Power Automate estratégico no RH: colaboração, decisões e insights em fluxo contínuo

Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams - Apresentação

Apresentação do Instrutor

Olá! Meu nome é Henrique Frizo, sou instrutor na Alura e estarei acompanhando vocês nos próximos passos, ensinando mais sobre a ferramenta Power Automate.

Audiodescrição: Henrique é um homem de pele clara, com cabelos e barba escuros. Ele veste uma camiseta preta lisa. Ao fundo, há uma parede branca com uma luz azul refletindo nela.

Introdução ao Power Automate

O Power Automate é uma ferramenta que faz parte da Power Platform da Microsoft e é utilizada para criar automação de processos dentro das empresas, o que chamamos atualmente de Workflows (fluxos de trabalho).

Público-Alvo e Pré-Requisitos do Curso

Este curso é indicado para pessoas que já possuem um conhecimento básico em Power Automate, pois desenvolveremos alguns fluxos um pouco mais avançados. Não serão totalmente avançados, mas é necessário ter um conhecimento básico dessa ferramenta.

Foco do Curso e Integrações

Este curso é direcionado para pessoas que já atuam no setor de recursos humanos ou que têm interesse nessa área e desejam aprofundar seus conhecimentos sobre os problemas e projetos que envolvem esse setor. Durante o curso, aprenderemos não apenas o Power Automate, mas também outras ferramentas que podemos integrar em nossos fluxos, como o Power Apps, o Power BI, o Excel Online e as listas online do SharePoint.

Objetivos e Ferramentas do Curso

Exploraremos fluxos que envolvem aprovações, atualizações por e-mail e também no Teams. Nosso objetivo é integrar diversas ferramentas do ecossistema Microsoft simultaneamente.

Recursos Adicionais e Continuidade

Na Alura, a aprendizagem é contínua. Temos acesso ao fórum, onde podemos discutir mais sobre as aulas, esclarecer dúvidas e também ajudar outras pessoas.

Encerramento e Próximos Passos

Agora, vamos prosseguir. Clique no botão abaixo e avance para as próximas aulas, pois há um vasto universo de conhecimento a ser adquirido sobre Power Automate. Nos vemos nas próximas aulas.

Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams - Criando um plano de ação com o Copilot + Planner

Introdução ao Projeto de Automação

Lembramos que já auxiliamos a Valoriza a automatizar e melhorar seus processos relacionados a reuniões. Atualmente, as reuniões geram atas que são inseridas em postagens no Teams. A Valoriza nos enviou um exemplo para que possamos desenvolver uma nova automação, cujo objetivo é gerar um planner a partir da descrição dessas atas de reunião.

Introdução ao Uso de Inteligência Artificial

Vamos introduzir o conceito de inteligência artificial em nossas automações, utilizando o Copilot. Caso não conheçam o Copilot, explicaremos brevemente seu funcionamento. Embora nosso fluxo seja simples, é importante compreender como trabalhar com inteligência artificial no Power Automate. Utilizaremos o Copilot para criar um plano de ação a partir da ata de reunião.

Utilizando o Copilot no Word

Iniciaremos selecionando toda a ata e copiando-a. Podemos utilizar o Copilot em diversas ferramentas da suíte Microsoft, incluindo o próprio Copilot na barra de tarefas do Windows 11. Para este exemplo, utilizaremos o Word. Vamos abrir o Word, colar a ata de reunião e, no canto superior direito, selecionar a opção do Copilot.

Daremos a seguinte instrução ao Copilot: "Crie um plano de ação baseado no conteúdo". O Copilot rapidamente gera um plano de ação para cada item da ata. Por exemplo, se o primeiro assunto for melhorar a comunicação interna, o Copilot cria um plano de ação com a implementação de reuniões semanais, incluindo responsável e prazo. No entanto, a pedido do RH da Valoriza, não incluiremos essas informações no Planner, apenas a tarefa e uma breve descrição.

Criando um Fluxo no Power Automate

Agora, vamos ao Power Automate para criar nosso fluxo. Clicamos em "criar", selecionamos "fluxo da nuvem automatizado" no canto superior esquerdo, e nomeamos o fluxo como "automatizar Planner". Escolhemos a opção "quando uma nova resposta do Forms é enviada", com a qual já trabalhamos anteriormente. Em seguida, criaremos o formulário necessário para o processo.

Configurando o Microsoft Forms

Já temos o nosso Forms selecionado. Caso não se lembrem de como chegar lá, basta ir ao canto superior esquerdo, clicar nos vários pontinhos e selecionar o Forms. Vamos esperar carregar um pouco e começar criando um formulário totalmente em branco. No canto superior esquerdo, clicamos em "novo formulário" e nomeamos como "ata de reunião Valoriza". No entanto, é possível escolher qualquer outro nome, como "Planner Valoriza", conforme preferirem.

Clicamos em "começo rápido" e selecionamos "texto" para adicionar nossa tarefa. Em seguida, adicionamos uma questão e uma descrição, caso queiramos incluir a descrição fornecida pelo Copilot.

Criando um Planner

Agora, precisamos criar um Planner. Podemos fazer isso de duas formas: no canto superior esquerdo, clicamos em Planner, que nos dará a opção de criar um Planner do zero. Outra opção interessante é criar dentro do Teams. No canal "RH Valoriza", no canto superior central, clicamos no botão de mais e selecionamos Planner. Clicamos em "salvar" para iniciar o processo e, em seguida, em "criar um novo plano". Selecionamos a opção básica, mas é possível escolher outra. Nomeamos o plano como "RH Valoriza Planner", mas o nome pode ser alterado conforme desejado. Clicamos em "criar" e aguardamos o carregamento.

Preenchendo o Planner com Ações

Com o plano vazio, vamos preenchê-lo com as ações que realizaremos. Selecionamos o fluxo e o formulário "ata de reunião". Como criamos o formulário depois, é necessário atualizar para que o Power Automate reconheça a criação. Primeiro, criamos o formulário e depois o fluxo. Caso tenham feito na ordem inversa, basta atualizar o Power Automate. Clicamos em "guia do formulário" e selecionamos "ata de reunião Valoriza". Clicamos no ícone de mais para adicionar o próximo gatilho ou ação e, dentro do Forms, escolhemos "obter detalhes da resposta". Selecionamos o formulário "ata de reunião" e o ID da resposta, clicando no ícone de conteúdo dinâmico para selecionar o ID da resposta.

Clicamos no ícone de mais e buscamos pelo Planner. Dentro dele, selecionamos "criar uma tarefa". Vamos pelo básico, adicionando as tarefas ao Planner de forma rápida. Clicamos em "D do grupo" e buscamos "soluções Power Automate", que é o nome do nosso plano. Selecionamos o plano "RH Valoriza Planner". Se atualizarmos o Planner, veremos o plano criado. Tudo está interligado, seja pelo Teams ou pelo navegador.

Testando o Fluxo

O título, que é obrigatório, será a nossa tarefa. Podemos colocar a tarefa ou a descrição, mas por enquanto, vamos com a tarefa. Clicamos em "salvar" e aguardamos a confirmação de que tudo está correto. Em seguida, clicamos em "testar" no topo, selecionamos "manual" e clicamos em "testar agora". Precisamos executar a ação de início, preenchendo o formulário. Clicamos em "coletar respostas", copiamos o link, abrimos uma nova guia e colamos o link. Atualizamos e inserimos "melhorar a comunicação interna" como tarefa. Na descrição, colocamos "implementar reuniões de feedback". Submetemos e aguardamos a criação da tarefa.

Verificando o Resultado no Planner

Verificamos no Planner se a tarefa foi criada. Atualizamos a página e encontramos "melhorar a comunicação interna". Agora, o time da Valoriza pode atribuir responsabilidades, acompanhar o progresso e definir prioridades. Este foi um pontapé inicial básico para conhecer a ferramenta de Planner. Exploraremos funcionalidades mais avançadas em soluções futuras para a Valoriza.

Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams - Automatizando lembretes com Power Automate e Teams

Introdução à Automatização no Planner e Teams

Parece que não há snippets de código fornecidos para complementar a transcrição. No entanto, posso ajudar a estruturar a transcrição de forma didática, destacando os passos e ações importantes para criar a automatização no Planner e no Teams.

Para começar, precisamos lembrar a equipe da Valoriza que novas tarefas estão sendo inseridas no nosso Planner. Para isso, criaremos uma automatização que verificará o Planner a cada minuto ou a cada dez minutos, conforme determinarmos. Quando uma nova tarefa for lançada no Planner, seremos notificados no canal do Teams sobre a atualização.

Passo 1: Criar um Fluxo da Nuvem Agendado

1. Criar o Fluxo: Começaremos clicando no botão de criar e selecionando a opção de fluxo da nuvem agendado.
2. Nome do Fluxo: No campo de nome do fluxo, podemos inserir, por exemplo, "lembretes do Planner", mas o nome é personalizável.
3. Configurar Periodicidade: A periodicidade solicitada pela equipe da Valoriza é de dez minutos, então configuraremos para repetir a cada dez minutos e clicaremos no botão de criar.

Passo 2: Listar Tarefas no Planner

1. Acessar o Planner: Acessaremos o Planner e selecionaremos a opção de listar tarefas.
2. IDs Necessários: O ID do grupo será "soluções de Power Automate" e o ID do plano será "RH Valoriza Planner", onde ocorrerão as atualizações.

Passo 3: Aplicar a Cada Tarefa

1. Configurar Aplicação: Selecionaremos a opção de aplicar a cada. Clicaremos no ícone de mais, acessaremos a opção de controle e selecionaremos "aplicar a cada".
2. Selecionar Conteúdo Dinâmico: Escolheremos a opção de valor, não de atribuições.

Passo 4: Obter Detalhes da Tarefa

1. Obter Detalhes: Dentro da configuração "aplicar a cada", faremos algumas configurações para obter os detalhes da tarefa.
2. Selecionar ID da Tarefa: No Planner, selecionaremos a opção de obter detalhes e escolheremos "obter detalhes da tarefa". Selecionaremos o ID da tarefa.

Passo 5: Postar Mensagem no Teams

1. Selecionar Ação do Teams: Vamos buscar pelo gatilho do Teams, pela ação do Teams, e selecionar "Postar uma mensagem em um chat ou canal".
2. Escolher Bot do Flow: Podemos postar como um bot do Flow, que é a nossa escolha.
3. Definir Canal e Mensagem: A mensagem será postada no canal "RH Valoriza" e será: "Olá, turma. Novas tarefas foram criadas no Planner. Verifique o mais rápido possível."

Testar o Fluxo

1. Salvar e Testar: Clicamos em "salvar" no canto superior direito. Agora, testaremos manualmente, sem esperar o tempo passar.
2. Verificar Execução: Clicamos em "fluxo de execução" no canto inferior direito e, em seguida, em "concluído". Verificamos se tudo ocorre conforme o esperado.

Ao acessar o Teams, observamos que o bot "Workflows" enviou a mensagem. Realizamos testes anteriores para garantir o funcionamento. Agora, a cada 10 minutos, o bot buscará atualizações e novas atribuições nas tarefas, listando e notificando no grupo.

Na próxima etapa, exploraremos mais complexidade, vendo como essas tarefas podem ser listadas no Excel e no Power BI.

Considerações Finais

Se houver snippets de código ou detalhes adicionais que você gostaria de incluir, por favor, forneça-os para que eu possa integrar ao conteúdo.

Sobre o curso Power Automate estratégico no RH: colaboração, decisões e insights em fluxo contínuo

O curso Power Automate estratégico no RH: colaboração, decisões e insights em fluxo contínuo possui 105 minutos de vídeos, em um total de 44 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Automação & Produtividade em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams
• Gestão moderna de integração com Forms, SharePoint, Aprovações e Planner
• Reconhecimento e clima: humanizando o RH com automações
• Avaliações e decisões automatizadas com Power Apps, Aprovações e BI
• Monitoramento, inteligência e melhoria contínua com Copilot e Excel