Kanban além do gerenciamento de software

Métodos ágeis são hoje bastante conhecidas para os desenvolvedores de software, mas suas ideias podem ser aplicadas em diversas outras áreas. Aliás, muitas delas nasceram fora da área de desenvolvimento. Há algum tempo usamos um Kanban em nosso departamento comercial para otimizar e gerenciar a produção de tarefa de todos. O objetivo inicial era fazer com que toda a equipe soubesse quais eram as próximas atividades a serem cumpridas por cada um dos seus membros.

A quantidade de atividades a serem feitas semanalmente não é pouca: recontatar alunos, relatório de turmas a iniciar, geração de contratos, reservas de alunos, depoimentos, salas de aula, material de apoio ao curso, impressão de certificados, controle de presenças, e etc. Em nossa equipe de 7 pessoas, era comum que algumas dessas atividades passem despercebidas e não sejam feitas no prazo requerido.

Hoje nosso kanban é organizado da seguinte maneira: cada membro da equipe tem uma cor que representa suas atividades. Toda segunda-feira a equipe organiza o kanban com as tarefas, em ordem de prioridade, que devem ser desenvolvidas ao longo da semana. As etapas do nosso kanban são a fazer, em andamento e concluído. O nome das etapas já deixa bem claro o status daquela tarefa.

Dessa forma, é mais fácil supervisionar as tarefas estipuladas e a eventual cobrança do andamento delas. Nossa equipe é muito pró-ativa, e uma das diferenças que o Kanban nos trouxe, é que ao perceber que um dos membros não deu andamento em uma de suas tarefas ainda, um outro membro pode ajudar, tornando o processo mais ágil.

Há algum tempo atrás, optamos por abandonar o kanban, pois acreditávamos que todos os membros já estavam bem cientes de suas atividades. Hoje já voltamos a utilizá-lo novamente, devido a todas as vantagens relacionadas a visibilidade que já foram comentadas. Mas atualmente fazemos uso de um kanban virtual. O Trello foi a ferramenta escolhida, e todos temos acesso ao quadro das tarefas.

A utilização do Kanban fez com que nossa equipe se tornasse mais dinâmica, flexível. Além disso, ele deixou claro que para conseguirmos realizar as tarefas com excelência, é necessária a colaboração e supervisão de todos.

Você já utilizou Scrum ou algum outro método ágil fora de software? O que acha de implementar o Kanban em sua empresa? Em nosso curso de agilidade, discutimos metodologias ágeis dentro e fora de software. Otimizar processos não é algo útil somente nessa área.