Recursos Visuais com Excel: explorando gráficos e formatos

Formatação condicional - Apresentação

Olá, sou Roberto Sabino, instrutor na Alura. Vamos começar mais um curso de Excel!

Audiodescrição: Roberto Sabino é um homem de pele clara, rosto oval e olhos castanhos. Tem cabelos castanhos curtos e barba grisalha. Está com uma camisa preta e lisa, sentado em uma cadeira também preta e usa um microfone de mesa. Ao fundo, parede azul sem decorações.

O que vamos aprender?

Este curso é ideal para você que deseja:

Apresentar informações;
Criar dashboards;
Transformar dados em informações úteis;
Auxiliar na tomada de decisão;
Sintetizar informações de maneira visual e interessante.

Nesse curso, iremos discutir sobre formatação condicional e aprenderemos a aplicá-la em nossos dados para que sejam mais informativos para quem for usar a planilha.

Depois, vamos explorar a personalização de gráficos, aprendendo como trocar a cor de um gráfico, como adicionar título, legenda e assim por diante. Essas atividades irão nos dar uma ideia do conceito de dashboard.

Não construiremos um dashboard avançado, mas iniciaremos o trabalho com o conceito de dashboard. Assim, estaremos prontos(as) para atuar no mercado de trabalho como alguém capaz de apresentar informações mais formatadas e de fácil compreensão para gerência, chefia, clientela e outras pessoas.

Comunidade

Este curso foi desenvolvido para promover uma aprendizagem ativa. A ideia é que você possa aplicar os conhecimentos adquiridos desde o início do curso no seu dia a dia.

Por isso, oferecemos ferramentas de apoio, como nosso fórum, que te permitirá tirar suas dúvidas, interagir com outros estudantes e até mesmo ajudar outras pessoas e sanar suas próprias dúvidas.

Este curso está muito interessante! Vamos direto para a primeira aula!

Formatação condicional - Conhecendo o trabalho a ser feito

Vamos começar a trabalhar na nossa planilha da Meteora e-commerce. Agora, vamos encarar um novo desafio e precisamos alinhar algumas informações.

Conhecendo a planilha

Primeiro, nosso cliente tem uma planilha que nós criamos, mas essa pessoa fez algumas alterações. Isso acontece muito no dia a dia. Sua chefia, clientela ou pessoa usuária da planilha faz modificações e depois você precisa compreender corretamente o que foi alterado.

Nesse caso, já havíamos criado em cursos anteriores uma planilha que reunia todas as informações em um único lugar. É muito comum que as pessoas precisem separar as informações com o passar do tempo.

No nosso caso, foi criada uma separação: uma planilha de Vendas e uma de Produtos.

Separar os dados é bom, mas precisa ser feito corretamente e o cliente teve algumas dificuldades. Por exemplo, temos colunas com código, nome e categoria dos produtos na tabela de produtos.

Por sua vez, a pessoa replicou algumas dessas informações na tabela de vendas. Temos novamente o código, tamanho e categoria do produto. No entanto, o cliente simplesmente escreveu essas informações novamente, ao invés de usar funções para trazer essa informação a partir do código do produto.

Isso não é ideal, mas não será o foco deste curso. Só queremos salientar que, se você já usa funções de procura e referência no seu dia a dia, continue usando. A maneira demonstrada nessa tabela não é a melhor prática, mas é o jeito mais fácil e comum de se fazer.

Qual é o nosso objetivo principal?

Nosso objetivo principal é trabalhar com os recursos visuais da planilha. Portanto, vamos aprender a adicionar algumas formatações condicionais.

Com isso, podemos conferir o valor do estoque e visualizar um ícone que indica se a situação está boa, razoável ou ruim. Por exemplo, ter 15 produtos em estoque é considerada uma boa situação.

Também teremos uma barra no preço unitário que sinaliza se o preço está alto ou baixo em relação à amostra de outros produtos da empresa. Por exemplo, um produto de R$ 65,90 é relativamente barato perto de um produto de R$ 399,90.

Além disso, vamos aprender a utilizar as informações que temos sobre produtos e vendas para criar bases intermediárias e, posteriormente, construir um dashboard.

Atenção: Este curso não é sobre dashboard. Vamos focar na parte de gráficos.

Vamos aprender a criar e ajustar detalhes em diferentes tipos de gráficos. No dashboard, teremos a logotipo da Meteora, informações de produtos e vendas, gráficos de formatos diferentes e gráficos com imagens.

A ideia deste curso é aprender a criar e manipular gráficos, além de desenvolver a aparência visual de uma planilha Excel. Isso, certamente, será muito útil quando formos construir um dashboard. Posteriormente, teremos outros conteúdos que irão abordar melhor os fundamentos de um dashboard.

Inclusive, temos uma formação completa na plataforma chamada Business Intelligence com Excel, onde é possível aprender sobre a utilização de ferramentas do Excel para manipulação de dados e criação de dashboards.

Entretanto, é uma formação mais avançada. Recomendamos que os cursos iniciais sejam concluídos primeiro, para assimilar a base do Excel, antes de avançar para essa formação mais complexa.

Portanto, o objetivo deste curso é aprender formatação condicional, elaboração e personalização de gráficos. Vamos começar no próximo vídeo.

Formatação condicional - Destaque com formatação condicional

Vamos relembrar algumas informações que são simples, mas importantes.

Primeiro de tudo, nós adicionamos um título, Meteora, que é o nome da empresa. Você pode fazer o mesmo, mas deve ter o cuidado de inserir uma linha em branco após o título para separar nossa tabela. Isso evita problemas futuras na manipulação dos dados.

É importante relembrar, porque muitas pessoas recomendam não inserir um título a menos que você saiba como manipulá-lo.

Essa linha em branco deve estar fora de nossa tabela, pois formatamos os dados como uma tabela em cursos anteriores. Você pode optar por não fazer isso, e usar apenas a planilha.

Formatação condicional

O que vamos fazer agora? Vamos fazer uma formatação condicional sobre situação de estoque. Não haverá quase nenhuma diferença na formatação condicional com ou sem tabela, a única coisa é a referência estruturada.

Poderíamos colocar a formatação condicional na própria coluna da quantidade em "Estoque". Mas, a ideia é ter o número e o ícone que informa sobre a situação em colunas separadas.

Como vamos fazer para adicionar essas informações de estoque em outra coluna? É bem simples.

Primeiro de tudo, vamos inserir uma coluna chamada Situação ao lado de Estoque, clicando com o botão direito do mouse e escolhendo "Inserir". Na primeira célula, vamos apertar o sinal de igual (=) e escolher a quantidade em estoque daquela linha.

=[@Estoque]

Com isso, o Excel cria outra coluna com a mesma informação de estoque. Mas, não queremos essa informação, e, sim, um ícone. Para isso, usaremos a formatação condicional.

O primeiro passo da formatação condicional, assim como das outras formatações, é selecionar corretamente onde você quer aplicar a formatação.

Lembre-se que quando trabalhamos com uma tabela, você tem informações na barra de fórmulas sobre onde você está trabalhando. Aliás, essa fórmula =[@Estoque] indica que estamos usando a coluna ao lado.

Nesse caso, vamos selecionar todas as células com os dados da coluna de situação, exceto o cabeçalho. Na aba da página inicial, vamos procurar por "Formatação Condicional" onde encontraremos várias opções.

Lembre-se de selecionar corretamente onde você quer aplicar a formatação. Caso contrário, haverá problemas.

Antes de adicionar os ícones, vamos destacar se o estoque estiver muito baixo. Por exemplo, se tiver menos de 3 unidades. Para isso, podemos usar a opção "Regras de Realce das Células > É menor do que".

Temos várias possibilidades de formatação condicional para realce: "é maior do que", "é menor do que", "está entre", "é igual a".

Como queremos destacar os estoques quando estiverem muito baixos, vamos escolher "é menor do que" e definir que quando for menor do que 3, o Excel vai preencher a célula.

Podemos alterar a opção onde está escrito "Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro". Assim, alterar ou criar formatos diferentes. Nesse caso, vamos utilizar um "Formato personalizado", onde podemos escolher todos os formatos que queremos.

Vamos colocar estilo da fonte em negrito para destacar o número quando está menor do que 3. Podemos clicar em "OK", pois esse vai ser o único destaque.

Gostaria de ressaltar um ponto importante. Por vezes, você pode pensar: "Eu preferia aquela formatação em vermelho que havia sido sugerida anteriormente. Como posso refazer essa formatação condicional?".

É simples, basta acessar "Formatação condicional > Gerenciar regras". A regra já criada estará listada. Se damos um clique duplo, podemos mudar a regra e formatá-la em uma caixa um pouco diferente. Vamos clicar no botão de "Formatar" para alterar os formatos.

Além da opção de negrito para a fonte, também vamos escolher uma cor específica para destacar. Para isso, vamos em "Preenchimento" e optamos pela cor de nossa preferência.

Da mesma forma, poderíamos deixar a fonte em vermelho, para destacá-la ainda mais. Feito as alterações, podemos apertar "OK".

Nessa janela de gerenciador de regras, temos as regras de formatação condicional.

O que é uma regra de formatação condicional?

Depois, vamos descobrir que é possível aplicar várias regras no mesmo intervalo e que há uma divisão dessas regras.

Qual é a regra que estamos usando? É uma regra Valor da célula < 3. Qual é o formato aplicado? Podemos visualizar a fonte em negrito na cor vermelha e com fundo vermelho-claro. Onde esse formato está sendo aplicado? No intervalo de F4 até F42, ou seja, =$F$4:$F$42.

Para aplicar essa formatação, basta clicar no botão "Aplicar" e "OK".

Podem surgir algumas dúvidas nesse momento.

E se criamos um novo produto na linha 43 o que aconteceria com a nossa formatação condicional?

A formatação condicional continua valendo mesmo que novas linhas sejam acrescentadas à tabela.

Sem querer, digitamos o número "12" em uma das células da coluna de "Situação". O Excel mostra um erro, porque nessa célula temos uma função que obtém justamente o valor presente na coluna "Estoque".

Qual é o benefício de uma formatação condicional? O formato se altera automaticamente quando o número muda.

Ou seja, não há necessidade de alterar constantemente o formato. Desse modo, o formato vai mudar automaticamente quando o valor do estoque for modificado, assim como queríamos.

Conclusão

Para que poder usar a formatação condicional, é necessário compreendê-la.

A formatação condicional é uma formatação que possui uma condição. Assim que essa condição for atingida, essa formatação será aplicada.

No próximo vídeo, aprenderemos como criar uma formatação de conjunto de ícones, o que também é bastante interessante.

Sobre o curso Recursos Visuais com Excel: explorando gráficos e formatos

O curso Recursos Visuais com Excel: explorando gráficos e formatos possui 130 minutos de vídeos, em um total de 40 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

Formatação condicional
Estruturando o dashboard
Trabalhando com gráficos
Gráficos de relógio
Concluíndo o dashboard