Como aplicar a metodologia Lean Agile com sucesso?

As empresas que desejam alcançar a eficiência operacional de seus times precisam, sobretudo, olhar para a organização como um todo e entender como podem melhorar os seus processos. Cabe, então, às lideranças trazerem essa visão para apoiar o time.

Essa necessidade se torna ainda mais latente diante das constantes mudanças na sociedade e a exigência de atualização na área da tecnologia.

Muito se fala do quanto o desenvolvimento de uma cultura digital é a garantia para um futuro próspero para as empresas.

No entanto, a transformação digital precisa impactar em um crescimento real da organização. Caso contrário, produz “um pouco mais do que diretrizes, processos e sistemas complicados e mal definidos — exatamente o tipo de coisa que corrói a confiança, reduz a autonomia e dificulta a criação de organizações enxutas, ágeis e fluidas” — como explicou Scott McDonald para Ciodive, em tradução livre.

Nesse caso, a solução para acompanhar a transformação digital é compreender a organização muito além de tecnologias, sistemas e estruturas, mas como um “todo orgânico — feito de pessoas e que trabalha para o benefício das pessoas”.

Nessa perspectiva, a metodologia Lean Agile surge como uma alternativa para modificar e integrar estruturas para propiciar mais fluidez e eficiência ao negócio.

Pensando nisso, o objetivo deste artigo é refletir sobre o Lean Agile, especialmente para trazer um recorte das metodologias ágeis na gestão de TI e seus benefícios para a organização.

O que é Lean Agile

O Lean Agile é o alinhamento entre a filosofia Lean com a metodologia Agile.

Então, antes de compreender a metodologia Lean Agile, é importante entender o que significam esses conceitos separados.

VEJA TAMBÉM:

• Como otimizar os processos da sua empresa com Business Agility Model
• Conheça os métodos de gestão de produtividade para aplicar na sua empresa
• Descubra o potencial da automação de processos na sua empresa

O que é Lean

A filosofia Lean nasceu no Japão, nos anos 10, nas fábricas de automóveis da Toyota. De forma geral, seus princípios compreendem a ideia de processos ágeis e enxutos.

Na época, o mercado japonês de automóveis enfrentava várias crises em razão do excesso de produção.

Então, no contexto da montadora de veículos, a finalidade era criar produtos de acordo com a necessidade de clientes e evitar o acúmulo desnecessário de estoque.

Assim, a filosofia Lean se voltou para a redução dos riscos e desperdícios e a maximização da flexibilidade dentro da indústria.

Ou seja, é uma abordagem que estabelece que os processos devem priorizar a eficiência dos recursos — pessoas, materiais, financeiros e de tempo.

Princípios da filosofia Lean

Nesse contexto, a implementação da filosofia Lean se baseia nos seguintes princípios:

• Produção sob demanda: modelo “just in time” que contrapõe à produção constante e à criação de estoque;
• Minimização dos custos e dos riscos: cortar todos os excessos possíveis durante o processo;
• Adaptação rápida ao mercado: prioriza a flexibilidade e responde às novas demandas sem perder produtividade.

O que é Agile

A metodologia Agile, por sua vez, é mais recente — surgiu no começo dos anos 2000, a partir do Manifesto Ágil.

O contexto de surgimento da metodologia Agile tem semelhança com a origem da filosofia Lean: ambas surgiram em contraponto ao desperdício. No entanto, dessa vez, o desperdício não era de estoque. Mas de tempo.

O contexto era completamente diferente: enquanto o Lean se desenvolveu na indústria automobilística, o Agile se referia ao desenvolvimento de softwares.

Nessa perspectiva, o objetivo central das metodologias ágeis é encontrar formas de acelerar as entregas no menor tempo possível, com o máximo de satisfação para os clientes.

Princípios da metodologia Ágil

Para isso, foi criado um conjunto de valores que servem de base para os 12 princípios ágeis, quais sejam:

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;
• Produto “completo” na primeira interação: software em funcionamento mais que documentação abrangente;
• Cliente participa do desenvolvimento: colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
• Adaptação: responder a mudanças em contraponto a seguir um plano fixo;
• Desenvolvimento cíclico: focar em funcionalidades do software e criar ciclos para implementar pelo menos uma das funcionalidades.

Como Lean e Agile se relacionam?

Conforme já mencionado, o Lean Agile é a mistura dessas duas bases conceituais. Os dois conceitos se complementam.

O intuito principal da metodologia Lean Agile é, portanto, propiciar a alta produtividade das equipes, evitar desperdícios e entregar mais valor aos clientes.

Além das características de cada conceito, o Lean Agile também se baseia nos seguintes princípios:

• Promoção de uma cultura de inovação dentro da empresa;
• Cultura Customer Centric: priorização da experiência das pessoas usuárias.

Vantagens do Lean Agile

Sendo assim, Lean e Ágil se unem para promover diversos benefícios às organizações, especialmente em relação à busca pela otimização de processos e aumento de produtividade.

Nesse contexto, os principais benefícios desse tipo de metodologia são:

• Melhoria na eficiência operacional;
• Otimização da produtividade;
• Redução de custos e desperdícios;
• Aumento da lucratividade
• Melhoria da experiência das pessoas usuárias;
• Aumento da qualidade de produtos e serviços;
• Promover uma gestão transformadora e maior satisfação das equipes.

Passos para aplicar o Lean Agile

O processo de implementação do Lean Agile pode ser sistematizado nos seguintes passos:

Avaliar os fluxos de processo

Em primeiro lugar, a implementação da metodologia Lean Agile exige um mapeamento dos fluxos de processo da empresa.

Ou seja, analisar como acontecem todos os processos internos para identificar os pontos de melhoria e quais os gaps de desperdício.

A partir dessa análise, é possível estabelecer quais os principais objetivos da transformação.

Usar as ferramentas certas

Em seguida, a empresa precisa usar as ferramentas adequadas para cada processo. Alguns exemplos são:

• Six Sigma para desenvolver soluções a partir de análises de dados e projeções estatísticas;
• 5S para fazer a gestão de qualidade no ambiente de trabalho;
• Kaizen para reduzir custos e aumentar produtividade;
• Heijunka para fazer sequenciamento robusto de pedidos e estabelecer produções niveladas;
• Jidoka para controlar falhas e automatizar processos.

Focar no engajamento do time

Além do mais, a implementação da metodologia Lean Agile pressupõe o engajamento de toda a equipe.

Ou seja, ela demanda, de fato, uma mudança na cultura organizacional. As pessoas de todos os níveis da empresa devem estar engajadas na melhoria contínua.

Definir processos e pessoas responsáveis

A partir do mapeamento dos processos e da definição das ferramentas, é fundamental definir quais serão as mudanças necessárias para executar a implementação da metodologia.

Além de estabelecer os novos processos internos, deve-se nomear uma pessoa responsável por fazer a gestão e acompanhar essa transformação de perto.

Acompanhar os resultados

Por fim, assim como todas as estratégias da empresa, é importante criar formas de mensurar os resultados dessas ações. Afinal de contas, tudo que pode ser medido, pode ser melhorado.

Como se não bastasse, o próprio conceito da metodologia pressupõe a busca pela melhoria contínua.

Dicas para implementar a metodologia ágil

Dentro desses passos, é essencial destacar algumas boas práticas — que também podem funcionar como dicas para implementar a metodologia ágil:

• É importante compreender todos os conceitos e os princípios da metodologia Lean Agile, não basta apenas executá-lo;
• É indispensável a adesão de todas as pessoas colaboradoras, especialmente as lideranças;
• Uma das formas interessantes de pensar a organização das pessoas colaboradoras é através de squads — ou seja, pequenas equipes que compreendem profissionais de conhecimentos múltiplos.
• Tendo em mente que nenhum dos processos é imutável, a ideia é testar e adaptar constantemente as ações.

Métricas e avaliação de resultados

As métricas e a forma de mensurar o sucesso da aplicação do Lean Agile variam de acordo com as necessidades e especificidades de cada empresa.

Em geral, apesar de terem a mesma finalidade — reduzir desperdício e aumentar a produtividade, os indicadores devem fazer sentido para o próprio objetivo do negócio.

No entanto, nesses casos, as métricas mais comuns são:

• Tempo de ciclo;
• Tempo de espera;
• Taxa de produção do processo;
• Takt time;
• Fluxo cumulativo;
• Análise de causa raiz.

Desafios e soluções na aplicação do Lean Agile

Um dos principais desafios na implementação do Lean Agile é promover, de fato, a transformação dos processos em si. Isso demanda o envolvimento de todas as pessoas colaboradoras, inclusive (e principalmente!) das lideranças.

Não basta que se implemente a metodologia pela simples tendência, tampouco que seja através de uma abordagem “de cima para baixo”.

Todas as pessoas devem compreender os conceitos do Lean Agile. Só assim, entenderão por que e como aplicá-lo no conceito do negócio.

Caso contrário — quando não há adesão de lideranças ou os conceitos são passados de forma abstrata às pessoas colaboradoras, torna-se um sistema intrincado e sem propósito.

Sem dúvida, esses fatores encontram barreiras na resistência à mudança — especialmente em empresas mais tradicionais e conservadoras. De fato, a aplicação da metodologia exige mudança de muitos processos.

Ou seja, o sucesso do Lean Agile exige a participação de todas as pessoas e setores para executar transformações reais nos processos internos da empresa. Para isso, tanto os conceitos quanto os objetivos devem ser claros.

Caso você queira saber mais sobre o modelo, a Alura Para Empresas conta com a formação “Lean, Governança e Agilidade Escalada”.

Agora que você já sabe mais sobre Lean Agile, que tal capacitar seu time na metodologia e em outras tecnologias? Fale conosco e conheça os benefícios e soluções da Alura Para Empresas.