugan e serei o instrutor deste curso.

Audiodescrição: Ricardo é um homem branco, com cabelo curto castanho e olhos castanhos. Ele veste uma camisa azul e está em um ambiente de escritório com uma parede clara ao fundo.

Explorando a importância do mapeamento de processos

Neste curso, exploraremos como o N8n, uma ferramenta de automação de processos, pode nos auxiliar a entender e automatizar um processo previamente desenhado. Antes de nos aprofundarmos na automação em si, é importante apresentar e compreender maneiras eficazes de mapear um processo, garantindo clareza sobre o que estamos automatizando. Afinal, automatizar um processo desorganizado apenas acelera a desorganização.

Vamos inicialmente entender como pensar em processos, qual é a lógica por trás deles, e como desenhá-los e mapeá-los para termos uma visão clara do estado atual do processo. Isso nos permitirá identificar pontos de melhoria e oportunidades de automação.

Realizando automações interligadas com N8n

Durante o curso, realizaremos três automações interligadas, que fazem parte do processo em análise, e entenderemos como o N8n pode nos ajudar nesse contexto.

Desde a leitura de um formulário, a interação com o Google Sheets, o envio de um e-mail para um time ou cliente desejado, até a chamada de processos e o controle de fluxo dentro da automação, uma das coisas mais interessantes e importantes é analisar nosso fluxo e processo para identificar quais perguntas precisamos fazer e para onde essas perguntas nos levam.

Integrando IA generativa e discutindo os benefícios da automação

Ao desenhar um processo, é necessário ter perguntas bem claras e definidas, pois elas nos ajudarão a determinar o caminho e o próximo passo dentro desse processo.

Vamos também adicionar um modelo de IA generativa para auxiliar em uma parte do processo e integrar tudo isso no N8n, para compreendermos como a automação funciona e como essa ferramenta nos ajuda a automatizar.

Além disso, vamos entender o pensamento sobre processos, como a automação nos beneficia, quais vantagens temos ao implementá-la e todos os fatores a considerar ao tomar essa decisão. Vale a pena automatizar ou não? Quando isso é vantajoso?

Tudo isso será abordado neste curso. Esperamos por vocês!

Análise de processos - Pensando sobre processos

Introduzindo o conceito de processos

Neste curso, vamos abordar processos e a automação desses processos, chegando à parte de automação em breve. Inicialmente, vamos focar no entendimento do processo em si, considerando como organizá-lo, já que desejamos automatizar algo. Analisaremos as vantagens da automação e como podemos implementá-la.

Primeiramente, precisamos compreender o que é um processo. Vamos definir claramente o que estamos chamando de processo e estruturar essa definição para facilitar a compreensão da automação. Assim, quando chegarmos à automação, será mais fácil entender o que faremos e como podemos pensar em automação com base em uma definição bem estabelecida de processo.

Definindo o que é um processo

No início, vamos discutir o pensamento baseado em processos, que é essencialmente entender o que estamos chamando de processo. Essa palavra é comum no dia a dia, especialmente em empresas, onde frequentemente falamos de processos. No entanto, vamos estabelecer uma definição mais clara e restrita aqui.

Um processo é transformar algo que chega, ou seja, uma entrada, em algo que sai, um resultado. É simplesmente isso: pegar algo e transformá-lo em outra coisa. A transformação é uma palavra importante aqui. Isso ocorre através de um conjunto de atividades, outra palavra importante, que seguem regras e utilizam recursos, com responsáveis definidos.

Explorando as palavras-chave do processo

Portanto, temos atividades que são o núcleo do processo, se pensarmos em um sanduíche: uma entrada, uma atividade que transforma essa entrada, e um resultado. Precisamos seguir regras e utilizar recursos, que geralmente são as entradas ou ferramentas usadas nesse processo, juntamente com algum responsável definido. Assim, temos pessoas, equipes ou sistemas responsáveis por realizar essa transformação do que recebemos em algo que desejamos, em um resultado que gostaríamos de alcançar. Essa é a definição de processo que utilizaremos.

Explorando mais essas palavras-chave, o que é uma entrada? É o que precisamos para iniciar nosso processo, nosso trabalho. Pode ser uma informação, um documento, um pedido formal de alguém, um material específico, ou um contrato. Em um ambiente empresarial, geralmente lidamos mais com informações do que com materiais físicos, mas em uma indústria ou loja, o foco pode ser mais em materiais físicos. No dia a dia de um escritório, geralmente lidamos com informações, documentos, pedidos e comunicação entre áreas, que chegam até nós como entradas para nosso processo.

Realizando atividades e obtendo resultados

A partir dessa entrada, com as informações, documentos e materiais em mãos, podemos realizar nossas atividades. A atividade é o que transforma a entrada em um resultado desejado. São as ações que podemos realizar com o material recebido. Analisar, conferir, alterar, modificar, aprovar, registrar, gerar, criar — todas essas são atividades, são os verbos que descrevem o que faremos com a entrada recebida. Como vamos modificar o que recebemos.

Com essa modificação, obtemos o resultado, a saída do processo, que é nosso objetivo, o resultado esperado. É o que a entrada nos proporcionou e o que passaremos adiante, geralmente para um próximo processo, uma próxima pessoa ou equipe. Assim, temos uma saída, um resultado da transformação que realizamos.

Exemplificando processos e introduzindo automação

Podemos considerar diversos exemplos de processos, como o pedido entregue, o contrato gerado, o relatório feito, ou os dados tratados. Em todos esses casos, trabalhamos com análise de dados, onde pegamos a entrada, realizamos uma transformação e obtemos um resultado. Essa é a base do processo, composta por três palavras-chave ou áreas-chave que vamos explorar durante o curso, especialmente ao tratar de automação.

A automação foca principalmente nas atividades, pois ela analisa, confere, altera, aprova e cria, tudo baseado no resultado. Quando pensamos em automação, a atividade é o que será substituído, ou seja, uma atividade que antes era realizada por uma pessoa será feita por uma máquina ou robô. Portanto, vamos nos concentrar bastante nessa parte de atividades.

Ilustrando processos com o exemplo da cozinha

Para ilustrar de forma mais concreta e genérica, podemos pensar em uma cozinha. Na cozinha, a entrada são os ingredientes. Se não tivermos ingredientes, não conseguimos fazer a receita, o que representa um bloqueio no processo. Sem essa entrada, o processo nem começa. Assim, os ingredientes são a entrada do processo na cozinha.

Em seguida, realizamos uma atividade: pegamos os legumes e ingredientes que chegaram, picamos, cortamos, ralamos e misturamos. Aqui, as atividades são representadas pelos verbos. Essa é a primeira transformação dos materiais, dos ingredientes que chegaram à cozinha. Passamos então para uma segunda etapa do processo, onde podemos temperar, refogar, ferver, fritar ou cozinhar. Transformamos um ingrediente cru em algo cozido.

Concluindo o processo e preparando para automação

A última atividade resulta em montar, empratar e servir. Precisamos pegar tudo o que cozinhamos da maneira que desejamos, seguindo a receita, para obter o resultado final: comida na mesa. Esse é o objetivo. O processo de uma cozinha é transformar ingredientes crus, como chegam do mercado, em comida, no prato ou receita que desejamos. Todo esse processo envolve, novamente, a palavra transformação, que é fundamental para nós.

Podemos também pensar no processo como uma linha do tempo, onde realizamos uma etapa após a outra. Em alguns casos, podemos ter atividades sendo feitas em paralelo, com entradas que geram vários processos simultâneos. No entanto, geralmente seguimos uma sequência de tarefas e atividades para alcançar o resultado final. Essa é a base dos processos que vamos trabalhar para entender como automatizá-los. Podemos usar uma máquina ou ferramenta de automação para realizar essas atividades e processos.

Desenhando e analisando processos

Uma das melhores maneiras de começar é desenhar o processo. Se trabalhamos em uma empresa e executamos o trabalho, devemos desenhá-lo. Vamos fazer esse exercício em breve, mas já fica a dica: desenhe. Comece a anotar o que faz, quais materiais e informações precisa, e para quem fornece essas informações. Ter esse desenho do processo ajudará bastante.

Agora, vamos desenhar um processo, analisar um já desenhado e oferecer dicas de como desenhar e entender melhor o que vamos trabalhar na hora de automatizar.

Análise de processos - Desenhando processos

Analisando o processo e introduzindo ferramentas

Vamos analisar um processo já desenhado e entender uma das possíveis maneiras de desenhá-lo. Vamos considerar como podemos pegar as ideias do processo que utilizamos no dia a dia e organizá-las, pensando nos nossos inputs (entradas), nas atividades realizadas e nos resultados obtidos.

No Miro, estamos utilizando uma ferramenta que funciona como um quadro negro virtual, bastante útil para trabalhar com anotações de processos. Essa ferramenta é fácil de usar e interessante. Atualmente, estamos utilizando um tipo de anotação que se assemelha a um fluxograma. Se trabalhamos com pessoas desenvolvedoras ou já cursamos alguma disciplina de processamento de dados, sabemos que o fluxograma é uma forma comum e simples de anotar processos. No entanto, não é a única. Existem outras formas, como value stream mapping (mapeamento de fluxo de valor), UML (Unified Modeling Language ou Linguagem de Modelagem Unificada) e business process model notation (notação de modelo de processo de negócios), entre outras.

Utilizando o fluxograma para mapear processos

O fluxograma é uma forma simples e tranquila de começar, embora não seja tão robusto e detalhado. Ele oferece uma visão geral de como um processo funciona. No Miro, ou mesmo com papel e caneta, podemos utilizar o fluxograma como base. Para alinhar o entendimento, o fluxograma utiliza formatos diferentes para significar coisas distintas. O formato ovalado, por exemplo, separa um grande módulo do processo, como o início da pré-venda. Estamos discutindo um processo de pré-venda, venda e pós-venda, pensando em um e-commerce, um exemplo fácil de visualizar e aplicar em diferentes contextos, como marketing, RH ou financeiro.

No fluxograma, usamos símbolos diferentes para representar etapas distintas. O formato ovalado nomeia uma parte do processo, enquanto os quadrados com bordas arredondadas representam atividades, como planejamento comercial, definição de mix de produtos e análise de demandas de preço. As setas indicam a sequência das atividades, formando uma linha do tempo. Por exemplo, ao planejar uma campanha de marketing, geramos conteúdo criativo, rodamos campanhas e verificamos se o cliente visualiza a campanha. Se o cliente demonstrar interesse, seguimos o fluxo; caso contrário, replanejamos a campanha, criando um looping até que o cliente mostre interesse.

Explorando símbolos e decisões no fluxograma

Utilizamos três símbolos principais: o ovalado para grandes blocos, os quadrados para atividades e o losango para decisões. No exemplo de venda, perguntamos se a venda é assistida ou não. Se for assistida, um vendedor realiza o atendimento, oferecendo cross-sell ou upsell. Se não for, o cliente navega pelo site, escolhe o produto e vai para o checkout. No final, o processo se junta novamente no checkout.

O fluxograma é uma ferramenta versátil para mapear processos, permitindo visualizar atividades paralelas e perguntas no meio do caminho. Ele ajuda a definir regras, como a necessidade de o cliente mostrar interesse para sair do looping de marketing. Ao desenhar processos, é importante considerar o nível de granularidade, que pode variar conforme a complexidade do processo e as áreas envolvidas.

Detalhando o processo de checkout e pós-venda

No exemplo do checkout, verificamos se o pagamento foi aprovado. Se não, oferecemos opções como escolher outra forma de pagamento, alterar o carrinho ou tentar novamente. Podemos adicionar perguntas, como se é a terceira tentativa, para definir o próximo passo. O fluxograma ajuda a visualizar o processo de forma clara, permitindo identificar etapas e perguntas necessárias.

No pós-venda, verificamos a satisfação do cliente. Se satisfeito, oferecemos programas de fidelidade e incentivos à recompra. Se não, tratamos reclamações e oferecemos suporte. O fluxograma permite mapear essas etapas, trazendo clareza ao processo. Cada atividade possui entradas e saídas definidas, facilitando a automação e a compreensão do processo.

Concluindo sobre a eficácia do fluxograma

Em resumo, o fluxograma é uma ferramenta poderosa para desenhar e entender processos, permitindo visualizar etapas, perguntas e regras de forma clara e organizada.

Sobre o curso Automação de processos com n8n: modelagem de fluxos e integração de sistemas

O curso Automação de processos com n8n: modelagem de fluxos e integração de sistemas possui 182 minutos de vídeos, em um total de 37 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Automação e Produtividade em Programação, ou leia nossos artigos de Programação.

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