A importância da technical writing nas empresas: como aplicar e obter benefícios na gestão do conhecimento

No ambiente acelerado e dinâmico das empresas de tecnologia, a eficácia da comunicação técnica torna-se um ponto crucial para o sucesso. Neste artigo buscaremos mergulhar no universo da redação técnica, conhecida como Technical Writing, explorando sua importância no cenário empresarial contemporâneo. Em um contexto onde a velocidade de entrega muitas vezes colide com a clareza das informações, compreender e aprimorar as habilidades de redação técnica torna-se essencial não apenas para garantir a eficácia da comunicação, mas também para impulsionar a inovação em ambientes suscetíveis à alta rotatividade.

Ao longo deste artigo, vamos desvendar os desafios enfrentados pelas equipes, destacar a relevância do Technical Writing e ainda oferecer estratégias práticas para melhorar a qualidade da comunicação técnica, contribuindo assim para o sucesso organizacional em um mundo movido pela constante evolução tecnológica.

Na prática, o que vemos atualmente são lideranças que enfrentam desafios ao lidar com a tomada de decisões sobre estratégias de comunicação e ao enfrentar as consequências de uma comunicação técnica falha. A ausência de habilidades em Technical Writing muitas vezes se torna uma ameaça à inovação.

Para superar esses obstáculos, é crucial entender o conceito de Technical Writing, suas aplicações e como impacta a produtividade e qualidade da comunicação técnica. Além disso, é fundamental explorar práticas e estratégias para aprimorar as habilidades de Technical Writing e desenvolver talentos em equipes.

Vamos lá?

O que é Technical Writing?

Technical Writing, redação técnica ou escrita técnica, é a prática essencial de traduzir informações altamente técnicas em uma linguagem acessível e de fácil compreensão.

Em termos simples, trata-se de uma habilidade estratégica para comunicar de forma eficaz sobre assuntos complexos, como manuais de usuário, documentação técnica e guias específicos. No contexto tecnológico, essa disciplina desempenha um papel crucial ao explicar processos, instruções e dados relacionados a software, hardware e outras nuances técnicas.

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A importância do Technical Writing está na capacidade de tornar a informação acessível a um público diversificado, que inclui desde pessoas usuárias leigas até profissionais especializados. Essa relevância no universo corporativo destaca a comunicação técnica eficaz como um fator determinante para a compreensão plena e a utilização otimizada, tanto de produtos quanto de sistemas.

Além de abraçar diversas características fundamentais, como a utilização de meios tecnológicos, como sites, arquivos e mesmo diferentes mídias, para serem plataformas eficazes na comunicação sobre um produto, o Technical Writing se destaca pela capacidade de fornecer instruções detalhadas sobre a execução de tarefas, independentemente da complexidade técnica envolvida ou da tecnologia necessária para realizar a ação. Essa abordagem abrangente reflete a importância estratégica dessa prática na comunicação técnica.

Além de documentações técnicas, manuais de instrução e guias de uso, uma pessoa atuante como redatora técnica pode produzir uma variedade de outros materiais essenciais para a comunicação técnica. Isto inclui:

• Relatórios técnicos detalhados;
• Especificações de projeto;
• Tutoriais passo a passo;
• Artigos de conhecimento técnico;
• FAQs (Perguntas Frequentes);
• Glossários técnicos;
• Políticas de uso e manutenção
• Scripts de treinamento, entre outros.

Essa gama diversificada de materiais demonstra a versatilidade de profissionais da área de redação técnica em transformar informações complexas em conteúdo acessível, atendendo às necessidades de diversos públicos e contextos.

Qual a diferença entre Tech Writing e UX Writing?

Dentre o cenário da escrita técnica, destacam-se duas disciplinas como peças-chave: "Tech Writing" e "UX Writing". Cada uma dessas áreas desempenha um papel crucial, apresentando abordagens distintas e objetivos específicos.

A disciplina de UX Writing foca na habilidade de criar textos que orientam a pessoa usuária ao longo do fluxo de interação com um produto, visando proporcionar uma experiência excepcional.

Desde textos presentes em aplicativos, sites e botões até landing pages e chatbots, o UX Writing tem como meta simplificar a jornada da pessoa usuária, assegurando que alcancem seus objetivos de maneira simples e realmente eficaz.

Por outro lado, o Tech Writing assume a missão de criar ou traduzir conteúdos técnicos, muitas vezes extremamente complexos e até mesmo difíceis, para uma linguagem acessível.

Essa tarefa engloba a produção de documentações das mais diversas, sendo que um dos propósitos da pessoa Tech Writing é proporcionar uma compreensão efetiva, permitindo que as pessoas aprendam a utilizar um determinado produto de forma realmente sem complicações.

Embora ambas as disciplinas compartilhem a mesma preocupação primordial com a experiência do usuário, suas ênfases são distintas. UX Writing direciona seus esforços para garantir que usuários e usuárias atinjam seus objetivos de maneira simples e eficaz, enquanto Tech Writing concentra-se na documentação meticulosa da criação dessa jornada, tornando-a compreensível para o público-alvo.

Em síntese, tanto o UX Writing quanto o Tech Writing desempenham papéis cruciais na comunicação eficaz de produtos, cada um trazendo sua própria especialização. Dessa maneira, se complementam harmoniosamente, contribuindo para uma excelente experiência do usuário.

O que faz uma pessoa Tech Writer?

Uma pessoa atuante como Tech Writer, ou Redatora Técnica, destaca-se como aquela que une produtos complexos e as pessoas usuárias, assim, tais especialistas asseguram que as informações necessárias para a utilização de um produto sejam não apenas acessíveis, mas também de compreensão simplificada.

Quem trabalha na área pode ter conhecimentos vindouros de diversas outras áreas, como Desenvolvimento de Software, Letras, Jornalismo, como Mari Moreira, referência brasileira na área, e tantos outros cursos e conhecimentos anteriores.

As responsabilidades atribuídas a um Tech Writer são diversas e abrangentes:

• Criar documentação técnica detalhada para softwares, APIs e outros produtos digitais, englobando manuais de usuário, guias de instalação, FAQs, notas de versão, entre outros.
• Colaborar estreitamente com as equipes de desenvolvimento para uma compreensão completa do produto e suas funcionalidades.
• Garantir que a documentação técnica seja clara, concisa e facilmente compreendida pelo público-alvo.
• Manter a documentação atualizada, ajustando-a conforme novas versões de produtos são lançadas ou quando ocorrem atualizações nas funcionalidades.

Além disso, uma pessoa atuante como Tech Writer deve possuir habilidades sólidas de comunicação escrita, uma compreensão profunda da tecnologia que estão documentando e a destreza para traduzir informações complexas em uma linguagem simples.

A profissão de Tech Writer está ganhando destaque no cenário tecnológico brasileiro. Com o amadurecimento do mercado, tanto startups quanto grandes empresas, como Google e Microsoft, por exemplo, reconhecem a importância estratégica de investir na qualidade da documentação de produtos, como softwares.

Assim, uma pessoa atuante como Tech Writer desempenha um papel vital na comunicação de informações técnicas, tornando os produtos mais acessíveis e fáceis de usar para uma ampla gama de usuários e usuárias.

Quais os componentes da Technical Writing?

A escrita técnica é composta por vários componentes-chave que trabalham juntos para comunicar informações complexas de maneira clara e concisa.

Dentre eles, podemos citar os 7C’s da documentação técnica, uma estrutura útil para orientar a criação de uma documentação técnica eficaz, listando características importantes que devem ser consideradas ao criar uma documentação.

Quais os 7 C’s da escrita técnica?

1. Claro (Clear):

A clareza na escrita técnica é fundamental. É necessário tornar a mensagem totalmente compreensível, sem o uso de jargões ou termos comuns somente em determinados locais, assim proporcionando explicações claras para termos técnicos.

2. Conciso (Concise):

A concisão é a arte de ser direto. Eliminar informações redundantes e ir direto ao ponto, mantendo a profundidade necessária na entrega da informação.

3. Concreto (Concrete):

Tornar a escrita técnica tangível e específica. Utilizar exemplos e detalhes concretos para enriquecer a compreensão da pessoa leitora.

4. Correto (Correct):

A precisão é vista como um alicerce. Verificar e assegurar que todas as informações fornecidas sejam precisas e estejam atualizadas, construindo confiança em quem estiver lendo.

5. Coerente (Coherent):

Manter uma estrutura lógica e consistência ao longo do documento, estruturando frases e parágrafos de maneira coesa para uma compreensão mais fácil, auxilia na compreensão e na assimilação das informações pelos leitores e leitoras.

6. Completo (Complete):

Garantir que o documento abranja todas as informações necessárias, evitando lacunas que possam gerar dúvidas no leitor é essencial para a eficácia da escrita técnica.

7. Cortês (Courteous):

Adotar uma abordagem cortês na comunicação. Considerar o público-alvo e usar uma linguagem respeitosa, promovendo uma interação mais positiva.

Ao incorporar os 7 C's na prática da escrita técnica, é possível criar documentação que não apenas informa, mas também envolve e facilita a compreensão, fortalecendo o entendimento de uma linguagem anteriormente difícil que pode então ser compreendida de maneira plena e de forma simples.

Dicas para criar textos técnicos na sua área

Escrever textos técnicos que se destacam é uma habilidade valiosa no campo de Technical Writing. Aqui estão algumas dicas essenciais para aprimorar sua escrita técnica:

Conheça seu público:

Entenda quem lerá seu documento. Adapte o tom, a profundidade técnica e a linguagem de acordo com o conhecimento e as necessidades do seu público-alvo.

Contextualize as informações:

Forneça contextos relevantes para as informações técnicas. Isso ajuda leitores e leitoras a entenderem a aplicação prática e a importância das informações que estão sendo apresentadas.

Use exemplos práticos:

Enriqueça seu texto com exemplos concretos. Apresente casos reais e situações práticas para ilustrar conceitos complexos, tornando a informação mais acessível e de melhor compreensão.

Estruture de maneira clara:

Organize o texto de maneira bastante lógica e clara. Use elementos de formatação para facilitar a leitura e a compreensão das pessoas que entrarão em contato com tal documentação.

Revise e edite:

A revisão é primordial na escrita técnica. Certifique-se de eliminar quaisquer tipos de erros gramaticais e ortográficos e busque garantir que a informação seja apresentada da forma mais objetiva que possa.

Compreenda a terminologia:

Utilize terminologias específicas das áreas, mas esteja ciente de não sobrecarregar o texto com jargões. Explique termos técnicos quando necessário para garantir a clareza.

Coloque-se no lugar da pessoa usuária

Coloque-se no lugar de quem for a pessoa usuária. Antecipe possíveis dúvidas e preocupe-se em fornecer as informações necessárias para uma compreensão completa do material.

Entenda e documente o débito técnico

No campo do desenvolvimento de software, o débito técnico, resultado da implementação de soluções rápidas e momentâneas no contexto de desenvolvimento de produtos, sem considerar (ou escolher) a forma mais adequada a longo prazo, é uma realidade inevitável. Como tech writer, é crucial entender que, ao documentar o débito técnico, você ajuda a equipe de desenvolvimento a planejar e priorizar futuras melhorias no código.

Mantenha-se em constante atualização:

Esteja ciente das mudanças e avanços na sua área. Manter-se constantemente atualizada contribui para a relevância e precisão das informações que você compartilha.

Com tais ações, você poderá aprimorar suas habilidades em Technical Writing, assim como elevar a qualidade de seus textos técnicos.

Exemplos de Technical Writing

A escrita técnica abrange uma ampla gama de documentos. Aqui estão alguns exemplos comuns de escrita técnica que podem ser encontrados:

• Manuais do usuário: Por exemplo, o manual do usuário do iPhone da Apple, que fornece instruções passo a passo sobre como usar o smartphone.

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• Relatórios técnicos: Como um relatório detalhado sobre eficiência energética de carros elétricos.

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• Documentação de software: Por exemplo, a documentação da API do X ( antigo Twitter), que fornece informações sobre como os desenvolvedores podem interagir com a plataforma.

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• Artigos de ajuda online: Como os artigos de ajuda do Microsoft Office, que fornece respostas a perguntas comuns sobre como usar seus produtos.

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• Guias de procedimentos: Como um guia passo a passo para montar um móvel comprado em uma loja de móveis.

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Existem estes e diversos outros modelos de redação técnica, sendo que cada um deles requer uma abordagem ligeiramente diferente, mas todos compartilham os princípios fundamentais da escrita técnica. Seja qual for o tipo de documento técnico que você está criando, é necessário buscar a garantia de que seu texto seja eficaz e fácil de entender.

Ferramentas para Tech Writers

A eficácia na escrita técnica não depende apenas das habilidades da pessoa que elabora o texto, mas também das ferramentas adequadas para aprimorar o processo. Vamos explorar algumas das ferramentas essenciais que tornam o trabalho de tech writers mais eficiente e preciso:

1. Editores de texto:

Ferramentas como Google Docs, Microsoft Word e outras, são fundamentais para criar e editar documentos. Permitem formatação consistente, colaboração em tempo real e integração com outras plataformas.

2. Ferramentas de controle de versão:

Plataformas como Git e GitHub são essenciais para rastrear e gerenciar mudanças em documentos colaborativos. Isso é especialmente crucial em ambientes onde várias pessoas contribuem para a documentação.

3. Ambientes de Desenvolvimento Integrado (IDEs):

Para tech writers envolvidos em documentação de software, IDEs como Visual Studio Code ou IntelliJ IDEA oferecem recursos específicos, facilitando a incorporação de trechos de código e formatação técnica.

4. Ferramentas de diagramação:

Softwares como Lucidchart ou Draw.io são úteis para criar diagramas, fluxogramas e ilustrações técnicas. Esses elementos visuais são valiosos para explicar conceitos complexos de maneira mais acessível.

5. Plataformas de gerenciamento de projetos:

Utilizar plataformas como Jira, Trello ou Asana auxilia na organização de tarefas, prazos e colaboração entre equipes, otimizando o fluxo de trabalho de escritores técnicos.

6. Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo (CMS):

CMSs como WordPress, Notion ou Drupal são úteis para gerenciar e publicar documentação online, facilitando o acesso e a manutenção contínua.

Ao incorporar essas ferramentas no fluxo de trabalho de tech writers, é possível potencializar a eficiência, a precisão e a colaboração, garantindo que a escrita técnica atenda aos mais altos padrões de qualidade.

Quais os benefícios da Technical Writing para a empresa?

A escrita técnica traz vários benefícios para uma empresa. Ela melhora a comunicação ao ajudar a simplificar conceitos complexos e tornar as informações técnicas acessíveis a todas as pessoas na companhia, fazendo com que melhore a comunicação interna e ajude a garantir que todos estejam na mesma página.

Além disso, documentos técnicos bem escritos, como manuais do usuário e guias de procedimentos, podem aumentar a eficiência ao reduzir a necessidade de treinamento extensivo. Funcionários e funcionárias podem, dessa maneira, se referir a esses documentos para entender como realizar tarefas específicas.

A escrita técnica também pode ajudar a reduzir erros ao fornecer instruções claras e precisas. Isso pode levar a uma maior qualidade do produto e a uma maior satisfação de clientes. Quando as informações são fáceis de encontrar e entender, as pessoas que trabalham na empresa economizam tempo dessa maneira, pois as informações não se mostram ambíguas.

Documentos técnicos de alta qualidade podem melhorar a imagem profissional de uma empresa. Eles mostram que a empresa valoriza a clareza e a precisão, o que pode aumentar a confiança de clientes. Em muitas indústrias, as empresas são obrigadas a fornecer documentação técnica para cumprir regulamentos específicos. Assim, a escrita técnica ajuda a garantir que esses documentos estejam completos e em conformidade.

Em um contexto mais amplo, a chamada Gestão do Conhecimento emerge como uma peça integrante dessa narrativa, uma vez que a eficiência da Technical Writing está ligada de maneira intrínseca à capacidade de gerenciar, disseminar e aprimorar o conhecimento organizacional. Portanto, os benefícios resultantes da aplicação consistente dessa prática reverberam em toda a empresa, desde a redução de erros até a facilitação da aprendizagem e suporte a decisões informadas.

Portanto, a escrita técnica é um investimento que pode trazer retornos significativos para uma empresa. É uma habilidade valiosa que tem o potencial de melhorar muitos aspectos dentre uma organização.

Conclusão

Ao desbravarmos as complexidades da documentação técnica, fica claro que a habilidade de redação técnica não é apenas uma competência adicional, mas um diferencial estratégico nas empresas de tecnologia.

Neste mundo onde a informação é o alicerce da inovação, aprimorar as habilidades de Technical Writing emerge como um investimento crucial. À medida que navegamos pelas nuances da comunicação técnica, percebemos que os desafios podem ser convertidos em oportunidades.

Para aqueles que buscam fortalecer suas capacidades neste campo dinâmico, os cursos especializados se revelam como faróis orientadores.

Aqui na Alura podemos encontrar uma formação voltada para a área de Technical Writing, onde você poderá desenvolver habilidades como conhecer boas práticas para ajudar na elaboração de documentações, conhecer os principais tipos de documentação técnica no contexto de TI, entender os princípios da arquitetura da informação aplicados ao Technical Writing, além de desenvolver uma documentação técnica desde a sua fase inicial até sua publicação.

Agora que você já sabe mais sobre Technical Writing, que tal levar este conhecimento para a sua organização? Fale conosco e conheça os benefícios da Alura Para Empresas.