Multiplicadores: facilitando palestras e apresentações corporativas

Comunicação adaptativa - Apresentação

Apresentando o facilitador do curso

Olá! Meu nome é André Arcas e serei o facilitador deste curso.

Audiodescrição: André é um homem branco de 33 anos, com cabelo médio e barba castanha. Ele veste uma camiseta preta.

Estudei Direito na USP, Empreendedorismo de Inovação em Stanford, Negociação em Harvard e Liderança na Disney, para mencionar minha educação formal mais relevante. Além disso, possuo mais de 10 anos de experiência com minha própria empresa de treinamentos e consultorias em soft skills, liderança e inovação. Já atuei em dezenas das maiores empresas do Brasil e do mundo, realizei projetos em sete países diferentes e tenho ampla experiência com treinamentos de comunicação e apresentação. Sou também palestrante e possuo um canal no YouTube com mais de 170 mil inscritos sobre organização e produtividade.

Introduzindo o curso de comunicação em público

Este curso foi desenvolvido para quem deseja aprimorar sua capacidade de comunicação em público, seja em palestras, apresentações ou workshops, independentemente do nível de experiência. Portanto, se você é iniciante e não está acostumado a falar em público, este curso é adequado para você.

Vamos abordar um conteúdo que será útil tanto para quem possui mais bagagem e experiência quanto para quem está começando. Há muitos aspectos que podemos refinar aqui.

Explorando a metodologia AIM

Em primeiro lugar, vamos explorar a metodologia AIM, um método que aprendemos em Stanford, extremamente poderoso e versátil. Utilizamos essa metodologia para estruturar um pitch para um fundo que levantou mais de R$ 25 milhões em investimento. Temos certeza de que ela será útil para todos, independentemente do nível de experiência.

Discutindo modalidades de apresentação

Além disso, vamos discutir as diferentes modalidades de apresentação, analisando o que faz mais sentido em cada contexto. Vamos diferenciar uma palestra de um workshop, de um curso gravado, e determinar quando é mais adequado optar pelo formato remoto, presencial ou assíncrono.

Preparando-se para apresentações eficazes

Também abordaremos as preparações anteriores à apresentação, como ensaios, rituais para o dia e preparação emocional. Vamos discutir como podemos estar no nosso melhor estado emocional para realizar uma apresentação eficaz.

Falando sobre comunicação não verbal

Por fim, falaremos sobre comunicação não verbal, identificando os elementos que importam além das palavras e que podem elevar nossa comunicação a um nível superior.

Iniciaremos agora com a metodologia AIM. [♪]

Comunicação adaptativa - Método AIM: audiência

Discutindo a inadequação na comunicação

E se disséssemos que estamos nos apresentando de maneira inadequada? A maioria das pessoas encara a comunicação como um processo de precisão. Pensamos que, ao sermos extremamente específicos, precisos e detalhados, não há como errar; as pessoas nos entenderão, pois estamos sendo o mais precisos possível em nosso processo comunicativo. No entanto, não é assim que as coisas funcionam, pois o processo de comunicação é mais um processo de tradução do que de especificidade.

Imagine que sejamos super específicos ao explicar algo, mas façamos isso em japonês. A pessoa nos olharia sem entender nada, pois aquilo não faria sentido, já que ela não fala japonês. Esse é justamente o ponto. As coisas que explicamos com especificidade fazem sentido para nós por conta do nosso repertório, vivência, conhecimento, experiência e das coisas que vemos no dia a dia. O grande desafio de uma apresentação e de todo o processo comunicativo é precisamente esse: como transferir uma ideia para alguém de forma que faça sentido para ela, quando ela não possui o mesmo repertório que nós?

Identificando a audiência

Por isso, o primeiro grande passo é ter clareza sobre quem é nossa audiência. Algumas perguntas podem nos ajudar nesse processo para ter uma visão clara de com quem vamos falar. A primeira e mais óbvia dessas perguntas é: quem é essa pessoa? É um gerente? Um executivo? Alguém do nosso time? Não precisamos ser hiper detalhados, apenas ter uma noção básica de quem é essa pessoa para termos um ponto de partida.

A segunda pergunta importante é: o que essa pessoa sabe? O conhecimento de uma pessoa pode tornar nossa apresentação completamente superficial, sem valor agregado, ou extremamente complexa, de forma que não se entenda nada.

Considerando crenças e motivações

Terceiro, no que essas pessoas acreditam? Crenças podem ser grandes barreiras ou trampolins, dependendo do que vamos falar. Pensemos no espectro político: dependendo do viés político da pessoa, ela pode achar o que dissemos completamente sensato, sem necessidade de explicação, ou um grande absurdo, exigindo que dissertássemos longamente para justificar e não parecer insensatos. Da mesma forma, no ambiente corporativo, isso é comum. Pessoas de marketing, por exemplo, tendem a ser vistas por pessoas de vendas como alguém sem vivência de campo.

Na planilha de Excel, tudo faz sentido, mas tente vender no campo para ver como é. Nuances desse tipo podem fazer muita diferença ao estruturar a comunicação para ser mais persuasivo.

Explorando interesses e preocupações

A quarta pergunta importante é: por que essa pessoa está aqui? Está aqui porque o chefe mandou? Está buscando algo? Foi obrigada? Compreender isso ajuda a evitar potenciais problemas e a ser mais eficaz ao transmitir a mensagem, evitando que a pessoa não tenha interesse em ouvir ou dar continuidade ao que se deseja.

A quinta pergunta fundamental é: o que tira o sono dessa pessoa? Se nos comunicamos a partir dos problemas que ela tem, a probabilidade é que ela nos dará toda a atenção. Se falamos sobre algo que não é um problema dela, provavelmente não receberemos o mesmo nível de atenção. Mas, se conseguimos nos envolver com algo que é uma questão para ela, isso nos leva à próxima pergunta: como resolver essa questão? Como conectar o assunto que estamos trabalhando com o que precisa ser resolvido? Com isso, conseguimos trazer mais relevância para o ponto e para a mensagem, de forma que a pessoa se importe e provavelmente tenha um nível de envolvimento maior.

Antecipando objeções e conectando-se com a audiência

A sétima questão é: como as pessoas podem resistir? Quais são as objeções? Como vão discordar? O que vão achar ruim? Em geral, pontos de resistência são previsíveis. Se pararmos para pensar por cinco minutos, conseguimos identificar 90% das reclamações. Se já sabemos quais são as objeções, é mais fácil incorporá-las no discurso principal ou ter um plano de resposta caso surjam, escolhendo o caminho adequado conforme o contexto.

Para finalizar, uma pergunta importante é: como nos conectar com essa audiência? Diante de todas essas informações, teremos várias ideias, insights e novas perspectivas. Como nos conectamos com essa audiência? Mostrando que já vivemos isso também? Tendo empatia? Sendo mais firmes? Pintando uma visão de futuro? Qual é o grande insight ou estratégia que faz sentido seguir a partir desse mapeamento de audiência? Uma vez que definimos claramente com quem vamos falar, é hora de dar o próximo passo e discutir sobre intenção.

Comunicação adaptativa - Método AIM: intenção

Definindo a intenção da apresentação

Agora que definimos de forma clara quem é nossa audiência, com quem vamos falar, é hora de definir qual é nossa intenção. Frequentemente, observamos pessoas fazendo palestras ou apresentações sem muita clareza do que desejam. Elas acabam incluindo informações aleatórias que parecem relevantes para elas, mas isso se assemelha ao problema do gato de Alice: se não temos clareza de onde queremos chegar, qualquer caminho serve. Por isso, a intenção é tão importante, pois será um critério fundamental para definir quais informações são mais relevantes e precisam estar presentes na apresentação.

No contexto corporativo, muitas vezes, por falta de clareza, as pessoas acabam se envolvendo em discussões desnecessárias. Não adianta ter razão sobre algo que não nos levará aonde queremos. Por isso, gostamos de fazer três perguntas básicas ao definir a intenção de uma apresentação, para trabalharmos isso em diferentes dimensões.

Explorando as perguntas essenciais

A primeira, mais óbvia, é: o que queremos? Queremos vender algo? Convencer alguém de algo? O que desejamos? Isso pode ser algo de interesse próprio, não necessariamente corporativo, mas o importante é ter claro o que queremos com a apresentação. Simples assim.

A segunda pergunta, muito relevante, é: qual é a moral da história? Lembro-me de um treinamento que dei em uma indústria farmacêutica, preparando gerentes para uma apresentação na convenção nacional. Nesse evento, eles reúnem representantes comerciais do Brasil inteiro para apresentar a estratégia dos diferentes produtos. Cada gerente de produto tem vários produtos em andamento, e é um evento gigantesco. Lembro-me de uma pessoa que enfrentava dificuldades porque tinha um produto antigo, com o qual todos já estavam acostumados. Após trabalharmos a moral da história, ela percebeu que seu remédio, um analgésico, tinha o efeito mais rápido do mercado. Enquanto outros analgésicos eram potentes, mas demoravam para fazer efeito, o dela funcionava rapidamente. A moral da história da apresentação dela era: quem tem dor tem pressa.

Destacando a importância da moral da história

Nunca mais esquecemos disso: sempre que algo acontecia conosco, como um machucado, ao chegarmos na farmácia, perguntávamos se queríamos um analgésico mais potente ou um que funcionasse mais rápido. Quem sente dor tem pressa. Da mesma forma, uma apresentação precisa de uma moral, uma linha guia que organize todas as informações ao seu redor, tornando-a mais coesa e impactante.

Por fim, o que desejamos que as pessoas pensem, sintam e façam ao final da nossa apresentação? Pensar é a dimensão mais lógica: qual a conclusão? Por exemplo, "Esse projeto faz muito sentido, precisamos agir", ou "O resultado deste ano foi incrível". O que a pessoa pensa? Sentir refere-se a emoções como alegria, tristeza, raiva, medo, entusiasmo. Muitas vezes, as pessoas querem que o público sinta que "vai dar certo", mas isso é mais um pensamento do que um sentimento.

Simplificando a ação desejada

E o que queremos que as pessoas façam? Aqui, não se trata apenas de alcançar o objetivo, mas de identificar a menor ação que podemos pedir para nos aproximar do objetivo final. Quanto mais pedimos, mais difícil se torna. Lembro-me de ter treinado uma pessoa para um TED, onde ela queria apresentar seu método financeiro e desejava que o público aplicasse a abordagem 50, 30, 20. Eu disse: "Carol, isso é muito grande. Como podemos simplificar?" Pensamos na ideia de olhar o extrato bancário.

A diferença está em dizer: "No final da apresentação, com base em tudo que viram, quero que cheguem em casa, analisem o extrato dos últimos três meses, distribuam nos 50, 30, 20, identifiquem áreas de discrepância e tracem um plano estratégico para os próximos três meses. Muito obrigado." Ninguém faria isso, obviamente. Ou, simplesmente: "Chegando em casa, peguem seu extrato e perguntem-se: será que não há espaço para melhorar minha vida financeira? Muito obrigado." A pessoa então pega o extrato, reflete sobre suas compras e se engaja mais facilmente.

Estruturando o discurso com clareza

Essa clareza sobre como finalizar, assim como a moral da história e o objetivo, são elementos fundamentais para estruturar um discurso alinhado com nossas intenções. Ao cumprir esse passo, estaremos prontos para o próximo: estruturar nossa mensagem.

Sobre o curso Multiplicadores: facilitando palestras e apresentações corporativas

O curso Multiplicadores: facilitando palestras e apresentações corporativas possui 86 minutos de vídeos, em um total de 33 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Ensino e Aprendizagem em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Comunicação adaptativa
• Modalidades de apresentações
• Como entregar a apresentação
• Comunicação não verbal (oratória)